利用UFO报表模板编制资产负债表不平衡的处理

利用UFO报表模板编制资产负债表不平衡的处理钟伟（湘西民族职业技术学院，湖南吉首，416000）[摘要]UFO是用友软件股份有限公司开发的通用电子表格软件，用友ERP-U8软件UFO报表模板在使用中经常出现不平衡的现象，本文作者根据多年的教学经验，对资产负债表不平衡的原因进行了详细具体的分析，并在此基础上提出相对应的处理办法。[关键词]UFO报表；资产负债表；模板一、UFO报表简介用友UFO报表模块是一种通用电子表格软件．既可以独立使用．也可以总账系统或其他模块结合使用。UFO报表模块还能进行报表的总汇、合并，也可独立编制现金流量表。完全能满足企业编制各种财务报表的需要。利用UFO可以定义任何要求的报表．另外UFO提供了l1种报表格式和l7个行业的标准财务表模板，对于一些企业常用的财务报表，还可以利用系统的报表模块功能直接生成，省去自定义的麻烦。二、使用模板生成资产负债表常见的问题由于企业的实际情况不同以及UFO报表模板的局限，在实际操作中利用模板来生成资产负债表经常会出现不平衡的情况。常常有学生会问：总账期初余额是平衡的，每做一笔凭证也是平衡的，那么期末余额肯定也应该是平衡的，但是结果生成的资产负债表不平衡，是什么原因呢？在笔者多年的教学过程中，发现常见的原因有以下几种：（一）科目设置的原因企业根据自身的需要新增了一级某会计科目，该科目在本期出现了余额，但在模板中没有添加该科目，从而资产负债表不平衡。（二）业务处理的原因会计软件的凭证处理限制了每笔凭证必须平衡才能保存，由于凭证本身不平衡的原因导致报表不平的现象不会在UFO报表中出现，以下两种情况是引起资产负债表不平衡常见的原因：一是期末损益没有结转或没有结转完，导致损益类科目出现了余额，而资产负债表中是不会对损益类科目取数，这样就会出报表不平的现象。二是制造费用没有结转或没有结转完，制造费用是成本类科目，在期末应该按一定的标准分配计入生产成本中去，如果制造费用科目的余额没有结转或没有转完，同样会出现资产负债表不平的现象。（三）模板的原因除了上述原因，模板本身存在的错误也是导致资产负债表不平衡的原因，具体有下面两种情况：一是选用模板不对，在建账时，软件会根据所选企业类型和行业性质来预置一级会计科目，在使用UFO报表时必须建账时所选的企业类型和行业性质对应的模板，不然的话由于不同的模板使用不同的科目编码会导致资产负债表不平衡。二是模板公式不正确，由于企业的实际情况不一样，模板不可能涵盖所有企业的业务，如资产负债表中存货项目包括的科目有很多，不同的企业存货包含的科目就不一样。U8.61中2007新会计科目的模板中，存货项目中就没有包含生产成本科目，而在实际工作中，产品没有全部完工入库，生产成本就会存在余额，反映的是在产品的实际成本。还有在资产负债表的未分配利润项目中，公式只包含了利润分配—未分配利润明细科目的余额，没有考虑到企业通常在年中没有结转本年利润，本年利润有余额，这时也应该在未分配利润项目中添加上本年利润的公式。三、资产负债表不平衡的处理资产负债表出现不平衡，首先要查明原因，根据具体情况对模板进行调整，查找原因的方法有下面几种：(一)检查余额表通过总账系统中账簿下的余额表查询功能，查询条件设为所有科目一至六级，可以查询到所有总账及明细账的余额及发生额情况。查询月份设为1月至当期，可以查到年初余额、本期发生额和当期期末余额。年初余额数据出现错误的可能性较小，主要查找当期期末余额情况。查找内容一级科目余额是否正确，如坏账准备、累计折旧是否为贷方余额，损益类科目期末余额是否为零。查找另外一项内容是报表中从明细科目取数的项目，其当期余额表中相应余额及方向与报表中相关项目取数结果是否一致。(二)核对余额表与资产负债表。余额无误，或是余额表查到的错误修正后，报表仍然不平，可核对余额表与资产负债表，查找报表项目取数公式定义中的错误。如存货项目，把余额表中存货类科目加总扣除相应的跌价准备、材料成本差异的贷方余额，与资产负债表中存货项目取数结果核对，数据一致，表明资产负债中该项目取数公式无误，否则，表明该项目取数公式有误，核对取数公式与各存货科目代码，并更正错误。如未分配利润的公式应该设置为：“QC(“3141”，全年，，账套号，年，，)+QC(“3131”，全年，，账套号，年，，)”和“QM(“3141”，全年，，账套号，年，，)+QM(“3131”，全年，，账套号，年，，)”。把资产负债表中每一个从账簿取数的项目与余额表核对，可发现取数公式定义中的错误。还要注意的是报表中从明细账中取数项目的取数结果与余额表中的明细账或辅助核算账余额的结果是否相符。(三)报表合计项目检查经过上面两步查错并修正后，报表仍不平，可核对资产负债表中各合计项目和总计项目，把相关项目按合计关系核对一下，查找其中公式定义的错误。四、报表不平衡的处理方法针对上面的不同原因造成的资产负债表不平衡，采用相对应的错误更正方法来处理。(一)余额表中有误，即账务处理有误的更正在余额表中发现错误后，分析出错原因，作相应的错账更正。如当期制造费用有余额(一般情况下不会发生这种错误，但在制造费用已经分配，本期制造费用又有发生额，会出现这种错误)可有三种办法更正，一是红字冲销法，二是补充登记法，三是采用先恢复记账后修改错误凭证的办法。在本期末结账的情况下(建议报表未编制完成时先不结账，已经结账的可进行反结账)，红字冲销和补充登记涉及制造费用分配、完工产品成本结转、已销产品成本结转、计提本期应交所得税、利润分配等凭证，更正时注意相关的金额。采用系统提供的恢复记账的功能，可以先对相关凭证进行恢复记账，然后取消审核，取消审核后修改相关凭证或直接删除后重新填制或通过自动转账生成正确凭证。如果损益类科目有余额，可再进行本期损益类结转，把损益类科目的余额结转到本年利润，再进行相关凭证的修改(如利润分配的相关凭证)。修改后的凭证经审核、记账后，打开资产负债表文件，选择表页重算，如果不平，继续核对余额表与资产负债表，查找报表中取数公式定义中的错误。(二)取数公式错误的修正发现项目取数公式定义有误时，打开模板文件，在格式状态下修改相应项目的取数公式，保存为文件，再作为自定义模板保存。然后再利用该模板生成资产负债表。(三)合计项目公式错误的修正合计项目取数公式的修改可与从账簿取数的项目修正同时进行，修改模板，然后再保存为自定义模板。以上以资产负债表为例，列举了资产负债表编制中的常见错误及更正方法，其他报表如利润表、现金流量表的模板设置也可以此为参照。企业根据自己的实际情况对模板进行调整后，可以保存为自己特有的模板，这么才能够实现真正的一劳永逸，快速、准确地生成各种会计报表。参考文献：[1]黄辉陈青平UFO报表中账务函数应用的相关问题探讨[J]中国管理信息化(会计版)2007年第06期[2]李伟力浅谈会计电算化中UFO报表公式的设置[J]四川农机2004年第06期[3]张瑞龙陈艳艳UFO报表编制中常见问题及解决[J]中国会计电算化2003年第09期