财务管理规定40782257

-1-第三章财务管理规定第一节员工出差费用管理办法1目的及适用范围本标准规定了为了规范员工出差费用开支的管理，特制定本办法。本标准适用于公司行管人员出差活动都要严格遵循本办法。2术语和定义出差：指员工获上级领导批准到池州以外地方办理公司公务。3职责3.1总经理3.1.1负责出差费用的审批。3.3财务部3.3.1财务部门审核人负责按公司规章制度对出差费用列支的合规性进行审核。3.4出差人直接主管3.4.1负责出差事项真实性、时间合理性，按公司规章制度对出差费用列支的合规性进行审核。3.5出差人3.5.1应真实、准确、合规地报销出差费用。4管理要点及流程-2-开始审核审批财务部流程责任部门/人结束财务出纳审批人出差人填写差旅费报销单付款出差人直接主管审核审核4.1出差报告4.1.1出差人出差前应获直接上级批准并填写报告《出差申请单》。跨部门安排人员出差的，由发起部门填好《出差申请单》出差信息并与接收部门沟通，接收部门安排人员出差。应出差人出差回来后应准确填写实际出差时间，财务报销联经人力资源部与考勤记录核对一致并签字确认实际出差时间后作财务报销附件。对于一份出差报告单，2人以上同时出差的，报销费用时，应同时在一份报销单上报销。4.2交通工具4.2.1出差人交通工具以火车、汽车为主。4.2.2出差地区乘车困难或特殊情况的，经部门主管同意后可以乘坐岀租车，应取得出租车统一发票，并在票后注明乘坐日期、往返地点及里程数。4.2.3车票等交通费应取得合法有效的发票,票面应能反映出差的起止时间地点。4.3住宿及伙食补助4.3.1费用标准每天出差住宿费及伙食补助标准如下：-3-住宿地岗位总经理副总经理经理级以上人员其他人员各城市住宿费最高限额凭票实支180150100伙食补贴凭票实支8060404.3.2出差人员的住宿费按住宿夜数计算且必须取得有效发票。几人同时出差的，应合理拼住房间，节约住宿费用。4.3.3出差人员12点后离开池州或12点前到达池州的，当天只享受半天伙食补贴（时间以车票准点达到时间为准）。当日往返的只享受半天伙食补助。4.3.4出差人出差期间报销招待费或餐费公司报销的，按招待餐数扣除相应伙食补助金额（每天按两餐计算）。4.3.5下级人员与总经理、副总经理一起出差且总人数少于5人的，可同等乘车住宿，但伙食补助按各自标准执行。4.3.6员工因参加公司安排的各类培训、会议出差的，若主办方统一安排并出具票据的可按会议通知标准报销，不得另报住宿费或伙食补助，报销时需提供会议通知单。4.3.7出差人员在出差期间，事先经领导批准绕道回家省亲办事期间发生的交通费、住宿费不予报销，不得领取伙食补助。4.4特别管理条款4.4.1出差人员手机须24小时开机，并随时与公司保持联系。4.4.2.1若需在现场采购材料或配件，应及时电话请示主管领导，经同意后方可采购，但必须开具合格有效发票，统一由采购部报销。-4-4.4.2.2若因特殊情况无法完成任务或无法按时返回，应及时打电话向直接上级说明情况，听候直接上级安排。4.4.3出差人涉及借款的按《借款管理办法》办理。4.4.4出差人归来5个工作日内到财务办理报销手续。4.4.5出差人应按出差时间先后顺序准确、清晰、完整的填写报销单据、粘附原始单据，附件要齐全。4.4.6出差人直接主管应合理安排出差，加强出差期间管理，严格控制出差费用，严把单据审核第一关。4.4.7财务人员要严把财务审核关，对不真实、不合规、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整、审批手续不全的凭证，应要求经办人员补充、更正。4.4.8出差人多报或虚报的，除追回公司损失外，处以多报或虚报金额的150%罚款并处以行政处分，情节严重的追究法律责任。对把关不严的审核、审批人，一经发现，处以50元/次的罚款。池州市金鼎管桩有限公司-5-出差申请单（一）YB/JL-096出差人:编号：出差任务：部门联①—人力资源联②—财务报销联③分类□招聘□业务对接□商务支持□技术交流□业务培训□其他预计出差时间年月日时至年月日实际出差时间年月日时至年月日时出差任务描述：出差地点联系人及电话预计费用1、往来交通费：2、出差期间费用：3、其它费用：4、预计借款：5、批准借款：6、借款单号：备注：人力资源部：发起部门：接收部门：批准人：日期：日期：日期：日期：出差申请单（一）YB/JL-096出差人:编号：出差任务：部门联①—人力资源联②—财务报销联③分类□招聘□业务对接□商务支持□技术交流□业务培训□其他预计出差时间年月日时至年月日实际出差时间年月日时至年月日时出差任务描述：出差地点联系人及电话预计费用1、往来交通费：2、出差期间费用：3、其它费用：4、预计借款：5、批准借款：6、借款单号：备注：人力资源部：发起部门：接收部门：批准人：日期：日期：日期：日期：池州市金鼎管桩有限公司-6-第二节会计档案管理办法1目的及适用范围本标准规定了为加强会计档案管理，特制定本管理办法。本标准适用于公司全体员工发生的与会计档案有关的活动都要严格遵循本办法2术语和定义会计档案：指与公司经营管理和投资者权益有关的、需要保管一定年限的重要财务资料(包括纸制资料与电子信息)，分三类：1、会计帐表资料；2、重要财务单证；3、重要财务文件资料。会计帐表资料包括：会计凭证、会计帐簿、会计报表、纳税报表、统计报表等；重要财务单证包括：支票、借款单、收据、票据等；重要财务文件资料包括：验资报告、公司章程、审计报告、合作协议、财务制度等。3职责：3.1财务部负责管理会计档案的收集、整理、归档并保管未交到档案室的会计档案。3.2文控室负责财务部已移交的会计档案的保管。4管理要点及流程：4.1会计档案的收集、传递与整理4.1.1财务部按岗位分工接受会计档案，按内部工作流程传递会计档案并做好交接手续。4.1.2出纳将每天的资金收付原始凭证处理完毕交会计岗记帐，并登记账簿。4.1.3会计凭证保管人员应及时将会计凭证按月按顺序装订成册，每月应将上月的会计凭证按要求全部收集、装订与整理完毕。4.1.4财务各岗位按岗位分工编制会计帐簿、会计报表、纳税报表、统计报表等会计档案，各岗位要收集、整理其岗位完整的、连续的会计档案。年后3月内应将上池州市金鼎管桩有限公司-7-年电子账簿打印为纸制账簿。4.2会计档案的保管4.2.1财务部要将会计帐表资料、重要财务单证、重要财务文件资料等会计档案保管工作落实到具体人员，定期将财务部归档的会计档案，按顺序立卷登记。4.2.2会计档案保管人员应有序、妥善、安全地保管会计档案。会计档案应锁柜保管，会计人员离开坐位后应及时将其岗位流转的会计档案锁进抽屉。4.2.3由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时应交接清楚，包括以前年度的会计档案要完整，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。4.2.4两年内的会计帐表资料、重要财务单证等会计档案由财务部负责保管，其它会计档案应按要求送档案室保管。4.2.5档案室应划分专门的区域、保管柜保管会计档案，保管柜钥匙应交财务部指定的责任人保管，会计档案由财务人员整理归档。4.2.6主要会计档案保管年限如下：会计档案名称保管期限(一)会计凭证类1.原始凭证、记帐凭证15年2.银行存款余额调节表5年(二)会计帐簿类：1.日记帐15年其中：现金和银行存款日记帐25年2.明细帐、总帐、辅助帐15年池州市金鼎管桩有限公司-8-(三)会计报表类：1.主要财务指标报表5年2.月、季度会报表15年3.年度会计报表永久(四)其它类：1.会计档案保管清册及销毁清册25年2.财务成本计划5年3.主要财务会计文件、合同、协议永久4.3会计档案的查阅、借用4.3.1财务人员因工作需要查阅其他岗位会计档案时一般应经保管人同意，并按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关手续。4.3.2其他部门人员若因公需要查阅会计档案时，必须经其部门负责人和财务领导同意，填写《查阅财务档案审批表》（附件一）进行查档登记，由财务人员陪同方能查阅。4.3.3会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外使用时，必须经财务分管领导批准，由财务人员保管、复制并限期归还。4.4保密4.4.1所有接触到会计档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露会计档案内容，严禁涂改、破坏、更换。4.5会计档案的销毁4.5.1会计档案保管期满需要销毁时，由总经理批准，销毁时应由财务部和行政部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。池州市金鼎管桩有限公司-9-附件一财务档案查阅申请表查阅申请人查阅部门负责人申请部门时间查阅事由财务审批人财务部经办人池州市金鼎管桩有限公司-10-第三节固定资产管理办法一、目的及适用范围为了加强公司固定资产管理，明确部门及员工的职责，现结合公司实际，特制定本制度。本标准适用于池州市金鼎管桩有限公司，以下简称“公司”。二、术语和定义固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的，也应作为固定资产管理三、职责3.1报销人：按要求贴票，填单。3.2报销部门负责人：审查签字。3.3财务部门：审核。3.4审批人：审核批准。四、固定资产的分类固定资产类别折旧计提年限净残值率1、房屋及建筑物2010%2、机器設備1010%3、電子設510%4、办公设备510%池州市金鼎管桩有限公司-11-5、交通设备1010%五、固定资产的管理部门根据内部控制制度，固定资产由设备部对生产设备及相关设备进行管理；由IT部对计算机设备进行管理；由人事行政部门对办公家具及运输工具进行管理。各具体管理部门应：1、设置固定资产实物台帐（可以计算机表格形式存盘），建立固定资产卡片。2、对固定资产进行统一分类编号3、对固定资产的使用落实到使用人（机器设备落实到组）六、固定资产核算部门1、财务部为公司固定资产的核算部门2、财务部设置固定资产总帐及明细分类帐3、财务部对固定资产的增减变动及时进行帐务处理4、财务部会同固定资产管理部门对固定资产进行定期盘点，做到帐实相符，保持帐、物、卡一致。七、固定资产的购置池州市金鼎管桩有限公司-12-1、各部门需购置固定资产，需填写“固定资产申购单”，由部门经理、生产部门经理、财务部及总经理批准。2、经批准后，由采购部门安排专人负责采购，填写固定资产“订购单”，报经部门经理、生产部门经理、财务部及总经理批准。在此表中应详细填写固定资产名称、规格、型号、3家供货厂商报价以备合理采购。3、固定资产收到后，由仓库、品檢部协同固定资产管理部门负责验收，并填写固定资产“检验报告”及“验收单”，在验收清单中应详细填写固定资产名称、规格型号、金额、供货厂商，固定资产管理部门及时对固定资产进行编号并填写固定资产卡片。一份交使用部门贴在相应固定资产上，一份交财务部进行相应的帐务处理，一份由资产管理部门留存，更新固定资产台帐（可以计算机表格形式存盘），落实使用责任人。八、固定资产的转移1、固定资产在公司内部部门员工之间转移调拨，需填写“固定资产转移申请单”一式四联，送移入部门签字，确认后交固定资产管理部门，第一联由管理部门留存，更新固定资产卡片，第二联送交会计部门，第三联送交移入部门，第四联送交移出部门。将固定资产转移单交固定资产管理部门办理转移登记。池州市金鼎管桩有限公司-13-2、固定资产管理部门将固定资产转移登记情况书面通知财务部，以便进行帐务处理。3、注意固定资产编号保持不变，填写清楚新的使用部门和新的使用人，以便监督管理。九、固定资产的出售固定资产使用部门应将闲置的固定资产书面告知管理部门，填写“闲置固定资产明细表”，管理部门拟定处理意见后，按以下步骤执行：1、固定资产如需出售处理，需由固定资产管理部门提出申请，填写“固定资产出售申请表”。2、列出准备出售的固定资产明细，注明出售处理原因，出售金额，报部门经理、生产部门经理、财务部和总经理审批。3、固定资产出售申请经批准后，固定资产管理部门对该固定资产进行处置