应收账款管理案例

案例三应收账款管理案例一、教学目的通过国际货运天津飞力代理有限公司运费的管理案例分析，深入理解应收账款的意义，熟悉应收账款内部控制制度，掌握应收账款信用政策的内容融和决策原理。二、案例资料国际货运天津飞力代理有限公司运费的管理天津飞力国际货运代理有限公司是在天津口岸建立的以经营国际货运代理为主业的国有大型专业化公司，是国家对外贸易经济合作部正式批准的国家级货运代理企业。公司实力雄厚，经营业绩优秀。截止到2001年底，公司拥有资产73182万元，场站和库房面积36万平方米，各类集卡运输车200余部，其中进口车型百余部，总运力达5937吨。2001年度公司主营业务收入净额18920万元，比上一年增长11％，营业利润1102万元，比上一年增长61％，两项指标连续保持了强劲的增长势头。企业的生命在于不断的发展，公司的资产得到很高效率的应用，成为企业赢利的根本保障。2001年度公司资产周转率为87％。公司经营的特点决定公司资产中很大部分是应收运费，因此，运费管理一直是公司一项非常重要的工作，运费回收的好坏直接影响到企业的经济效益。为了加强运费管理工作，规范各业务步骤，确保做到从业务单证流转开始到财务收回运费等各个环节规范化、制度化，层层都有保证运费回收的措施，堵住运费回收的漏洞，保证运费“核算正确，收取及时”，提高运费回收率。为此，公司特制定运费管理办法如下：(一)运费管理的原则(1)揽货、运输都是为了收取运费，实现企业效益，只有收到运费才能有经济效益。为此，对没有把握收到运费的货坚决不承揽、不运输。(2)确立“谁揽货、谁经营，谁承担运费收取的最终责任”的原则，确保运费收取责任落实到人。(3)认真贯彻“见款放单，见款放货”的原则，同时建立客户信用等级制度，与有关单位合作，执行多种灵活、安全的收付制度，达到既多揽货，又安全收回运费的目的。(4)明确各职责分工，严格工作程序，建立揽货(运输)、审核、收费、催收、考核的工作流程，规范运费单证操作，统一运费资料统计口径，实行运费回收目标管理，建立运费收取跟踪制度，将运费回收率与各部门、个人经济效益挂钩，定期检查，分析运费回收情况和存在的问题，以达到及时地、完整地收取运费的目的。(二)运费管理体制及部门职责分工1．运费管理体制运费的日常管理主要由财务部负责。业务、市场、商务等部门大力协作，在坚持“谁揽货，谁催收”的原则基础上，建立以财务部门运费管理及催收为主，业务、市场部门与财务部门共同催收的两级运收催收体制。即财务部作为运费管理的职能部门，首先负责结算及催收，尤其是对一些协议付费货主及见款放单货主，其运费结算及催收由财务部负责。在催收过程中有困难，或催收不便，或无法催收时则由业务及市场等与货主接触较多的部门协助催收。而两级催收体制的含义是财务部门为一级催收部门，业务及市场揽货人员为第二级催收部门，即一方面财务可直接向货主催收，若能催收上来，则不需要业务部门及市场揽货人员再去催收；另一方面，对催收有一定难度的货主，财务部门可按照“谁揽货，谁催收”的原则，向业务部门及市场揽货人员催收，这种运费催收体制既能保证运费最大限度地及时收回，又能进一步提高运费催收工作效率，将催收成本降低到最低限度。2．各部门运费管理职责运费管理及催收工作是企业管理工作的重中之重，是一个系统工程，需要各有关部门团结协作，共同努力，明确内部职责分工，严格规范工作程序，建立揽货、计价、制单、开票、收款、付款、催收、统计及分析考核等各项环节科学合理的工作流程，明确各环节的权限与职责才能保证这项工作的圆满完成，实现预期目标。(1)企业负责人的职责。企业负责人(或法人代表)对企业运费管理工作负有领导责任，行使以下职权：①制定有关运费管理及催收的政策和内部管理制度办法。②确定运费管理机构的设置和运费管理负责人的聘用。③确定运费管理及催收的原则。④指导并协调运费管理及催收的各项工作。(2)进出口业务部门职责。①了解、掌握公司颁布的基本运价及各类运费的计算。②积极协助催收运费。③在签订各类委托合同时，除订立运价条款外，还必须明确付费方式，付费期限及超期处理办法，为运费收取明确相关的法律依据。④为了得到客户对运费支付的有效确认，揽货业务员必须按规定准确、完整地填写《运费确认单》。对于使用电子定舱系统的单位，可用其他具有同等效用的单证和方法替代《运费确认单》。⑤当发现运费有误时，应及时按规定填写《运费更正单》，经部门经理批准后及时传递给财务部门。⑥制作《单船运费汇总表》。(3)市场部职责。①收集、整理有关运价资料，包括最新对外报价、特价书、包干协议等。根据市场状况及经营策略，制定本公司的运价表。②负责与客户签订委托代理协议书，按照公司有关规定确定运费金额、付费方式和付费期限等条款。③负责客户信用状况的调查、了解，并将调查结果及时反馈给业务及财务部门。④协助财务部门催收运费。(4)财务部门职责。①按照会计制度规定，及时、准确做好运费核算工作，按时核销应收账款，对未达账项及时与揽货业务人员联系，查清原因，及时处理。②认真组织并协调好运费的管理、结算及催收工作。③定期编制运费对账单，与客户对账，督促客户及时付费。④及时提供运费回收及欠费情况的详细资料和总结报告。⑤负责运费管理及催收的考核工作。(5)商务部门职责。①审核《单船运费汇总表》、《舱单运费清单》等有关明细资料。②审核对外付费的各类单证的真实性、准确性、合理性，签署对外付费指令。(6)法律诉讼部门职责。根据领导要求，对于欠费不付，拖欠严重的客户及时组织材料，相关部门向司法部门提出诉讼请求，并密切关注案件发展情况，将诉讼结果及时通知相关部门。(7)监督部门。①监督、审查各项运费管理制度的合法性及有效性。②监督、审查运费管理过程中各项内部控制制度的执行情况，并以书面形式反馈给公司领导。③监督各级领导及有关人员在放单和催收过程中的不合理签字，对发生的各类舞弊行为及时以书面形式汇报公司领导。④负责运费管理及催收过程中客户的各项投诉，及时整理，迅速反馈，并监督被投诉单位改正措施的落实情况。(三)运费单证的管理从接受货主委托开始就产生了运费管理工作，因此运费单证管理的好坏，直接影响到运费收取工作的整个过程，而运费的产生直接源于运价。各单位既要加强运价管理，又要对运费管理岗位明确分工，同时还要大家相互配合，积极协作，共同对运费的安全及时回收负责。1．运价管理运费的产生直接源于运价，运价管理是运费单证制作、运费正确审核、运费及时收取的基础和保证，因此，各单位要确实加强运价的管理，明确运价的各级管理权限，保证运价的可执行性、适度的灵活性、有效性。(1)公司的运价管理部门将船公司下发的运价和有关单位的收费标准，结合市场情况和营销政策，制作出本公司的运价本，下发给有关业务部门及客户，以便对外报价及委托运输。同时，将协议运价和特价申请通知交有关业务部门供制作运费单证之用，并将上述运价本、协议运价、特价申请送商务部、财务部、网点管理部门，以便审核运费、收取运费、下发网点使用。每当有新增运价或调整运价，运价管理部门应在接到通知的当天制作完成更正页，更正页应包括运价名称、价格、运价条款、适用范围、有效期等内容，并将更正页按上述程序通知有关部门，以便做到运价的及时性、有效性。对执行协议运价的客户，运价管理部门应有专人对协议客户进行跟踪，一旦发现不履行协议内容的，及时通知有关部门，取消其享受的协议运价，执行运价本报价；与客户签订新的协议运价时，应结合客户资信、货量、舱位、运价权限等实际情况签订协议运价，并按上述程序通知有关部门；协议到期前，运价管理部门及时通知有关部门，以便到期时执行新的运价。每当有申请特价的客户，应由运价管理部门向船公司书面申请，得到船公司的书面确认后，将特价申请通知按上述程序通知有关部门。(2)各部门、网点的业务人员应熟悉运价本中的各种费率及运输条款，严格按运价本规定的费率对外报价。如有客户要求协议运价或特价，应由运价管理部门根据客户情况签订协议运价，或向有关单位申请特价。业务部门只有在收到运价管理部门的协议运价或特价申请批准书后，才能执行上述运价。(3)有关运费单证制作人员应严格按运价本、协议运价和特价通知来制作运费单证，没有协议运价或特价通知的，一律按运价本制作运费单证。对运费单证的更改，一定要有运价部门的书面运价更改单后才能修改。(4)商务部门、财务部门应严格按运价本、协议运价和特价通知进行审核和收取运费。对不按规定运价执行的，做到审核不通过，不盖提单放行章。2．运费单证的管理运费单证贯穿着运费发生到运费收取的整个过程，只有规范运费单证操作的各个环节，才能有效确保运费及时、完整的收取。(1)运费单证的流转程序。①业务接单员认真审核客户的书面委托，审核内容主要有：船名、航次、目的港、货名、箱量(件数)、箱型(尺码)、运费支付方式等，审核完毕后，决定是否订舱。②接受客户委托后，业务计费员根据编写委托号，审核该客户的类型，计算出应收海运费、陆上包干费、应付承运人海运费、应付佣金及应付各相关费用、费率、计费量等，填写运费台账或直接输入计算机。③在船舶开航当天，业务计费员审核委托运量与实际运量，并跟踪运量差错结果，同时计算出所有海运费及人民币包干费，分别打印出海运费账单和包干费账单，交商务部门签收、审核。④商务部门根据各项收费标准，结合运费舱单，在3个工作日内，分别审核完毕海运费和人民币费用账单，如审核时发现错误，及时退回有关部门，查找错误原因，重新更正账单，直至审核无误后，交财务部门签收。⑤当发生运费更改时，只有收到运价管理部门的书面更改单后才能更改，并及时开出更改后的差额账单，并对每一份账单附上运费调整清单，交商务部门签收、审核后，由商务部门交财务部门签收。(2)提单的发放。作为物权凭证的提单，特别是运费预付提单，一旦签发，将无法控制客户付费。把握好提单的签发，是控制客户付费的有利手段。各单位一定要严格执行“见款放单，见款放货”的原则。同时在激烈的市场竞争中，适当运用灵活、安全的付费政策，是“见款放单，见款放货”政策的必要补充。①签发提单的部门必须凭财务部在客户“场站收据”或其他提单领取凭证上加盖的“提单放行章”或其他表明可放提单的财务章，提单才可签发，否则无权签发。②对协议客户，财务部根据与公司有“运费结算协议”的客户名单，有权加盖“提单放行章”或其他表明可放提单的财务章。对虽然签有协议结算的客户，但在实际结算过程中，违反结算协议规定的，付款信誉不好的或被列入“扣发提单客户”名单中的客户，财务有权不盖“提单放行章”或其他表明可放提单的财务章。③非协议客户，坚决执行“见款放单，见款放货”制度，必须凭银行汇票、转账支票或现金等各种结算形式支付运费后，财务部才可加盖“提单放行章”或其他表明可放提单的财务章。④以预付备用金抵扣运费的客户，财务要建立“客户备用金台账”，如客户备用金足以抵扣应付运费，则可加盖“提单放行章”或其他表明可放提单的财务章；反之，则不能加盖“提单放行章”或其他表明可放提单的财务章。并通知客户补充备用金，以保证运费全部回收。⑤对执行其他付款方式的客户，必须有保证运费回收的具体措施，以及一旦客户不遵守时的保全措施。同时，有关部门要经常跟踪客户的付费情况，发现问题，及时采取措施。(四)运费核算的管理1．接受并收集原始单据财务部门在运费核算之前，首先应收集所有的原始单据，并办理相应的签收手续，具体内容如下：(1)开船后5日内，进出口业务部门或市场揽货人员在接受货主进出口委托时将经货主签字的《运费确认单》交财务部运费结算科应收账款核算员，此单所记载的货物应是已正常上船。(2)开船后5日内，出口业务部门将《海运费单船汇总表》交应收账款核算员。(3)开船后5日内，商务部门应将审核无误的《舱单运费清单》交财务部运费结算科应收账款核算员。(4)开船当日，业务操作部门应将缮制完毕的《提单》交财务部收费人员。(5)开船后5日内，商务部门应将审核无误的《出口人民币包干费结算汇总表》交财务部运费结算科应收账款核算员。2．原始单据的审核财务部门应收账款核算员应对收到的各种原始单据进行完整细致的审核，其中