加强公司印章管理和使用培训科课件-秦圣扬

公司印章管理和使用培训课件安徽XXXXXXXXXXXX股份有限公司LOGO制作秦圣扬关于印章的类别印章的刻制、启用备案和停用印章的管理和使用用印审核审批人出差、请假期间印章的使用用印管理责任和要求监督和检查违纪处罚目录/contents一、三、四、五、七、六、二、一印章管理和使用的背景|印章的类别关于印章的类别一、关于印章的类别印章管理和使用背景印章的类别印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。为进一步加强公司印章管理，规范公司印章使用，明确用印责任，完善用印程序，提升工作效率，维护公司利益，防范公司风险，经研究，决定加强公司印章管理和使用。（一）印章管理和使用背景其他具有代表本公司意愿的印章印章按照使用要求的不同，可分为5大类别公司用章、合同专用章、法定代表人专用名章财务专用章、法定代表人印签章发票专用章、产成品出门专用章、半成品外发加工章、退换物料发出专用章、DMF销售专用章、树脂聚酯销售专用章、仓库专用章党委章、工会章其他各部门章印章管理和使用背景印章的类别一、关于印章的类别（二）印章的类别二印章的刻制、启用备案和停用印章的刻制|印章的启用备案|印章的停用（一）印章的刻制公司印章刻制须报总经理/董事长批准，由人事行政部门统一刻制，包括新刻制印章及因印章磨损或其他原因损坏，需要重新刻制的印章。公司营销、采购部门严禁刻制“业务专用章”，其效力等同于公司公章二、印章的刻制、启用备案和停用印章的刻制印章的启用备案印章的停用总经理/董事长批准人事行政部统一刻制（二）印章的启用备案公司印章启用须报总经理/董事长批准，并下发启用通知，注明启用日期、使用范围、授权管理部门等，并由人事行政部门负责登记、留样和备案，以便备查。总经理/董事长批准人事行政部登记、留样和备案（1）公司名称变动；（2）印章使用损坏；（3）印章遗失或被窃，停用并声明作废。因公司部门撤销、重组，业务流程重整，或其他原因须停用公司印章的，应根据公司调整文件，下发停用通知，注明停用原因和停用时间等，原有关印章交回公司人事行政部门，由人事行政部门负责切角封存或销毁。二、印章的刻制、启用备案和停用印章的刻制印章的启用备案印章的停用（三）印章的停用1，有下列情况，印章须停用2,特殊停用公章需封存或销毁人事行政部切角封存或销毁公司部门撤销、重组业务流程重整其他原因须停用公司印章三印章的管理和使用印章管理要求|印章的管理和使用|印章使用注意事项（一）印章的管理印章名称组织管理管理部门管理、使用要求备注公司公章、合同专用章由分管人事行政总监/副总经理负责组织管理人事行政部门由一人管理、使用安排素质优良、责任心强的专职管理人员对相关印章进行管理、使用法定代表人专用名章由另一人管理、使用，构成制约制衡机制财务用章由财务总监/副总经理负责组织管理财务部门由资金主管岗人员管理、使用应按照制约制衡机制，安排双人分别管理、使用，不得由一人同时管理、使用法定代表人印签章由财务部经理或其授权代理人管理、使用三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用（续表见下一页）印章名称组织管理管理部门管理、使用要求备注发票专用章、产成品出门专用章、半成品外发加工章、退换物料发出专用章、DMF销售专用章、树脂聚酯销售专用章、仓库专用章由财务总监/副总经理负责组织管理财务部门安排专人对相关印章进行管理、使用党委章、工会章由分管党务、工会的总监/副总经理负责组织管理党群工作部门安排专人对相关印章进行管理、使用其他各部门章由各部门分管总监/副总经理负责组织管理各部门安排专人管理、使用三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用（表格承上页）三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用（二）印章的管理要求印章管理必须安全可靠•加锁保存，随用随锁，假日加封，不得放置在办工桌上或敞开的柜子、抽屉里印章不得擅自委托他人代管代用•印章管理人不得擅自委托他人代管代用印章；印章管理人请假或不在岗的，应由部门负责人亲自管理。印章须保养•印章管理人需负责对印章的保养，确保印章的干净整洁、印迹清晰、色调鲜艳。印章丢失或被盗须谨慎•印章如果丢失或被盗，印章管理人应第一时间向所在部门负责人、分管总局/副总经理、总经理/董事长汇报；•若公司公章、合同专用章、法定代表人印签章丢失或被盗的，还应登报声明作废。三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用（三）印章的使用印章名称应用对象使用方法公司公章、合同专用章、法定代表人专用名章公司文件、合同协议、各类对外申报材料、证明、通知、报告、报表、函件、介绍信、授权书、承诺书等印章管理人应按照“用章经审批、盖章须登记、用印要存档”的要求，正确合理使用财务专用章、法定代表人印签章财务专用章主要用于财务收据、财务报表、银行账务、出具财务证明等材料及事项；法定代表人印签章主要用于办理银行支票、汇票等业务时，与财务专用章一同使用财务部门根据工作需要，参照公司公章、合同专用章、法定代表人专用名章的使用方法进行用印审批、登记和存档发票专用章、产成品出门专用章、半成品外发加工章、退换物料发出专用章、DMF销售专用章、树脂聚酯销售专用章、仓库专用章主要用于公司发票、产成品装车发货单、半成品外发加工单、退换物料申报表、DMF销售装车发货单、树脂聚酯销售装车发货单、送货单、部分客户订单等专用单据上财务部门根据工作需要，参照公司公章、合同专用章、法定代表人专用名章的使用方法进行用印登记和存档党委章、工会章主要用于党委、工会等相关文件、材料党群工作部门参照公司公章、合同专用章、法定代表人专用名章的使用方法进行用印审批、登记和存档其他各部门章主要用于各职能部门对内或对外的相关材料各部门可根据工作需要，参照公司公章、合同专用章、法定代表人专用名章的使用方法进行用印登记和存档各用印申请部门应事先履行用印申请、审核、审批程序通过CRM、SRM或OA系统填写《印章使用审批单》（附件1）进行线上用印申请。按照《印章使用审核审批程序表》（附件2）中规定的审核、审批程序进行线下审批。三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用（三）印章的使用印章管理人应按照“用章经审批、盖章须登记、用印要存档”的要求，正确合理使用1使用前审批印章管理人应坚持“先批准、后用章”的原则，严格按照经总经理/董事长或授权审批人签字审批后的《印章使用审批单》用印。三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用线下审批操作步骤：印章使用申请部门操作步骤备注营销部门CRM系统→“销售活动”→“印章使用”→填表并打印销售合同、授信协议类的用印申请，应在财务风控人员将合同审核完毕确认无误并登记后，由财务风控人员陪同至审批人出审批采购部门SRM系统→“行政事务”→“印章使用”→填表并打印其他部门OA系统→“印章使用”→“印章使用申请”→填表打印台帐登记内容应与审批单内容、用印类型、用印范围等一致。三、印章的管理和使用印章的管理印章的使用印章的管理要求公司公章、合同专用章、法定代表人专用名章使用时必须登记2使用时登记印章管理人在每次用印时应在人事行政部门设立的《印章使用登记台帐》（附件3）上进行登记。各类合同、协议等重要材料，用印后应存档。3使用后存档人事行政部门安排专人收集相关用印材料（包括《印章使用审批单》、各类合同、协议文本→印章使用之日起2个工作日内进行拍照或扫描→按照用印类型将电子版分类上传至OA系统“印章使用”专栏进行集成。人事行政部门收集用印材料拍照或扫描上传至OA系统“印章使用”存档图例存档流程三、印章的管理和使用印章的管理印章的使用印章的管理要求公司OA系统设置“印章使用”专栏，下设“公司公章/法定代表人名章”、“合同专用章”2个子栏目。印章管理人应妥善保管好《印章使用审批单》、《印章使用登记台帐》、合同、协议等纸质档案。定期核对，确保电子档案与纸质档案内容一致，台帐记录与审批单据等账单相符。4存档注意事项三、印章的管理和使用印章的管理印章的使用印章的管理要求（1）印章管理人用印之前，要做好检验、核对工作。要对用因材料内容进行详细审核，检验是否有错印、漏印，并核对份数，经检验确定无误后方可用印。（2）印章使用应规范，做到“齐年盖月”（即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）；用印时印油适度，落印均衡，确保印章印迹清晰端正、色调鲜艳饱满，严禁出现颠倒、歪斜或重印。（3）在与外单位、个人订立合同、协议时，若用印材料超过三页的，应加盖骑缝章。示例图骑缝章示例图印章做到“齐年盖月”5印章使用注意事项三、印章的管理和使用印章的管理印章的使用印章的管理要求（4）严禁在空白介绍信、空白便函、空白格式化文件、空白纸张等材料上用印。（5）对授权委托书、介绍信应严格管控，特别是载有“全权委托”、“特别授权”等字样的授权委托书，以及洽谈业务类介绍信（实质是授权委托书）等，应严格履行审批手续，由公司总经理/董事长审批。（6）严禁在行文不规范（字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款不明）的用印材料上用印。（7）严禁任何人私自将公司印章带出公司使用。因工作需要，确需将印章带出使用，需填写《携带印章外出申请表》（附件4），由公司总经理/董事长审批后，由印章管理部门安排专人陪同，方可带出。印章带出使用期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。四用印审核审批人出差、请假期间印章的使用用印审批审核人特殊情况处理方案用印审核人员外出参加会议、考察，以及因病因事请假期间应由审核人员的上级代行审核，不得由其下级代行审核总监、副总经理级用印审批人员应由审核人员的上级代行审批，不得由其下级代行审批总经理/董事长公司管理者代表依次行使部分用印审批职权四、用印审核审批人出差、请假期间印章的使用印章的管理和使用用印审核、审批人员在市内参加会议期间，若非紧急事项，由相关审核、审批人员回公司后再行处理。若遇紧急事项，可用电话、短信等方式请示后先给予办理，待审核、审批人员返回公司后补办相关手续。五用印管理责任和要求五、用印管理责任和要求用印的管理责任和要求印章负责人对印章负管理责任各印章管理部分负责人对印章负组织管理责任。各印章管理部门负责人应指导、督促印章管理人严格执行用印规定，确保用印安全。用印应遵守规定印章管理人作为印章管理和使用的直接负责人，应遵守用印规定，严格按审批单或公司制度要求用印。对审批手续不全或不符合公司规定的用印材料，印章管理人不得用印。用印过程有异常须及时汇报各印章管理人在用印过程中，若发现异常情况，应及时向所在部门负责人、分管总监/副总经理、总经理/董事长汇报。用印遵循“谁审批、谁负责”的原则，不得越权审批公司公章、合同专用章、法定代表人专用名章的用印遵循“谁审批、谁负责”的原则，各用印审批人对最终用印结果负责；各用印审核人对用印材料的真实性、完整性、正确性负审核责任。用印授权审批人不得对超出授权范围的用印事项进行越权审批。六用印监督和检查责任主体责任事项具体内容处理方式董事会秘书协管、抽查和指导公司董事会秘书负责协管公章、合同专用章及法定代表人专用名章，应定期或不定期地对公章、合同专用章及法定代表人专用名章的管理及本通知执行情况抽查应及时向董事长报告，且至少每半年提交一次书面抽查报告，完善制度并组织培训、教育监事会主席监督、抽查应定期或不定期地对本通知执行情况进行监督、抽查及时向董事长报告，且至少每半年提交一次书面监督抽查报告，并提出有关建议内部审计检查、监督应定期或不定期地对本通知执行情况进行检查及时向董事长报告，且至少每四个月提交一次书面内部审计报告各责任主体应履行责任事项，若发现不符合规定或制度需要完善的，或用印过程中存在问题的，应及时以合理方式进行处理。六、用印监督和检查七用印用章违纪处罚视情节轻重追究相关人员责任，给予200-5000元的罚款并警告、通报批评；同时给予减发、扣发奖金、职务津贴处罚。七、用印用章违纪处罚印章管理部门负责人、印章管理人、用印审核、审批人等违法印章管理使用