档案室管理办法

版本号：A/0档案室管理办法ATDC-XZ-ZD-04一、目的：建立综合档案室，规范档案的整理、分类、编号、保管及借阅工作。二、范围：适用于公司除财务资料外各类档案资料的管理。三、职责：（一）总经办：董事长负责审批公司重要档案及合同的借阅申请；（二）行政部：行政部经理审批一般档案的借阅申请；（三）各部门：（工程部、人事部、营销部、监理部、协调部）等部门安排专人负责本部门的档案归档、更新工作；（四）档案保管员：行政部安排专人负责对公司的档案进行日常管理工作。四、内容：（一）档案的分类（公司档案、部门档案）1、立卷与编制目录（1）立卷：就是按照单份文件类别和价值大小组合成案卷。档案保管员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：（2）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸；（3）在档案标贴纸上打印出档案类别名称；（4）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；（5）将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。（二）编制目录1、档案保管员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》，并在档案管理电脑上制作电子目录；2、每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《卷内档案检索目录》（内容包括：归档编号、文件标题、生效日期、保存期限、备注等项目）中，以便查阅。版本号：A/0（三）档案的保管期限1、档案的保管期限分为永久保存、长期保存、短期保存三种。2、部门负责人应按部门工作情况及其部门有关作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。（四）档案的保管任务1、便于查阅；2、保证档案的安全、完整；3、防止档案的损坏；4、采取修复方式，延长档案寿命。（五）档案保管的责任部门1、行政部保管公司所有涉及签字流程的文件（含对内、对外文件、合同、质量体系文件后勤资料、其他部门带有签字流程和所需保管的资料）；2、各部门负责归档、更新部门合同、协议、图纸、方案设计、投标文件、收发文、维护资料、结算资料、投诉资料、回访记录、工作计划及各部门需要的其他档案资料。（六）档案的归档要求1、应随时归档文件：（1）各类合同材料，变更、修改、收发文、补充的文件材料；（2）企业内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（3）企业产权变动过程中形成的文件材料；（4）其他临时活动中形成的文件材料。2、文件资料的归档要求及时限（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后一个月内移交公司行政部综合档案室。工程、监理文件材料在审定后一个月内移交，周期长的可分阶段、单项移交；（2）文档管理人员应检查公司归档文件材料的齐全、完整与准确情况，必要时交付有关人员核对整理，整理完毕后编制移交清册，由部门或公司负责人签版本号：A/0字核准后移交公司综合档案室。重要公司的文件材料移交时应编写归档说明。经办人不得越期自行留存应该归档的文件。五、过程控制及程序（一）档案的保管程序：1、部门将需保管的资料经部门内勤整理后，移交给行政档案保管人员；2、档案保管员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；3、档案保管员可定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；4、档案原则上保管原件。（二）档案的密级划分1、绝密档案包括：员工人事档案、合同、客户档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、质量体系文件、技术体系文件以及其他属绝密的档案；2、机密档案包括：重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维护、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；3、普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。（三）档案的查阅权限1、董事长/副董事长/总经理可查询公司所有档案。2、部门负责人可查阅该部门所有档案。3、其他人员根据审批程序查阅有关档案。（四）档案的查阅档案管理员需征得部门负责人同意后方可办理查阅手续。（五）档案的借阅/复制1、档案保管人员审核其借阅/复制资格：（1）权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；（2）权限外的，档案管理员需征得相关权限人口头/书面同意后登记在《档案借阅登记表》上；（3）各类档案的审批权限：属部门的档案，由部门负责人审批；属公司的档案，由董事长审批。（六）档案的销毁版本号：A/01、超过保管期限的档案，由档案管理人员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单，报行政部经理审核。2、行政部经理审核后报董事长审核。3、董事长审批同意后由行政部指定人员将超过保存期限的档案销毁4、销毁人员确认销毁文件无误后，选择安全地点销毁档案。六、记录表格（一）《档案检索目录》ATDC-XZ-BG-07（二）《卷内档案检索目录》ATDC-XZ-BG-08（三）《档案借阅申请表》ATDC-XZ-BG-09（四）《档案借阅登记表》ATDC-XZ-BG-10七、附则（一）本制度解释权归公司行政部，本制度从发文之日开始执行。