第十三章会计档案管理

•第十三章学习要点•概述•归档与整理•鉴定和销毁•保管与利用一、会计档案概述•会计档案是国家机关、社会团体、企事业单位、部队、个体工商户和其他组织等在经济管理和各项会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（一）会计档案的形式会计档案会计凭证会计账薄会计报告其他K1-1、2、3……..W1-1、2、3…K2-1、2、3……..W2-1、2、3……..K3-1、2、3……..W3-1、2、3……..K4-1、2、3……..W4-1、2、3……..（二）会计档案的特点1.产生与使用的普遍性2.内容和程序的延续性3.所含成分的稳定性4.表达方式的数据性和表格性原始凭证原始凭证汇总表记帐凭证收款凭证付款凭证转帐凭证现金日记帐银行存款日记帐明细分类帐总分类帐会计报表二、会计核算材料的归档与整理整理归档是指将会计核算材料进行分类、排列、编号、编目、装盒、入柜上架，使之有序化的过程。是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算资料经过整理向档案人员移交的过程。（一）归档Subtitle归档范围归档时间归档手续归档归档要求依据《会计档案管理办法》的规定（1999年1月1日执行），会计核算材料的归档范围具体包括会计凭证、会计账薄、会计报告以及其他会计核算资料。归档范围与时间会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，由会计机构编制清册，向本单位档案部门移交归档。归档要求收集齐全，案卷装订整齐牢固A封面书写工整清晰C要编制好会计档案的目录B归档手续档案人员应当根据会计档案移交清册，对会计人员移交的会计档案案卷进行清点核对，核对无误后，双方在会计档案移交清册上履行签字盖章手续，一式两份，双方各执一份，以备查考会计档案移交清单格式（二）整理整理的步骤装盒编目编号排列分类第一步分类在本单位全部档案总体分类方案下进行；1.尽可能保持分类的连续性2.一个单位内部有不同的核算单位的一般分成不同类别；3.同一核算单位的会计档案原则上按年度—类型进行分类。4.第二步案卷整理对凭证的整理必须严格按照原有的封装来进行一般按照年、月顺序组卷整理，依凭证多少一月几本或几月一本记帐凭证应依其形成先后编写记帐凭证号即凭证的页号（每月从第1号编起）所附原始凭证可不编号（在每张记帐凭证上注明页数）对于某些不便随记帐凭证一起装订或具有重要保存价值的原始凭证，如涉外凭证，可以抽出单独装订存放另外存放的应在相应的记帐凭证上注明，以便查找和利用。会计凭证的整理会计帐薄的整理•1、死页账中的空白页不能拆账去掉，应保持死页账的完整性和不可分散性。•2、活页账（或卡片账页）可以拆账，先去掉空白页，并依次在账页的右上角编上页号，再用账簿卷皮或牛皮纸装订成册；有的活页账账页较少，可将科目内容相近的账页按类别排列编号，合并装订成册。并贴上“会计账簿封面”。现金日记账会计帐薄的整理•3、采用电算化记账的可按打印的页面大小用账簿卷皮或牛皮纸装订成册。并贴上“会计账簿封面”。•4、重新整理的账簿，要在账簿封面上标明立卷部门、案卷标题、年度、页数、全宗号、目录号、案卷号、保管期限。•5、跨年度使用的固定资产账簿，可在使用完的那一年立卷。会计报告的整理•会计报告的整理主要是按照报告的保管期限来分别整理，年度决算报告（包括年度财务分析）永久保存，应单独整理立卷；日、月、季报（包括财务分析）则视其多少可整理成一卷或几卷。其他会计核算材料和会计账薄、会计报告一样，按照文书档案的整理方法进行整理第三步编号全宗号：档案馆给单位的代号目录号：即凭证1号；账簿2号；报告3号；其他为4号。目录号前可加代字比如:k1-1案卷号（或盒号）：是每一个案卷排列顺序的编号件号：一册、本（一份文件）就是一件，以盒为单位，依秩将每件编一个件号页号：即每本（册）会计档案内每一页核算材料的编码第四步编目案卷目录的填写类别：该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等题名：一般由责任者、时间、内容、名称等构成。起止年月日：指卷内所产生经济活动的最早至最后年月日保管期限:有永久、25、15、10、5、3年等卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写备注：填写记帐凭证起止号以及条目中没有的，又需要说明的未尽事宜案卷号：分类基础上该类全部会计档案的流水号。卷内目录格式卷内目录的填写顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注责任者：文件制发机关或个人，即文件材料的署名者。页号：填写卷内文件材料所在之页的编号文号：填写文件制发机关的发文字号备注：填写需说明的情况题名：即文件材料标题备考表备考表的填写•本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。•立卷人：由负责立卷者一般为经办会计签字。•检查人：由案卷质量审查者（财务主管）签名。•立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。•检查时间：填写审查案卷质量的年月日。第六步装盒•1、装盒要求：原则上一本一盒；凭证太薄的可酌情装盒；会计账簿、会计报告可根据厚薄程度一年一个保管期限一盒，或一本一盒；其他，区分年度装盒即可。•装盒时，不同年代、不同门类的材料不能装在一起。备查账簿日记账总账明细账账簿序时账簿分类账簿会计凭证封面填写会计凭证盒背脊填写会计账薄、会计报告盒格式会计账薄、会计报告盒背脊格式入库上架•一个核算单位一个年度的会计档案按同一类别、同一载体形式编号排序依次上架，第二年的会计档案接着排。并做到每一个类别之间要留有足够的空间。•另一核算单位会计档案要从另一列档案柜架开始排，不同核算单位的不放在同一列柜架中保存。•存放方式：视密集架和档案柜而放。三、会计档案价值的鉴定与销毁即通过鉴定对失去价值的会计档案作毁灭性处理的过程是指判定会计档案是否具有保存价值以及确定其保管期限的工作鉴定销毁《会计档案管理办法》第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类，其中定期又分为3、5、10、15、25年5类会计年报、保管清册、销毁清册会计凭证、总账、分类账、辅助账等、移交清册会计会计账薄会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，这个保管期限为最低保管期限。会计档案保管期限由本单位档案机构和会计机构提出销毁意见，编制销毁清册。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派人监销。销毁前，监销人应对照清册清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。程序销毁四、会计档案的保管与利用•保管和其他门类档案一样要求实行综合管理，第一种是“实体集中”；第二种为“信息集中”。利用开发会计档案信息资源，搞好会计档案的编研工作。会计档案记载的各种大量的原始数据，如经营管理、经济效益、固定资产、盈亏状况等，利用这些数据可以汇编，如《历年财务预算情况汇编》、《历年盈亏情况汇编等》为领导决策服务，为经济建设服务。五、电算化会计档案的管理归档范围数据备份管理要求会计年度数据的备份盘；电子版的会计凭证、帐薄、报表；同期的操作系统、相关的应用及系统软件等系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其核算子系统的数据文件存储会计资料的磁带、软盘、光盘要进行编号登记，贴上写保护标签；加强保密保真工作，定期检查，一般不外借，如确需借用可提供复制件。