文件归档整理方法操作流程图

单份文件归档整理方法操作简图（流程一）收集归档判断分类确定期限收集应归档的文件材料齐全完整编制页码装订装订排序盖档号章电脑著录装盒排架打印目录编制检索工具判断文件是否归档确定归档文件的保管期限年度—机构(问题或文号)—期限只编没有页码的部分用不锈钢钉或线单“件”装订按期限—机构—时间三个层次排列在每一“件”的上方空白处盖档号章有关的信息录入专用的档案管理软件按件号顺序装盒、上架归档文件目录一式两份写归档说明、装订成档案目录依照归档范围，慎重决定文件去留准确客观分类方法科学、适用，保持相对稳定不空号、不漏号便于保管利用顺序相对固定清晰、端正，件号不重、不空录入的内容尽可能详细、准确分保管期限按件号顺序打印归档文件目录目录封面、背脊上的项目要填写完整不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒－1－单份文件归档整理方法操作简图（流程二）编制页码归档判断电脑著录确定期限处理完毕的文件逐件判断是否归档依照归档范围，慎重决定文件去留盖档号章装订装盒打印目录移交检查验收排架编制检索工具确定归档文件的保管期限只编没有页码的部分有关的信息录入专用的档案管理软件在每一“件”的上方空白处盖档号章用不锈钢钉或线单“件”装订分保管期限、按件号顺序装盒归档文件目录一式两份档案实体与目录，于次年上半年移交档案室档案室检查验收实体与目录将档案实体装入档案柜中写归档说明、装订成档案目录准确客观不空号、不漏号录入的内容尽可能详细、准确清晰、端正，件号不重、不空便于保管利用不同保管期限的文件不要装入同一盒中分保管期限按件号顺序打印归档文件目录同时移交相关文件、目录的电子版本检查实体整理与目录是否规范按相对固定的机构顺序排列目录封面、背脊上的项目要填写完整－2－流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档流程操作步骤控制措施与质量标准1、收集1、每年的1-2月份，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》；1、收集的范围：领导和各部门上年度处理完毕的文件材料；2、收集的时间：每年的1-2月份，由档案室提出要求；3收集的要求：①应归档材料须齐全、完整；②注意收集在电脑上起草文件的电子版本。2、档案室应做好接收的登记汇总工作，对各部门移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记；3、档案室依据归档范围，参考本单位收发文登记本和印章登记本等，检查各部门移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续。2、归档判断确定文件是否归档依据归档范围，需归档的转入下一流程；不需归档的剔除。3、确定保管期限对照保管期限表确定每份文件的保管期限归档文件保管期限的判定必须准确、客观4、分类1、分年度：把文件材料按形成年度分开文件的“形成年度”是指文件的成文日期期2、分机构（问题）或文号：在同一年度内按机构（问题）或文号分开1、按文件的形成或承办部门来确定归入的机构。2、综合性的文件材料放入“办公室”或相应的综合办文部门。3、分保管期限：同一机构（问题）或文号内按不同的保管期限分开分类方法应保持相对稳定5、编制页码在文件（有有效字符页面）正面的右下角、背面的左下角编上页码无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页的文件处理单，凡没有页码（单页的除外）的，均须编制页码。各部分已有独立页码的，只需合并计算页数。6、装订1、一般应去掉文件上原有的易生锈的金属物；1、要求：装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管利用。2、推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、线装。（白乳胶粘贴、缝纫机车缝等方法不再使用）2、将文件的订口对齐，用不锈钢钉或线在文件的左上角或左侧装订。3、有电子版本的可用袋装，不另装订。4、短期的可不拆钉。－3－流程操作步骤控制措施与质量标准7、排序1、先把同一保管期限的文件排在一起1、可按每个机构永久、长期、短期三条流水号排列归档文件；2、也可按整个单位每年只编永久、长期、短期三大流水号。但同一保管期限内各机构（问题、文号）的排列顺序应保持相对固定；3、尽可能将有内在联系的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议的）文件材料排列在一起2、在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）的文件排在一起3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后排列8、盖档号章在文件上方空白处盖上档号章1、档号章必须清晰、端正。左侧装订时最好盖在左上方；2、把其中的全宗号、类别号、期限、年度、机构（每年归档文件只编永、长、短三条流水号者可不填机构代号）、件号（件号必须做到不重号、不空号）填好；3、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，其中的项目可一次完成。9、电脑著录把所有应著录的项目录入专用的档案管理系统1、著录的项目必须准确、齐全，以便于检索；2、必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、机构名称或代码（不分机构排列的单位不著）、件号；3、题名中的关键词不能准确反映文件内容时，应将主题词录入；4、文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[]”；5、有副题名的应录入；6、“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，著录时可在题名之后，加上该文任免的本单位有关人员的名字，并外加“[]”；7、有附件的应将附件的题名完整录入。如几份文件合在一起算作一件的，应将除首件外的其他文件作为附件来处理，题名在“附件”栏内标识清楚；8、页数：“一件”归档文件中有有效字符的页面总数。－4－流程操作步骤控制措施与质量标准10、装盒排架1、将整理好的归档文件装入档案盒内1、不同保管期限的文件不能装在同一盒内；2、分机构编流水号的，不同机构的文件不要装在同一盒内。2、填写档案盒背上的项目完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号3、填写备考表中的项目包括盒内文件材料情况说明、整理人、检查人、整理时间4、排架1、将装盒后的档案实体按编号顺序放入档案柜内；2、只编三条大流水号的，按永久、长期、短期的顺序排列；3、每个机构编三条流水号的，在同一保管期限内按机构顺序排列。11、打印目录打印归档文件目录一式两份1、用红、黄、绿三色目录纸分别打印永久、长期、短期目录；2、归档文件目录的件号按顺序排列，打印的字迹要求清晰。12、编检索工具1、拟写“归档说明”内容包括：本年度立档单位主要工作概况；本年度内设机构、职能及党政主要领导变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷）。2、装订成规范的档案目录1、把各部门移交的归档文件目录，按与实体对应的顺序，相同期限排在一起，用档案目录夹装订；2、目录内一般按归档说明、永久、长期、短期的顺序排列，可一年一本、几年一本或一年几本，也可将永久、长期、短期分别装订；或永久、长期合订，短期单独装订，多年合编。3、填写“目录夹封面”上的项目包括全宗名称、类别、年度、保管期限。4、填写“目录夹背脊”上的项目包括全宗号、类别、年度、期限。－5－流程（二）：部门整理或实行即时归档流程操作步骤控制措施与质量标准1、归档判断确定文件是否归档处理完毕的文件，依据归档范围，需归档的转入下一流程；不需归档的文件剔除。2、确定保管期限确定每份归档文件的保管期限由各部门对照本单位《文件材料归档范围及保管期限表》确定每份文件的保管期限，经档案室检查合格后，方可转入下一流程。3、编制页码在（有有效字符页面）正面的右下角、背面的左下角编上页码无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页的文件外理单，凡没有页码（单页除外）的，均须编制页码。4、电脑著录把所有应著录的项目录入专用的档案管理系统。1、著录的项目必须准确、齐全，以便于检索；2、必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、机构名称或代码（不分机构排列的不著）、件号；3、题名中的关键词不能准确反映文件内容时，应将主题词录入；4、文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[]”；5、有副题名的应录入；6、“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，著录时可在题名之后，加上该文任免的本单位其他有关人员的名字，并外加“[]”；7、有附件的应将附件的题名完整录入。如几份文件合在一起算作一件的，应将除首件外的其他文件作为附件来处理，题名在“附件”栏内标识清楚；8、页数：“一件”归档文件中有有效字符的页面总数。5、盖档号章在文件上方空白处盖上档号章1、档号章必须端正、清晰；左侧装订时最好是盖在归档文件的左上方；2、填写档号章中的项目：全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号；3、件号按文件处理时间的先后，分三种保管期限分别编制流水号。件号必须做到不重号、不空号；4、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，可将其中的项目一次完成。6、装订1、一般应去掉文件上易生锈的金属物；2、将文件的订口对齐，用不锈钢钉或线在文件的左侧或左上角装订。1、要求：装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管利用。2、推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、线装。（白乳胶粘贴、缝纫机车缝等方法不再使用）3、有电子版本的可用袋装，不另装订。4、短期的（可）不拆钉。－6－流程操作步骤控制措施与质量标准7、装盒1、将完成上述流程的文件分保管期限放入盒暂存分三种保管期限按件号顺序装盒2、填写脊背上的项目完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号3、填写备考表项目包括：盒内文件材料情况说明、整理人、检查人（由档案室填写）、整理时间8、打印目录分三种保管期限打印目录，一式三份1、每年初打印上年度归档文件目录；2、分别用红、黄、绿三色目录纸打印永久、长期、短期目录；3、件号按顺序排列，打印的字迹清晰；9、移交将上年度归档文件目录、档案实体一起移交档案室1、每年的三月底之前，将上年度归档的文件按保管期限、件号排列移交档案室；2、除移交归档文件外，还需移交纸质归档文件目录一式三份（其中一份作为与档案室的交接凭据）、电子目录和在电脑上起草文件的电子版本（在局域网上提交或提交磁盘、光盘等）以下流程由档案室完成10、检查验收1、检查验收各部门移交的归档文件、归档文件目录及磁盘检查的内容包括归档文件是否齐全，有无遗漏；页码、档号章、装订、目录及电脑著录是否符合要求2、办理交接手续将各部门移交的归档文件目录其中的一份作为移交清单，交接双方签名确认（交接单放入全宗卷中保存）11、排架将档案实体装入档案柜内按相对固定的顺序排列各处室移交的档案。12、编制检索工具1、拟写“归档说明”内容包括：本年度立档单位主要工作概况；本年度内设机构、职能及党政主要领导变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷）2、装订成规范的档案目录1、把各部门移交的归档文件目录，按与实体对应的顺序，相同期限排在一起，用档案目录夹装订；2、目录一般按归档说明、永久、长期、短期的顺序排列，可一年一本、几年一本或一年几本，也可采用永久、长期短期分别装订；或永久、长期合订，短期单独装订，多年合编。3、填写“目录夹封面”包括全宗名称、类别、年度、保管期限。4、填写“目录夹背脊“上的项目。包括全宗号、类别、年度、期限。－7－