第五章食品实验室仪器设备管理

第五章食品实验室仪器设备管理5.1.1食品实验室仪器设备管理的任务仪器设备管理任务:利用有效的管理措施,做好仪器设备的管理、维护和保养。贯彻以预防为主,维护保养和合理使用并重的方针,充分发挥其投资效能,实现仪器设备管理的科学化,促进检测/校准工作的开展。5.1食品实验室仪器设备管理任务与范围具体任务①按照工作上适用、技术上先进、经济上合理的基本原则招标选购仪器设备;②购置仪器设备主机、附件配套齐全,到货后及时安装调试、验收以尽快投入使用,出现故障时及时修复;③合理利用仪器设备,不保留过多剩余能力,也不能使高性能设备长期在低档运行或存储不用;④积极进行仪器设备功能开发,定期更新换代,同时做好引进设备的研究、消化和改进·⑤加强仪器设备维修与管理人员的技术培训,提高维修和保养技术,保证备件、配件的供应;⑥开展经济核算,重视经济效益。5.1.2食品实验室仪器设备管理的范围仪器设备价值低值易损仪器一般仪器大型精密仪器某些实验室规定,单价在800元以下(含800元)低值易损800元-10000元为一般仪器万元以上为大型精密仪器仪器采购可行性计划的编制与审批、仪器设备的选型和论证、计划实施、调整与变更、检查与评估。管理内容计划管理常规管理技术管理经济管理仪器设备分类、编号和登记(账、卡、物管理)备案、仪器设备的规章制度建立、保管、借出和调拨、报废、事故处理。设备提运、安装、验收、正常使用、功能开发维护保养和修理、技术指标检定/校准、技术改造和更新、技术档案的建立和管理。经费的分配、使用状况的效益考核与检查、仪器设备资源的合理使用与协作使用、仪器设备的变动清查与折旧计算。5.2食品实验室仪器设备的常规管理建账建卡编号保管调拨借用清查报废常规管理内容5.2.1仪器设备的建账仪器设备作为实验室的固定资产,通常按入账时间、物资类别及使用方向建立各类账目日记账、分类帐、分户账、备查账。(1)日记账依照仪器设备的购进、入库、调拨、借用、维修、维护、报废等时间顺序所建立的账目称为日记账,或称流水账、时序账。它为仪器设备的流动过程提供了可靠的原始资料。(2)分类账依据仪器设备的分类顺序进行登记的账目称为分类账。总分类账根据记账凭证汇总表逐项、逐笔登记。明细分类账根据原始凭证逐笔登记。明细分类账要在每月末和季末结算出累计金额,与总分类账对账。资金类别分类账要明确设备资金性质是属专项资金、科研资金、横向资金、自筹资金。(3)分户账依据仪器设备的使用部门或存放地点以及分类登记的账目称为分户账。实验室应该按照科室等分别建立分户账。(4)备查账在上述账目中未能进行登记的补充登记账目称为备查账。仪器设备的临时调拨、借用、补充的仪器耗品备件等均应记入备查账。记账时,各类账目每笔均应按账簿格式记明日期、凭证号数、设备金额、付款方式、经手人、验收人,摘要栏要反映购入或领用单位的户名、仪器设备的品名、数量。若记账出现笔误,必须按规定进行订正,不得涂改。在校对账、物过程中,发现差错应及时通知有关人员更正。年终时各类账册要进行统一编号,并设置账首和账户目录,装订后归档。5.2.2仪器设备的编号、建卡(1)分类编号无论是库存或在用的仪器设备,都应按照要求进行分类编号,将号码分别写在调拨单、入库单、账页、卡片、仪器设备及附件上。标在仪器设备及附件上的编号要醒目、整洁、统一,以便查看。(2)卡片管理编号后的设备卡片一般包括：名称、分类编号、规格、型号、附配件、技术资料、制造厂家、出厂年月、设备制造号码、经费科目、使用方向、单价、购入时间、单据号码、财产转移、设备验收人、管理人、放置地点等。必要时,附配件也要建立卡片。卡片通常一式两份,一份由设备管理部门保管,另一份留使用单位。例如：(1)配备合格的管理人员、使用人员和维修人员仪器设备的管理、使用和维修人员必须经过专业技术培训,掌握“管好设备、用好设备、修好设备”和“会使用、会保养、会检查、会排除简单故障”等“三好”“四会”基本功,并通过考核。对于大型、精密、贵重设备,检测/校准的关键设备以及引进的重要设备,应作出专门规定,指定专职人员使用、维护、保养,建立严格的岗位责任制和交接班制度。5.2.3仪器设备的保管(2)仪器设备的合理使用避免仪器设备超负荷、超性能、超范围工作,避免人为地缩短仪器设备的使用寿命;尽量提高仪器设备的使用率,管理部门、管理人员要在加强仪器设备保养的同时,考虑其在一定范围内资源共享和调剂使用。(3)配备良好的工作环境仪器设备要求有一个适宜的工作环境,其放置和总体布局要合理有序,配备相应的防电磁干扰、防震、防潮、防腐、保暖、通风、良好接地等措施（第6章环境保证）。对特殊、大型、精密、贵重的仪器设备,要尽量设立独立的实验室多级质谱仪要求环境超静、防电磁,红外光谱仪要求防潮、防震;电镜要求防震、防电磁场,电化学仪器要求环境通风良好等。(4)建立健全仪器设备使用、管理的规章制度安全操作规程设备保养规程事故处理制度检查评比及奖惩制度档案管理制度(1)仪器设备的调拨调拨：调入或调出、有价或无偿使用。均应事先作出书面报告,经部门领导签具处理意见,报设备主管部门审核,实验室负责人批准后办理有关账目、卡片移交手续。与实验室外单位之间的调拨,除办理移交、验收手续外,还可能涉及收款、付款等工作。5.2.4仪器设备的调拨、借出、借入(2)仪器设备的借出、借入实验室向外单位借出、借入仪器设备,应经有关主管部门审定、批准,并按规定办理手续。借入、借出方必须按期归还所借仪器设备,如发现损坏或超期,借出方可以向借入方要求赔偿。对返回的仪器设备,借出方应对其功能和校准状态进行核查。5.2.5仪器设备的报废仪器设备达到使用年限或有替代设备时可予以报废；由于某些原因损坏又不能或不必修复时应予以报废。报废仪器设备中的一部分可以降级使用,另一部分不能使用者,可以将某些零部件拆卸下来,以做它用设备报废一般程序。5.3实验室仪器设备的技术管理设备验收维护保养修理技术管理内容5.3.1仪器设备的验收仪器设备的验收是仪器设备购置过程的结束,也是设备技术管理的起点。验收是了解仪器设备技术性能,建立原始档案的过程。对于未能通过验收的,应及时通知厂家,采取相应措施。通过验收的,还要对设备进行核查或校准。一般验收流程设备到货开箱核对安装调试标样测试分析验收小组技术验收填写设备验收报告设备管理部门打单入库建账建卡(1)准备工作查找并熟悉相应技术标准,必要时对实验室环境进行改造以满足设备安装使用要求,设备管理部门、使用部门共同制订详细的验收方案(主要包括验收哪些指标、采用什么方式、使用哪些标准物质),选择有技术能力的专业机构或人员进行性能测试。特殊的大型精密设备,在选型阶段应与供方协商,确定验收方案。(2)核对凭证为确保购进的仪器设备与拟采购的仪器设备相符,应就装箱单所述的生产单位、型号、规格、批号、数量、备品等与采购单据进行核对,同时检查其技术资料所描述的性能与所要求的技术指标是否一致。凭证核对完成后才能进行实物的验收。如属进口仪器,还应附有海关、商检报关检验清单,或同步进行相应工作。(3)实物点验①数量点验和外观检查检查主机设备、附件、配件的数量是否正确,外观是否完好,是否附有出厂合格证和保修单。②内在质量检查重点考核仪器性能、功能是否满足要求。A.供方派出技术人员安装调试,实验室现场验收。B.特殊要求的仪器设备,由国家授权的检定/检验机构专家验收,出具检测/校准证书。C.开机试用。③验收工作完成后应编制验收报告,由仪器购买单位签字认可验收,同时将各种验收记录与验收报告一并归档备案。(4)建账归档对验收合格的仪器设备应建立专门的账目和档案,移交使用部门并进入日常运行管理。特殊问题处理:仪器设备与采购单不符,应予以退货或换货,仪器设备与随机的资料不符,应迅速与供货单位联系,待资料齐全后再行验收;属于生产厂家或供应商负责调试的,如达不到要求,应要求换货,更换后重新调试,并根据实际情况酌情索赔;由于其他因素延误验收的,应根据实际情况迅速向有关方面交涉,并酌情索赔;除另有约定外,所有验收程序必须在规定的索赔期内完成(特别是进口物资),以免造成经济损失。5.3.2仪器设备维护保养为保证其正常运行,延长使用寿命,要做好仪器设备的维护保养工作,如定期的仪器设备拆卸、清洗,调整维护保养。5.3.3仪器设备的修理仪器设备在长时间的运行过程中,出现磨损、故障、老化是一种自然规律,特别是仪器设备进入使用期限的后期阶段,故障出现几率明显增多,修理工作尤为重要。仪器设备的修理,必须遵循保养维护为主,一般维修和专业维修相结合的原则修理工作分为:事故维修、计划预防维修、改造维修、维修预防4种。事故维修：当仪器设备出现突发的意外故障时所作的维修是应急的、被动的,往往难以保证维修的质量。计划维修,科学性强,可以减少偶发事故的发生,维修的质量可以得到保证。改造维修通过较小的代价改善仪器性能、扩展功能、提高效率,减少仪器设备故障率。预防维修：对于大型精密、贵重仪器设备,其修理技术要求高、修理费用昂贵,管理、使用人员要经常监测其工作状态,做好书面记录并予以分析,若发现一般故障,应及时予以排除。5.3.4仪器设备技术档案的建立和管理建立完整的技术档案是正确使用仪器设备,考核和评价其性能和技术指标的重要手段。技术档案包括从申购、安装、验收到投入使用,直至报废处理的所有记录。应由专人负责督促有关人员认真填写,随时抽查,定期汇总统计。(1)原始档案仪器设备申购报告、论证报告、订货合同单、验收记录及随机技术资料(如结构图纸、出厂检验单、电路图、说明书、合格证、操作手册及附件明细表等)。随机关键技术资料复印一套,防止丢失。(2)使用档案工作日志,记载仪器设备日常工作情况,包括每次使用的操作人员、操作时间、工作内容、运行情况及结果等,是追溯仪器设备使用状态和折旧的依据之一。维护保养记录(包括维护保养的内容、维修时的故障现象、原因、排除故障采取的措施)、所有校准/检定的记录技术改造记录等。5.4.1实验室设备计量溯源的重要性实验室仪器量值溯源的目的是在规定条件下,确定仪器设备所指示的量值与对应的计量标准所复现的量值之间的关系。计量技术规范《通用计量术语及定义》(JJF1001-1998)中对“溯源性”的定义为:“通过一条具有规定不确定度的不间断的比较链,使测量结果或测量标准的值能够与规定的参考标准,通常是与国家测量标准或国际测量标准联系起来的特性”。5.4食品实验室仪器设备计量溯源管理ISO10012:2003《测量管理体系测量过程和仪器设备的要求》标准要求:“负有计量职能的管理者应确保所有测量结果均可溯源到国际单位制单位”。无论是什么性质的测量,其测量结果如果不能保证溯源性,测量则缺乏可比性,测量就失去了意义。分析仪器是进行测量的最基本工具,也是能够将被测量的量值直观复现的唯一工具。所以,要保证所有测量结果的可溯源性,必须要保证仪器设备的溯源性。保证仪器设备溯源性计量检定计量校准计量测试计量比对等计量是为实现单位统一和量值准确可靠而进行的科技、法制和管理活动。(1)实验室计量及其溯源性的重要性计量工作基本特点准确性一致性溯源性法制性准确性是指测量结果与被测量真值的一致程度。所谓量值的准确,即是在一定的不确定度、误差极限或允许误差范围内的准确。一致性是指在统一计量单位的基础上,无论在何时、何地,采用何种方法,使用何种计量器具,以及由何人测量,只要符合有关的要求,其测量结果就应在给定的区间内一致。否则,计量将失去其现实意义。计量的一致性,不仅限于国内,而且也适于国际。溯源性是指测量结果或测量标准的值能够通过一条具有规定不确定度的连续比较链,与测量基准联系起来。所谓量值溯源,是指自下而上通过不间断的校准而构成溯源体系;而量值传递,则是自上而下通过逐级检定而构成检定系统。(2)实验室溯源体系图溯源体系图是一种代表等级顺序的