公立大学院校学杂费收款作业系统委外规划

公立大學院校學雜費收款作業系統委外規劃成效之研究蘇美蓉國立高雄師範大學工業教育系博士班學生暨出納組長[e-mail]摘要近年來台灣地區大學院校數量暴增，其快速擴張結果導致政府高等教育財政負荷嚴重。民國85年台灣地區各公立大學院校奉教育部指示開始設置校務基金制度，每校都必須自籌部分經費，其中又以學生學雜費為學校最重要財源，這些學雜費收入各校得自行選擇合適銀行來管理，如此龐大商機頓時引起各金融行庫搶奪，除提供各大學學生獎學金、各類優惠金融服務外，尚提供免費精緻性、前瞻性、方便性學雜費作業系統供大學院校使用，換言之，金融業藉由提供免費電腦作業軟體，節省各校行政業務e化委外成本的行銷策略，使其於競爭市場中取得更強勝的競爭優勢。本研究旨在探討我國大學院校學雜費電腦作業系統委由金融業規劃的成效，研究方法分為兩主軸，第一部分以台灣銀行學雜費作業系統為探討個案，將其作業軟體具備之功能，以報告呈現出來，並且將台灣各層級學校使用台灣銀行作業軟體之情形以書面資料呈現；第二部分藉由訪談第一線實務操作學雜費作業系統人員資料來分析探討，計訪談5所大學8位工作人員，請其對軟體使用心得、銀行服務品質等表示意見，並將結果作成報告。關鍵字：學雜費（registerexpenses）、資訊業務委外（informationtechnologyOutsourcing）、電子商務（electroniccommerce）壹、研究源起近年來台灣高等教育機構數量大量擴充，由以往的菁英教育轉變為普及化教育，快速擴張的結果導致政府高等教育財政負荷嚴重。民國85年政府開始實施校務基金制度，自此各大學必須自籌部分經費，當然的，各項收入也無須繳庫，同時各大學亦享有自主權選擇合適-2-銀行來管理本身財務收支，如此龐大商機頓時引起各金融行庫搶奪，除提供各大學學生獎學金、各類優惠金融服務之外，尚提供免費電腦軟體供各大學使用，這些免費電腦軟體中以「校務基金作業軟體」、「學雜費作業軟體」最受歡迎；總之，金融業藉由提供免費電腦作業軟體行銷策略，使其於競爭市場中取得更強盛的競爭優勢。雖然經過多年的努力，政府各部門資訊化程度已有所進展，但受限於僵化的人事、預算及採購作業，目前政府業務資訊化仍嫌不足，若果能結合民間資源將資訊業務委外，一方面可改善行政效率，另一方面也可節省政府公帑；如同政府部門，目前各大學資訊人員仍是匱乏的，此時金融業提供免費的學雜費作業軟體，確實促使各大學學雜費作業e化向前邁進一大步。雖說銀行學雜費作業軟體是免費提供的，但畢竟這是銀行的行銷策略，其所附帶的條件是學生學雜費必須由該銀行負責收款，且收取的學雜費必須存放該行庫，當以上附帶條件不成立時，該大學也將喪失免費使用學雜費作業軟體的權利，換言之，銀行與大學間似乎變成了學雜費作業的夥伴，若果因為某種因素，某大學想終止合約時，該大學必然需面對一些問題，例如資料庫重建、軟體重新適應學習等問題，而此種情形於政府資訊業務委外時同樣會發生。本研究旨在探討目前國內各大學院校使用銀行學雜費作業軟體實務上的困境，並探討各大學財務出納人員對資訊業務委外之看法，期望相關研究可提供政府從不同角度觀察公務機關資訊業務委外的利弊得失。貳、文獻探討一、台灣高等教育機構學雜費政策近年來台灣高等教育機構大量擴充，如表1，由民國83年大專院校130所，演變至民國92年的158所，淨增加28校（＋21.54﹪），換言之，我國高等教育已由以往的菁英教育轉變為普及化教育。民國85會計年度之前公立大學經費收支係採公務預算制度，由政府編列預算支付相關經費，當然公立大學相關收入則需依規定繳交國庫，學校對於經費的收支幾無自主經營權，但這種情況至民國88會計年度有了重大轉變。自民國88會計年度起，台灣各公立大學校院開始實施校務基金制度，改革重點有二，一為教育部對各公立大學經費支助由全額負擔改為部份補助，二為各公立大學必須自籌某一比例經費，且需自我學習財務管理，此為我國高等教育財政重大改革之一﹔此外教育部也以88年4月28日台(八八）高(四）字第八八o四-3-三三四七號函通知各大學校院，自八十八學年度起實施學雜費彈性化規定，教育部不再統一規定大學學雜費收費標準，而改由各大學自行決定。表1:我國83~92學年度大學教育機構數量成長狀況：單位：校學年度大學專科合計83587213084607413485677013786786113987845313788105361418912723150901351915491139151549214216158十年增減數84-5628資料來源：教育部(2005)，教育統計。()由於我國早期的大學教育經費支出大部分由政府負擔，因此公立大學學雜費偏低，然而隨著大學數量擴充，且高等教育亦非屬義務教育的範疇，因此自85年度校務基金制度實施後，各公立大學無不以提高學雜費以作為籌措「自籌經費」的手段。依據行政院主計處資料，2003年台灣公立大學學雜費(含宿舍費、書籍費)每位學生每學期約需新台幣56,844元，佔全年GNP12.88﹪；私立大學學雜費每位學生每學期約需新台幣104,082元，佔全年GNP24.07﹪，與其他國家佔GDP比較，公立比例約與美國相同，私立比例約與日本相同，詳表2。表2：學雜費佔GDP之比例學雜費PerCapita學雜費占(美元/學年)GDPPerCapitaGDP比率(%)公立私立(美元)公立私立中華民國2002年1,6032,99212,58812.7323.77(55,692NT$)(103,986NT$)-4-2003年1,6393,06312,72512.8824.07(56,844NT$)(104,082NT$)日本5,8719,77632,74117.9329.86(773,800日圓)(1,288,481日圓)美國4,28121,18335,46612.0759.73英國1,559…23,9526.51…(1,075英磅)法國123…21,8470.56…(133.24歐元)德國159…22,5500.70…(2003年(125.84歐元)冬學期)二、資訊業務委外資訊科技發展日新月異，政府機關的人事、預算及採購因為有一定的作業程序，無法將新科技適時運用在業務上，資訊委外可以適時有效引進資訊科技、改善行政效率及服務水準，因此為了使政府資訊作業更有競爭力，歐美各國家大力推動資訊委外政策，其主要目的是為了迅速獲取新的科技技術。我國政府為了推動資訊業務委外政策，於民國83年2月訂定「各機關資訊作業委外服務實施要點」，並隨後於同年6月公布「政府業務電腦化報告書」，首次宣示委外政策，復因配合民國88年公佈施行之政府採購法，行政院於民國87年4月另訂定「行政院所屬各機關資訊業務整體委外作業實施辦法」，並同時廢止「各機關資訊作業委外服務實施要點」。所謂「委外」就是企業將運作所需要功能中不屬於關鍵核心的部分，以契約方式委由企業外服務者來負責提供，以維持企業營運的需要（Labbs，1993）；所謂資訊業務委外（Contractingout&Outsourcing），係指一個組織將部份或全部的資訊系統功能，以契約方式委託外部的資訊承包商，於契約期間內提供應用系統的開發與維護、系統操作、網路通訊管理及維護、系統規劃及管理，及其它與資訊系統相關之採購與諮詢等資訊業務的服務(孫思源，2001）。有關資訊業務委外的類別，劉曉玲（1998）依委外的功能及規模將資訊業務委外型態-5-分為四類，分別為1.整體委外（totaloutsourcing）2.選擇性委外（selectiveoutsourcing）3.功能委外（utilityoutsourcing）4.業務處理委外（businessprocessoutsourcing）；黃仁伯（2000）以企業組織資訊委外目的區分為1.保守型委外2.分析型委外3.創新型委外；有關政府資訊委外之範疇，依政府採購法第二十二條第二項規定訂定之「機關委託資訊服務廠商評選及計費辦法」第三條中闡述：「所稱資訊服務，指提供與電腦軟體或硬體有關之服務；包括整體規劃、系統整合、系統稽核、系統管理、網路管理、軟體開發、軟體驗證、軟體維護、硬體維護、硬體操作、機房設施管理、備援服務、網路服務、顧問諮詢、資料庫建置、資料處理、資料登錄或訓練推廣等服務。」，總計13項。資訊業務委外的原因，依據1996年美國ComputerSciences公司調查，資訊經理主管人員認為資訊業務委外原因依序為：改善服務、降低成本、引導資訊技術、策略考量、改善資訊技術與舊系統轉換、企業再造等七項（張慧莉，1997）；Gover＆Teng（1993）認為資訊業務委外原因：1.使組織更專注於核心業務2.提升組織競爭力3.增強資訊科技能力4.強化資訊人員訓練5.經濟效益6.減輕運作成本7.取得先進資訊科技。李慈光（2002）將資訊業務委外過程中可能遇到的問題，粗分為機關內部及委外廠商方面：機關內部方面的問題：1、機關首長的支持度：機關首長的重視與支持，將使資訊業務委外達到機關資訊業務委外的預期目標。2、業務單位無法明確將實際需求及作業流程告知得標廠商，將會影響委外專案之進行。3、單位之間的本位主義問題：單位間本位主義將造成委外時程之延宕。4、業務單位配合度不足：將使委外專案規劃效率大打折扣。5、業務同仁未能善加運用委外資訊系統：部分業務單位人員基於過去的習慣作業方式，對於委外開發建置完成的新系統排斥使用，將影響機關業務資訊化的推動成效。6、機關資訊委外作業承辦人之敬業精神及積極性不足：可能會影響委外專案之順利推動執行。7、機關長官核定底價太低，至無法將委外案件順利決標，影響整個委外作業期程之掌控。8、處理廠商疑義事項行政程序繁瑣：行政作業程序繁瑣、冗長，將使雙向溝通的效果打折。委外廠商方面問題：1、機關資訊安全及機密維護問題：於辦理相關資訊系統委外時，必須做好相關資訊保密及-6-安全管理的防範工作，防杜民眾權益資料遭竊取竄改。2、資訊廠商低價搶標，影響委外服務品質：部分資訊廠商，為能取得機關資訊委外標案，低價搶標，造成委外服務品質低落。3、資訊廠商內部人員流動頻仍，影響委外專案之進行。4、委外服務廠商中途倒閉的困擾，造成後續維護支援的困難。5、委外廠商盜用他人智慧財產權，如果因而衍生法律訴訟，將使整個委外專案受影響。6、廠商對需求建議書及契約的執行疑義：因為對契約條文內容認知不一，解讀不同，遇有疑義產生時，輕者造成時程延宕，嚴重者造成法律糾紛。7、廠商同一時程標案過多，造成技術人力不足。綜上，政府基於財政負擔日益加重及組織資訊人力精簡考量，積極規劃政府相關業務委外，利用民間或其它機構力量來加速政府資訊業務電腦化速度，而國立大學學雜費作業軟體使用金融機構提供之免費軟體，節省大學行政業務電腦化成本，是資訊委外成功的範例。三、電子商務所謂的電子商務（electroniccommerce）意指透過網際網路的雙向溝通方式，企業可將產品、服務及廣告等訊息，存放在企業所建置的網站（WebSites）上，透過網際網路提供給消費者；消費者可以由企業所建置的網站伺服器獲得所需的資訊，並能直接在企業的網站上訂購商品或留置訊息。其商業行為範圍包含從實體商品的交易、企業間的採購行為到無實體服務、資訊、金融的交易等皆是。一般而言，電子商務主要的功能如下：(一)提升服務品質由於網路的快速傳輸性，使消費者的問題可以快速的反應給企業，因此可提高服務品質。(二)加速企業運作流程快速的資訊傳遞能力，可縮短企業運作流程上的時間。(三)企業營運全球化網路是無阻的，消費者是全世界的、無國界的，企業的營運是全球性的。(四)減少企業支出可以有效的增加工作效率，使企業減少不必要的支出。(五)促成企業間的策略聯盟-7-企業可以經由EDI資料交換和不同廠商進行合作，可以減少供應鏈間資料傳遞錯誤而造成的損失。目前電子商務的主要型態有B2C、B2B、C2C、P2P、M-commerce，如表3。表3：電子商務的主要型態及範例電子