间接部门5S

間接部門效率化吳瑞成業務效率化=較大的產出（Ouput）/較小的投入（Input）事務零損失化充實必要事務機能，提高有效性何謂業務效率化就是以較少的投入(Input)，得到較大的產出(Output)。亦即，在產出(Output)方面要做到生產系統的效率零損失化，充實必要業務的機能，提高有效性。投入(Input)方面要將事務體質建立在低成本上，而且使業務進行中，所發生的一切事務達到零損失化，情報的品質及即時性、信賴性都很高。一.推動TPM的必要背景(1)TPM是由與設備有直接關係的製造部門、保全部門、工務部門、設備部門等的參與而開始實施。(2)推行TPM時，高階經營層的理解與支持為重要條件，才能真正實踐TPM(3)TPM在高階層有力的領導，及設備裝置部門大力的推行之下，事務．間接部門也漸漸積極的參與體質的改善(4)為能夠經得起嚴厲的經濟環境，對於含有事務．間接部門的工廠、事業部、企業整體，逐漸需要進行體質的改善。(5)1989年TPM的定義由原本的「生產部門的TPM」更改為「全公司性的TPM」，亦即原本是以「使設備的總合效率達到最高」為目標，而新的定義則是以「建立可達到生產系統效率化的極限之企業體質」為目標，生產、開發、營業、管理等所有相關部門都要共同努力。(6)若以工廠、事業所為單位，追求「生產系統的效率化」時，要以A．只有與生產相關之人員為對象B．包含事務．間接部門之全體人員為對象為分母，自然而然展開方法也會改變。二.事務．間接部門的任務(1)企劃、技術、管理等部門，為了生產系統的效率化，從專門的機能領域，對製造部門提供必要的建議與支援，並必須在降低成本及增加競爭力方面有所貢獻。(2)現在為了因應世界經濟環境的急遽變化，以及能在競爭中留存，事務．間接部門必須提高自己的生產力及降低成本，以便對經營方面所追求的戰略性展開有所貢獻。(3)由這些活動，為了能夠得到顧客的信賴，必須對於提升企業的形象有所貢獻。三.事務．間接部門推行TPM時，在體質改善兩方面◎充分發揮各部門被期待的機能，追求業務的效率化。◎培訓能夠提升且維持業務效率化的人員。四.如何掌握事務部門之TPM1.須有具體成果2.須具有事務工廠的構想3.把事務程序當成設備建立事務工廠的觀念投入(Input)產出(Output)加工．組裝(事務工廠)．能夠見到製造程序．容易管理．低成本(在必要的功能)高價值的情報．品質好．正確．有效．適時性好(時機)情報事務程序當成設備設備的觀念也適用於事務間接業務在管理的可能狀況之下，使業務用目視即可明瞭。若將業務當做生產設備，則較容易理解。檢討複雜設備之機能的信賴性時，考慮將設備在機能性的連結上，依適當的範圍分割成幾個單位，較為理想。這種想法如圖3所示，適用於部門機能的劃分。五.事務的特性1.維持事務與革新事務2.事務的供應部門與接收部門3.業務量的變化4.事務的共通性5.個人保管的資料太多6.辦公室的環境1.維持事務與革新事務維持事務:革新事務:事務相同的事務反覆的實施對現有的工作加以改革2.事務的供應部門與接收部門供應部門:(製作)接收部門:事務須知何資訊有效何資訊無效對現有的工作加以改革二者之間存有一道牆,此道牆意味著相當的成本費用降低費用基本法事務程序須簡化.合理化3.業務量的變化業務量的變化人員的編制以最大業務量編制人員浪費產生降低費用基本法事務人員平準化多能化4.事務的共通性事務的共通項目計算製作複製資料收集文書歸檔檢索……5.個人保管的資料太多資料在哪裡?個人抽屜桌上桌下桌邊資料櫃…..不要資料處理資料簡單化資料共通化資料除了自己,沒人找得到甚至自己也找不到6.辦公室的環境辦公桌文件如山高-以前認為是朝氣有活力,現今則是沒效率的表現1.個人事務用品僅維持必要量2.某些文具可共用3.事務流程合理化输入输出结束资讯全体宣导4.有效利用OA機器5.文件歸檔要徹底6.檢索文件需做到幾秒內即可完成7.文件檔案可考慮用光碟儲存不必要的放弃8.辦公室要簡單不要太多表单文件六.事務部門TPM成果1.品質面的成果2.事務處理工時的成果3.資訊檢索的成果4.事務人員合理化可替代5.完成率高工作流程清晰1.品質面的成果事務零失誤2.事務處理工時的成果拆除資訊資料供應者資訊資料接受者之間隔閡(浪費)不必要之事務自然顯現實施合理化3.資訊檢索資訊檢索先做整理整頓不要品先處理掉文件分類,歸檔,定位建立目标方针展开順序與規則調查業務實際情況之掌握重點業務目的業務內容目標憑證頻度處理時間難易度改善著眼點事務功能若不了解其目標與使命,再改善時,可能會導致反效果4.事務人員合理化事務作業簡單化ESRC法是什么作業時間低減省人化革新事務例行事務四.事務業務的目的主保全展開為達成部門的任務，以事務業務為中心做展開是有其必要性的。部門的任務，一般是以單位業務(第4次wu)水準來設定，所以步驟展開是以單位業務(第4次wu)水準所發生之事務當做一個區(bIock)單位，再來進行自主保全之步驟展開。關於各個事務，首先在最初時就得明確其事務的機能目的，其次是為了達成任務，而對事務約有用性、機能的適格性(處理順序、作業的合理性、時間的、空間的條件、資格條件的適當性)加以檢討，找出其間發生之不良處，並加以改善。七.檔案處理的自主保全展開首先，必須致力於日常業務所發生的「未完成事務之整備」方面。在負責人離開座位或不在的情況，事務仍舊不曾停滯，並且必須保持業務的圓滑性。為此要先決定組織結構，同依下列之順序進行。負責人別之「未完成事務檔案」的整備。「未完成事務檔案」之檔案管理方式，表示方法標識化、決定放置場所、保管集中化、使用規則化(離開公司時，一定放回原來位置，嚴禁個人保管)。為防止機密對外或對部門以外洩露，須建立保管基準制度化步驟名稱活動內容活動要點1、清掃盤點除去桌上、置物架、櫥櫃周邊之垃圾、灰塵，把不要品丟棄。廢棄不要的文件檢測不要的物品，廢棄量將剩餘之文件、傳表上文件、傳票以年度圖表等依類別保管，暫時存放調查現狀(1)雜物之種類與數量D:桌子、側桌C:櫥櫃H:保管箱S:書櫃、壁櫥Z:圖面用之櫃子(21檔案之種類(形式1與冊數b:訂冊器e:袋子、信封f:架子I:信件s:製冊(3)文件、資料等之廢棄量(4)有日期紀錄之相片(5)調查檔案以暫放為原則．本年度……辦公桌旁之櫥櫃、側桌．前年度……櫥櫃、書架．2年以上……書庫、保存中心2、問題點的找出與對策．找出檔案情報之整理、檢索、活用上會發生的問題，並提出對策要找出檔案管理形式、保管場所、管理方法、保管期限、檔案分擔、責任上等之不良及問題並加以改善3、發生源之對策．調查文件、資料、記錄之有效性與適用度，再提出對策．把本部門、他部門(提供部門)各自發生之狀況，保管期限，廢止之後的影響，現行利用上的問題．不良處是否共通化等皆明確出來，再找出對策4、基準程序之製作實施檔案管理．整備檔案之基準化、手冊等．檔案櫃之保管整理形式、查詢出之方法．檔案編碼制設定運用的方法5、總檢點．以暫定之檔案基準、規定、運用手冊為基礎，找出流失要因、問題，並加以改善．促進共有化及一元管理．依據點檢確認單實施點檢工作．充實「目視管理」．情報檢查之OA化．檔案假基準重審運用手冊與設定基準6、自主管理．維持管理．實施改善之規則化．維持清爽又易明之保管、保存環境並提升水準．維持容易取出，又容易放回之檔案．由自己找出問題來加以改善表檔案處理之自主保全展開診斷項目診斷重點打分數要領1、.置物櫃桌子(內外皆要)[個人]是否有垃圾、灰塵、污穢、亂畫、亂寫有無隙縫、搖擺、凹陷上面是否有放東西?腳下四週是否髒?I掃除出現之污穢1用手掌摸摸看是否有灰塵?置物櫃都有貼上姓名嗎?備有鑰匙嗎是否有亂畫、亂寫?放置得很穩定嗎?．是否已把不要的東西挪開了．是否還有放置多餘的事務用品．已完成整理整頓了嗎不要的東西是否經由大家商量後再決定個人持有之事務用品的範圍是否由大家一起來決定?包括文件嗎?每個人的抽屜都加以整理了嗎，名片索引簿也整理出來了嗎?檔案士都注明標示了嗎?12．保管庫1櫥櫃1@公用的1包括傳票、帳冊之狀況．是否有垃圾、灰塵、污穢、亂畫、亂寫．有無隙縫、搖擺、凹陷下面是否打掃乾淨了?內容物的標明已做出來了嗎也可以)放置得很穩定嗎．是否已把不要的東西挪開了．檔案是否正確地入檔．已完成整理整頓了嗎．是否還有長期累積下來之傳票、帳冊不要的東西，是否經由大家商量後再決定?正確的檔案管理方法，是否由大家商量後再決定檔案都加上標示了嗎?依種類之分別來取決保管上的流程注意是否正確地廢理了?器具、備用品之清潔、放置地方、;整理(事務用機器、OA機器電話)器具、備用品是否還有污穢、灰塵:參照第一項．放置場所已決定好了嗎．已決定放置的地方，是否正確放置?(位置不佳、直角平行等等)訂定出公用器具、備用品之放置場所是否加以標示出來?長期拿出來使用的話，其使用者的標示是否已註明?4．周邊的清掃狀況．地板、牆壁、壁面之段階部份是否還有不乾淨的地方．保管部位的周邊是否已清爽了．把不起眼的地方也打掃乾淨了:(土、下、後、內側)屋內牆角的地板是否髒了?影印機、0A機器的邊沿、廚房等之公用地區是否清掃?窗油、百葉窗、玻璃等是否清掃?(大樓的外側除外)緊急出口的通路已空出來了嗎．日常的通路都沒有阻礙嗎?．滅火器是否已放在指定的位置上了?通路的寬度是否SOOmm、高度是否2通路上是否有橫向切進配管或配線?若有的話是否會被抖倒呢?滅火器的位置應放在由室內一眼即看得到的地方5．清掃困難的地方、防止污穢之對策維持之對策對於清掃困難地方之對策是否做了計畫?是否有計劃解決不用品之丟棄的困難對策是否由組織別來商量訂出計劃不用品之處理是否也由組別同意之後。再做決定?．整理、整頓之維持體制已制訂嗎．有防止之對策嗎是否只是在診斷時點時暫時整潔?防止對策也多經由組別商量，得到同意了嗎?表17初期清掃診斷(注意I1評價需以人與物兩方面來檢討，全員參加是推行TPM活動的重點，所以在打分數時，要以人為重。(例1「物」i0分，「人」4分的話几0+4)Z2=7兮6分在欄內。「人」I0分．「物」4分的話何0+4)/2二7一8分在欄內。(注意2)診斷整理、整頓時，得把個人的抽屜也打開來。(注意3)被診斷時，除了領頭的人以外，課員也要傾聽。(注意41在初期清掃時，大家所商量出來的結果，是否在第二步驟的構想成訂定方向時，大家仍然記得，這一點也要確認一下。評價標準2分4分6分8分I0分物大部份未貿施只在看得見的地方實施在看不見的地方也能買施看不見的地方也貨施了不但清掃點檢點也著手做改善之工作人全部成員都不關心只有領頭的人在做在較簡易的部份有全員在做大部份皆有全員在做工作明確地分配，同時也維持的很好紅牌作戰綠色作戰紅牌作戰消除辦公室內之污垢問題點部位、困難點之指摘與改善撤除不用物品標明放置場所(綠化)《圖一》初期清掃活動事例(排除不要、不急)(型態擺置)且有清潔的職場沒有浪費。間接部門的自主保養步驟步驟名稱活動內容目標第1初期清掃書類大掃除(桌子、架櫃、書櫃、事務所等)L垃圾、灰塵、灰垢等之排除l問題點之復原(鬆動、變形、凹陷等)l物品擁有狀態、放置方法、傳票、書類的整理整頓l製作檔案調查表分類表、規定、基準類與歸檔整理◎物一不要的東西全部清除l創造明朗、清潔的環境l傳票、書類之明確化l消除個人持有、重複檔案l削減保管容器◎人一l認識清掃之重要性l培養整理整頓之能力l建立遵守規定的意義第2業務清點製作業務清點表B、業務機能與分析l製作業務機能展開表→業務清點C、分析資訊、業務之流程l製作流程表明確課、個人之業務與問題點之指摘l培養能以機能的看法發掘業務問題點之人才l掌握課、個人之資訊業務之流程與問題點之指摘第3問題點改善對策檢討業務之分散化、集中化l改善、檢討辦公室佈置檢討修正業務分擔責任權限l在業務(事務)之實務面，提升效率l提升改善力第4標準化改訂、檢討業務執行書l檢討檔案l業務(事務)之規則化、便覽化培養精通於標準化、OA化l徹底目視管理第5推動業務之自主管理活動推動自主管理之改善活動落實改善活動第一步驟：初期清