ERP软件流程模型的分析与构建

ERP软件流程模型的分析与构建陈伯成1，叶伟雄2，孙静1，王琪11.清华大学经济管理学院，北京100084；2.香港理工大学制造工程系摘要：从研究企业物流和资金流中物对象和资金对象的特点入手，指出企业内有三种类型的物对象，但不是所有物对象都可以被同时准确定位、定型和定价值，管理上只关注仓库里的物；通过分析物与资金两流关联的因素及方法，指出理论上只有三个因素影响集成，这三个关联因素可以将物流和资金流“实时”集成。借鉴SAP的移动类型和评估类型的概念，可以使实现更加实用，模型更加合理；给出了一个集成的ERP软件的简化流程模型，并根据该模型分析了物流和资金流信息集成对企业管理及组织结构的影响，指出了两流不集成在管理上的缺陷。关键词：企业资源计划；企业资源计划简化模型；集成；企业结构；企业管理中图分类号：TH122自ERP[1]概念问世以来，尚未见到简化的ERP流程模型及相应的分析报道。随着国际ERP的不断成熟和发展，及国内近年来对ERP与BPR[2，3]关系的重新认识，今天有可能重新研究这种模型的构成。国外有很多相应的研究[4～6]，这些文献及其建立的模型，如GRAI[4]及普度等模型[5]对企业模型都有较深入的分析，但他们的思路与ERP的思路不太相同。Ip等人也给出一个ERP模型[7，8]，但不是集成的结果。本文基于对SAPR/3系统的理解，着重分析企业内的物对象及资金对象，企业内的物、资金、信息流的关联点及关联方法，在此基础上给出一个ERP软件的简化模型，并加以分析。1ERP软件流程模型的分析ERP软件是集成的系统和合理的模型。系统是指企业内部管理的多流信息集成；模型是指BPR概念下的企业组织结构在软件中的体现。可以将企业及环境看作如下结构：供应商—企业采购—企业生产—企业销售—客户。物流由供应商通过企业流向客户；资金流由客户通过企业流向供应商。所谓集成是指在信息流上企业物流变化信息可以“实时”地反映到资金流上，即：企业可以利用资金流及时监测企业运作状态变化。1.1对象分析企业中物流部分构成了企业的实体框架，实现了企业的实体运作。物流上的对象称作物对象，主要指原材料、半成品及产品。企业中资金流部分构成了企业的逻辑框架，监控着企业运作的效果。资金流上的对象称为资金对象，实际上是指物流上对应物的价值。这里“价值”只是用作问题的说明。对已入库的原材料、半成品可视为实际成本，对生产的半成品、产品可视为估计价值，其真正价值依赖于销售的价格及相关费用。此处“价值”含义=估计成本+估计增值。由于估计增值很难真正体现，因此，本文提到的价值往往是指估计成本。1.1.1物对象企业内部的物对象（简称为物）可分为无变化物和有变化物，无变化物又可分为静止物和移动物。静止物的特点是静止不动，其集合构成了企业物流监测点的分布，这种集合的数量在足够小的时间段中不会发生变化。移动物的特点是总在移动，它们在物流上位置的变化，使得物流上各个监测点的价值和数量发生变化。移动物分内部流动和外部流动两类，对前者的监测确定了企业产品成本和价值，对后者的监测是企业考察的重点，因为这是企业物与资金、资金与物的转化点，是企业运作状态变化的重要事件点。有变化物是由无变化物经加工和反应构成的。其特点是生成需要一定时间，变化前由来自前面监测点的移动物组成，变化后成为新的移动物，进入下一监测点；变化中的物是不可统计的，因为各种随机因素，最终无法进入另外的监测点。几个阶段形成的变化物在每个变化阶段中是变化物，而在每个子变化结束后的状态是静止物，入库前是移动物。企业管理对企业物流的监测是对物流上各个监测点的监测，是离散点上的监测。这些监测点实际上就是各种永久或临时的库存。因此，企业对其物流的监测实际上是基于库存的。原材料根据BOM表和商品数量移出仓库，生产后，产品作为新物重新进入仓库，副产品及废品分别进入不同的监测点。企业内物的静是相对的，动是绝对的。1.1.2资金对象从某种意义上讲，企业财务实际上是在监控企业内部物流的价值分布和变化，得到的信息是整个企业运作状态的汇总。从资金流的角度看，企业内部没有静止不变的物，因为每个物的价值都随时间和市场的变化而变化。每种静止物至少对应一个会计科目，统计这些科目可以得到相应时刻物流上各个监测点的静态价值分布。每种移动物至少对应两个会计科目，即出库的科目和入库的科目。会计科目对移动物的统计，可以部分地得到相应时刻物流上各个监测点的动态价值分布。每种变化物在变化前为出库时的移动物(原材料)，变化后为入库时的新移动物（半成品或成品）。旧价值的消亡，新价值的产生，是企业中物增值的主要部分。企业对变化中的物的成本评估（核算），通常采用反冲技术，即以一段时间为周期，统计投入物的数量和各种生成物的数量，将该段时间内投入的材料费用、加工费用及其他费用分摊到新的产品上。显然，企业监测的不是变化中的物，而是变化前和变化后的物。这种位置移动的物至少会引起三个科目，即出库方、入库方及相关生产科目的变化。由于财务管理对企业运作的重要性，在物流发生变化时，相应科目应该在统计前更新；对会计科目的每项操作，应该保留相应的操作凭证。1.1.3特点分析（1）无法准确测定物的位置和形状企业中变化物的位置和形状无法同时确定。为此，可以将变化物的变化轨迹分为多个阶段，可以想象，当该类物的位置确定时，其形状是变化的（如加工中），而一旦其形状确定，其位置是变化的（如去下一步加工的传输中），直至成为新物进入下一监测点（半成品）；继续细分该过程，得到的结论是一样的。从管理的角度，对变化物的监测只能在每阶段变化的两个端点，在过程中是测不准的。如果临时仓库可以视为工作中心的一部分，则对变化物(在制品)的监测就是通过对加工过程的两个端点（实际仓库）的检测来实现。因为测不准，企业管理往往对变化物的变化过程不监测，而变为对物流相应监测点数量变化的监测(结果存在时间延迟问题)。企业中变化物的位置和价值无法同时确定。因为物的位置和形状测不准，故变化物的位置和价值也无法测准。此外，各种随机因素使变化中的每个阶段都可能出问题，而部分变化物最终无法成为所需要的新物，因此，其成本一般使用反冲法获得。即使库存中有变化，除了库存费用随时间累计，还有物的过期、变质、损坏等因素，使得物的成本随时间发生变化。此外，其增值部分也有变化，因为任何产品在没有卖出之前无法确定其真正增值（价值），现在企业一般采用给定周期或按批量完成后做结算的方法来确定产品价值，而不是实时的。实际上，现阶段企业对变化物的监测没有做到实时，因此，对变化物的监测可以不需要实时。（2）仓库内的物可以准确测定由前面的分析可知，仓库内的物是测得准的，仓库外的物是测不准的。物流的变化要实时反映到资金流的说法，往往是指资金流在监控物流上仓库内物的价值。这种监测的难点就是如何将物的流动反映到资金流中。伴随着ERP的发展，作为有效调配、共享资源组成部分的仓库及其管理，一直是企业管理关注的焦点，它参与规划范围从订货点法的仓库管理本身，到与车间生产计划协同的MRP；从着眼于企业内部生产和成本核算集成管理的MRPII，到优化了流程和企业结构的企业内部集成管理的ERP，乃至当前的跨企业一体化规划和协同的供应链管理。可见，每次管理理念和管理软件的升级都涉及到更高管理层次上对仓库内部物的有效计划、调配和管理，从这个意义上讲，企业的主计划是对库存内物的种类和数量的计划，而不论最后实际物是否进了企业仓库（可以虚入库）。此外，仓库也是企业功能管理效果的交汇点(计划←仓库，采购→仓库，仓库→生产→仓库，销售←仓库，会计←仓库)，因此，它也是ERP软件功能模块划分的分界点。（3）事件码可以表述触发物的位置企业内物的移动是各种原因造成的，是由各种事件触发的。该事件不仅可触发移动，还可用来触发会计科目记帐，将相应的物流位置和数量的变化记录下来，以便统计。因此，通过建立各种事件码表述物的移动方向和原因，并作为触发相应会计科目记录的触发器。事件产生移动，事件码可以表述触发物的位移，并同时触发相应的会计科目，由系统自动记帐。1.2关联分析综上所述，物流某位置上物的数量的变化是由物的移动造成的，物的移动是有其原因的，现企业管理的监测点是仓库。基于仓库，影响物流和资金流集成的因素有三个：①物流。被移动物的名称及种类；②资金流。被移动物、位置及移动原因所涉及的会计科目；③关联。被移动物的移动方向、移动原因及位置（移动类型）。1.2.1定义关联因素为便于讨论，先对关联因素进行定义。（1）设立物料类型在实际系统管理中，一个会计科目至少管理一类物料，而不是一种物料。为管理方便，因此，需要设立物料类型。（2）设立会计科目即会计科目码，每个科目码对应一个（对，套）会计科目，其集合构成一个完整的会计构架和系统。（3）设立移动类型描述物的移动方向、原因及位置，如出库或入库，收货还是发货；是退给供应商，还是厂间转储；对收货，是收到仓库内还是放在外面，还是有问题存放到不可用区等待退货等。这些类型会出现在出（入）库单中，作为手工填写的一个必选项。还可以根据实际需求定义，也可以参考某些大型的ERP软件确定，以便更加规范。（4）设立事件码企业中任一种物料发生移动都是有原因的，是由某个事件激发的，其结果将引起相关仓库数量和一类会计科目的变化。因此，对各类事件设立代码，任何物料位置变化都应该有其对应的触发事件代码（事件码），一个事件码应该对应一类会计科目（如库存科目、采购科目等）。而这个代码与物料类型和移动类型紧密相关。1.2.2关联的三个因素理论上，关联的这三个因素只需要建立一个物料的表述，一个会计科目的表述，一个将这两部分表述关联起来，就可以达到集成的目的。但是，因为有物的移动，这种关联必须考虑移动类型。一个简单的方法，可以通过建立一个两维表来关联物料、移动类型，得到所需要的事件码（如表1，某物料移动到某位置就是一个事件）。如此处理，理论上，根据物料名称和移动类型，即可确定相应的事件码，根据事件码，可以找到相应的会计科目。此时事件码等于科目码。表1由物料和移动类型确定事件的理论方法移动类型入库到可用区入库到检测区出库…物料名称原材料1事件码1…事件码9…原材料2事件码1……半成品1事件码6………产品1……该思路的缺点是：诸多的物料、诸多的移动类型和诸多的移动位置，将导致建立更多的事件码（近似两维），产生更多的冗余。为此，需要提高事件码的效率。一个实用的思路（SAP的思路，其中一部分是方便成本会计的实现）：（1）引入物料类型由物料得到物料类型(增加了问题的复杂性，但减少了事件的数量)。（2）建立评估类型它将给定物料从物料类型中分离出来，使物料类型可按其他功能要求进行拆分和组合，以便对核算的内容进行分析(与物料类型交叉，方便成本会计实现）。物料类型是物料管理的内容，而评估类型是会计管理的内容，移动类型是对物料移动的描述。评估类型同物料类型的关系为多对多的关系，即一种物料类型可以对应一种或多种评估类型，反之亦然。建立方法可以参考某些规范的ERP软件。物料类型和移动类型唯一确定事件码，事件码成为因物的移动对会计科目实时更新的触发器。事件码与评估类型的关联，可以唯一确定一个（对、套）会计科目，从而构成了物流和资金流的实时集成（如表2）。当然，这需要事先将关联定制好。表2由评估类型和事件码确定会计科目［9］事件码BSX（库存类科目）…描述评估类型3000300000科目1…3001300010科目2…3010301000科目3……………同样，出于方便管理，也可以将评估类型分类或分组。此时，事件码可以由评估组（评估类型）、物料类型及移动类型唯一确定。如果将一个独立核算单位看作一个评估范围（区域、域），该结构就可以方便地用于企业、公司、虚拟企业的成本核算。因为一个评估组也可以包括几个评估域,一个域可以是一个单位，但一个评估域可以包括几个评估类型，该结构可以方便地用于集团企业、虚拟企业的会计管理和物流、资金流集成使用。1.3关联举例为了更加直观地说明集成过程的全貌，图1给出了从出入库单到会计科目的整个工作原理示意图。其中将一些不太重要的内