旭辉集团_标准合同管理作业指引_16P

标准合同管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-005版号：A/0页码：第1页共7页标准合同管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人标准合同管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-005版号：A/0页码：第2页共7页1目的明确标准化合同制定和管理原则，使合同执行标准化、规范化以提高工作效率，减少纠纷和规避风险，保护公司的利益。2适用范围2.1除房屋买卖合同、劳动人事合同、融资合同、物业出租合同以外的公司所有需要签署合同且反复作业的经济业务。3术语和定义3.1标准化合同：指经过集团各业务部门制定及相关审核部门审核通过并颁布生效，统一反复适用于某一经济业务的合同。3.2集团各业务部门：负责拟订标准化合同的部门。3.3下属公司各业务部门：提出标准化合同制定或修改需求，并实际执行标准化合同的部门。4职责4.1下属公司各业务部门4.1.1根据业务需要，提出制定或修改标准化合同需求；并执行标准化合同。4.2集团各业务部门4.2.1拟订、修改标准化合同；4.2.2集团成本管理部负责工程类、设计管理部、配套类标准合同文本的日常管理职责；4.2.3集团设计管理部负责设计类标准合同文本的日常管理职责。4.3集团法务审计部4.3.1负责标准化合同的修改、审核及定稿；4.3.2负责部分标准化合同的制定；4.3.3负责标准化合同的颁布、施行及废止。4.4集团财务管理部4.4.1负责付款条款和税务条款的审核。5工作程序5.1标准化合同制作原则5.1.1交易频繁发生需要反复适用相类合同条件的业务，即可制定标准化合同，以便提高工作效率。5.1.2若与某一家公司因某种业务有常年合作协议，可签署长期合作协议，在长期合作协议有效期间，通过订单或补充协议执行单笔交易。5.1.3标准化合同制定以实现公司利益最大化为原则，合同签署以签署本公司标准化合同和不改变标准化标准合同管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-005版号：A/0页码：第3页共7页合同原条款为原则，但个别条款可视交易内容、合作方地位强弱等具体情形而有所变更。变更后的合同需要经过法务人员及相关部门确认方可签署。5.1.4合同条款从性质上分为技术条款、商业条款和法律条款，技术条款、商业条款由集团各业务部门确定；法律条款由法务审计部法务人员确定。5.2标准化合同的制订或修订需求提出5.2.1下属公司任何工作部门都可以根据自己的业务需求提出制定标准化合同的需求。提出需求的部门应将制定或修改需求发送给集团对应业务部门。5.2.2经过相关部门确认后即可启动标准化合同制定或修改程序。5.2.3法务审计部可启动标准化合同的制定或修改程序。5.3标识文件5.3.1标准化合同编号组成：‘集团代码/集团标准代码/年号/版本号/数字流水号。5.3.2标准化合同有效版本标识a)所有文件均要标明版本及修订状态，即版本号，标准合同经审定发布时由集团法务审计部负责确认给定。b)其编号规则为：根据标准化合同的版本及修订情况进行标识，修订状态从0、1…到5依次递增，版本由A、B…到Z依次递增。5.4标准化合同的拟订和审核5.4.1由集团各业务部门拟订合同（见5.4.2）。a)所有标准化合同需设定页首页尾，页首左上角可有旭辉标识，页尾左侧标明标准化合同编号及版本号，每页页尾居中位置须注明第几页，共几页。b)合同文字字体统一：¾合同名称：楷体，小二号字体加粗¾内文：宋体，小四号字体¾条款标题：宋体，小四号字体加粗¾合同签署：宋体，小四号字体加粗集团代码集团标准代码年号CIFI-JB-XXXX/A/O流水号版本及修订标识版本号标准合同管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-005版号：A/0页码：第4页共7页每一份实际签署的合同内文标题右上方标识合同编号。5.4.2集团成本管理部组织工程、材料设备类、配套类标准合同的编制工作；（注：相关部门提供标准合同文本中技术要求）；营销管理部组织营销类标准合同的编制工作；设计管理部组织设计类标准合同的编制工作；其他标准合同文本可由集团各业务部门组织编制；具体标准合同的参与部门如下：管理要求合同类型组织部门主要参与部门审核部门审批人设计咨询类合同设计管理部成本管理部、财务管理部、工程部法务审计部、设计分管领导总裁工程、材料设备、配套类合同成本管理部工程管理部、设计管理部、财务管理部法务审计部、成本分管领导总裁营销类合同营销管理部成本管理部、财务管理部法务审计部、营销分管领导总裁其他标准合同各业务部门法务审计部、各业务部门分管领导总裁5.4.3标准合同如采用评审的方式，则由如上表格中对应的组织部门组织评审，相关部门参与；如采用会签的方式，则标准合同审核部门在收到标准合同文本及《标准合同审批表》后，2个工作日内必须提出审核意见。各业务部门在评审时的要点：a)财务管理部负责付款条件及税务的审核；b)成本管理部负责成本合理化审核；c)法务人员负责合同结构、法律条款的合法、合理化进行审核，并最终审定；d)其余管理部门负责本业务条线合同的审核。5.4.4标准合同的组织部门应根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的标准合同文本经法务审计部法务人员、各业务分管领导审核后，报集团总裁批准生效。5.5标准化合同的生效发布、存档要求5.5.1标准化合同经过审批确认并定稿后，由法务审计部统一在内部网上发布，需要签署合同时由下属公司经办人列印相应合同版本使用。5.5.2由集团法务审计部保存一份生效文本的电子文档。5.6标准化合同文本的修改和更新5.6.1根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，标准化合同文本根据实际进行更新，其修改和审核的程序与标准化合同制定程序相同。6支持性文件标准合同管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-005版号：A/0页码：第5页共7页无7相关记录7.1《标准合同审批表》标准合同管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-005版号：A/0页码：第6页共7页标准合同审批表编号：合同名称适用范围经办部门经办人:部门经理：会签部门意见工程管理部设计管理部财务管理部成本管理部营销管理部法务审计部各业务分管领导审批意见集团总裁标准合同管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-005版号：A/0页码：第7页共7页备注：以上会签部门中未涉及的部门可划横线表示；根据需要还可增加其他相关部门会签。合同分类及编号管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-004版号：A/0页码：第1页共6页合同分类及编号管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人合同分类及编号管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-004版号：A/0页码：第2页共6页1目的适应集团对合同管理的要求，规范下属各公司合同编号的规则。2适用范围适用于集团下属各公司所有类别合同的编号管理。3术语和定义3.1零星业务：指除工程类合同外，其他经济业务造价一万元以内（含）的零星业务，无需签订合同，用《零星业务申请单》的形式报批并作财务凭证。4职责4.1合同经办人4.1.1为规范的主要执行的责任部门。4.2集团法务审计部4.2.1牵头制定各类合同统一版本格式；4.2.2负责对规范执行情况进行监督。4.2.3为本规范的解释部门；4.3各事业部、城市公司法务4.3.1为各项目合同统一编码5工作程序5.1合同管理原则：5.1.1合同的签订和审批，必须严格按照集团审批流程执行；5.1.2合同的留存及归档，原则上，档案室、财务部、法务审计部、合同执行部门经办部门保留一份合同原件，其他部门，视具体情况而定。5.1.3公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。5.1.4公司合同编号由法务审计部在合同审批程序履行完毕后统一编制。5.1.5集团类合同由集团法务审计部统一编号，项目类合同由各事业部、城市公司法务统一编号。5.1.6跨项目的合同名称中要列明涉及的所有项目，其归类编号可按以下原则从先至后进行确定：a）归入合同涉及的主要项目；b）归入分摊费用最多项目；c）归入合同经办人所属的项目。5.2合同分类：合同分类及编号管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-004版号：A/0页码：第3页共6页5.2.1公司合同从大类上分为集团和项目公司二类，大类下再按专业属性进行细分。5.2.2根据合同专业属性不同，将合同细分为人力资源类合同、财务类合同、行政类合同、营销类合同、法务类合同、审计类合同、咨询服务类合同、设计类合同、土地拓展类合同、工程类合同等10类。5.3各类合同的属类、简称及合同范围：5.3.1人力资源类合同（人事）：由人力资源部（各下属公司为行政人事部）经办，涉及到公司签订的招聘、解除、薪酬、社保、养老、培训等劳动人事类合同。5.3.2财务类合同（财务）：由财务部经办，涉及到公司签订的资产、融资、股权、按揭、借款、资金管理等财务类合同。5.3.3行政类合同（行政）：由行政部门（各下属公司为行政人事部）经办，涉及到公司签订的档案管理、办公用品采购、维修、维护、公司设立、办公场所租赁、会议安排、酒店住宿、旅游等行政类合同。5.3.4营销类合同（营销）：由营销部经办，涉及到公司签订的以房屋买卖、租赁、策划、销售代理、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷、卖场销售（样板区）、房展活动等营销类合同。5.3.5法务类合同（法务）：由法务审计部门（各下属公司未设法务审计部，法务人员归口为行政人事部）经办，涉及到公司签订的聘请法律顾问、法律诉讼等法务类合同。5.3.6审计类合同（审计）：由法务审计部门（各下属公司未设法务审计部，审计人员由集团法务审计部统一管理）经办，涉及到公司签订的审计、资产清理等审计类合同。5.3.7咨询服务类合同（咨询）：由各职能部门经办，涉及到公司签订的各类咨询服务（如：环境咨询、造价咨询、法律顾问等）合同。5.3.8设计类合同（设计）：由设计部经办，涉及到公司签订的规划、设计类合同（具体由设计部补充）。5.3.9土地拓展类合同（土地）：由拓展部经办，涉及到公司签订的土地买卖、土地转让、项目收购、合作开发等土地类合同。5.3.10工程类合同（工程）：由成本部、工程部、配套部经办，涉及到项目签订以下类别合同：a）工程前期：工程监理、工程勘察、临水临电、临时办公室、场地平整、围墙大门等合同。b）工程实施：建筑、安装、装饰、室外总体、园林景观、市政配套、材料采购、设备采购等施工和采购等类合同，包括但不限于：桩基工程、基坑维护工程、土方工程、桩基测试、总包、通风工程、配电箱、不锈钢水箱、信报箱、消防工程、电梯采购及安装、空调采购及安装工程、散热器、变电设备、水泵、游泳池设备、厨房设备、健身设备、人防设备、机械车库、垃圾处理设备、幕墙工程、铝合金门窗、进户门、车库门、保温工程、涂料工程、石材工程、面砖工程、外墙GRC工程、阳台栏杆、木花架、泛光照明工程、住宅精装修、公共部位装修、会所装修、售楼处、样板房装修、橱柜供应安装、衣柜供应安装工程、水槽、厨房家电、卫生洁具供应、灯具采购、雨污水、污水生化处理工程、道路、景观、景观灯具甲供、交通设施及标线、亲子乐园、网球场、篮球场、室内外标志牌、小区智能化、电话网络、有线电视、供水工程、供电工程、热力工程、煤气工程及其他零星工程等。合同分类及编号管理作业指引编号：CIFI-JT-WI-CG-004版号：A/0页码：第4页共6页5.4合同编号：5.4.1各类合同编号规则：旭集（）合字（2008）第XXX号合同属性年份所属公司流水号5.4.2编号说明：5.4.2.1合同编号由“中文字”、“数字”和标点符号等组成；5.4.2.2合同总类属性分为：“旭集”代表集团类合同；“旭X”代表项目公司类合同；5.4.2.2项目公司简称代码：a）项目简称代码由项目公司全称中最有代表性及独特性的“一个汉字”组成，由集团法务部确定。b）经政府审批确定了正式名称的，必须采用正式名称确定简称。c）正式名称确定前，可用公司内约定俗成的临时名称确定项目简称。经政府审批确定正式名称后，须更换