财务部运行手册

第一章财务部职能财务部是物业管理公司财务管理和会计核算的执行部门，是对公司的经济业务事项进行会计核算，实行财务监督，组织、安排、使用各类资金，提高资金利用效率，以实现最优经济效益的职能部门。财务部职能主要有：1.1根据物业管理公司的经营特点合理组织财务活动。1.2依法合理筹集资金，并有效使用资金，提高资金使用效益。1.3建立健全内部管理规定，完善经济核算，尽可能降低消耗,增加盈利。1.4正确计算和反映经营成果，合理组织分配并依法缴纳国家各项税收。1.5实行财务监督，执行国家各项财经政策、法规和企业内部财务管理规定，审核公司各项开支，对预算开支标准和各项经济指标进行监督。1.6做好各项财务预算、控制、核算、分析的考核等工作。第二章岗位设置2．1组织架构2.2人员编制2人2.3岗位职责2.3.1财务主管岗位职责直接上级：总经理、执行总经理直接下级：出纳(1)在总经理直接领导下，负责组织财务部开展工作。（2）负责制定公司的财务管理规定及财务内部管理规定。（3）健立健全经济核算规定，利用财务会计资料进行经济活动分析。（4）进行费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促本公司有关部门降低消耗，节约费用，提高经济效益。（5）制定本部门各岗位考核标准，指导、监督、检查、考核本部门员工工作，制定员工培训计划，组织员工进行业务培训等。（6）负责账务的综合管理，具体包括“凭证的编制、审核、汇总、登账、转账及结账。（7）公司费用开支单据的审核，收、付款记账凭证的审核。（8）负责各种税费的计提，分配及按期缴纳工作。（9）负责公司发票、收据及会计资料的管理工作。（10）定期检查分析公司财务成本，利润的执行情况，及时向总经理提出如何使用资金的合理化建议，当好公司参谋。（11）完成公司领导交给的其他工作。财务部主管1人出纳1人2.3.2出纳的岗位职责直接上级：财务主管直接下级：无（1）在财务主管的领导下，配合财务主管开展工作。（2）认真执行现金管理规定。（3）严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不得白条抵库。（4）负责日常物业各部门的报销工作，严格审核现金收付凭证。（5）负责现金日记账和银行存款日记账的登账工作。（6）负责编制银行存款余额的调节表。（7）负责督促租金及管理费的收缴、催缴工作。（8）负责为用户办理退还各种款项。（9）配合会计核对现金、银行账。（10）完成公司领导交给的其他工作。第三章财务部的日常管理规定3.1.计划管理为了实现大厦的经营目标，与各部门密切配合，及时编制大厦的年度财务预算，并用编制财务计划的方法把经营决策所确定的具体目标数量化。大厦财务计划主要包括经营计划、资本性支出计划、现金收支计划、劳务工资计划等。3.2组织管理3.2.1材料物资（存货）管理加强采购工作的计划性，由财务部门会同各部门主管（经理）、采购员共同核定各类物资资金定额、储备定额和采购资金指标。制定最高库存量及最低库存量，严格办理领、退物资手续，加强仓库管理。3.2.2在用物料管理:对已领出在用的和未用的物资必须加强定额管理。3.2.3固定资产管理:对大厦各项固定资产的增加、减少，以及折旧、修理等进行管理，确保固定资产更新换代。3.3工作质量管理:通过检查控制，保证按照财务工作程序和规定完成财务部的工作。3.4预算管理:根据预算计划，抓好经营资金的收支管理工作：3.4.1营业收入的控制管理。3.4.2成本费用的控制管理。3.4.3营运资金的控制管理。3.4.4组织会计核算，确定财务会计工作所需要的各类凭证、账单、账册与报表等。3.4.5进行财务评价，提出改进措施。3.5协调管理:协调好财务部与其他部门的关系，包括大厦内外的有关部门。第四章借款及费用报销管理规定4.1审批权限:大厦内所有费用支出或报销实行总经理一支笔。4.2借款规定4.2.1购买材料、临时借款或出差等所需资金，一律实行借款。借款时需填写借款单，填清楚借款日期、部门、借款人姓名、原因、现金或支票、金额（支票填限额）、还款日期。4.2.2借款人签名后交部门主管（经理）签字，然后交总经理审核批准。4.2.3转账支票结算起点为人民币100元，除特殊情况外，现金结算借支最高限额为人民币1000元，人民币1000元以上须以转账支票结算。4.2.4借款一般要求在领款后第一个报销日内清算；外地出差的在回公司后的第一个报销日清算。一般情况下，旧欠未清不能新借。4.2.5借款清算报销后，借款单退还借款人。如遇月底财务已入账，不能退还借款单的，在借款人清算后需向借款人开收据。4.3现金报销规定4.3.1熟悉掌握现金报销的流程，严格执行大厦的具体规定。4.3.2各部门的费用报销，需按规定填费用报销单，注明费用摘要、报销金额、将合格的费用票据贴附于费用报销单后，并在原始单上签字。4.3.3审批：经办人在费用报销单上签字，同时报本部门经理签字，经财务主管审核后，上报总经理签批。4.3.4出纳接到需报销的发票单据，需审核：（1）是否属于大厦经营应报销范围内的费用。（2）报销凭单中的内容（单位名称、项目、金额）是否清晰，有无涂改迹象。（3）是否按规定已经部门主管人员及财务主管审核，总经理签字。（4）报销金额是否合理。4.3.5按报销金额准确付款。4.3.6如为借款，应将有关人员借款先予冲销，再将未冲销金额予以报销；如报销人员有前期借款未冲销，原则上不得报销新的费用。4.3.7为便于财务档案保存，填写报销单一律使用黑色钢笔或黑色签字笔，其他无效。4.4银行付款规定4.4.1负责大厦各项经营收支的银行往来业务。4.4.熟悉掌握大厦制定的银行付款的有关规定，并予严格执行。4.4.3发生银行付款工作有：（1）审核付款发票凭单的内容是否清晰，有无涂改迹象。（2）审核付款单同付款发票凭单的项目、金额是否一致，是否已经主管负责人、财务主管及总经理签字。对不符合手续的，可予拒付，或退回补办有关手续。（3）开出支票或委付单进行付款。正确填写收款单位名称、付款内容、银行账号、开户银行、使用日期、大小写金额等。（4）盖上单位印鉴，并送财务部主管负责人，经审核后加盖印鉴。（5）将支票交经办人办理付款结算，或将支票、付委单送开户银行汇付。4.4.4严格执行支票的管理：（1）领用支票必须要有审批手续，有部门经理及总经理的签字。（2）领用人须在支票领用本上登记。写清领用日期、付款内容、金额并签名。（3）支票在规定的期限内使用，在规定的限期内办理注销手续。4.5各部门借款和报销须在财务部规定日期,以便财务部准备。特殊情况除外。第五章会计核算管理规定5.1工资核算规定5.1.1工资关系到员工切身利益，大厦人事部负责编制员工工资表，财务部设专人负责核算，慎重认真做好发放工作。5.1.2工资的发放：（1）根据大厦规定的发放日期，财务部应在规定日期将工资发给员工。（2）临时工工资一般与正式员工工资发放时间不同。发放时，由各部门经理前来核点、装袋、发放。5.1.3每月将工资、福利等各项通知单、工资表、奖金表等装订成册，妥善保管。5.2应付账款管理规定5.2.1审核规定（1）审核大厦经营业务中发生的所有应付账款单据、发票及有关凭据。（2）熟悉需审核的应付账款有关业务，掌握大厦制定的有关审批手续规定。（3）接到各有关部门转来的需付款的申请单、发票收据、采购订单等，认真加以审核。（4）及时处理解决审核中发现的问题。如：凭证账单不齐、有关数据不符、手续不全。（5）审核无误后，审核人签字。5.3报表规定5.3.1各明细账及总账核算规定。5.3.1.1登记入账核算前，必须认真做好复核工作：（1）复核原始报销凭证。（2）复核会计科目。（3）复核现金及银行存款余额。（4）复核审批手续及计划5.3.2各明细账核算工作（1）按大厦财务部规定设置的一、二、三级科目分别登账。（2）按已经审核、符合入账规定的记账凭证记账。（3）按大厦经营中所发生的收入、成本、费用、利润等项目分别登入各明细账中。（4）登账时必须写清会计记账凭证的日期、编号、摘要、业务说明、金额等有关内容。（5）记账核算做到日清月结。（6）凡登记入账的各种款项内容，有关人员一定要了解明白，发现不明了的有关问题须及时联系有关人员解决。（7）账务核算中发生需调整账目的，要依据真实资料及时调账，一般不跨月，同时必须经财务主管审核批准方可执行。（8）按时结清各科目余额，并与总账核对，做到账账相符。5.3.3总账账务核算工作。（1）根据账务核算要求认真编制会计转账凭证。（2）根据账务核算的业务量，每5-10天编制一次科目汇总表。（3）按科目汇总表中各项科目的借贷方发生额分类登记总账。（4）按时按规定计算并填制应交有关税金申报表。（5）每月逐笔审查核对总账科目的本期发生额及余额，并同各明细账进行核对，发现不符及时查寻原因进行调整。（6）月末将总账核算出的本月利润额或亏损额从损益中转入利润科目。5.3.4会计报表编制规定（月、季、年）（1）财务主管负责编制财务有关会计报表。（2）在编制会计报表前，应进行账账核对。（3）所编制的记账凭证是否已全部记账。（4）应对存货物资进行盘点清查，并做好相应记录。（5）检查盘盈、盘亏及报废的财产是否已进行账务处理。（6）检查应结转的费用是否已结转，应调整的账务是否已调整。（7）确定所在费用已列支，所有的收入已入账，且账账相符，账物相符。（8）根据编报的财务报表，进行财务收支分析。财务分析必须做到对某些财务指标进行定量及定性分析。第六章成本控制管理规定6.1大厦的所有财产物资由行政部负责采购及管理，财务部负责定期对其检查、盘点。6.2实行物资申购计划控制：各部门应按计划使用资金，达到资金控制的目的。财产物资控制：大厦内各类物资财产的保管要责任落实到人，行政部在管理各类物资财产时应落实各部门，实行“谁用谁管”原则。各部门应做好登记，财务部定期进行盘点清查，做到账实相符。6.2.1物料用品：财务部协助有关部门制定各类物品的消耗定额，参与费用定额管理工作；每月同行政部仓库保管员核对实物账卡，做到账账相符，从而达到控制物料用品的使用。6.2.2工程材料：财务部根据每月由行政部汇总各类工程材料的收发料单及分类明细金额数量账每月同行政部库管员、工程材料库管理员核对实物账，做到账账相符；对非正常报损的材料要协助查明原因并写报告上报部门主管。6.2.3财产（固定资产、低值易耗品）控制：（1）根据各类财产收货单登记分类明细金额数量账，按部门建立在用固定资产、低值易耗品的卡片，并按期同有关使用部门进行核对。（2）根据大厦内部财产转移单，及时登记调整各部门财产卡片的有关金额数量；按大厦规定办理各类财产的报废核销手续，并做账务调整。（3）定期与各部门的财产管理员核对部门及班组的财产实物账，做到账卡相符。（4）月末需编制上报财务部的报表（各类财产收发存月报表、低值易耗品摊销明细表、各类在用财产的增减情况和分布情况表）。（5）年末参加财产清点工作，发现财产溢缺，查明原因上报。第七章资金及费用管理规定7.1货币资金管理规定7.1.1货币资金（亦可称现金）管理是大厦财务的一个重要组成部分，牵涉面广，政策性强，因此必须加强管理，严格遵守财经纪律，以保证货币资金的正常使用和周转。7.1.2大厦的货币资金管理主要包括现金、银行存款及其他货币资金管理。7.1.3现金的管理（1）现金使用范围主要限于：支付工资、奖金及工资性津贴等；支付差旅费、职工医药费等；按银行规定的结算起点（一千元）以下的零星开支。（2）对于从营业收入中所取得的现金，规定每日进行清点并送银行。任何人都不得坐支现金。（3）财务部在收支现金时，要严格审核现金收付凭证及所附单据是否合法，数额是否完整，签字手续是否齐备等。对不符合规定规定的，应予以纠正或拒绝办理收付。（4）认真做好库存现金保管工作。现金必须放在保险柜里以确保安全和完整无缺。（5）各部门因工作需要配备备用金时，应向财务部提出申请，经总经理审核批准后由出纳负责办理。备用金支用不得超过规定范围和业务内容，不得移作他用或私人挪用，出纳对各部门备用金使用情况定期抽查。（6）各部门领发工资、奖金如有待