07-【标准制度】-费用申请及报销制度

1/5费用申请及报销制度一、目的加强公司财务管理，清晰员工费用报销手续。二、范围适用于公司各部门人员费用申请及报销。三、文件执行者1、行政管理部：负责制定与修正本制度及费用报销审核部门。2、财务部：为费用报销的监控部门。四、正文（一）费用申请1、费用申请是因业务需要支付的费用，包括出差备用、日常采购、固定资产采购及各种临时性费用（如电费、电话费等）；2、申请原则：当月申请当月报销，报销后尽快将发票补交到财务部；3、借款人规定：（1）职能部门人员需对外支付非商品采购款项时，未取得原始发票而要先付款时，可由业务人员先到财务部办理借款，但试用期员工不得借款。（2）其他部门的临时借款只允许部门负责人产生，部门其他人员均不得借款。4、期限规定：申请费用报销，原则上不得跨月，跨月报销的，必须于次月2日前至财务部冲账，冲账日期以交单至财务部日期为准。5、任何人不得私借私用公款，公司不办理任何性质的私人借款，特殊情况需借款的，需要总经理审批同意或授权审批同意。6、费用申请时须按“申请单”要求填列各项栏目，出差备用、交际应酬、日常采购、其他等，并按规定审批权限审批后，由财务部付款。7、出差借款，需注明出差目的地及出差期间；按出差申请单审批金额申请借款。8、费用申请须提前10天申请，电子版发送至行政部，尽快将纸质档上交。9、费用申请签批流程见《流程》。（二）报销1、报销时限：所有报销应于业务员到公司后五天内提交。超过报销期限按约束办2/5法中的规定给予相应处罚，节假日顺延。2、报销单签批原则：任何人不得自审、自批自己的开支费用，严格按照审批流程执行。3、报销票证要求：（1）所有费用单据原则上是税务局统一负责印制的正式发票且须加盖开出单位的“发票专用章”方为有效；（2）发票必须是发票报销联，用复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据；（3）凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单位，否则不予以报销；（4）内容要齐全抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写一致，涂改无效；（5）发票须写公司名称，机打发票一律不准手写。4、下列票据不得报销：（1）无正规的发票或收据；（2）审批手续不全的票据；（3）内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据；（4）无公章、无私人签章（字）的白条收据；（5）数量、单价、金额不符的票据；（6）标有“礼品”字样的发票。5、费用报销的其他注意事项（1）报销凭证必须注明本人所在部门、工作地、费用归属、产品名称、事由、发票张数；（2）各种凭证、单据一律要求用签字笔、钢笔、蓝黑或碳素墨水填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，小写必须写到分位，没有的用“0”补齐；（3）报销明细单用电脑打印或钢笔、签字笔填写完整；报销单据下面的签字栏不能打印，须手签；如在外埠发生的报销明细，需报销人发传真件到公司，经核实后予以报销，口头或白条未经总经理批准，任何人不得以任何理由报销；（4）报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质（如招待费、办公3/5费用）分类、分次、粘贴填制；按发票内容归类进行粘贴，发票应与报销单向左对齐鱼鳞状粘贴（除特小的发票之外）；（5）费用报销单上的摘要及原始发票上不能随便填写，不得将说明原因写于发票上，详情说明写在《用户访问工作记录单》、《支出证明单》上，如替客户办什么事或因什么原因无票，用什么发票代替等，同时注意编号要对应；（6）公司发生经济业务活动，凡与相关单位签订正式合同的相关费用的报销，报销单据后须附合同复印件；（7）个别报销项目在经财务部核实确无发票的特殊情况下，可以找其他发票代替，但填写费用报销单时，须根据实际支出项目在单摘要栏如实填写，并在备注栏中注明发票与支出项目不符的原因。6、报销流程：《流程》附后。（三）约束1、报销时弄虚作假、虚报冒领的，除退回所报销金额外，对当事人处报销金额3倍罚款，并对其部门负责人处50元/次罚款并通报；2、借款超出时限，无正当理由不报销又不还款的，按超出时限的天数处借款人20元/天的罚款；3、越权批准用款的，处以批准人当月工资3%的罚款，并承担由此造成的损失。相关会计不抵制，不汇报，或流程未完即出凭证要求出纳付款的，同时处50元/笔罚款；4、超过报销期限在三天内的，对当事人处20元/笔罚款，超一个星期的，处40元/笔罚款，超过两个星期的不予以报销，借支款项从借支人工资抵扣。五、差旅借款金额明细及报销细则：六、流程费用申请流程报销流程七、该规定经公司领导批准发文之日起实施，解释权归公司财务部。填写《费用申请单》部门主管签字发送电子版，上交纸质档总经理签字财务部审核付款领款行政管理部审核、签字填写报销凭证主管领导审核签字行政管理部复审报总经理签批（行政管理部）财务部审核报销4/5XXXX（北京）教育科技有限公司费用申请20XX年月日用款部门：制单人：.支出内容支出项目金额预算部门预算情况大写人民币：￥收款人名称：开户银行:账号:付款方式:□现金□支票□网支□其他.公司领导：主管领导：用款部门：财务主管：单据审核：.XXXX（北京）教育科技有限公司费用报销20XX年月日用款部门：制单人：.支出内容支出项目金额预算部门日期大写人民币：￥收款人名称：开户银行:账号:付款方式:□现金□支票□网支□其他.公司领导：主管领导：用款部门：财务主管：单据审核：.5/5交通费报销清单部门：报销人：20XX年月日月日出行地点到达地点单据名称单据张数金额办理事项同行人员报销金额(大写)￥.部门经理