会计电算化第一章-基础设置

第一章基础设置3.1基础档案整理3.2基础档案录入3.1基础档案整理档案分类档案目录档案用途前提条件机构设置部门档案设置与企业财务核算和管理有关的部门先设置部门编码方案职员档案设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息先设置部门档案，才能在其下增加职员往来单位客户分类便于进行业务数据的统计、分析先对客户分类，然后确定编码方案客户档案便于进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析先建立客户分类档案供应商分类便于进行业务数据的统计、分析先对供应商分类，然后确定编码方案供应商档案便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分析先建立供应商分类档案地区分类针对客户/供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析存货存货分类便于进行业务数据的统计、分析先对存货分类，然后确定编码方案存货档案便于存货核算、统计、分析和实物管理先确定对存货分类、确定编码方案财务会计科目设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案及外币凭证类别设置企业核算的凭证类型外币设置企业用到的外币种类及汇率项目目录设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录可将存货、成本对象、现金流量直接作为核算的项目目录收付结算结算方式设置资金收付业务中用到的结算方式付款条件设置企业与往来单位协议规定的收、付款折扣优惠方法开户银行设置企业在收付结算中对应的开户银行信息案分类案目录档案用途前提条件业务仓库档案设置企业存放存货的仓库信息收发类别设置企业的入库、出库类型采购类型设置企业在采购存货时的各项业务类型先设置好收发类别为收的收发类别销售类型设置企业在销售存货时的各项业务类型先设置好收发类别为发的收发类别产品结构用于设置企业各种产品的组成内容，以利于配比出库、成本计算先设置存货、仓库档案3.2基础档案录入3.2.1机构设置3.2.2往来单位3.2.3财务3.2.4收付结算3.2.1机构设置1．部门档案这里的部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现有部门一一对应。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。2．职员档案职员档案的作用是设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息，以便按职员进行记录、查询和统计。3.2.2往来单位1．客户分类当企业的往来客户较多时，可以按照某种分类标准对客户进行分类管理，以便分类汇总统计。对客户进行分类，既可以根据合作时间将客户分为长期客户、中期客户和短期客户，也可以按信用等级分类，还可以按客户所属行业分类。2．客户档案客户是企业的重要资源。手工方式下，客户详细信息掌握在相应的业务员手中，一旦业务员工作变动，就会遗失大量客户信息，给企业带来损失。建立计算机管理系统时，需要全面整理客户资料并录入系统，以便有效地管理客户、服务客户。3．供应商分类当企业的往来供应商较多时，可以按照某种分类标准对供应商进行分类管理，以便分类汇总统计。对供应商可以根据地区、行业、供料性质等进行分类。4．供应商档案供应商档案与客户档案极为相似。供应商档案中也包含了与业务处理环节相关的大量信息，分为“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四个标签存放。供应商档案必须建立在最末级供应商分类之下。5．地区分类如果需要对客户或供应商按地区进行统计，就应该建立地区分类体系。3.2.3财务1．会计科目2．凭证类别3．外币种类4．项目目录1．会计科目（1）设置会计科目的原则会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据需从系统提取的，必须设立相应科目。会计科目要保持相对稳定。设置会计科目要考虑各子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目。（2）增加会计科目科目编码科目编码就是按科目编码方案对每一科目进行编码定义。对科目进行编码便于反映上下级会计科目间的逻辑关系；便于计算机识别和处理；将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。设置会计科目编码时应注意：一级会计科目编码要符合会计制度的统一要求，明细科目编码要满足建账时设定的编码规则。科目名称科目名称分为科目中文名称和科目英文名称，两者不能同时为空。科目汉字名称是证、账、表上显示和打印的标志，必须意义明确、用语规范、尽量避免重名。科目类型科目类型是按会计科目性质对会计科目进行划分。按照会计制度规定,科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益五类。由于一级科目编码的首位数字与科目类型有直接的对应关系，即科目大类代码“1=资产类”、“2=负债负债”、“3=共同类”、“4=所有者权益类”、“5=成本类”、“6=损益类”，因此，系统可以根据科目编码自动识别科目类型。账页格式账页格式规定了查询和打印时该科目的会计账页形式。账页格式一般分为金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式几类。一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。外币核算该科目是否核算外币。如果是外币，则需要选择外币种类。一个科目只能核算一种外币。数量核算用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，例如千克、件、吨等汇总打印在同一张凭证中，当某科目或有同一上级科目的末级科目需要有多笔同方向的分录时，如果希望将这些笔分录按科目汇总成一笔打印，则需要将该科目设置为“汇总打印”，汇总的科目设置成该科目的本身或其上级科目。封存被封存的科目在制单时不可以使用。科目性质增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。用户只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目相同，已有数据的科目不能再修改科目性质。日记账手工核算下，只对现金和银行科目记日记账。而在计算机环境下，突破了记账速度这个瓶颈，企业可以根据管理需要设置对任意科目记日记账。银行账对银行科目需要设置银行账。辅助核算辅助核算也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其它核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供以下几种专项核算功能：部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算。日常运营中，当收入或费用发生时，系统要求实时确认收入或费用的部门归属，记账时同时登记总账、明细账和部门辅助账；与客户的往来科目如应收账款、应收票据、预收账款可设成客户往来核算；应付账款、应付票据、预付账款可设成供应商往来核算；在建工程及收入成本类科目可设成项目核算，用于按项目归集收入或费用。辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在末级科目和上级科目同时设辅助账类。（3）修改和删除会计科目如果需要对已建立会计科目的某些属性，例如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等进行修改，可以通过系统提供的“修改”功能来完成。如果会计科目未经使用，也可通过“删除”功能来删除。删除会计科目时应遵循“自下而上”的原则。（4）指定会计科目指定会计科目是指定出纳的专管科目，一般指现金科目和银行存款科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。2．凭证类别系统提供五种常用分类方式供用户选择：（1）记账凭证；（2）收款凭证、付款凭证、转账凭证；（3）现金凭证、银行凭证、转账凭证；（4）现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；（5）自定义凭证类别。凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型：（1）借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。（2）贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。（3）凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目，至少一方有发生额。（4）凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目均无发生额。（5）无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。3．外币种类外币设置时需要定义以下项目：（1）币符及币名：即定义外币的表示符号及其中文名称。（2）汇率小数位：定义外币的汇率小数位数。（3）折算方式：分为直接汇率与间接汇率两种。直接汇率即“外币×汇率=本位币”，间接汇率即“外币÷汇率=本位币”。（4）外币最大误差：在记账时，如果外币×（或÷）汇率-本位币外币最大误差，则系统给予提示，系统默认最大折算误差为0.00001，即不相等时就提示。（5）固定汇率与浮动汇率：对于使用固定汇率（即使用月初或年初汇率）作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。对于使用变动汇率（即使用当日汇率）作为记账汇率的用户，在填制凭证的当天，应预先在此录入该天的记账汇率。4．项目目录（1）定义项目大类。定义项目大类包括指定项目大类名称、定义项目级次和定义项目栏目三项工作。项目级次是确定该项目大类下所管理的项目的级次及每级的位数。项目栏目是针对项目属性的记录。例如定义项目大类“工程”，工程下又分了一级，设置1位数字即可，工程要记录的必要内容如“工程号”、“工程名称”、“负责人”、“开工日期”、“完工日期”等可作为项目栏目。（2）指定核算科目。指定设置了项目辅助核算的科目具体要核算哪一个项目，建立项目与核算科目之间的对应关系。（3）定义项目分类。例如，将工程分为“自建工程”和“外包工程”。（4）定义项目目录。定义项目目录是将每个项目分类中所包含的具体项目录入系统。具体每个项目录入哪些内容取决于项目栏目的定义。3.2.4收付结算1．结算方式设置结算方式的目的，一是为了提高银行对账的效率，二是根据业务自动生成凭证时可以识别相关的科目。计算机信息系统中需要设置的结算方式与财务结算方式基本一致，如现金结算、支票结算等。如果某种结算方式需要进行票据管理，只需选中“是否票据管理”标志即可。2．付款条件付款条件也叫现金折扣，用来设置企业在经营过程中与往来单位协议规定的收、付款折扣优惠方法。这种折扣条件通常可表示为5/10，2/20，n/30，意思是客户在10天内偿还货款，可得到5%的折扣；在20天内偿还货款，可得到2%的折扣；在30天内偿还货款，则须按照全额支付货款；在30天以后偿还货款，则不仅要按全额支付货款，还可能要支付延期付款利息或违约金。系统最多同时支持4个时间段的折扣。3．开户银行维护本单位的开户银行信息，并支持多个开户行及账号的情况。