《国际商务英语函电》课件-unit-1-信函写作1

2019/10/21lessononebasicsofbusinessletters商务信函基础2019/10/22LearningObjectivesAfterstudyingthelesson,youshouldbeabletoKnowprinciplesofbusiness-letterwritingKnowpartsofabusinessletterLearnthestylesofabusinessletterLearnsomegeneraltipsofwritingabusinessletterbystudyingsampleletters2019/10/23I.BusinessLetter-Writing1.IntroductiontoBusinessLetter-WritingQ:Whatdoyouthinkistheimportanceofbusinessletter-writing?KeyTerms:InternationaltradeBusinesscorrespondenceBusinessnegotiationImportance:Businesslettersareofcrucialimportanceintheconductofbusinessactivities.Theyplayanessentialroleinacompany’scorrespondencewiththeoutsideworld.2019/10/242.PrinciplesofBusinessLetter-Writing7“C”sCourtesy礼貌Consideration体谅Completeness完整Clarity清晰Conciseness简洁Concreteness具体Correctness正确2019/10/25Whatarethefunctionsofallbusinessletters?1)Toaskforandgiveareplytoanenquiry,offer,orderorcomplaint.2)Tokeeparecordofalltheimportantfactsforreadyreference.2019/10/26ElementsofBusinessLettersandTheirPositionsintheLetter:LetterheadReferenceNumberDateInsideAddressParticularAddressorAttentionLineSalutationSubjectLineorCaption_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ComplimentaryCloseSignaturec.c.PostscriptBodyoftheletter2019/10/27FullBlockFormat:齐头式LetterheadDate:____________InsideAddress__________________________________Salutation:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ComplimentaryClose,SignatureBody2019/10/28IndentedFormat:缩行式LetterheadDate:___________InsideAddress___________________________Salutation:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ComplimentaryClose,SignatureBody2019/10/29TheStructureandLayoutofaLetter1.TheStructureofaLetter英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。除此之外。还有一些需根据实际需要而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，这些部分可能出现在不同类型的信函中。2019/10/2101）HeadingorLetterhead(信头)信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如此。一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printedheading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺，2019/10/211这样做出于三个目的：美观（appearance）、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。2）ReferenceNumber(参考编号)参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。2019/10/212Yourref.:345SCB/bxcOurref.:532ZXY/mzs注1.345为存档编号，SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。注2.532为存档编号，ZXY为署名人首写字母，mzs为打字员姓名首写字母。3）Date(日期)每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式时则置于左上角。2019/10/213May4(th),1998-----美国式4(th)May,1998-----英国式写日期时务必注意以下各点：（1）年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。（2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。May,June,July不能简写。（3）日期可用基数词(cardinalnumbers)也可用序数词(ordinalnumbers)。2019/10/214（4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。May20,2003（5）写信日期（Date）不能全部用数字表示，如5/4/2003，这样写容易引起误解。4）InsideAddress(封内地址)封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左书写。封内地址内容及顺序如下：2019/10/215（1）收信人姓名（或商行名）；（2）收信人头衔、职务或职称；（3）公司（或所属单位、组织、学校）名称；（4）邮政地址（mailing/postaladdress）和街道地址（streetaddress）,即门牌和路名；（5）城市、邮编、省名或州名、国名。2019/10/216封内地址可采用齐头式（blockstyle），也可采用缩进式（indentedstyle）,齐头式较为普遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必须都采用缩进式。缩进式Mrs.MiriamSchwarts1280ColemanAvenueOmaha,Nebraska,U.S.A.68014如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称，后写公司地址，门牌等。如：2019/10/217EASTERNTEXTILESIMP.&EXP.CO.,LTD.72FlintStreetSYDNEYAustralia▲如果不知道收信人姓名时，信函常寄给与讨论的问题有关的部门。该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。如：2019/10/218TheManagerBarminsterBankLtdLondonEC25BPEngland5)AttentionLine(经办人)商务和官方信函虽然写给公司或政府机构，但常常由某个成员收阅并办理信中事务。若写上经办人姓名，可以加快信函的处理。经办人姓名一般置于封内地址和称呼之间，可左齐，缩行，也可居中。可全部大写，也可有大小写并下划线。Attention后可用冒号或破折号，也可不用标点。例如：2019/10/219ATTENTION:MR.LAWRENCEWAGNER,EXPORTMANAGERATTENTIONINTERNATIONALDEPARTMENTAttention----Mr.LawrenceWagner,RegionalVicePresidentAttentionofMarketingManagerFortheattentionofMarketingManagerAttentionMr.LawrenceWagner2019/10/2206)Salutation(称呼)称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系：(1)写信人与收信人非常熟悉，在非正式信函中可直呼其名。(2)半公半私信函可称呼为Dear…,以示热情、友好。“Dear”后面还加上尊称，如：DearMr.…DearMrs.…Mydear…DearDr.…DearProfessor…DearPresident…2019/10/221(3)官方公函常用DearSir或Sir。商务信函的称呼通常用的形式是DearSirs,Gentlemen,DearMadam。不管采用何种形式，称呼总是单独出现在一行。若无经办人姓名，称呼紧跟在封内地址下2-4行，左齐，后面常用逗号或冒号。7）SubjectLineorCaption(事由标题)在商业信函中常用“事由标题”，一则让收信人尽快了解信函的主要内容，二则便于归档。下列两种情况下尤其要使用“事由标题”项。2019/10/222(1)当对方来函已使用了事由标题项。(2)当信函内容比较复杂时。“事由标题”项常介于称呼和正文之间，可全部大写，也可有大小写并下划线，可左齐，可缩行，也可居中，常用subject或用Re引导。DearSirs,Subject:AlternationtoWarehouse2019/10/2238)TheBodyoftheLetter(信函正文)要求：安排恰当、层次清楚、观点明确、态度诚恳。信函正文包括引言、中心部分和结尾。引言为信函的第一句话或第一段。一般英文书信没有固定的引言，但人们常用一些客套话作为引言，如果体积对方来函的日期、编号及主题，以便使对方一看便知道来函是回复先前哪一封信的；或对对方来表示谢意；假如是首次致函对方，也可用引言作相应的自我介绍，并标明写信的主要目的。如：2019/10/224YourkindletterofNovember12tharrivedthisafternoon.ThankyouverymuchforyourletterofMa