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办公自动化重庆理工大学计算机学院信息管理系张兴兰E_mail:zxlan@cqut.edu.cn第3章企业办公自动化•3.1企业办公自动化概述•3.2企业信息化与企业OA•3.3企业流程与办公自动化•3.4知识管理与办公自动化(KM与OA)•3.5OA的新一轮革命-协同管理教学内容•教学重点–企业办公自动化的概念–企业OA的特点–企业信息化的概念及内涵–流程及流程的特点–知识管理的概念及主要功能–知识管理(KM)和OA的关系–协同、协同管理的理念、特点、目的等–协同办公的概念、构架及发展方向•教学难点–企业信息化应用办公自动化系统的必要性和可行性–塑造一个好的流程有两种手段–OA对知识管理的支撑概念回顾——OA•办公自动化:是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术,不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备,并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。第3章企业办公自动化通讯支持(COMMUNICATIONSSUPPORT)配销中心供应商供应商支付WAL-MAT总部财务(FINANCING)卫星通讯零售商店POS数据(Point-of-saledata)组织学习(OrganizationalLearning)POS数据(Point-of-saledata)WAL-MAT供应链Partner3.1企业办公自动化概述•3.1.1什么是企业办公自动化•3.1.2企业办公自动化的特点•3.1.3企业办公自动化的类型3.1.1什么是企业办公自动化3.1.1什么是企业办公自动化•企业办公自动化:–就是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。•一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。•企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。3.1.1什么是企业办公自动化•企业OA系统本质是面向企业级的办公应用软件系统。它不是象MSOffice一样的桌面(个人)办公系统,而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。•对于一个企业而言,不仅包括具体的生产、销售、采购过程,也不仅包括财务、人力资源等专项管理,而且同时有着大量的日常办公工作,有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公及管理业务的协作提供支撑平台。3.1.2企业办公自动化的特点•1.企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与政务OA的差异–从功能上讲,政务OA应该说是以公文为核心的。流程是围绕着公文运转服务的。这是与政府部门的工作特点相一致的。而企业OA则是以工作流为核心,以协同工作和知识管理为重点,公文只是其中一个平行的一项应用。–从特性上讲,政务OA更注重处理过程严格遵照政府部门的标准规范。而企业OA则随着每个企业的特点更注重从实际出发,更注重强调通过OA系统的实施改进企业流程。–从目标上讲,政务OA同样以提高效率和对日常工作进行更加有效的管理为目标。而企业OA除此之外更加看重加强企业的快速反应能力,增强知识共享与管理,从而提升企业在激烈的市场中的竞争能力。从这个意义上讲,企业OA不仅是作为一个工具来应用,而更重要的是作为企业增强盈利能力的一个重要手段。这才是企业OA与政务OA的最本质的区别。政务办公自动化(政务OA)3.1.2企业办公自动化的特点•2.企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与ERP等系统的差异–功能不同。企业办公自动化系统(企业OA)着眼于协同工作、公文处理、文档管理、行政办公等。ERP着眼于企业的销售、采购、生产、库存、财务等过程及资源控制与计划,SCM着眼于与上下游的衔接,CRM着眼于客户关系的管理,等等。–目标不同。ERP、SCM、CRM等系统更着重于企业的具体业务过程运作,而企业办公自动化系统(企业OA)更着重于企业的管理过程。前者是通过优化业务过程的效率来提高生产效率、提高资金使用效率、加强对财、物的管理等等,后者则是通过优化管理过程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反应速度、决策能力、加强管理过程的规范性。企业资源计划(ERP)3.1.2企业办公自动化的特点•3.企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与桌面办公软件的差异–桌面办公软件应该说也是一种重要的办公自动化工具。但它们主要解决的是个人办公,面向的是个人工作效率的提高。虽然目前桌面办公软件也逐渐有一些协同工作的功能,但都还是简单的协作,而无法面向企业级的、复杂的工作流程与协同工作。–企业办公自动化系统(企业OA)则主要面向的是企业整体办公效率的提高,其重点在于对跨岗位、跨部门的流程进行电子化处理,提高协同工作的效率与规范性,加强各部门间的知识共享,提高整体办公效率等。3.1.3企业办公自动化的类型•目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类:–1.起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用MSOffice系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。–2.已经建立了自己的Intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个人办公。网络处在闲置状态,企业的投资没有产生应有的效益。–3.已经建立了自己的Intranet网络,企业内部员工通过电子邮件交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。–4.通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力,使企业不断发展壮大。3.2企业信息化与办公自动化•3.2.1企业信息化•3.2.2企业信息化应用办公自动化系统的必要性和可行性3.2.1企业信息化3.2.1企业信息化•1.企业信息化–企业信息化就是企业利用现代信息技术,通过信息资源的深入开发和广泛利用,不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平,进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。–企业要在利用信息技术改造传统产业和企业经营管理信息化两个方面加紧推进。3.2.1企业信息化•2.企业信息化的内涵–(1)目标:企业进行信息化建设的目的是“增强企业的核心竞争力”。–(2)手段:计算机网络技术。–(3)涉及的部门:企业的各个部门,包括:企业的生产、经营、设计、制造、管理等职能部门。–(4)支持层:高级经理层(决策层)、中间管理层(管理层)、基础业务层(事务层)。–(5)功能:进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护。–(6)组成:企业信息化是一个人机合一的系统,包括人、计算机网络硬件、系统平台、数据库平台、通用软件、应用软件、终端设备(如数控机床等)。企业信息化与办公自动化•办公自动化是企业实现信息化的前提•企业信息化是办公自动化的根本目标政府信息化国家信息化社会信息化企业信息化3.2.2企业信息化应用办公自动化系统的必要性和可行性•1.必要性:–(1)企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题;(需要一个信息交流和沟通平台)–(2)在企业的运作过程中,存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转,特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此;(需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统)–(3)知识管理对企业来说,其作用已经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中,提供多种形式的共享和转移,转化为企业的智力资源,这对于企业来说将是至关重要的;(需要建立企业的知识管理体系和系统)–(4)企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据,包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资源做到有效利用并能很快发布给相关人员(当然包括各级领导)作为开展业务和做出决策的参考,也是企业非常重要和急需的需求。(需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统)3.2.2企业信息化应用办公自动化系统的必要性和可行性•2.可行性•从我国企业信息化的曲折历程、投资效益以及目前的现状来看,也可优先考虑应用办公自动化系统:–(1)有效利用硬件网络系统和相应的资金投入。由于办公自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员,所以对于那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业来说,办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效率;–(2)与应用类似ERP和PDM等软件系统相比,应用办公自动化系统不仅投入小,而且实施应用难度小,容易取得成功。对于我们的大多数企业来说,避开投入大、实施成功率很低的ERP等系统,先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限,办公自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识,提升企业信息化应用的基础。同时能增强大家对信息化应用的信心,以利于逐步应用更艰难的ERP等系统。案例一万科管理•当52岁的万科掌门王石在珠穆朗玛峰考虑下一步应该怎么迈出的时候,成千上万的中国经理人正坐在办公室里为企业的各种管理问题绞尽脑汁。后来有人指责王石的做法是对股东的不负责任,说万科比登山队更需要他,可是老王不改初衷,反驳道:“如果一旦王石离开万科,万科就稀里哗啦,那这就是一个病态的企业”。•事实上,万科缺少了王石两个月不但没有生病,甚至用老王的话说“业绩还是比较可喜的”。看来老王的确有休闲的资本,而其他的经理人恐怕就难有这么洒脱了,上班有人骚扰,下班电话骚扰,别说登山,连散步都得找人代劳了。•其实经理人大可不必这么忙碌,因为这并是一个值得夸耀的好现象。企业管理包括战略、人员、流程和资源这几个要素,其中流程整合了另外三项,内容最多,变化最快,工作量最大,可塑性也最强。健康的企业是通过流程而不是某个人来运转的,所以只要经理人能塑造一个好的流程,就可以将自己和企业从很多繁琐、无序、低端的工作中解放出来,释放出时间和精力。案例二某设备技术有限公司顾客服务流程顾客工作人员维修负责人维修工程师维修工程师工作人员当设备出现故障时,顾客通过电话、传真或信件通知该公司的服务中心。中心工作人员登记顾客的反馈信息,交负责人处理。负责人查阅顾客的档案,分析能否解决问题,并指定责任人—维修工程师。故障分析,维修准备,奔赴顾客现场。故障诊断,排除故障。如有问题,则通过传真、电话向公司总部(深圳)技术人员咨询。维修完成,拜访客户主管。维修工程师向有关管理人员汇报维修情况。工作人员登记处理结果。案例二某设备技术有限公司顾客服务流程顾客服务中心维修工程师技术支援基于Internet的服务信息系统研讨数据库故障案例库故障诊断专家系统1234应用OA及MIS以后的流程3.3企业流程与办公自动化•1.流程–定义:把一系列的活动,按照一定的次序连接起来,以达到预期的效果。–理解:流程是任何企业运作的基础,企业的大部分业务都是需要流程来驱动,就像人体的血脉流程把相关的信息数据根据一定的条件从一个人(部门)输送到其他人员(部门)得到相应的结果以后再返回到相关的人(或部门)。3.3企业流程与办公自动化•2.什么是好的流程?–好流程有三个特点:快捷、规范、低成本。–实现了企业各管理要素的有效整合,形成强有力的工作流;–具有自动调节和约束作用,大大提高了整体企业工作的效率和质量,从而迅速提高执行力;–是一个高速运转的管理机器,维护着企业健康、有序的运转。3.3企业流程与办公自动化•3.如何塑造一个好的流程?•塑造一个好的流程有两种手段:–一是管理手段,包括企业组织结构、管理机制、文化理念等方面的创新,这是一个日积月累的过程,是在管理层面上对企业实行的根本性改造;–一是技术手段,即通过信息化技术改变传统的办公模式,这是一个立竿见影的过程,让管理创新得到更好的贯彻和效果。比如最典型的办公自动化系统,即OA。•OA所解决的问题归根到底都是塑造一个利于企业运转的工作流程。以前是这样,将来也是这样。3.3企业流程与办公自动化•4.OA研究的两个热点:–(1)协同办公
本文标题:OA第3章企业办公自动化
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