无纸化会议系统建设方案

无纸化会议系统解决方案一、产品背景企业现场会议问题通过调研和客户访谈，企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处：1)开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程，效率有待提高。2)会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸张，还存在装订出差错的可能；3)含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发，会导致泄密。4)现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看不清的阻碍；5)移动办公的需求，想要轻便、简单而又高效；6)会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己观点，但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。使用自动化会议系统的好处针对企业会议的问题和痛处，通过使用自动化会议系统，我们可以解决如下问题：1)提高办公效率。将会议过程中的各环节无纸化、无线化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上电子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。2)降低办公成本，包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白板、白板笔等)所产生的费用；3)解决会议投影内容看不清，姿势累的问题；4)满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高效；2/175)不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果，没有投影仪也可聚焦重点；使用前后的对比使用自动化会议系统场景一：使用前：开一些领导决策的相关会议，综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料，以便会上查看材料和发言。这一项准备工作，非常耗费时间，也难免出错，同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候，此问题更严重。作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能直接使用打印的资料。使用后：会议资料无需再打印，只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端”的平板，相当于一个“个人会议终端”，可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。使用自动化会议系统场景二：使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。使用后：通过“个人会议终端”，可方便浏览已上传的会议材料，选择同屏，可跟随主讲人当前屏幕内容。使用自动化会议系统场景三：使用前：领导需要发言，翻打印的资料指住某一页并且进行发言，所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打开该资料，然后连接投影设备，进行发言，当有多人需要发言时，需要切换设备等过程操作。使用后：主讲人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的会议资料打开，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。应用价值该会议系统是一套会议的辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏，及会议相关的辅助功能，解决企业无纸化会议的需求，解决参会者就近共同查看会议资料的难题，及会议过程中的障碍，达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。3/17二、系统概述系统组成本系统主要由“会议服务端”和“个人会议终端”组成。“会议服务端”主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料存储服务等。“个人会议终端”是运行在笔记本或移动终端上的应用软件，包括PC浏览器上WEB版本、基于移动设备的安卓客户端应用、IOS客户端应用，“个人会议终端”由个人使用，通过WIFI、3G、4G网络登入会议系统。本产品与其它同类产品的竞争优势产品支持多种终端同时参会本产品支持用苹果的iPad、安卓平板、安卓大屏手机、笔记本电脑、PC机等设备共同参会。采用PC和笔记本参会，将为企业最大化利用现有投资。产品支持多议题会议模式本产品根据客户需求的反馈，为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求，开发了同一会议多子议题的功能，满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。产品支持多种会议资料类型产品支持的会议资料类型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。安全与稳定性操作系统更优异：会议系统运行在Liunx操作系统平台上，比一般厂家windows平台的补丁不断、黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。4/17应用服务更安全：提供帐号的认证、离线即删除资料等功能，保障阅读者的身份控制和会议资料的安全。现有一些厂家是直接下载的SD卡中，能被第三方应用使用，或者被复制。系统角色及权限描述1).主持人主持人可通过“会议应用服务器”创建“会议”。可赋予与会人员主讲权限。可控制会议进程，切换各个会议议题。与会过程可发起“投票”会议功能。会议结束后，可查看保存的会议资料。2).主讲人可上传会议资料；可签到会议；可操作同屏会议资料，并进行重点标注；可全屏显示同屏的资料；可隐藏标注和取消一步标注；可参与投票；可在会中载入和书写笔记。3).参会者会中，手机、PAD、PC可同屏接收到被共享的文档内容；可退出同屏，自己浏览会议资料；可申请成为主讲人；参与投票；可在会中载入和书写笔记。4).来宾可登录系统，看到属于该来宾的当前会议。只具有观看权限，不能申请主讲等。5/17三、业务流程及系统功能核心业务流程：创建会议流程系统支持所有注册用户创建会议，董事会会议、总经理办公会议一般由对应的办公厅或综合部秘书创建。该会议类型是私秘性会议，即只有被邀请的人员才能参加。具体流程见下。主讲人参会流程主讲人是当前议题的主讲人，每议题的主讲人可分别在创建会议时指定。主讲人进入会议并开始演讲的流程如下。一般参会者参会流程一般参会者随会议创建时指定，参会者登录会议系统并参会的流程如下。6/17会议管理端功能登录系统输入系统的登录信息（用户名和密码、验证码），通过用户身份认证后，可登录本系统并进入会议管理控制台。会议管理系统支持任一认证用户新建会议，并可创建“会议议程”及议程匹配的会议资料和参与议题讨论的人员。认证用户可查看在线会议列表、浏览会议资料、查看会议详细信息。主持人或管理员可管理会议资料。遇到会议有变更，可变更会议信息。用户管理会议管理员可根据自身组织情况，新建、删除、编辑企业内会议系统的用户。并根据员工情况可管理使用系统的状态：正常使用、锁定不能登录、阻止使用。用户组管理系统管理员及会议管理员可创建用户组，即把经常参加会议的人员归集到一个组中，在创建会议并选择用户组后，组成员都将成为议题内参会人员。7/17会议室管理会议管理员可根据企业会议室情况，进行会议室的新建、删除、编辑操作。会议资料管理新建会议者可管理会议资料。包括在线查看会议资料，上传、下载、删除会议资料等。统计会议数据统计会议相关数据主要从管理需要角度、业务健康度角度出发。主要包含：系统使用方面的报表、会议召开方面的报表、会议资料阅读方面的报表、移动设备版本使用方面的报表。座席牌设置座位铭牌功能是仅针对会议发下平板、会后收集平板的公司提供的功能。并且该功能一般由会务秘书在会前调取出来显示。铭牌先设置后显示。铭牌设置背景色设置，字体大小根据终端已做到自适应。具体操作界面见下。8/17个人会议终端功能登录系统输入系统的登录信息（用户名和密码），通过用户身份认证和设备认证后，可登录本系统并进入会议。快速建会移动终端可快速创建会议。此种会议初始所有认证用户可以看见，可设置密码进入。签到会议签到是在创建会议时由会议创建人设置，在入会前由参会者根据设置要求进行签到，签到将会在会议结束后根据标准格式，输出签到表。座席牌座位铭牌功能是仅针对会议发下平板、会后收集平板的公司提供的功能。并且该功能一般由会务秘书在会前调取出来显示。铭牌先设置后显示。铭牌设置背景色设置，字体大小根据终端已做到自适应。铭牌显示以全屏方式显示，点击铭牌后，返回前一页内容。呼叫会服服务呼叫会服提供参会者在会上能向会场服务人员发起呼叫服务。呼叫会服的服务类型包括：纸、笔、茶水、其它。会服人员可通过平台可实时查看到具体服务对象和服务类型。并对服务状态9/17进行跟踪和处理。同屏文档可通过本系统和无线网络进行会议资料的同屏，将“主讲人”屏幕文档内容同步显示给参会人员的PAD、手机、PC上。自由阅读参会人员可根据自身需要，跟随同屏，也可以退出同屏，进行自由浏览会议资料。自由阅读时不再跟随当前主讲人进度。阅读控制阅读会议资料时，所有参会人员可进行上/下翻页，以及进行预览翻页。如果是主讲人做翻页操作，所有参会设备将同步同屏演示文档内容。在浏览时还可文档放大/缩小/还原会议资料，上/下移动、左/右移动会议资料。当前主讲人双击移动设备屏幕，可实现会议资料的全屏显示，此时所有参会者的终端都将全屏显示。同时再次双击关闭全屏。以上阅读控制可完全适配触摸屏进行点击、触摸、双击等手指操作。10/17标注标注功能类似现实场景的主讲人用红外笔在投影屏上划的场景。同屏启用时,可使用标注工具辅助对会议资料进行标注，标注工具的操作包括：画笔、粗细设置、颜色设置、还原、撤销、清除等,并提供标注的隐藏或显示功能。当主讲人进行标注时，所有参会者均可见标注内容。保存标注系统自动保存当前主讲人的文档内容及标注内容。供参会人员下载、查看。为会议纪要、会后总结等提供信息参考图片集浏览可一次性打包所要浏览的多张图片，在新建会议时上传此图片集，在个人会议终端可翻页浏览图片集，并且可同屏显示给其他参会者。浏览视频支持MP4文件的上传，在会议中可进行播放。会议笔记参会者可在会前及会中阅读会议资料，并进行笔记的记录。笔记记录支持“划线”、原笔迹输入笔记、文本输入笔记、笔属性设置、橡皮擦等功能。笔记记录是用户个人的私有记录，不对第三方公开，笔记记录完成后即保存，可随时调出来进行阅读。11/17投票一个会议可以发起多次投票，每一次投票都有创建、发起、参与、结束这4个过程。投票模式支持2种模式：1)、多选模式：从多个可选项中，选择1个或多个认同的；可选项数额有上限设置，可选项不超过上限；2)、单选模式：从多个可选项中，只能选择一个。发起投票是主持人功能。每个议题可发起多次投票。单一投票可多次发起，每次都需要记录。发起投票后，被选参会者将看到投票内容（需要阻止其他操作），点击可进入开始投票。主持人应能看到参与投票人员总数、实时变化的已投票总数，当前未投票人员姓名。主持人在发起投票后，可根据情况结束投票。结束投票会汇总所有投票信息，并随后进行结果展现（见参会者中的查看投票结果）。每一次的投票结束，都需要保留投票信息，以备查看或追查。结束投票后将不再接受投票。结束投票后，结果不可更改。变更主讲变更主讲支持两种模式。第一种模式：参会者申请，主讲人或者主持人接到申请后，同意即申请成功；第二种模式：会议主持人在参会人员中选择某一参会者设为主讲人，可把主讲人权限给目标人员。会议进度控制通过“开始会议、议题切换、关闭会议”的控制功能，来形成主持人的会议进度控制台，方便主持人进行会议的进度控制。其中“开始会议”、“关闭会议”将记录时间，用于之后的数据统计。12/17会议议题控制主持人创建会议后，已经建立多个议题。在会中，主持人可根据议题讨论节奏和情况，在多个议题中进行切换。会服服务终端功能会服人员专用终端。可查看是哪个会议、哪位用户、需要什么服务类型。根据需求去进行服务，并可对服务进行进展的跟踪。系统安全及服务终端管理所有登入系统的移动终端设备由此功能进行管理。系统内存储所有登录设备，支持对单个设备进行阻止、许可2种操作，对于阻止的设备，在登录做设备验证时，将会阻止登入系统。手势登录为保障登录安全和减少每次输入数据的麻烦，系统提供手势登录，避免因记住密码后，被他人借阅或丢失后查看到会议资料的风险。文档水印任何认证用户载入会议资料后，都将隐性的会显示文档水印，水印内容为当前登录者的姓名。该水印最大作用是截屏时，水印一并保留在图片上。13/17安全审计系统内任何用户、任何时间、登录位置，登录系统做任何操作，比如：登录、进入会议、操作文档、操作投票等动作都将被进行记录。离线即删除资料保障资料不被复制，资料原件不下载到移动终端，仅存储在应用独有内存空间，保持会议资料在线阅读，