房地产工程及材料设备采购作业指引_20页

工程及材料设备采购作业指引编号：SZVK-OM-01版本：A/0生效日期：2008年8月1日工程及材料设备采购作业指引工程及材料设备采购作业指引编号：SZVK-OM-01版本：A/0生效日期：2008年8月1日1.流程要素1.1流程目标：1.1.1.按时按量完成采购，确保项目开发计划达成；1.1.2.通过战略采购，用合适的成本保证采购质量，提升工程品质；1.1.3.建立标准化部品库，提高效率，保证品质。1.2流程主要责任部门:采购管理部1.3流程关键业绩指标(KPI):流程KPI责任部门/岗位数据来源采购及时率采购管理部总经理办公室战略采购比例采购管理部成本管理部责任成本采购管理部成本管理部部品库编制计划完成率采购管理部总经理办公室1.4流程关键点(CP):流程关键点关键点说明备注战略协议签署参见5.4采购计划跟踪参见5.3.2采购策划参见5.3.2材料设备采购技术标准编制或修订参见5.3.52.适用范围:2.1.本公司用于工程的材料、设备、以及监理、施工服务的采购管理工作。3.术语与定义3.1.A级总包战略合作：区域范围内战略合作。3.2.B级总包战略合作：城市范围内战略合作。3.3.C级总包战略合作：项目范围内战略合作。4.职责权限4.1.资源管理委员会：采购决策4.2.采购管理部4.2.1负责编制项目采购策划书；4.2.2.负责编制《月度采购计划》；4.2.3.负责经办招标采购及合同签署；4.2.4.负责经办垄断工程的议标采购及合同签署；工程及材料设备采购作业指引编号：SZVK-OM-01版本：A/0生效日期：2008年8月1日4.2.5.负责审核《技术标评审报告》。4.2.6.负责建立《部品库》。4.3.成本管理部4.3.1.负责编制经济标书报价要求、工程量清单。4.3.2.负责编制标底参考造价。4.3.3.负责评审招标文件。4.3.4.负责评审经济标。4.4.设计管理部：4.4.1.负责提供工程采购用图纸。4.4.2.负责确认设备采购样板及投标样板的建筑性能、效果。4.5.项目管理部：4.5.1.负责组织编制、更新项目开发作业计划，其中包括项目采购矩阵表；4.5.2.负责编制本项目《月度采购计划》；4.5.3.负责编制《工程采购技术要求及质量要求表》；4.5.4.负责经办单笔金额小于等于十万元的工程采购；4.5.5.负责经办计划外紧急采购的议标采购及合同签署；4.5.6.负责招标图纸的发放及回收；4.5.7.负责评审技术标；4.5.8.负责合同履行。4.6.工程管理部：4.6.1.参与编制专业技术较强的《工程采购技术要求及质量要求表》；4.6.2.参与评审专业技术较强的技术标。5.工作程序：5.1.采购决策权限，详见《合同及付款审批流程表》5.2.采购方式5.2.1.集团战略采购5.2.2.区域战略采购5.2.3.公司战略采购；工程及材料设备采购作业指引编号：SZVK-OM-01版本：A/0生效日期：2008年8月1日5.2.4.议标采购A）区域制度文件规定之议标采购项：有线电视、燃气监理、质量监督、桩基检测、安全检查监督、室外给水工程、家居及小区智能化、玻璃马赛克、家私及装饰用品、健身器材、会所和示范单位电器；B）因市场垄断原因，供方不足三家的；C）行政专营项目，如有线电视工程等；D）明码标价的商场售卖产品且供方不直接销售的；E）计划外的紧急采购，无法保证招标采购过程所需要的时间；F）注明为议标采购的项目；G）其它（须具体列明原因）。5.2.5.直接委托：小于等于10万元的施工承包、设备材料采购由项目管理部直接办理委托。5.2.6.网上公开招标采购：除以上规定的采购之外，均采用网上招标采购。5.3.招标采购操作流程工程及材料设备采购作业指引编号：SZVK-OM-01版本：A/0生效日期：2008年8月1日工程及材料设备采购作业指引编号：SZVK-OM-01版本：A/0生效日期：2008年8月1日5.3.1.招标原则A）透明公正原则：招标过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，所有招标决策应在招标机构内集体公开决策，杜绝暗箱操作。B）充分竞争、择优中标原则：每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标，公司应鼓励投标单位积极开展公平竞争，保证招标具有充分的竞争性，公司应选择具有充分兑争优势的单位中标。C）廉洁奉公原则：所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之便谋求私利，任何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。D）维护信誉原则：选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司良好的招标信誉和形象。E）保密原则：各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都是公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺；公司并且要求各投标单位对自己的投标资料保密，互不串讲。F）可追溯原则：项目的招标资料，包括：指标文件、投标文件、供方考察结果审核表、答疑记录、开标和评标记录、评定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等须及时收集、整理、归档、保管。G）网上招标原则：除涉及政府垄断项目，如：供电、供水、供气、有线电视等，以及10万元以下的工程外，所有招标在网上进行，所有合同必须在网站上传备份。对于特殊原因不能上网招标的，如土石方工程、护壁（坡）工程，需向集团工程及采购管理部提前申报不能上网招标的具体项目及原因。批准后须在合同上传时将所有招、投标文件上传至网站。5.3.2.采购计划编制A）项目管理部组织项目工作群编制项目《采购矩阵表》，报片区负责人批准后，采购管理部汇总并更新各项目《采购矩阵表》。B）每月25日前项目管理部提交本项目的《月度采购计划》，采购管理组织项目管理部、成本管理部召集月度采购例会。5.3.3.邀标单位选择A）拟邀标单位必须不少于3家，多标段同时发标时，一个标段不得少于3家投标单位，同一单位不应参加2个以上的标段投标，总体中标率不得高于50%。B）在《工程供方名录—优秀、合格、试用》中选择参与投标的单位。工程及材料设备采购作业指引编号：SZVK-OM-01版本：A/0生效日期：2008年8月1日C）选择入围投标单位应注意保证其间有充分的竞争，避免相互之间有关联关系、十分熟悉的同类供方参加同一项工程的竞标。总包工程招标必须保证每年有至少两个新入围的投标单位，或每次有至少一个新入围的投标单位参与；分包工程力求每次招标均有新入围的投标单位参与。D）公司优先选择供方名录中优秀供应商参加投标，合作记录评价包括：工程质量（供货质量）、现场管理、经济结算、历次投标记录等；在公司投标记录中，经常投出最高价或接近最高价的队伍，一般情况下，不再选择其入围投标；反之，经常投出最低价或次低价的队伍，应优先选择其作为入围投标单位。E）选定后，采购管理部发《招标公示》邮件，2个工作日后，无反馈意见，或根据反馈意见重新达成一致后，采购管理部即可发出招标文件。5.3.4.招标报价方式选择A）各类施工工程招标应采用工程量清单的招标方式。B）首期开盘示范区可采用非总价包干招标，但必须经公司第一负责人签字，由采购管理部报送集团工程及采购管理部与成本审算中心备案。C）除首期开盘示范区外，主体工程必须采用工程量清单总价包干招标；特殊情况下无法采用工程量清单总价包干招标时，须经公司第一负责人签字，由采购管理部报送集团工程及采购管理部与成本审算中心备案，经集团主管领导审批后方可执行。5.3.5.《工程采购技术要求及质量要求表》编制A）项目管理部负责编制《工程采购技术要求及质量要求表》，应包括但不限于技术、质量及工期等要求，新技术或专业技术较强的采购项目需经工程管理部审核，经项目总助或以上领导邮件批准后作为工程采购依据，并且不迟于发标时间前2天提供给采购管理部。并要求设计管理部提供工程采购用图纸及组织确定设备材料样板（材料设备样板优先由工程优秀供方或合格供方提供）。B）采购技术要求应参照集团、区域技术标准，新技术、新材料由采购管理部负责组织工程管理部编制工程技术标准，并报资源管理委员会批准。5.3.6.招标文件编制A）招标文件要求：采用公司统一标准版本，包括投标须知、项目简介、招标时间、招标内容、工期要求、支付条款、责任条款、附加条款、投标书组成、评定标原则、废标条件、招标书附件等内容，其中招标书附件包括（但不限于）合同样本、投标函、投标产品技术规格及商务条款偏离表、招标技术要求、经济标书报价要求、工程量清单及报价明细表等，合同采购公司分工程及材料设备采购作业指引编号：SZVK-OM-01版本：A/0生效日期：2008年8月1日类标准版本。5.3.7.答疑与回标A）项目管理部：负责现场接待勘察及相关问题答疑B）成本管理部：负责经济条款答疑C）设计管理部：负责图纸疑问答疑D）采购管理部：负责商务条款、投标操作答疑，及汇总招标答疑并挂网E）投标书由采购管理部统一收取，回标后经济标交由成本管理部开启并进行评标，技术标及资信标由采购管理部开启并发项目管理部评标5.3.8.技术标评审指引A）技术标、资信标开标之后，首先由采购管理部对技术标、资信标进行检查，不够完整的，要求对方书面澄清；完整的，转交项目经理部评审；B）项目管理部工程师对技术标进行评审，形成《技术标评审报告》；C）设计管理部对投标单位提供的与建筑效果有关的材料部品样板及设计进行审核。D）采购管理部根据《技术标评审报告》判断是否需要供方进一步澄清，并对评审结论再次审核；E）技术标废标的条件：实质性不符合采购要求，而且不予澄清的；平均得分率低于50%，而且不予澄清的；样品或用料经改进仍无法满足要求的；专业设计经改进仍无法满足要求的；F）经济标由成本管理部进行评审形成《经济标评审报告》。5.3.9定标会A）采购管理部介绍招标采购范围、投标人情况、发标情况、回标情况、答疑、过程变更、技术标评审部门、技术标的评审过程和结论；B）成本管理部介绍经济标的评审过程和结论；C）其他人发表意见；D）形成统一意见，签署定标书，《定标书》应记录定标会各种决议，技术及经济标评审报告作为《定标书》附件。5.3.10.定标方法工程及材料设备采购作业指引编号：SZVK-OM-01版本：A/0生效日期：2008年8月1日A）在施工组织设计及技术方案合理可行的情况下，总价合理且子项单价合理方可视为合理价。所有定标价均为合理价。B）评标时首先废除经校核后的最高报价标，定标按如下方法执行：A、最低价投标单位中标；B、总包工程由技术实力与配合情况良好的投标单位按不超过最低价3%的范围内中标，或非总包工程由技术实力与配合情况良好的投标单位按不超过合理最低价5%的范围内中标。C）A类适用范围：技术要求一般工程，或技术要求较高但所有投标方的技术实力和配合态度相当。D）B类适用范围：技术要求较高；投标方的技术实力与配合情况相差较大；满足以上两个条件，谈判至不超过最低价3%（总包工程）或5%（非总包工程）的范围中标。此类定标方法不超过招标金额总量的50%（总包工程及非总包工程按各期分别统计）。E）某项招标可能采用B类定标方法时，采购管理部应在技术标评比阶段向招标小组做出说明；在评定标审批文件中应写出专题说明，纳入招标存档资料。F）优质供方享有一定的优先中标权，细则参照VKGZ-PS-05-01A-0《工程及材料供方管理作业指引》。G）中标单位应满足招标文件的实质性要求，对合同条件的细节问题在双方同意的情况下可以修改。H）主体工程定标前：投标方的总价如果出现错、漏或计算错误等问题不接受澄清调整，如果单位和总价有矛盾，以总价为准。如果该投标方表示无法以此错误总价承接工程，视为废标。I）定标后：对于投标方的增补工程量清单，定标后必须进行核对，如该工程量属不合理增补必须全额扣除。不合理单价调整工作是建立在总价不变的基础上，调整重大不平衡单价。J）下列情况不应确定中标单位，须重新招标：投标单位相互串通投标；去除废标后不足三家；开标后发现所有投标皆不满意；如各标价皆高出预期，不在合理报价范围之内。5.3.11.澄清与商务谈判A）如发现投标人技术或经济标书内容表述不