公司采购、办公用品管理制度

第1页共10页公司办公低耗品采购管理制度一、目的为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。二、采购管理对象1.日常办公常用物品，如电脑、打印、复印机一体机、验钞机、打印纸、笔、笔筒、订书机、订书订、文件夹、文件筐、印泥、起钉器、削笔刀、剪刀等；食堂用品、保洁用品、植物及其他办公室日常消耗品。以上统称为“办公易耗品”，主要用于办公环境和工作使用。2.食堂菜品采购和车间材料采购不在本制度规定的范围。三、采购原则1.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。2.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。四、分工管理1.办公库管员1.1办公库管员须定期核查所领物品登记表，做好办公易耗品发放和库存管理工作。1.2办公库管员须每月配合财务盘点，查对台账与实物，保证账实相符。第2页共10页1.3办公库管员须保证库房卫生整洁防止办公易耗品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证其功用和性能。1.4办公库管员须根据办公易耗品领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。2.采购专员2.1负责办公易耗品的采购与验收工作；2.2负责供应商的筛选工作；五、办公易耗品的采购流程（一）接收购置计划表采购专员接收办公库管员编制并完成审批的《购置计划表》，并对购置内容进行再确认。包括需要采购的物品型号、颜色、规格，甚至生产厂家都进行进一步确认，以确保采购的物品是所需品。（二）市场询价、比价、议价采购专员比照《购置计划表》上的物品到市场上至少选择三家以上进行询价、比价，并对商家提供的价格进行合理议价。（三）填写询价记录表采购量小采购量大市场询价、比价、议价填写并上报《询价记录表》》选定供货商签订供货合同/协议或定点采购物品验收与费用结算行政部门编制《购置计划表》并审批采购专员接收《购置计划表》按《购置计划表》临时采购商家按合同供货送货或自提采购员自提或商家送货第3页共10页市场询价结束后，采购专员对询价结果进行记录，填写完《询价记录表》后交公司领导定夺。（四）选定供货商公司领导审批《询价记录表》后，根据询价记录表，确定供货商家。（五）采买1.定点采买1.1确定供货商家后，对量大、价高、使用寿命长或需长期采购的物品可选择签订供货合同或选择长期合作。1.2采购员定点采买时，可按照《购置计划表》的内容直接下单。定点单位没有所需物品的按临时采购进行。2.临时采购确定供货商家后，对量小、价低、使用寿命短或临时需要的物品直接进行采买。（六）送货送货方式可选择自提或商家送货上门。（七）验收采买结束后，采购专员对商家送货的物品再进行一一确认，防止错送、漏送，或以次充好等。（八）费用结算现款采购采购人员必须凭有总工签字的借款单向财务部借款，采买后及时第4页共10页将物品与办公库管员进行数量、品质核点无误后，由办公库管员签字入库，采购员粘贴好报销票据（采购计划表、购货发票），由办公库管员签字、财务部审核后，总工签字，最后办理报销手续。六、定点商铺管理（一）定点供货商选择采购专员到市场选定至少3家信誉、产品质量以及送货效率较高的商铺，进行报价对比后，选定价格较优惠的商铺为定点供货单位，签订供货合同。（二）定点商铺价格监控至少每半年一次，采购人员定期到市场进行比价，比价结束填写《询价记录表》，防止定点采购单位抬高价格。七、办公易耗品管理流程（一）办公易耗品申领与审核1.各部门根据本部门办公易耗品的使用情况，每月25日前提报下月办公易耗品领用计划。2.部门负责人知情、监督并获准签字后，再报厂级领导审批签字，签批后将《办公易耗品申领单》交由办公库管员。经审核后进行登记申领。（附件《部门办公易耗品申领单》）量不足采购阶段各部门提交《办公易耗品申领单》库管员验收、入库登记各部门领用库管员核对库存数量行政部编制《购置计划表》并审批采购专员按《购置计划表》采购量足第5页共10页（二）核对库存数1.办公库管员统计《部门办公易耗品申领单》所需物品数目后，与库存数进行核对，原则上库存数留存原数量的1/3。2.若库存足，库管员直接按本章第六小节中“办公易耗品的发放及领用”流程发放。3.若申领后数量不足，申请购置后再发放。（三）编制购置计划表因库存数量不足，办公库管员编制《购置计划表》经总工审批后，将购置计划表交采购专员进行采购。（附件《购置计划表》）（四）采购1.采购专员根据审批后的《购置计划表》进行采购，并于接到《购置计划表》的七个工作日内（特殊时间要求除外）完成采购。2.优先在定点供货商处进行采买，按照合同规定的供货价格采购。3.采购流程参照本制度第五节“办公易耗品和销售奖品的采购流程”执行。（五）验收、入库登记1.采购结束后，采购专员在《办公易耗品购置计划表》填写实际采购价格，签字后办公库管员，并附上送货单/收据/发票。2.办公库管员按照采购专员交回的《购置计划表》一一核对采买的物品种类、数量、质量、价格单据等，核实完毕后进行物品登记入库.第6页共10页（六）发放及领用1.部门办公易耗品的发放办公库管员根据各部门提交的《部门办公易耗品申领单》如实发放所列物品，领取时须签字确认。3.个人办公易耗品的领用各部门员工个人需要临时支取时，在《部门办公易耗品登记表》上签字。八、附件表1《部门办公易耗品申领单》表2《询价记录表》表3《购置计划表》表4《部门办公易耗品领取登记表》九、本制度由下发之日起执行。行政办公室二〇一八年五月第7页共10页部门办公易耗品申领单申请部门：年月日编号名称规格单位数量使用人备注部门领导签字办公库管员签字部门物品领取人签字第8页共10页询价记录表询价人询价日期报价单位信息名称负责人电话地址交货时间付款方式税票情况采购内容型号/规格数量原报价议价最终单价备注采购人员建议领导意见第9页共10页购置计划表日期：年月日采购专员预计完成采购时间序号品名规格单位数量预算额度实际金额备注预算额度合计元实际采购合计(采购结束后填写)元领导签字验收并登记入库采购专员签字办公库管员签字注：物品单价超过1000元的，需提前报价，待领导确认方可购买。第10页共10页部门办公易耗品领取登记表所在部门部门负责人领取时间物品名称规格单位数量领取人备注备注：此表作为各部门年度领用办公消耗品的记录凭证之一。