公司财务报销制度.doc

1财务报销制度(试用)一、总则：1、开源节流，以工作实际需要为主导，增强协同效益，各层负责人应严格按下列标准管理开支；2、所有费用皆应在本制度规范的标准内实报实销；3、申请人应对其提交报销单据的真实性与合法性负首要责任，对任何舞弊行为，公司将有权依据《XXXX有限公司有关制度》予以调查、处分、直至辞退该雇员；4、对于不是开立给规定对应公司（付款单位）全称的发票、帐单，公司将不予报销。二、特批原则：1、特批是指：在业务管理范围内，费用报销超出财务制度标准的特批行为；2、审批人：经过财务出具意见后，再由公司高层管理人员签字审批；三、服务原则：1、财务部每天9：00-11：00收报销单，借款单随时接收；2、财务部本着为业务部门提供最佳服务的原则，遇到不规范的单据需退单时，要说明理由；3、报销方式：3.1、入银行卡（通常情况）；3.2、支付现金（特殊情况）；4、付款时间：正常情况（如果不退单），财务人员应在秘书交单后24小时内审核、记帐运行并入员工卡；月底结帐时，应不超过48小时入员工卡。四、审批原则：1、执行二级审批制度；2、一人多职，只能报销一个职位对应的费用，标准从高；3、任何费用的发生，需事先请示上级经理（差旅及大于RMB2000元的交际均应事先填写单据），对于先斩后奏的情况,上级经理不予批准报销；4、公司内各业务部门只能发生与本部门业务性质相关的直接费用。凡公司运营部门提供的服务,行业部门内部不能再单独发生此类支出.例1:采购办公用品.采购固定资产等，由行政服务平台负责；例2：员工的工资、福利等由人力资源部负责。各业务部门的直接费用主要为:差旅费、交际费、市内交通费、通讯费等；5、团队费用报销，必须由一级机构负责人审批；6、个人的费用，自己报销。不可代别人报销。2五、借款原则：1、上笔不清，下笔不借；2、项目开发公共费用，由项目经理统一借款；3、原则上所有员工的借款与报销均入员工的卡中；4、特殊需要现金的，RMB5000元以上提前1天与财务部预约；5、劳务人员及未转正人员（由主管经理监控）不可以借款。六、报销细则：1、报销及借款审批流程：（见费用报销流程图）1.1、报销审批：一级审批人:后系统员工：部门经理及部门辖区被授权人；技术部门员工：项目经理、高级项目经理；销售部门员工：部门总监；二级审批人:销售部门员工:销售机构负责人；技术部门员工:部门总监、技术机构负责人；后系统员工:相关高层管理负责人；部门/项目经理：二级机构负责人审批；审批人要在签字处标出审批日期。财务预先审批：工作直接汇报给CEO、财务总监的部门经理、助理、总监、总经理报销，先由财务人员审核，再由CEO、财务总监签字；1.2、高级管理团队成员的报销由CEO批准签字。CEO的报销由财务总监批准签字；1.3、短期内，审批人不在公司，可预先书面授权他人（上级或平级）代表其签字；1.4、各级签字批准不能越级执行。（包括越上或越下）不可用手签章代替批准签字；1.5、对紧急审批可先电话确认待方便时予以候补签字；2、现金报销，不支付角分；入卡报销，按实际数支付；3、自己的费用自己报销，秘书帮助预审与答疑；4、员工报销借款，无特殊情况的，均从银行网上支付到员工招行卡中，特殊情况需要现金的，应提前向财务说明；5、财务不受理代替其他员工到财务领款的事项；6、日常费用(手机费,市内交通,汽油费,等)，每月应报销一次。财务部依据经相关制度进行审核；7、原始票据必须是符合国家规定的正规发票，票据完整，内容填写清晰有序。付款人处，应填写公司的全称。发票上应有日期。对由于原始票据不符合国家法规的要求所产生的后果及损失,由费用报销申请人负首要责任；8、报销单按原始票据类别、时间顺序、业务流程、发票号逐一顺序编号，整齐粘贴，并按类解释清楚工作内容，不能含糊其词。不要装订；9、原始报销单不许有任何涂改，刮擦。有异地审批复印的单据，后面应附原始的报销单，以利财务审核；310、及时报销各类费用。10.1、从发票开出日到递交财务日，45天以内，属于正常报销日期；10.2、超出45天后，开始计算逾期时间，并依据逾期时间相应扣款；逾期1个月，扣5％；逾期2个月，扣款10％；逾期3个月，扣款15％；逾期超过3个月或跨年度的，不可报销。10.3、长期出差的，每月应及时将原始单据邮寄回，由部门秘书协助办理报销手续。年末报销时间，以公司公告为准。11、原始单据丢失，责任由丢失人自负，公司原则上不予报销.得到相关人员确认及特批的,只能凭有据可依的说明文件报销往返机票(火车票)及住宿费总额的70%，并由个人承担相应的公司税金；12、借款结账12.1、各种借款，最迟在当次业务结束后报销清帐，如果所报金额不能全部冲销借款，应用现金清偿；12.2、逾期6个月尚未清偿的借款，财务将通知人力部从其工资中冲抵；12.3、报销单签名处应由员工本人亲自签字，递交到财务部的报销单应已得到所有审批人的签字认可；12.4、与本次报销相关的各类项目要一次报销完毕，明显的空项要有说明（例如：差旅无住宿时，要说明）财务部不接受任何事后的追补；13、每年12月31日前，应将12月20日及以前的费用报销完毕，次年1月，应将12月20号到12月31号的费用报销完毕。过期将不予报销；14、各类退票手续费，均应填写《交通费说明表》。报销标准：以下报销均为因公所需，实报实销，并非公司提供给员工的福利。非特殊原因不可采用购买全额充值卡方式，建议大家购买套餐等方式降低成本。七、市区交通费及日常手机费合计报销：1、上限标准：1.1、业务总监、服务中心总经理、技术部门总监：1000元/月；1.2、高级项目经理、高级技术经理：800元/月；2、以上人员要求每月交通费与手机费一起报销。并且原则上不再特批报销超标费用。八、其他人员市区交通费报销：1、上限标准：1.1、销售人员：400元/月；1.2、行政人员：100-300元/月；1.3、劳务人员：100/月；2、报销方式：2.1出租车费；汽油费（停车费、过桥费）；2.2报销方式需事前经批准后选择备案；43、具体说明：3.1、每月费用只适用于因公外出，且控制在限额内，超出部分不报销；3.2、城市之间禁止乘坐出租车（除上级批准外）；3.3、员工外出连续办公,原则上禁止请出租车等候；3.4、员工加班应事前由其主管确认，并填写说明表，列示加班原因，工作任务，完成结果。工作日21:00以后、法定节假日加班2小时以上，可报销加班交通费。加班交通费已含在日常交通费限额内，月累计不可超标；3.5、任何交通费应填写《交通费说明表》（包括差旅车费）。凡内容虚假、票面不完整，金额不易辨认的，财务部不予报销。如发现明显不符合逻辑的单据，财务部将提交有关部门做违纪处理；3.6、选择报汽油费方式的，可报费用：汽油费、停车费、过路过桥。不含汽车维修，维护，保养等费用；3.7、后系统、技术体系，以及销售体系的支持部门员工，除经常性的外勤业务、或特殊原因特批外，原则上不报销汽油费；3.8、需驾车去外地出差的，应事先向相关高层管理人员申请，获得批准后，汽油费按公里数实报实销，不在日常费用额度内核算。对应的过路过桥费按实际开支报销；3.9、公司配备车辆的使用核算；3.10、使用公司汽车，按集团内部核算制度由使用人或所在部门分担相应的费用；3.11、长期出差的员工,不可报销本地车费,包括出租车费及汽油费。九、手机通讯费报销：1、上限标准：以下报销均为因公所需，实报实销，并非公司提供给员工的福利项目，非特殊原因不可采用购买全额充值卡方式，建议大家购买套餐等方式降低成本1.1、销售助理：100元/月；1.2、销售人员：200元/月；1.3、技术人员：按人员岗位和技术级别报销：T1、T2、项目经理、专职售前咨询人员：300/月；T3、T4、T5：200/月；T6：100/月；非特殊情况PT人员不报销手机费。注：项目经理为动态变化，不担任项目经理期间按照相应技术人员级别报销。项目保障部将与相关部门总监及时沟通项目经理的变动情况，并报财务部备案；1.4、后系统、销售及技术体系的支持管理部门人员：经理（总监）300元/月，秘书及文员100元/月，其他人员100至200元/月（根据工作需要由部门负责人确定）；注：由于本类人员出差较少，原则上要求大家购买套餐等方式降低成本；1.5、凡是在公司报销手机费的，必须在行政部的通讯录上登记手机号码。十、异地差旅费报销：51、出差住宿发票必须附酒店清单，偏远地区不能提供打印清单的，发票上应注明每日住房单价、天数，电话费等详细内容；2、短期出差住宿上限（10天之内）：2.1、销售人员：260元/人天（技术人员被销售人员调用同往，也按此标准）；2.2、技术人员：按人员技术级别报销；2.3、部门总监：260/天间（或者民房）；T1、T2、（高级）项目经理、技术总监：230/天间（或者民房）；T3、T4、T5：200/天间（或者民房）；T6、劳务人员：200/天间（或者民房）；以上标准含各类附加费以及电话费（不含洗衣费），超标费用一律个人支付；3、中期出差住宿上限：3.1、销售人员：260元/人天（技术人员被销售人员调用同住，也按此标准）；3.2、技术人员：按人员技术级别报销；部门总监：260/天间（或者民房）；T1、T2、（高级）项目经理、技术总监：230/天间（或者民房）；T3、T4、T5：200/天间（或者民房）；T6、劳务人员：150/天间（或者民房）；以上标准含各类附加费以及电话费.所有超标费用一律个人支付；4、长期出差且开发时间超过3个月,应租住民房（非公寓房）；5、出差3天（不含3天）以上,可报洗衣费30元/3天（长期开发人员不执行此标准）；6、差旅补助标准：60元/人天；6.1、请客餐费1次，每人扣款差旅补助20元；6.2、销售人员请客，同行人员一律扣除；6.3、由于公司已在工资中提供15元/日工作日餐补，凡工作日出差，需从差旅补助中扣除15元/日，根据出差天数最高扣除21天/每月；6.4、差旅补助时间的计算：采取票对票方法。即机票或火车票的两头出发时间。此段时间每满24小时算一天，剩余时间不足24小时但超过12小时的按一天计算；不足12小时的按半天计算；7、差旅车费应填写《交通费说明表》，短期差旅当地出租车费不应大于50元/人天。技术开发人员在同城市到客户现场开发或支持，从到当地第3天起,每日上下班往返交通，视同正常到公司上班，不报销交通费；8、异地差旅市内车费限额：8.1、短期出差(10天内)：50/人天；8.2、中期出差：100-300/人月（各业务部门自定）；8.3、长期出差（在项目当地租用民房）：公司员工（含劳务人员）：100/人月；8.4、部门总监：300/人月；9、差旅电话费：长期开发的项目组，每套租住的房屋座机费不超过150元/月；10、项目组所租房屋应具有相应家具及生活用品设备（例如衣柜、桌椅、电视、冰箱、床铺等），项目组可报销的日用品仅为：床上用品、卫生用品等住酒店同样提供的物品，报销时应提供水单；11、差旅交通工具：611.1、出差前，员工应上网查询所乘坐的交通工具的价格，不方便查询的，可请公司前台帮助查询。以便得到合理的票价；11.2、在最低折扣飞机票加上一应杂费高于火车票票价的情况下，公司鼓励员工乘坐火车硬卧；11.3、凡乘火车从出发地至目的地里程小于等于500公里的，必须乘坐火车或长途车；里程大于500公里小于等于1000公里的，若最低折扣飞机票加上一应杂费高于火车票票价的情况下，无特殊情况应乘坐火车，尤其鼓励乘坐夕发朝至的火车。为此公司将给予特殊补助；11.4、员工因公差旅，可乘坐飞机、火车、轮船，巴士。禁止乘出租车、飞机公务舱、火车包厢；11.5、劳务人员出差应乘坐火车硬卧；12、火车硬卧或长途汽车补助计算：凡乘火车从出发地至目的地里程大于500公里的，在最低折扣飞机票加上一应杂费高于火车票票价的情况下，员工乘火车硬卧或长途汽车出差，累计占用非工作时间超过2小时的，在原来乘车日当天补助60元基础上增加80元补助，否则增加40元补助。上述往返出差时间小于12小时的，差旅补助一律