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参考资料,少熬夜!公司文件管理制度精编5篇【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“公司文件管理制度精编5篇”文档资料,供您学习参考,希望此文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们吧!公司文件管理制度1一、总则1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合公司的实际情况,特制订本制度。2、文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,公司上报下发的各种文件,同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。3、公司文件由办公室统一管理和存档。一、文件的分类1、外收文:公司从外部接收的政府文件。2、外发文:以公司名义向外部发送的文件。3、内行文:公司内部下发的`文件,分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件)。本制度的内行文所指的是正式文件。三、内行文的管理1、内行文的范围:凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报,均属内行文范围。2、内行文的编号公司文件管理制度21.目的及时纠正在服务过程中产生的不合格,防止不合格服务的再发生,识别潜在的不合格原因,防止潜在不合格服务的产生,实现持续改进,为顾客提供更优质的服务。2.适用范围适用于公司所有纠正预防措施活动的实施。3.职责管理者代表负责监督、协调改进、纠正和预防措施的实施。质主管负责在公司质量体系(活动)出现或存在潜在的质量问题时发出相应的通知,并跟进验证实施效果。部门相关主管负责落实纠正和预防措施的实施。产生不合格服务的部门主办以上管理人员负责组织调查产生不合格的原因,制定纠正措施。公司所有员工都有提出和实施纠正预防措施的责任。4.方法和过程控制纠正措施对公司所有活动中存在的不合格进行分析,确定不合格原参考资料,少熬夜!因,采取纠正措施予以改善,消除不合格并防止其再次发生。对以下信息采用统计技术或试验的方法进行识别,对不合格项进行确定。a.顾客的投诉(建议)b.紧急事件及重大质量事故c.品质主管对各部门日常工作的检查和建议d.对分承包服务的评估e.顾客满意度调查的输出f.内、外审报告g.管理评审的各项输出h.其他不符合公司质量方针、目标及质量体系要求的情况对于情况f,审核小组按《内部质量审核程序》的要求执行。对于情况d,品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》,交责任部门通知分承包方,要求分承包方对原因进行分析,提出纠正措施反馈;品质主管对其措施审核后由责任部门跟进落实情况,相关结果在《纠正和预防措施实施记录表》上进行记录,并签名确认,该表品质主管和责任部门各存一份。对于情况g,由管理者代表负责监督执行。对于其他不合格,品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》,对不合格事实进行描述后发往责任部门,责任部门对不合格事实进行确认后填写'原因分析'项目,制定纠正措施并实施,品质主管负责对纠正措施进行评估并跟踪验证实施效果,表格品质主管和责任部门各留存一份。对日常工作中出现的不合格,按《不合格服务处理程序》和《顾客投诉(建议)处理程序》进行处理。因质量体系或服务规范引起的不合格,由品质主管组织相关人员进行论证,提出修改意见,呈交总经理或管理者代表审批后修改下发,并保存与此有关的文件和记录。因员工素质引起的不合格,由人事行政主管会同责任部门主管采取人事调整、处罚或加强员工培训等措施,总经理负责监督实施。因服务设备或设施引起的不合格,采取的纠正措施包括增加或更换设备设施、重新选择分承包方、内部调配及进行合理技术改造等,由总经理负责监督实施。对出现的严重或具有代表性的不合格,由品质主管根据总经理意见组织有关部门开展专题讨论,对质量问题进行综合分析,指定措施并组织实施,并总经理负责监督。预防措施对公司所有活动中潜在的`不合格进行识别,分析其原因并采取相应预防措施,以防止不合格的发生。对以下信息进行分析,识别潜在不合格a.日常工作中反映出来的问题b.品质主管对日常工作的检查和有关建议c.顾客满意度调查结果参考资料,少熬夜!d.以往管理评审的情况e.以往预防和纠正措施的实施情况f.内、外审结果各部门应根据日常工作中反映出来的问题识别潜在不合格,并根据其影响制定预防措施。各部门未能识别的潜在不合格,根据潜在问题的影响程度,由品质主管召集相关部门讲明原因,制定预防措施,同时指定责任部门。品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》的潜在不合格事实栏,责任部门分析原因后制定预防措施并付诸实施,品质主管负责跟踪并验证实施效果,同时对有效性进行评审。在《纠正和预防措施实施记录表》上签字确认,表格品质主管与责任部门各留存一份。品质主管负责对各部门所采取的预防措施、实施过程和结果予以记录,整理后提交管理评审。在改进、纠正和预防措施的实施过程中,管理者代表负责配置必要的资源,协助分析原因和确定责任部门,并监督措施实施过程。由改进、纠正和预防措施引起的对体系文件的任何更改,按《质量体系文件管理办法》执行。5.质量记录和表格《纠正和预防措施实施记录表》公司文件管理制度3第一节文件收发一、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发;须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。二、文件签发后,送办公或部门文秘工作人员统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。三、文件和原稿,由办公归档,保存备查。四、属于秘密的文件,核稿人应该注明'秘密'字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。五、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。六、外来的文件由办公专人负责签收,并分类登记。由办公主管提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。七、传阅文件由办公专人负责收回,对领导指示的文件,办公应及时组织传达和落实。八、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。九、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理第二节文书打印一、服务中心的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。参考资料,少熬夜!二、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门负责人不在时,可经行政人事部主管同意后办理。三、私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作。四、文印工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务,保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。五、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。六、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的。,统一归列办公开支。七、要节约使用打印纸张、墨盒,尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式,要维护好打印设施设备,保证使用效率。第三节文件书写一、行文类别(一)请示:请上级指示和批准,用'请示'。(二)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用'报告'。公司管理制度体系文件文件编号:qms-wy-0203文件名称:日常办公管理制度版本号:第1版修改次数:0章节内容:公文处理管理制度第2页共2页(三)指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用'指示'。(四)布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项,用'布告';向国内外宣布重大事件,'用公告';在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用'通告'。(五)批复:答复请示事项,用'批复'。(六)通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用'通知'。(七)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用'通报'。(八)决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用'决定';经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用'决议'。(九)函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用'函'。(十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用'会议纪要'。(十一)合同:适用于各种合作关系,合作事项的订立。(十二)其他:参考资料,少熬夜!1、司法文书:依据司法部门规定程序实施。2、宣传海报、温馨提示、简报:主要用于小区宣传。3、签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。4、工作记录表格:在管理服务工作中使用。二、书写格式(一)纸张:一般a4型纸,其成品幅面尺寸为21cm×cm。(二)边距:上下:cm,左右cm(三)图文颜色:未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。(四)排版规格:标题文用4黑体加粗,正文依次宋体、仿宋等小4号,副标题加粗,一般每面排38每行32个字。(五)装订要求:左侧装订,不掉页。(六)主要标题顺序号:依次为一、,(一),1、,(1)。(七)份数序号:在版面叶页脚页码,多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。(八)附件:有附件的应标注清楚(九)落款成文时间:以全称落款,日期用汉字将年、月、日标全;'零'写为'o',相互对称;加盖红色印章居中下压成文时间,如果落款页没有正文,应采取调整行距、字距的措施加以解决,。(十)正式的红头文件应按照公文处理办法书写。(十一)财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。三、内容要求:(一)符合国家法律法规以及地方政策,按照公司各项管理制度。(二)内部行文要求规范严谨,宣传语言应当生动活泼。(三)内容应当符合主题思想要求,使用通俗语言,简明平实,准确反映信息。公司文件管理制度4第一节总则一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二节文件分类一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,参考资料,少熬夜!用规定。二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用决定。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用请示。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。六、批复。答复请示事项用批复。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。第三节文件格式一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。二、文件标题应准确简要概括文件的。主要内容。三、发文字号包括、年号、顺序号。四、公司发文分为四种:①发、②人发、③客发。冠以上述发文的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;人发、客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以发的发文,以②、③发文,须在发文权限范围内。)五、文件必须盖章或签字。六、密级分为绝密、机密、秘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