采购流程规范

采购流程规范1.目的本标准业务程序的目的是用于设立必要的定义和程序以保证----有限公司的采购低成本和采购标准的一致性。2.定义PR：PurchaseRequestForm采购申请单,公司内部使用；PO：PurchaseOrderForm采购订单，公司对外使用。3.职责3.1请购人根据部门需求，提出请购要求，提供采购物资的技术要求，规格，填写采购申请单并交相关人员核准；接收和检验申购的物品和服务。3.2采购人根据请购人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。采购人员负责物料及与项目有关的各种物资的采购，或对承包商的采购工作进行监督。行政部负责公司办公用品及后勤物资的采购。各采购人员应对采购物品的价格及质量负责。采购人员对公司目前库存情况了解，并给到申购人相关意见。3.3物流保证产品运输的及时、优质，负责进口货物的报关手续办理，及时清关。3.4项目部项目部物料申购人对采购申请单内容负责项目部人员负责对供方(物料供应商及承包商)的质量保证能力评审标准及评审计划的制定和质量保证能力评审。3.5财务部在收到所有需要的文件后进行核对，将供应商的发票与采购申请单PR、采购订单PO（合同及报价单）、收货清单等相关单据相对照，进行数量和金额的确认。并按时向供货商付款。4.采购范围4.1硬件类：指公司委外制作的产品，采购后即交付给活动现场使用。4.2物料类：指与活动直接相关物料，目前由公司委外加工后，直接交付给公司库存，待使用。4.3固定资产：是指单位价值超过人民币1000元以上，同时使用年限超过两年以上的生产、经营设备。如机器、车辆、电子设备等。4.4低值设备：是指单位价值未能达到固定资产的标准，但其使用年限超过一年的生产、经营设备。在会计处理上可不作为资本性支出而一次费用化，但对其管理应视同固定资产进行。如办公桌椅，实验室用工具。4.5低值易耗品：是指成批采购的低价值的耗材。如实验室用接插件等。4.6长期服务的客户：除上述以外，但有长期供货或提供劳务的客户。如快餐，办公文具供应商,电信服务，域名等。其它非费用报销申请范围内的采购申请。5.操作过程及操作程序详述5.1申请1)请购人负责提供采购物资的技术要求，规格型号，可行或必要时，应给出推荐的供应商及价格。2)请购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。5.2批准5.2.1对采购申请单PR的批准对所有采购申请单，必须严格按以下签字授权进行核准：所有预算外采购申请单必须有项目负责人的批准及签字；所有IT设备的采购申请单必须有总经理的核准；所有采购申请单必须有财务主管的签字，作为预算、税务、现金流量管理的需要；签字流程图：请购人--请购人部门经理-采购–财务---》总经理采购人员只有在取得核准的采购申请单后，才可实施采购。5.2.2对采购订申PO或合同的申请5.2.2.1采购订单如果采购人需要采购订单，采购人可凭已核准的采购申请单，向财务部申请打印采购订单，并由部门经理签字确认后发给供应商。申请人还需负责采购订单的供货方确认，以保证该订单的有效性。产品及生产物料PO的保存者,应注意该PO为公司保密级别较高之文件,未经授权者不可查阅。5.2.2.2合同如果采购人需要合同，需要_____以上的人员在合同文本上签字和盖上公章后才可对外使用。重要合同内容应经公司法律顾问核对。(目前是项目负责人签字，是否可改有总经理或者法人签字项目负责人只负责申购单的确认及合同金额与申购单金额有出入时确认)5.3报价及磋商5.3.1物品及服务采购在任何可能和适用的情况下，采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价：例：品名材质规格（MM）采购金额最少报价数量玩偶表面纯棉布50*40*100RMB2050-100内部泡沫塑料填充RMB15—RMB18100-500含塑料包装RMB10大于500采购员在同供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下，采购员同请购人应一同参与同供应商的讨论。在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。5.3.2分供方的开发及选择（仅适用于产品及生产物料采购）由从申购人员在实施采购前根据项目部提供的物料清单，将那些认为有能力的供应商初步确定为分供方，并经项目部人员审核会签后加入合格供应商名单。如果是初选的供应商，只有在项目组人员进行首批样品鉴定合格后，才可以接受分供方提供的批量生产品。采购部根据分供方的物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求的能力，并调查、分析、总结。5.3.3第三方物流的开发及选择由负责物流的人员在保证产品运输的及时、优质情况下，提供3家以上的货代以竞标的方式进行选择。物流人员根据货运代理商的交付时间、服务质量、合作态度等按季度评价货代满足要求的能力，并调查、分析、总结。5.4订购应根据价格，质量和服务等选择供应商。如果采购员所选择的供应商与请购人推荐的不一致，应向请购人发出确认，若协商无果请购人仍坚持用推荐的供应商，则需由总经理批准。订购物品可能有下列两种形式：凭核准的采购申请单，从供应商处直接购买。向供应商发采购订单（如需要，可向财务部申请开具采购订单）或合同（重要合同内容应经公司法律顾问核对）。对于高频低价采购的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同选择的供应商以签定年度协议的方式根据条款内容直接订购。选择此类供应商应以竞标的方式进行（如果可能，应至少有三个竞争者）且该类协议应至少每年重审一次，既从不同供应商处获得新的报价，并就现行的协议内容进行重新磋商。5.5接受订购的非制作类物品送达后，必须验收，且验收人与采购人不能是同一人。验收合格后，应在采购申请单或客户的送货单上签字。对于制作类物品，应由项目部在现场进行质量检验。若送达的物品不合格，采购员应与供应商联系以寻求解决方案。5.6付款采购人负责采购物品的付款申请，应在付出传票后必须附上下列单据发票经过核准并已收货签收的采购申请单PR，如有采购订单PO、合同副本和客户送货清单也请附上。如是预付款，可在付清余款时附上全额发票；如有特殊情况，送货单可以后补，如DELL设备采购的全额预付。对于经常性采购的物品，如文具，日用品，午餐等，应要求与供应商协商月结，以转帐形式支付。在可能的情况下，付款应始终要求银行转帐，不支付现金。在可能的情况下，采购人员应始终要求供应商提供增值税发票。6.记录对于各次采购，采购员应保存下列文件：1）采购申请单副本2）报价3）比价记录4）采购订单副本或合同5）付出传票副本6）收货单副本7.附件1)采购申请单及附表2)采购订单8.其它规定任何员工不得接受礼物，邀请和类似的好处。对于任何供应商试图以非正当方式影响采购决定的行为必须立即上报。