非生产性支出管理(12月24日稿)

上海均瑶（集团）有限公司文件均集字[2001]第号签发人：———————————————★——————————————关于加强非直接生产经营性支出管理的通知（第3稿）集团各部门、所属各公司：加强非直接生产经营性支出管理，对于提高工作效率，提高资金使用效果，集中人力、物力办好更重要的事情，有重要意义。一、定义。本规定所称非直接生产经营性支出是指与产销量没有直接关系的支出。例如笔记本电脑、移动电话及话费、差旅费、市内交通费、固定电话费、行政车辆费用、业务招待费、办公费、集团内部跨公司消费等支出。二、笔记本电脑的管理。1、目的：加速信息沟通，逐步实现无纸化办公，提高工作效率。2、配置范围：副部长级及以上干部。经理级及以下员工，因工作性质特殊，三分之一以上工作时间出差、参加公司会议，且主要从事管理工作确需配置的，由专业总公司或集团直属公司提出意见报集团领导批准，方可配置。3、经费分担：符合配置范围的，公司凭笔记本电脑发票报销60%（公司承担最高不超过每人12000元/台标准），其余款项由个人自负。采用加速折旧法按60个月使用期限计提折旧，折旧完毕产权归己。折旧期限内，如果使用人离开公司，按折余金额向公司补偿。除前述规定之外，公司不再承担与笔记本电脑有关的其他购置费用和维修费。本规定下发前已配置的，在本文生效后十五日内由财务部门查明折余2金额及60%自负金额书面通知办公室、笔记本电脑使用人，办公室、笔记本电脑使用人在收到书面通知之日起十五日内按折余金额的60%向公司补交自负款项。三、移动电话及话费管理。1、移动电话购置费自理。2、话费分担：移动电话话费由公司分别对象确定最高限报销额度凭电信部门开具的话费票据在限额内据实报销，超过限额部分自理，一月报销一次，不得跨月。确定报销对象和话费限额的权限为，副部长级及以上人员由各专业总公司或集团直属公司提出意见报集团审批；其余人员确因工作需要由所在单位提出意见报专业总公司总经理审批。3、享受报销移动电话话费的员工应保证工作交流信息沟通顺畅。4、各公司办公室对以公司的名义购用的手机号码登记使用人，使用人离职时应先办理手机号码注销或转移手续后，方可办理离职手续。四、差旅费的管理。1、出差是指受公司委托外出短时期（一般在30天内）办理公事的行为。员工外出学历、职称学习,业务培训时间在15天以上,长期派往外地公司工作的，不属出差。2、各公司须加强员工出差事前的审批。员工出差须事先经所在单位（部门）领导批准；单位（部门）领导出差，应事先向上一级领导报告，预计出差一周以上或需要乘坐飞机的，应事先办理审批手续。有关人员在安排和审批员工出差时，应审查出差事由的必要性和出差费用预算。3、出差人员应本着节约的原则安排交通工具。非特殊情况，距出差地（到达地）乘坐火车或汽车途中时间在六小时内的不得乘坐飞机；在非紧急情况下经理级及以下员工出差不得乘坐飞机。如因特殊情况确需乘坐飞机须经副总经理级及以上领导事前批准方可报销乘机费用，并在机票报销3联上注明缘由。对市场上实行折扣销售的交通工具的票价须按有关规定进行严格审查，严禁多报和虚报出差费用的行为。经批准的探亲假，按火车普快或汽车票价标准报销，其中探本人父母假路费超过本人总工资10%以上部分，经审核批准后凭据报销。4、员工出差到集团所属外地公司办事的，原则上由各公司安排内部接待用房，如无内部接待用房，则就近安排住宿。住宿费由出差员工承担回原单位在集团规定的出差人员住宿费标准内据实报销。员工出差（不包括长期外派人员）到集团所属外地公司办事的，一律按每日20元补贴。五、市内交通费的管理。1、日常工作外出办事较为频繁的岗位员工，其市内交通费实行定额包干，包干标准由各公司根据以往的实际开支情况和工作性质、日均外出办事次数酌情拟订，报上级公司批准后，按交通补贴发放。2、偶然发生的市内交通费，按月填制车费报销单，说明乘车原因，按规定经有关人员严格审核后方可报销；各公司财务部门应在费用科目下增设“市内交通费”子细目，专门核算市内交通费。六、固定电话的话费管理。1、责任人：各公司办公室（未设办公室的单位为内勤）为电话费管理责任单位，电话费管理责任单位对本公司的所有固定电话（包括营业部门）都须确定和落实使用责任人，每门电话的话费标准由管理责任单位根据各部门的业务性质和工作需要确定，报上级财务部、总经办和集团审计部备案。2、按电信部门话费票据在定额内据实报销。当月话费超过定额部分由电话管理责任人和电话使用责任人索取电信查询清单并追查原因记录在案，属于私人电话由个人承担，属于因公电话的由公司报销。不追查原因的，按失职论；弄虚作假的，按违纪论。4七、行政车辆费用管理。1、各公司办公室为行政用车管理责任部门，行政用车管理和车辆费用的管理由管理责任部门负责，所有行政车辆均须落实管理责任人（司机），油费、修理费、过路过桥费、轮胎购置费、养路费、保险费等各项费用开支先经公司办公室审核、登记、签署意见，未经办公室审核、登记、签署意见的，财务部门不予报销。2、行政车辆费用实行一月一报，行政车辆的各项费用除养路费和保险费外均须由车辆管理责任人负责报销，在报销车辆费用时须附有车辆费用统计表。各部门及有关人员的用车应根据用车行驶公里数和每公司定额费用及相关的过路过桥费统计列表，转为各公司、各部门或人员的费用，列入考核费用。车辆每月实际行驶公里数和用车公里数差异、油耗差异、维修费用标准列为管理责任人（司机）考核内容。3、对行政车辆的油耗标准、费用标准、公里费用定额、司机考核方案、用车管理办法等工作由集团总裁办负责制定。八、业务招待费用的管理。1、业务招待费用是指招待或接待业务客户和有关单位客人的餐费、住宿费、交通费、礼品等费用。各公司应严格控制业务招待费用的开支，严禁无工作往来和无业务关系的招待开支，严禁对集团所属各公司间内部员工的招待费用开支。2、确因工作往来和业务关系的招待或接待须从严控制费用金额，各公司须把所有的业务招待费用开支统计到各部门或负责人，列入考核费用范围。3、各公司均须严格执行业务招待费用开支的事前审批制度，各项业务招待费用均需经有审批人在事先同意后方可报销。报销业务招待费用时须注明招待或接待对象和招待或接待原因，如不便注明原因的，必须经公5司负责人亲自审批方可报销，各公司负责人对这类业务招待费用应作专门记录，以备内审核查。九、办公费用的管理。1、办公费用是指各公司的办公文具用品、办公场所水电费、报刊费、资料书籍费、办公电脑用品、财务凭证费用、纸张、墨盒、办公场所绿化、饮用水等费用。2、一般办公用笔记本、笔、刀、檫、尺等由员工自备，公司不再采购。专业性、技术性特殊需要的，严格控制，做好领用、缴销登记，按资产管理。3、各公司的办公费用统一由各公司办公室或内勤负责管理，各公司的办公室须会同财务部门对本公司的办公室制定费用计划和预算。办公室须对本公司的办公费用指定专人负责，建立台账，对采购、领用、库存数要按月进行登记，按月编报领用报表，报送财务部门，由财务部门将费用分摊到各部门。办公室要严格控制办公用品采购关，尽量降低办公用品的采购成本，财务部门须对办公用品的采购加强财务监督功能。对各公司所有部门的办公费用均实行费用预算管理，将办公费用列入考核范围。十、内部消费的管理。内部消费包括集团内部公司间员工的乘机免票、宾馆用餐消费、住宿消费、乳制品消费等。本着严格内部经济核算原则，事先审批，明细核算，凭据按月结算，住宿按房价60%、餐费按95%，牛奶按出厂价，其他以市场价90%计入双方考核。十一、落实各公司费用开支管理责任制度。1、各公司的各项费用开支须全部实行责任管理，各公司所有费用开支均须符合费用开支标准和范围的规定，费用发生的经办人和部门、财务部门、审批人等有关人员须严格按规定程序审核费用报销单据。各公司的财务部门对本公司各项费用开支的合规性、合理性、准确性负审核责任；6各公司经办部门对各项费用开支的真实性和合理性负责；审批人对财务部门和经办部门的审核意见负确认和把关责任。财务部门和经办部门如对费用开支审核有异议的，须在报销单据签署异议意见，由审批人裁决是否准予报销。如经内部审计或财务检查发现违规费用，追究有关人员责任。2、各部门的各项费用开支须与考核业绩进行挂钩，促使所有管理人员和业务经营人员主动控制各项费用。对行政管理部门和人员的费用超支或节约实行奖赔的比例控制在30%范围内，对经营业务部门和人员的费用超支或节约实行奖赔的比例在20%范围内，具体比例由各公司根据费用总额和经营规模进行测算确定。财务部门须对各部门发生的各项费用根据考核和管理的要求列表统计到各部门或个人，按月编报费用开支的有关报表报送有关领导和人员，便于有关领导和部门及时掌握费用开支情况，加强对费用开支的管理。十二、各公司须组织有关部门和人员根据本通知的要求和精神，在二00一年十二月底前制定本公司的生产经营费用和成本控制的管理制度和办法，各公司在落实二00二年经营考核时充分考虑加强费用管理、成本控制和提高经济效益的因素，对各项费用和成本进行有效地控制。十三、本规定由集团财务部、审计部共同解释。本规定从二00二年一月一日起执行。附：1、《均瑶集团差旅费开支标准》2、《均瑶集团车辆费用统计表》3、《均瑶集团出租车费报销申报表》均瑶集团有限公司二00一年十二月十日主题词：加强支出管理通知抄送：均瑶集团乳业股份有限公司董事会。