会计账簿的意义和设置原则

第一节会计账簿的意义和设置原则一、会计账簿的意义会计账簿是由具有一定格式并相互联系在一起的账页组成，以会计凭证为依据，序时分类地记录和反映各项经济业务的簿籍。簿籍是账簿的外表形式，而簿籍的内容则是账户记录。第七章会计账簿会计账簿的作用1、账簿可以为企业的经济管理提供系统、完整的会计信息。2、能全面、连续、系统地反映一个单位的经济业务3、是编制会计报表的主要依据4、是会计档案的主要资料5、为经济监督提供依据二、会计账簿的设置原则1、要依法设账2、要根据本单位经济活动的和经营管理的需要来确定设置账簿的种类和数量3、设置账簿的内容要完整4、账簿体系要科学严密5、设置账簿的账页格式要满足实际需要，简便实用三、账簿的种类（一）账簿按其用途分类1、序时账簿按经济业务发生的时间先后顺序进行登记的账簿按其记录的经济业务内容不同，分为普通日记账和特种日记账两种。（1）普通日记账，也称通用日记账，是用来登记各单位全部经济业务的日记账。在账簿中，按照每日发生的经济业务的先后顺序，逐项编制会计分录，因而这种日记账也称为分录日记账。由于普通日记账不利于记账分工，不利于登账，工作量较大，难以比较清晰地反映各类经济业务的情况，因此我国各单位一般都不设置普通日记账。2、分类账簿对各项经济业务按它所涉及的账户进行分类登记的账簿。根据反映经济业务的详细程度的不同，又分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿根据总分类科目分设账户，对全部经济业务进行分类登记，提供总括核算资料；明细分类账簿根据明细分类科目分设账户，对某一经济业务进行分类登记，提供明细核算资料。（2）特种日记账，是专门用来记录某一特定项目经济业务发生情况的日记账。将该类经济业务，按其发生的先后顺序记入账簿中，反映这一特定项目的详细情况。如在会计实务中，各经济单位为了对现金和银行存款加强管理，设置现金日记账和银行存款日记账。（二）账簿按其外表形式分类1、订本式账簿在启用之前就将若干账页顺序编号并固定装订成册的账簿。在会计实务中，订本式账簿适用于现金日记账、银行存款日记账和总账。2、活页式账簿将分散的账页装存在账夹内，而不固定装订，可以随时增减账页的账簿。在会计实务中，活页式账簿适用于明细分类账。3、辅助账簿（备查账簿）对不属于上述两种账簿登记范围的某些日后需要查考的备查事项进行补充记载的一种账簿。（三）账簿按账页格式分类1．三栏式账簿三栏式账簿，是在账页上只设置“借方”、“贷方”和“余额”三栏。这种格式适用于总分类账、日记账，也适用于只进行金额核算而不需要数量核算的债权、债务结算账户的明细分类账。如总分类账、现金日记账、银行存款日记账以及各种应收、应付款明细账。3、卡片式账簿由具有一定格式的卡片作为账页组成的账簿。在会计实务中，卡片式账簿适用于固定资产明细账和低值易耗品明细账。2．数量金额式账簿数量金额式账簿，也称大三栏式账簿，是在“借方”、“贷方”和“余额”每一大栏内又设置数量、单价、金额等小栏目。这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资账簿。如原材料明细账和库存商品明细账等。3．多栏式账簿多栏式账簿，是在“借方”或“贷方”的某一方或者两方下面分设若干栏目，详细核算借、贷方发生额的组成情况。这种格式适用于核算项目较多，且管理上要求提供核算项目详细内容的账簿。如生产成本、制造费用、管理费用、财务费用等明细账。在账页格式中，最基本的是三栏式，基他各种格式都是从三栏式账页转变而来的。第二节会计账簿的设置和登记一、序时账簿(日记账)的格式和登记按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔详细登记的账簿。有特种日记账和普通日记账两种.。（一）普通日记账的设置与登记普通日记账是序时地登记全部经济业务的日记账。它是根据企业日常发生的经济业务所取得的原始凭证逐日逐笔顺序登记，这样可以不再填制记账凭证，它起到记账凭证的作用，因此，普通日记账也称“分录簿”。普通日记账的格式主要采用两栏式日记账，一般分为“借方金额”和“贷方金额”两栏，登记每一分录的借方账户和贷方账户及金额，这种账簿不结余额。普通日记账的账页格式见教材.（二）特种日记账的设置与登记我国各企业单位一般设置的特种日记账是现金日记账和银行存款日记账，用以逐日核算和监督现金和银行存款的收入、付出和结存情况。特种日记账的格式主要有三栏式和多栏式两种。1.现金日记账和银行存款日记账现金日记账和银行日记账由出纳员经管并根据现金、银行存款的收款凭证和付款凭证逐笔顺序登记。现金日记账的结余额应当与当天的库存现金进行核对；银行存款日记账也应定期与银行对账单核对，以保证账实相符。2．多栏式特种日记账多栏式特种日记账是在三栏式特种日记账的基础上转化而来的，就是将三栏式中的“收入”栏和“支出”栏分别按照对应科目设置若干专栏，即将“收入”栏按贷方科目设置若干专栏，“支出”栏按借方科目设置若干专栏，并加设收入合计栏和支出合计栏。月末，分别加计各栏数，计算期末余额。多栏式特种日记账能够反映货币资金的收入来源和支出去向；了解货币资金收支的详细状况，而且便于分析、汇总对应账户的发生额，对应关系清晰。多栏式特种日记账的账页格式见教材.二、分类账的格式和登记（一）总分类账的格式和登记方法总分类账能全面、总括反映和记录经济业务引起的资金运动和财务收支情况，每个单位都必须设置，一般采用三栏式，只能使用货币作为计量指标。登记总账的方法，由于各单位采用的账务处理程序不同而有所不同。（二）明细分类账的格式和登记方法明细分类账是根据记账凭证及其所附的原始凭证登记，一般采用活页式账簿或卡片式账簿，其格式一般有三栏式、数量金额式和多栏式三种。1、三栏式明细账账页内只设借方、贷方、余额三个金额栏，只记金额不记数量。一般适宜只需进行金额核算的账户，如“应收账款”、“应付账款”等债权债务明细账。2、数量金额式明细账在收入、发出、结余三栏内，再分别设置“数量”、“单价”“金额”栏。一般适宜既进行数量核算又进行金额核算的财产物资明细账。如“原材料”、“库存商品”等。3、多栏式明细账在账页的借方、贷方设若干专栏进行明细分类核算的账户。一般适宜只需进行金额核算不需进行数量核算，管理是要求反映项目构成情况的成本费用、收入成果账户。四、辅助账户（备查簿）一般不需复式登记，仅需反映某项经济活动的增减情况，格式和种类随企业实际需要而定。第三节记账规则和更正错账规则一、会计账簿启用与登记的规则（一）会计账簿启用的规则1.账簿启用时的一般规则账簿启用时，应该在账簿扉页上填列“账簿启用和经管人员一览表”（格式见图表8-21）详细载明：单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿册数、账簿共计页数、启用日期、并加盖单位公章、经管人员（包括企业负责人、主管会计、复核和记账人员）均应载明姓名并加盖印章。2.会计人员交接时的规则记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员如果调动工作或因故离职时，应当办理账簿交接手续，在交接记录栏内填写交接日期、交接人员和监交人员的姓名，并由交接双方人员签名或盖章。3．编写页数应遵守的规则启用订本式账簿，应从第一页到最后一页顺序编号，不得跳页、缺号。启用活页式账簿，应按顺序编号，并须定期装订成册。装订后按实际使用的账页顺序编定页数，标明目录、账户名称和页次。（二）账簿登记规则1、记账依据必须是审核无误的会计凭证2、记账时按连续编号的账页逐页逐行填写，不得隔页跳行或在行上行下任意书写。3、登记账簿必须用兰色或黑色墨水书写，不能用铅笔或圆珠笔书写，更不能用红笔，红笔只能用于结账、改错冲销账簿记录。4、账簿记录的文字、数字应清晰、整洁。5、每页账的第一行是承前页，最后一行是过次页。6、账簿记录不得涂改挖补，改错应按规定的方法。7、账簿中的金额除单价或另有规定外元以下一般记至角分8、电算会计账簿的登记应符合国家统一会计制度的规定三、错账更正规则（一）划线更正法将原账簿记录上的错误数字用红线划掉，再用蓝黑字填上正确数字的一种更正方法。在结账前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即过账时发生数字或文字上的笔误或数字计算有错误，应采用划线更正法。（二）红字更正法指用红字冲销原有错误账户名称或数字以更正或调整原账簿记录的方法。一般实用于以下两种情况：1、记账凭证中应借、应贷的账户名称或金额有错误并已登记入账。如：车间一般耗用材料6000元。误记入生产成本。借：生产成本6000贷：原材料6000更正先用红字填制一张内容与错误凭证一样的凭证并登记入账，冲销原错误记录借：生产成本6000贷：原材料6000借原材料贷借生产成本贷6000600060006000借制造费用贷60006000然后用蓝字填制一张正确的记账凭证并登记入账。2、记账后发现应借、应贷账户未错，但所记金额大于应记金额如：生产领用原材料9000元误记为90000元。更正：用红字填制一张与原错误凭证科目相同，但金额为多记部分的凭证并登记入账，冲销多记部分的金额。借：生产成本81000贷：原材料81000借原材料贷借生产成本贷90000900008100081000（三）补充登记法记账后发现应借、应贷账户未错，但所记金额小于应记金额。如：生产领用原材料4000元误记为400元。更正：用蓝字填制一张与原凭证科目相同，但金额为少记部分的凭证并登记入账，补充少记部分的金额。借：生产成本3600贷：原材料3600借原材料贷借生产成本贷40040036003600第四节对账和结账一、对账对账是指会计人员对账簿记录进行核对的工作，目的是为了保证账证、账账、账实相符，从而使会计信息真实可靠。为编制会计报表提供真实可靠的会计信息。（一）对账的内容1、账证核对2、账账核对3、账实核对（二）对账方法1、账证核对将账簿记录与记账凭证及其所附的原始凭证进行核对。2、账账核对（1）总分类账户自身的核对全部总分类账户借方发生额合计数与贷方发生额合计数核对，期末借方余额合计数与贷方余额合计数核对。（2）总账与现金日记账、银行日记账直接核对。（3）总账发生额与所属明细账发生额合计数核对，总账期末余额与所属明细账期末余额合计数核对。（4）会计部门的财产物资明细账与财产物资保管部门的财产物资明细账核对。3、账实核对（1）现金日记账的余额与库存现金实际数核对。（2）现金日记账的余额与银行对账单核对。（3）财产物资明细账的结存数与财产物资实存数核对。（4）各种应收款项、应付款项明细账的余额与有关往来单位核对。二、结账会计人员在期末（月末、季摸末、年末）将一定时期内所发生经济业务全部登记入账的基础上，结算出各账户的本期发生额和期末余额，从而根据账簿记录编制会计报表。结账工作主要包括以下内容：（一）结账前应检查本期发生的经济业务是否已全部登记入账，如有错误记录应及时按规定加以改正。（二）按照权责发生制基础调整和结转有关账项，以正确反映本期的收入和费用。（三）按会计制度的要求期末计算成本，结转损益。（四）结算本期发生额及期末余额。结账的具体方法：划线结账月结季结年结第五节账簿的更换和保管一、账簿的更换新的会计年度开始，应按会计制度规定更换账簿。总账、日记账和大部分明细账要每年更换一次部分明细账如固定资产卡片，应年度内变动不多，年初可不必更换账簿。二、账簿的保管会计凭证、会计账簿、会计报表等都是重要的经济档案和历史资料，必须按照《会计档案管理办法》妥善保管。小结账簿按外表分为钉本式、活页式、卡片式账簿按账页格式分类为三栏式、数量金额式、多栏式、横线登记式账簿按其用途分类为序时账、分类账、备查账簿