主管人员如何进行预算管理

1主管人員如何進行預算管理我們今天所要探討的課題是：部門預算管理的方法。常常很多人問筆者：「預算重不重要？」此時筆者多半不會直接、正面強調預算有多重要，但筆者會提醒他：「你想不想知道你的企業在未來的一段時間能賺多少錢？」這句話往往也引起在場許多其他人的興趣。企業預算其實就是在做這件事，不能把它單純的當成會計作業的一部份。其實在企業經營過程中，預算扮演非常重要的角色，比如說：營業團隊的貢獻如何？是要用數據來分析的；生產團隊的表現如何？也是要用量化的數據分析；公司的任何一筆收入、支出都可用數據來分析…但傳統上許多人以為預算是會計單位的事情，所以今天要安排這個課程，以提供企業界參考。預算的觀念與做法並非會計財務單位的事情，是企業體中所有人應該要有的認知，但目前大多數企業沒有這些觀念與認知，使得預算管理無法落實去運作與執行，使得企業的經營結果成效總不能於事前、或過程中立即獲知掌握，往往在事後才能知道，要改善則為時已晚。在筆者這20年來擔任專業總經理的角色過程上，多半都是用這樣的方式讓業主放心，也就是讓他們清楚知道：”他們的企業交由我經營，他們會得到什麼樣的成效與預期。”同樣筆者經營企業時也會引導團隊，並訓練、規劃、安排使每個同仁了解預算管理關係到他們每個人工作的績效。預算實是每個企業都要重視的。現在先不談整個企業的預算，先談部門的預算，然後再由小彙總到大則成為整個企業的預算。一個企業團隊推動預算制度時，企業團隊的預算規劃應如何進行？第一點就是要有年度計劃，計劃經營一定要做，計劃經營即是年度計劃的推動實施。企業若已實施年度計劃，則預算管理是很容易導入的；若企業未實施年度計劃，現在雖已進入年度中，仍可導入練習。筆者經營企業通常在事情開始前以及每個階段完成時，就即時知道損益。筆者所主持企業在今天中午，就知道昨天的總損益，而且不一定要電腦化，用手做就能達到效果，雖非100%的準確，但可達95%的準確度以上。很多人認為不可能，但筆者覺得這境界並不難，關鍵其實只是在懂不懂得做？有沒有方法？年度計劃是做預算的第一個要項。傳統上很多企業對預算的認知，都是用所謂傳統預算制，也就是公司的很多預算乃交由財會部門，將去年的數據加加減減成今年的數據，非常不準，經常要修改，此為傳統預算制的弊端。筆者經營與輔導企業，鼓勵大家用零基預算制。零基預算制又叫歸零預算制，意思是企業開始運作之前預算歸零，開始運作時有預算產生，期間終止時又歸零，這樣運作的過程給我們很好的引導，預算的編擬、執行不能用過去的數據來加加減減，要以這個時段要做的事情為基礎來編預算。以零基預算編製法來編製預算準確度相當高。除非公司過去從未按零基預算做過，第一次做會有差異，但筆者跟各位保證，第二次、第三次做就會抓得準。另外還要提醒第二個重點，那就是零基預算要準，必須要各部門配合，絕不是財會部門一個單位就能做到，財會僅是彙總各部門的結果，這是預算編擬的前提。這也是為何今天本課程命名為部門預算的原因。零基預算要推成功一定要各部門做。零基預算由各部門開始，它又要有任何的執行依據的話？那就是要有年度計劃。零基預算要抓得準，一定是從各部門開始，此為計劃經營的運作方法，即經營企業要按計劃經營，不能想到哪邊做到哪邊，如此就會不準。然後還有些企業因不準而放棄預算的編擬，只是抓一個概略的數字就運作了，非常可惜。年度計劃的推衍從總目標來，總目標推衍出部門年度經營計劃，然後再展到單位年度工作計劃，最終再展到個員年度工作計劃，這就是計劃經營的架構。通常對於一個公司預算編擬的過程到部門年度經營計劃即可。2當部門提出部門年度經營計劃要同時提出部門經營預算書，而部門年度經營計劃的主要內容有下述4部分：(1)部門目標(2)執行計劃(3)預算(4)執行計畫表其中部門目標、與執行計劃，此兩者關係到預算，也就是說關係一個部門的預算最重要的在這裡。所謂執行計劃為達成目標所要採用的工作重點跟工作方法；從工作重點跟工作方法就會產生出我們所要的預算。若一個公司不是這個方式，各部門各行其是，雖各個部門都努力的想做好事情、做它認為對的事情，但因為與公司總目標沒有完整的相關，放任各部門編預算最後彙總後，其結果會超乎老闆的想像。最大的問題是沒有部門目標，也非由承接總目標展開下來。總目標的內容，包括六大部分：行、人、生、財、研、管，為企業六大機能的展開。當企業為製造業時，上述六部分會分別代表：行銷、人力資源、生產管理、財會管理、研究發展、與行政管理(為一般的稱謂，在很多企業稱為總務管理。)。當企業為買賣業、或服務業時，其中的生產管理要變更為商品管理，會牽涉到採購的作業。部門目標一定也是follow這六個項目，一個部門的計劃從總目標延伸部門目標，再延伸到單位，再延伸到個人。詳如下圖所示：圖1：總目標部門目標單位目標個員目標對一個企業團隊哪些人要寫年度計劃？筆者的習慣僅生產線的作業員不要寫，其他人都要寫，也就是說幾乎全員都要寫。愈高階的要寫得愈詳細完整，到單位、個員則只有一張甘特氏表，就只是一張執行計畫表，在其中填入我有哪些工作重點？預計哪個月份執行？執行計畫表的格式，可參考下圖所示：工作重點元二三…十一十二說明通常一份部門年度計劃中，篇幅佔最大的是執行計劃。可以發現到執行計劃是最充分完整的，而且其中每個動作都會牽涉到我們的預算，所以說企業預算編製一定要有部門年度經營計劃做基礎。現在我們來看一看，部門預算的編製中，要考慮部門年度經營計劃中的哪些部分？如下圖所示，通常部門年度經營計劃中會有組織、及工作重點。組織會產生部門薪資，工作重點則產生下述類型的費用：共同費用、行政費用、與專案費用；以及另外非屬費用的專案資本支出。專案資本支出，包括：(1)在採購單位會有採購的動作，進行商品採購，指：原物料、半成品、及成品。商品採購發生在六大機能中，生產跟商品的地方。(2)在總務部門會有資產採購。資產採購在其他五個機能都會發生，例如：各部門在未來的一段時間，會購買2套電腦。(1).組織：部門薪資3(2).工作重點：共同費用行政費用屬費用部分專案費用專案資本支出：商品、資產任何一個企業團隊在做部門預算編製時，事前會計單位要做的準備工作，如下：(1).事先將公司會計科目的定義範圍、內容，界定清楚。(2).要把公司的所有相關數據資料，整理提供給各部門參考，例如：共同費用、行政費用；至於專案費用則不需要；專案費用要按實際上的市場價格來決定，由負責單位去做。(3)共同費用：要採用統一制、還是分攤制，要事先釐清。何謂共同費用，例如說：房屋租金、公司的電話費、水電費…等。統一制由會計單位統一計算，不分攤給各部門。若企業決定做分攤，則會計要把分攤的公式、或金額提供各部門參考。至於用哪一個方式較好？沒有既定的答案，每個公司可視其自身情況加以考量。筆者習慣所主持企業是一定用共同費用統一計算，不採用分攤制。無論如何，事先會計單位一定要釐清，若未釐清則各相關單位不可能做得好。最近10年來，筆者主持的企業到了要編製年度計劃期間，會計部門會拿出企業會計準則中會計科目來review，然後給各部門主管上課。大家不要以為各部門主管對會計都很清楚，他們也會弄不清楚，何況每家公司會計科目的定義與範圍都不一樣。從執行計劃裡，它會有各項的細目或細目計劃，會整建得很清楚，這就是很重要的部分，部門預算編製的基礎。這一部份未做，則部門預算不可能做得好。若要落實執行，這一部分非常重要。若不這樣做，則編製會不準並與實際執行有偏差，一偏差那麼到了第二個月、第三個月又要修正預算。修正預算是相當麻煩的，哪怕是1塊錢之差，也會牽一髮動到全身。按道理說，預算不能隨便修正，筆者通常半年才動一下，會為未來的半年做一次修正，要不然預算是不可以修正的。各部門已有工作計劃，如何由工作計劃變成預算，這個過程很重要。建議訓練我們從屬主管要懂得編製工作底稿，因為部門預算整個的彙總是由工作底稿促成的。以下提供各位一個參考格式，各位亦可加以重新設計：工作底稿專案代號：專案名稱：科目內容月份金額$A1$A2$A3$A4$A5$A6合計AT表單中專案代號欄的用途為：當電腦化時，可透過電腦運作，很方便的叫出所有該專案的細部資料。提醒各位，一定要有工作底稿，否則部門預算一定會出問題，因工作底稿為一先決條件。很多人認為沒有工作底稿也不會有問題，尤其會計人員會說：「我有一個總表，統計出來就可以了。」當然總表是絕對必須的，但總表的數據依據是什麼？且無工作底稿，預算執行管理就無依據，就會很難進行預算管理。4剛才提到每個部門在年度計劃中，都必須有很多的執行計劃，因有許多重點工作要做。每項計劃即為一個專案，每個計劃將薪資費用、共同費用扣除掉，剩下的全部就有許多的專案費用產生，並會運用許多的會計科目。每個專案執行時，每個都有一個費用的預估$A1、$A2…、$A6，最後加總得到一個專案費用的總數AT。讓我們每個執行計劃，都有一個工作底稿做依據。第二個重點是，工作底稿用在什麼地方？工作底稿用在下述兩個地方：(1)專案費用(2)專案資本支出：資產項只要每一個專案都要有一個工作底稿，這是個必要條件。除了編專案工作底稿外，還要編部門的費用總表，其格式即一般常看到的統計總表。統計總表格式可參照下表：統計總表科目元二三…十二合計…第一欄……第二欄……第三欄…合計統計總表共劃分有三欄：(1)第一欄的科目比較偏重強調共同費用的分攤，假設公司的會計政策共同費用不分攤，則僅有總務及人力資源部門會有本欄，其他部門沒有。(2)第二欄的科目為部門行政費用。(3)第三欄的科目為部門專案費用。如此則可以得到任何部門的費用。三欄中費用類可個別小計，然後加總得合計，也就是部門總費用。由統計總表可以看出未來一年每個月部門總共要花多少錢？每個科目未來一年部門要花多少錢？如此會計做彙總的時候，就會很清楚，可用以check與總目標的數據是否吻合？有些企業用另外的方式，由會計給一個費用總數，由部門主管自行去規劃、調配，但主管其實還是要有年度計劃做依據，執行時較無爭議。否則公司僅給你主管一個費用總數，如此真就能解決問題了嗎？當日後執行時，部門主管該如何去安排？會計憑什麼去稽核，如何審核其合理性？在預算管理時，會產生許多爭議。預算管理就是要做這些，預算管理有一個很重要的稽核的精神在裡面。專案工作底稿會有很多張，每個專案就有一張，而部門總表只有一張，很多的工作底稿構成這一張部門總表的附件。工作底稿的專案費用合計一定是專案總表中專案費用的小計，其數值應是吻合的。5現在向大家說明，部門各項專案費用產生時，工作底稿的內容是非常重要的。例如：公司要參加某個展覽，以下這是行銷部門專案費用報支的規劃：科目內容月份金額市場推廣費攤位租金A*B三市場推廣費攤位裝潢十一市場推廣費DM，製作物九市場推廣費廣告十一差旅費@C*D十一合計AT表單內容說明：(1)先要確定公司將參展的會計科目放在哪裡？在筆者所主持的企業體會放在市場推廣費，為何這樣放是因為這樣可以節稅，對任何公司而言，節稅都很重要。同樣為了節稅，筆者所主持的4個公司，我們的車輛一定是用租賃，因為買就不節稅了！100萬的車子，2年就可以費用攤掉，可加速折舊。然後過戶給個人，再賣回公司70萬，再以70萬/5=14萬，分5年折舊，這樣一部車就可以剝兩次皮。所以筆者每兩年就換一輛車。當然前提要公司賺錢。如果公司有許多股東，也可以採用讓每個股東都擁有一輛車的做法。(2)攤位租金A*B，三月份：A指每個攤位多少錢，B指共有幾個攤位。三月份指發生月份，通常參加十一月份的展，三月份會發生攤位租金費用。(3)DM，製作物：指為了此次參展所印製的比較多的DM，製作物的部分，這個費用可能在9月份發生。(4)廣告針對這個展，我們要刊登的廣告，這個廣告費用在11月份發生。(5)@C*D針對這個展，我們會產生的人員出差。C為每人一天多少出差費，D為共出差幾天，這個費用可能在11月份發生。(6)AT加總得費用總數。由上述案例，希望能讓大家體會，每個部門在它年度計劃執行的過程中，每個執行的重點就是一個專案。除了這些專案，另外還會發生的費用有行政費用，例如：交通費、文具用品費、…等，若我們先將共同費用的部分