应收款管理

第1章系统介绍应收款管理系统，通过发票、其它应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料，提供各种分析报表，如账龄分析表，周转分析、欠款分析、坏账分析、回款分析情况分析等，通过各种分析报表，帮助您合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。根据对客户往来款项核算和管理的程度不同，系统提供了应收账款核算模型“详细核算”和“简单核算”客户往来款项两种应用方案，可供选择。如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔业务的应收款、收款等情况；或者您需要将应收款核算到产品一级；那么您可以选择“详细核算”方案。该方案能够帮助您了解每一客户每笔业务详细的应收情况、收款情况及余额情况，并进行账龄分析，加强客户及往来款项的管理。使您能够依据每一客户的具体情况，实施不同的收款策略。如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单，或者现销业务很多，则您可以选择“简单核算”方案。该方案着重于对客户的往来款项进行查询和分析。具体选择哪一种方案，可在应收系统中通过设置系统选项“应收账款核算模型”进行设置。本手册主要分别就这两种应用模型进行说明。应收款管理系统与销售管理系统、总账系统的集成使用，应收款管理系统可接收在销售系统中所填制的销售发票，进行审核，同时可生成相应凭证，并传递至总账系统。第2章系统功能应收管理系统主要提供了设置、日常处理、单据查询、账表管理、其他处理等功能。【设置】提供系统参数的定义，用户结合企业管理要求进行的参数设置，是整个系统运行的基础。提供单据类型设置、账龄区间的设置和坏账初始设置，为各种应收收款业务的日常处理及统计分析作准备。提供期初余额的录入，保证数据的完整性与连续性。【日常处理】提供应收单据、收款单据的录入、处理、核销、转账、汇兑损益、制单等处理。【单据查询】提供单据查询的功能：各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。【账表管理】提供总账表、余额表、明细账等多种账表查询功能。提供应收账款分析、收款账龄分析、欠款分析等丰富的统计分析功能。【其他处理】其他处理提供用户进行远程数据传递的功能。提供用户对核销、转账等处理进行恢复的功能，以便您进行修改。提供您进行月末结账等处理。第3章系统特点系统提供两种核算模型，“详细核算”和“简单核算”，满足用户不同管理之需要。系统提供了各种预警，帮助您及时进行到期账款的催收，以防止发生坏账，信用额度的控制有助于您随时了解客户的信用情况。系统提供功能权限的控制、数据权限的控制来提高系统应用的准确性和安全性。提供票据的跟踪管理，可以随时对票据的计息、背书、贴现、转出等操作进行监控。提供结算单的批量审核、自动核销功能。系统提供总公司和分销处之间数据的导入、导出及其服务功能，为企业提供完整的远程数据通讯方案。提供全面的账龄分析功能，支持多种分析模式，帮助企业强化对应收款的管理和控制。该系统既可独立运行，又可与销售系统、总账系统等其他系统结合运用，提供完整的业务处理和财务管理信息。第4章产品接口【详细核算接口说明】在应收系统核算应收账款，主要与总账系统、销售系统、应付系统、财务分析等系统有接口，如下图4-1所示：图4-1销售管理复核以后的销售发票在应收系统进行审核记应收账款、收款、核销，已经现收的销售发票可以在应收系统进行记账、制单；应收系统可以查询出销售系统中已经出库但还没有开票的实际应收信息和未复核的发票。总账所有凭证均应该传递到总账系统中；可以将结算方式为票据管理的付款单登记到总账系统的支票登记簿中。注意当应收系统先于总账启用，则在总账启用日之前的凭证总账会在审核时将其标上有错标志，并且这些凭证会导致与总账对账不平。应付款管理应收、应付之间可以相互对冲；应收票据背书时可以冲应付账款。财务分析应收款管理系统向财务分析系统提供各种分析数据。UFO应收款管理系统向UFO系统提供各种应用函数。【简单核算接口说明】如下图4-2所示：销售管理总账应收款管理发票凭证图4-2销售管理在销售管理系统录入的发票可以在应收款管理系统中进行审核记应收账款，已经现结的销售发票可以在应收系统中进行记账、制单。总账销售发票生成的凭证都传递到总账系统中。第5章前期准备在应用本系统之前，您应该对您现有的数据资料进行整理，以便您能够及时、顺利、准确地运用本系统。【期初数据的准备】为便于系统初始化，您应该准备如下数据和资料：和您有业务往来的所有客户的详细资料：包括客户名称、地址、联系电话、开户银行、所属总公司、信用额度、最后的交易情况等。您可以根据本系统客户目录中的内容来准备您的资料。客户的分类方式，以便于按照分类进行各种统计分析。用于销售的所有存货的详细资料：包括存货的名称、规格型号、价格、成本等数据。您可以根据本系统存货目录中的内容来准备您的资料。存货的分类方式，以便于按照分类进行各种统计分析。上一期期末，本期期初所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等数据。这些期初数据最好能够精确到某一笔具体的发票或业务。【日常处理的准备】为便于日常的处理业务，您最好能够准备好如下数据和资料：销售业务之外，能够经常形成应收款的业务有哪些。准备这类资料的目的是将应收单划分为不同的类型，以便于按照业务类型统计应收账款。发票、应收单的格式，以便于您定义单据样式。核算销售、收款等业务的科目，以预先设置各种凭证的科目。进行收付款单的设计。在公共提供的单据模板设计和打印模板设计中进行该项处理。选择单据类型为应收/付系统的收/付单据类型后即可对该单据进行模板设计。在单据模板设计中提供如下四种单据类型：客户收款单、客户付款单、供应商付款单、供应商收款单，其中客户收款单、客户付款单在应收系统中使用，供应商付款单、供应商收款单在应付系统中使用。【收/付款单】表头提供如下设置项：客户、结算单号、结算日期、结算方式、结算科目、币种、汇率、金额、票据号、客户银行名称、客户银行账号、部门、业务员、项目、摘要、表头自定义项1-16、本单位银行名称、本单位银行账号、制单人、审核人、核销人。显示格式中表头必须有的项目：客户、结算单号、结算日期、结算方式、币种、金额。表体提供如下设置项：款项类型、客户、原币金额、本币金额、对应科目、部门、业务员、项目、备注、表体自定义项1-16。显示格式中表体必须有的项目：款项类型、客户、原币金额。打印格式中没有必须有的项目，可以进行任意设置需要的项目。打印格式设置中允许将表体删除。第6章应用方案应用方案分为“详细核算”和“简单核算”两种，请您在【选项】中通过“应收账款核算模型”来设置。6.1应收账款详细核算方案【详细核算产品接口】如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔业务的应收款、收款等情况；或者您需要将应收款核算到产品一级；那么您可以选择此方案。本系统主要与总账系统、销售系统、应付系统、财务分析系统等系统有接口。各系统的相互接口可以用下图6-1所示：图6-1本系统接收销售系统提供的发票，并由此生成凭证，对发票进行收款结算处理。本系统向总账系统传递凭证，并能够查询其所生成的凭证。本系统和应付系统之间可以进行转账处理。本系统向财务分析系统提供各种分析的数据。本系统向UFO提供应用函数。【详细核算操作流程】如图6-2所示：系统选项设置初始设置基础档案单据设计期初余额系统初始坏账处理转账处理汇兑损益核销处理制单单据查询业务账表统计分析科目账查询自定义报表单据录入单据审核应收票据票据处理日常业务账表查询期末处理图6-2【系统的主要功能】系统主要帮助您实现应收账款的核算和管理。系统的功能主要包括如下几点：根据您输入的单据记录应收款项的形成。包括由于商品交易和非商品交易所形成的所有应收项目。帮助您处理应收项目的收款及转账情况。对应收票据进行记录和管理。对应收项目的处理过程生成凭证，并向总账系统进行传递。对外币业务及汇兑损益进行处理。根据您所提供的条件，提供各种查询及分析。本手册的大部分操作均是描述详细核算方案的。6.2应收账款简单核算方案如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单，或者现销业务很多，则您可以选择此方案。该方案着重于对客户的往来款项进行查询和分析。【简单核算产品接口】本系统主要与总账系统、销售管理系统有接口。如图6-3所示：销售管理总账应收款管理发票凭证图6-3应收系统接收从销售系统传递的发票，进行制单。将凭证传递给总账。【简单核算操作流程】如图6-4所示：销售管理应收款管理总账销售发票审核凭证凭证查询账表查询制单图6-4【系统的主要功能】接收销售系统的发票，对其进行审核。对销售发票进行制单处理，并可查询凭证。第7章设置7.1参数说明系统参数是一个系统的灵魂，它将影响整个账套的使用效果，有些选项在系统使用后就不能修改，所以在选择时要结合本单位实际情况，事先进行慎重选择。系统选项分为常规选项、凭证选项、权限和预警。参数设置在【设置】中的【选项】下进行。7.1.1常规系统参数说明【应收款核销方式】本系统为您提供两种应收款的核销方式，即按单据、按产品两种方式。按单据核销：系统将满足条件的未结算单据全部列出，由您选择要结算的单据，根据您所选择的单据进行核销。按存货核销：系统将满足条件的未结算单据按存货列出，由您选择要结算的存货，根据您所选择的存货进行核销。如果企业收款时，如果没有指定具体收取是某个存货的款项，则可以采用按单据核销。对于单位价值较高的存货，企业可以采用按产品核销，即收款指定到具体存货上。一般企业，按单据核销即可。在账套使用过程中，您可以随时修改该参数的设置。【单据审核日期依据】系统为您提供两种确认单据审核日期的依据，即单据日期和业务日期。如果选择单据日期，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为该单据的单据日期。如果您选择业务日期，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为当前业务日期（即登录日期）。因为单据审核后记账，故单据审核日期依据单据日期还是业务日期，决定业务总账、业务明细账、余额表、账龄分析等的入账日期及查询期间取值。如果您使用单据日期为审核日期，则月末结账时单据必须全部审核。因为下月无法以单据日期为审核日期。业务日期无此要求。在账套使用过程中，可以随时将选项从按单据日期改成按业务日期。在账套使用过程中，若需要将选项从按业务日期改成按单据日期，则需要判断当前未审核单据中有无单据日期在已结账月份的单据。若有，则不允许修改；否则才允许修改。【汇兑损益方式】系统为您提供两种汇兑损益的方式，即外币余额结清时计算和月末处理两种方式。在账套使用过程中您可以修改该参数。外币余额结清时计算：即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为0且本币余额不为0的外币单据。月末处理：即每个月末计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中显示所有外币余额不为0或者本币余额不为0的外币单据。【坏账处理方式】系统为您提供两种坏账处理的方式，即备抵法和直接转销法。在账套使用过程中，如果当年已经计提过坏账准备，则此参数不可以修改，只能下一年度修改。如果选择备抵法，您还应该选择具体的方法，系统为您提供了三种备抵的方法，即：应收余额百分比法，销售收入百分比法，账龄分析法三种方法。这三种方法需要在初始设置中录入坏账准备期初和计提比例或输入账龄区间等。并在坏账处理中进行后续处理。销售收入百分比法：根据历史数据确定的坏账损失占全部销售额的一定比例估计。应收账款余额百分比法：以应收账款余额为基础，估计可能发生的坏账损失。账龄分析法：根据应收账款账龄的长短来估计坏账损失的方法。账龄越长，即账款被拖欠的可能性也越大，应估计的坏账准备金额也越大。如果您选择了直接转销法，您可以直接在下拉框中选择该方法即可。当坏账发生时，直接在坏账发生处将应收账款转为费用即可。【代垫费用类型】代垫费用类型解决从销售系统传递的代