办公室人员必备工作技能

行政办公人员必备技能Thenecessaryskillsofadministrativeofficestaff目录01礼仪接待的技能02收发处理各种函电、邮件和文件的技能03安排会务、接洽工作，必要时做好会议记录和纪要的技能04拟写通用文案和一般工作报告的技能05做好部门或公司内外事务的安排和联络工作的技能06管理事情的能力文书档案收集、整理、归档和管理的技能07管理和合理使用办公设备的技能08管理事情的能力01礼仪接待的技能01礼仪接待技能着装工作时间穿职业装或较为正式的服装，不要奇装异服站姿抬头、颈挺直，下颌微收，双肩放松，两腿并拢立直。身体避免倾斜或靠墙靠门。双手交搭贴于腹部、挺胸、收腹。行姿行走时步履应自然、轻盈、敏捷、稳健。上身正直，双肩平稳，不要左右摇晃。坐姿入座时要轻稳，走到座位前，转身后退，轻稳坐下。起立时，右脚向后收半步而后站立。——仪态仪表礼仪213通常年长（尊）者先伸手后，另一方及时呼应。来访时、主人先伸手以表示欢迎。告辞时，待客人先伸手，主人在相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度。初次见面时，时间一般控制在3秒钟内。握手介绍时应把身份、地位较为低的一方介绍给相对身份、地位较为尊贵的一方。介绍时陈述的时间宜短不宜长，内容宜简不宜繁。同时避免给任何一方厚此薄彼的感觉。介绍表示问候之意。通常在各种场合用举手、点头、欠身、脱帽等方式向相识的人打招呼。致意01礼仪接待技能——见面礼仪01礼仪接待技能3、应答“您不必客气”、“没关系，这是我应该做的”、“照顾不周，请多指正”。4、慰问“您辛苦了”、“让您受累了”、“给你们添麻烦了”。谈话礼仪1、问候：根据彼此的关系问候“您好”、“你好”、“早上好”、“下午好”等，初次相识可以说“您好”、“见到您很高兴”。2、道歉做了不应该做的事，应及时道歉“对不起，实在抱歉”、“真过意不去”、“真是失礼乐”，或不经意打扰别人说话应说：“对不起，打扰了”、“对不起，打断一下”等。——谈话礼仪01——迎送接待礼仪礼仪接待技能入室陪客者应走在客人的左边，或在主陪人员和客人的身后，到达会客室门口时，应打开门，让客人先进，并把客人介绍给在场的有关人员。接站对远道而来的客人，要做好接站工作，掌握客人到达的时间，保证提前迎候，接站时，准备迎客牌，并在客人到达时高举，以便客人辨认。会面客人到达，应主动迎接，热情打招呼。对长者或身体不太好的应上前挽扶、应主动接过客人手中的重物来。送客按照接待时的规则对等送别。离开时，应与客人热情话别。01——表情仪态礼仪接待技能善于运用微笑，微笑能使人的关系融洽，矛盾缓解。冷若冰霜的表情相当于拒人千里之外，应通过发自内心的关心和热情来促成双方的沟通与合作。遇到烦恼、气愤之事，不忙于动怒悲伤，应控制情绪，让自己平静下来。表示厌恶时也不要伤别人的面子，避免脸色难看。兴高采烈时不欣喜若狂，不大呼小叫、手舞足蹈。待人热情诚恳，不献媚讨好，不挤眉弄眼，不卑不亢。2131、谈话时，手势不宜过多，动作不宜过大，更不能手舞足蹈。传达信息时，手应保持静态，给人稳重之举。3、不能用食指指点别人，更不要用拇指指自己。说到自己时，可以把手掌放在胸口上；说到别人时，一般应掌心向上，手指并拢伸展开进行表示。1、女士下蹲时不要翘臀，上身直，略低头，双腿靠紧，曲膝下蹲，起身时应保持原样，特别穿短裙时更不要翘臀。2、对男士没有像女士那样严格的要求，但也应注意动作的优雅，不可箕踞蹲姿01礼仪接待技能——手势仪态2、拍拍打打、推推搡搡，抚摸对方或勾肩搭背，依偎在别人在别人的身体上等行为，是不符合礼仪的行为。01礼仪接待技能1、尽量用双手递接物品，以表示对对方的尊重。2、递尖锐或有危险的物品，尽量把尖部、危险部位朝向自己，把安全的一面递给他人。递接物品——递接物品1、用餐前热湿毛巾作为擦嘴角、双手用的，用他擦脸、脖子等都是失礼的行为。2、用餐时用餐巾纸擦餐具，是对主人不尊重的表现。3、喝汤时中餐放下筷子，西餐放下刀叉，用汤匙喝，不要把碗端起来喝。4、餐中注意不能边说话边用筷子指指点点或乱翻菜肴。用餐或喝汤时，应闭嘴咀嚼，不要发出咀嚼声、喝汤的声音。吃到骨头、刺时，不要直接外吐，应用餐巾纸或手掩口，取出放在骨碟里。剔牙时应以手遮口，用牙签剔齿缝，不能把方便的筷子弄断剔牙。如果不会喝酒的客人，当主人或服务员为其斟酒时，应礼貌谢绝，不能将酒杯倒置。强行劝酒或把喝在嘴里的酒再吐出来，都是失态无礼的表现。01——迎送接待礼仪礼仪接待技能01礼仪接待技能通话内容应事先想好，尽量简单扼要。吐字清晰，音量适中重点内容应重复，必要时应记录下来。请爱护电话机，轻拿轻放。不要随意借用别人的手机打电话或长途电话。阅览室、剧场、音乐厅、会议室、课堂等场合不宜用手机通话，以免干扰别人。如果打错电话应向对方道歉，如果接到错误的电话应向对方耐心解释。无论打电话还是接电话，都应用礼貌用语。接听他人电话时，无论是找人或转告事宜的，都应及时、认真去做。不要用办公室电话办私事、唠嗑，长时间占用电话。打移动电话要注意周围环境和场合，声音不要太大，避免妨碍他人。选择适当时间通话。无紧急情况，应在白天8点以后（假日9点以后），夜间22点以前通话，免得打扰他人休息。——电话礼仪01礼仪接待技能摆正领导与被领导的关系，不“越位”、不“越权”。正确地对待批评和表扬。提高个人综合素质，遇事勇于承担责任，不纠缠个人利益和私人恩怨。把精力主要用于工作上，刻苦钻研业务，锐意创新进取，不断开拓工作新局面。保守公司机密，严格要求并规范自己。尊老爱幼，以礼待人，不搞小团体，不互相拆台搬弄是非。互相理解、宽容、谦恭、随和、真诚、友好，互相勉励，公平竞争。热爱公司，树立良好的为同事和公司服务的理念并不断实践。积极学习公司制度，成为部门里制度的宣讲者，避免违规发生。态度严谨，作风扎实，讲究质量和效率。不要串岗、闲聊、乱侃。讲究礼貌和礼节。办公楼内做到三轻：走路轻、说话轻、敲门开门轻；互相养成问好、道别的习惯；接客待人，热情礼貌要适度，应恰到好处地运用示意、起身、欠身、让座、倒水等规范动作。不利用职权之便谋私利、搞特权，不搞非法活动和交易，应该做到“心底无私天地宽”。——办公行为礼仪02收发处理各种函电、邮件和文件的技能1、应能独立操作计算机，熟练操作word、excel、powerpoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。2、及时了解公司通用的电子办公方式，熟练应用相关软件。3、办法只有一个：多学习。03安排会务、接洽工作，必要时做好会议记录和纪要的技能1、确定会议议题2、确定参会人员3、确定会议时间4、确定会议地点8、确定会议座次7、确定确定主持人6、确定会议用品5、确定会议通知范围02安排会务、接洽工作，必要时做好会议记录和纪要的技能9、确定记录人04拟写通用文案和一般工作报告的技能04拟写通用文案和一般工作报告的技能决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。——公文种类04拟写通用文案和一般工作报告的技能命令适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报适用于公布重要决定或者重大事项。——公文种类04拟写通用文案和一般工作报告的技能公告适用于向全国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。——公文种类04拟写通用文案和一般工作报告的技能意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。——公文种类04拟写通用文案和一般工作报告的技能通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。——公文种类04拟写通用文案和一般工作报告的技能请示适用于向上级机关请求指示、批准。批复适用于答复下级机关请示事项。——公文种类04拟写通用文案和一般工作报告的技能适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。议案适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要——公文种类公文标题中常见的病例05公文标题中常见的病例229157711回行题式不规范。回行时要做得词意完整。文种使用不当1、没有文种；2、生造文种；3、错用文字；4、混用文种事由表达不清1、事由繁杂冗长；2、事由简而不明标题中标点符号的使用1、除书名号外，一般不要使用标点符号2、有强调意味的对象、重要或特定意义的词语可以使用引号3、对需要特别单独说明的事项，可以使用破折号4、标题中使用了括号，往往是表示补充说明05公文标题中常见的病例标题正文：1、标题用小三号字，黑体或宋体加粗2、正文用小四号，1.5倍行距，宋体3、发文对象要顶格写4、正文每段首句空两个字5、特此通知（报告）等句，按一段写。中间不要空行6、正文与落款之间空两行，不能多7、落款靠最右端，日期在落款下居中8、如要用印章，骑盖年月05公文标题中常见的病例5、除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄（报）送机关。6、对除主送机关外的上级部门，用抄报。对平级或下级部门用抄送。1、主题词又叫关键词，它是指公文中代表其内容特征的，最能说明问题的、起关键作用的词。2、公文主题词，是为了给计算机进行公文信息处理（存贮和检索公文）提供标识。主题词是办公现代化的产物，他主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。3、我们不必按照国家颁布的主题词表来进行。只要按标题中的中心词汇和文种编写就可以。4、主送、抄报和抄送。行文应当坚持一个主送机关的作法，不能多头主送。7、重要文件要在最右下角注明总印数多少份。05做好部门或公司内外事务的安排和联络工作的技能05做好部门或公司内外事务的安排和联络工作的技能6、上情下达，下情上报要及时准确。5、越位的事不做，该领导定的你不能定。4、不要什么话都传达，情绪性的话不传，要求讲话人自己去当面说。3、与同事联络的事找对人、说清楚、记清楚。2、对领导交办的事听清楚、问清楚、记清楚。1、发挥综合调度职能06文书档案收集、整理、归档和管理的技能06文书档案收集、整理、归档和管理的技能企业类：企业章程及修正案，股东决议，营业执照，资质证书，税务登记的办理及变更资料，许可证，标准认证等证件的管理，个人证件的管理最好也纳入档案管理范围；议案科技类：技术资料，设计图纸，标准规范，法律法规；文件类：公司及部门文件，政府来文，行业文件资料等；财务类：财务账表、账册；电子类：归档需要的影像资料等。其他还有很多细节的要求，最好按照企业所在行业要求整理和保管，所有资料要按月整理，按年装订归档，目录要清晰明了，借出的要有凭据，作废要有记录。07使用办公设备的技能07使用办公设备的技能字管理和合理使用好电脑、打印机、传真机、复印机、装订机等办公设备的技能。学习说明书，经常上网学习使用技能。08管理事情的能力PPT模板下载：行业PPT模板：节日PPT模板：素材下载：背景图片：图表下载：优秀PPT下载：教程：教程：教程：资料下载：课件下载：范文下载：试卷下载：教案下载：