超市运营手册之02采购手册

营运规范采购手册二零零一年内部资料严禁外传编号：营运管理规范采购手册机密第2页共60页目录第一章采购部的主要任务第二章采购之职务说明第三章成功的要素第四章行销的基本要项第五章商业策略（COMMERCIALPOLICY）第六章顾客策略（CUETOMERPOLICY）第七章供应商策略（SUPPLIERPOLICY）第八章商品策略（MERCYHANDISEPOLICY）第九章价格策略（PRICINGPOLICY）第十章包装策略（PACKAGINGPOLICY）第十一章促销策略（PROMOTIONPOLICY）第十二章价格结构（ORICINGSTRUCTURE）第十三章技巧与策略（NEGOTIATIONSKILLSTRATECY）第十四章单位换算第十五章总结营运管理规范采购手册机密第3页共60页第一章采购部的主要任务（一）、筛选合格的合作供应商。（二）、传送及开发适合公司客户群的产品。（三）、与供应商谈判最有利的供货条件（包括品质、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货数量、交货期限及送货地点等）。（四）、制定最有竞争力，同时又有合理利润之售价。（五）、与各分店作最有效的沟通，确定商品畅销。（六）、收集市场资讯，掌握市场之需求及未来趋势。（七）、为公司创造最高的营业额及营业毛利。由以上的任务看来，采购处的责任在于供应商之选择、商品之选择、新品之订购、订价及促销之企划工作、并对毛利之达成负最大的责任。营运管理规范采购手册机密第4页共60页第二章采购之职务说明公司之成败关键在于采购人员是否能掌握市场需要及消费趋势，以合理的利润为前提，用最具竞争力的价格，透过店面良好的管理及各项促销活动，将品质良好的商品销售给顾客。由此可知，采购人员在本公司之重要性，各位有志于采购工作的同仁，务必于担当此一重位之列，充分了解本身的职责及权限，详细阅读下列职务说明，并在时空变迁时，能弹性掌握各项要点。职务说明职称：采购经理——采购部直接主管：采购总监——采购部直接部属：采购助理——采购部（一）主要职责：1、负责公司指派组类商品之先项。2、筛选合作的供应商，并负责协商最佳的采购交易条件。3、执行最有效的价格策略。4、计划各种促销企划。5、与卖场人员合作，拓展业绩并达成毛利的目标。（二）主要工作项目：1、在公司分配的店面、陈列空间之内，经营公司所指派组类商品营运管理规范采购手册机密第5页共60页的筛选工作。其所选择的商品应符合顾客的需要，以拓展业绩达成毛利的目标。2、选择国内外最佳的供应商，并取得最佳的采购交易条件，包括：品质、规格、价格、折扣、广告赞助、促销、卖场陈列/示范、陈列服务、包装、最少订购数量、订购所需时间、及运送配合事宜等。3、开发并协商适合本超市经营形态的商品包装（包括标示及说明）。4、考虑市场的竞争状况、价格敏感的项目、促销、滞销品特卖及其他营业损失等因素，订定市场上可能的最低售价，塑造非常有竞争力的价格形象。5、选择本超市快讯及店面内的促销项目，并谈判最佳的采购条件及广告赞助，吸引顾客到本超市采购。6、与店面合作无间，以拓展业绩（业绩是店面共同分担的责任），并达成毛利比率及毛利额的目标（毛利是采购人员的主要责任）。注意存货，与店面合作与提供支持，使店面存货维持在最适当的水准（存货是与店面共同分担的责任）。7、尽可能多到店面拜访，以了解店面的问题与机会，另外经常以电话、或采购通告等方式与店面沟通。8、定期拜访并评估供应商，以确保供货店面的稳定性及公司的最佳利益。9、开发品质良好的自有品牌商品，这些商品基本上必须是周转量营运管理规范采购手册机密第6页共60页大的商品并能以其同类品牌子商品价差25%以上的价格出售（同时达到合理的利润高要求），让客户有物超所值的感受。10、以有系统的方式计划所有的活动（包括长短程的计划及预算活动），以减少或避免低效率及过多的打岔。同时应将所有的业务活动排定优先顺序，原则上应“先做最重要的事，而非先做最急的事”。11、应实地观察竞争对手、参加研讨会参观展览、阅读报纸及专业杂志，并与所有可能获得资料来源的人士或机构讨论或做市场研究，以了解市场一般的及个别的产品趋势走向。12、领导、培育、激励、评估及督导采购助理使用其能有效地对采购部作最大的贡献。（三）采购经理的任用要求：采购经理应随时记住附件的任用要求上所列出的明细，由这些明细可看出本公司对采购人员的期望及需求。（四）授权项目：1、采购经理被授权在下列架构之内独立作业：——营运政策——客户政策——供应商政策——商品政策——价格政策——包装政策营运管理规范采购手册机密第7页共60页——促销政策——自有品牌政策——毛利目标——业绩目标——到国内拜访供应商或参观展览的计划——费用预算2、采购经理未满一年者，对下列的决定应经由采购总监的认可：——商品组合——商品及商品类别——售价及毛利——第一次订货（金额超过人民币壹万元以上者）——所有采购交易的条件3、下列决策，采购经理不被授权，一律经由采购总监认可。——供应商——快讯商品的选项——帐期30天以下的购销合同——采购助理的解雇4、采购经理必须确保采购助理在经理不在公司的时候独立运作。采购助理将作短期的决定，这些决定以不影响毛利商品组合及原订采购交易条件为原则。同理，当采购助理不在公司的时候，经理也应负责例行文书行政工作。（五）其他事项：营运管理规范采购手册机密第8页共60页1、采购经理所作的许多重要决定，都是以良好的普通常识及逻辑判断做依据。2、本职务说明不可能涵盖所有的事项。采购经理应执行由采购总监在任何时间所指派之任何公务。3、与店面的充分沟通与密切配合的合作关系是采购经理成功的必要条件。4、本公司成功的要素有下列五项，采购经理应确实做好：——诚实互信——发挥团队精神——经验分享——自动积极附件：采购经理之任用要求（一）资历之要求：1、至少大专毕业，主修商学或相关科系。2、男女不拘，年龄34岁以下，体格良好、健康。3、1至2年的专业采购或事业批发经验。4、对本地及全国民生消费品之流通及价格结构有充分的了解。5、中文说写能力良好，通英日语更佳。6、有好的沟通、谈判、计划及分析技巧。7、在行销、贸易及委托加工采购有经验者更佳。8、对于制造过程、品质管制、商品法律规定及电脑软件体应用有营运管理规范采购手册机密第9页共60页良好经验。9、能依工作需求拜访国内外的供应商。10、过去的工作成就良好而有证明文件者。（二）特质之要求：1、诚实、易处、成熟及稳健。2、能对成果负责，并具有强烈的责任感。3、能自我激励、办事员积极并富有创意。4、能努力工作且活力充沛。5、能弹性、团队精神并且能接纳好的意见。6、对个人在公司的事业有追求的目标。7、愿意接受更多的挑战。8、能在公司的压力下有效地工作。9、能以具有品质与成本的观念来做事。10、愿与公司一齐成长。营运管理规范采购手册机密第10页共60页第三章成功的要素“成功”是人人所盼望追求者，成就感是管理大师MASLOW所强调“需要的最高层次”，各位在本公司的事业也应以此为目标，努力追求，我们也深信世界上没有人喜欢失败的，成功者往往就是能透澈了解或研究失败的原因，而尽量避免重蹈覆辙。我们认为成功的采购人员应至少具备下列要素：（一）操守廉洁：面对各种供应商，有些供应商总会想办法以金钱或其他方式来诱惑采购人员以达其销售之目的，采购人员若无法把持，可能不自觉掉入供应商的陷阱，而不能自拔，进而任由供应商摆布，到底人类财富之欲望是无止境的。经验告诉我们“做事可以失败，做人不可失败。”我们深信大部分的采购人员都洁身自爱，否则纸包不住火的，不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司唾弃，而惹致个人身败名裂。（二）掌握市场：零售流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业，故商品种类繁多，且日新月异，采购人员必须努力透过各种管道及方式（包含检讨店面人员的建议与反应，因为他们最接近客户），了解市场之需要及趋势，而非坐井观一，如井底之蛙，自以为秀才不出门，能知天下事，究竟市场的变数太多，我们应尽营运管理规范采购手册机密第11页共60页量利用一切资源，掌握它们，做好知已知彼，才能百战百胜。（三）精打细算：商场上流行一句俗语，“会卖不如会买”，或说：“买的永远不如卖的精”，这句话在零售流通业已成为至理名言，这句话的意思是：店面人员若因为商品不对，或价格太贵，使再大的劲，也不如采购人员选择商品，又买到便宜的价钱，来得更轻松，因为顾客的眼睛是雪亮的，如果被店面人员说服买下该件商品，事后发现被骗，他是会来退货而且不会现光顾，采购经理必须能精打细算，供应商虽然牺牲了一点利润，但若销售量增加，供应商带是喜欢与这种采购经理或公司来往的。（四）积极认真：现代零售流通业讲求的是速度及效率，否则就被淘汰出局，采购经理以积极认真的态度来工作，将可使本公司的商品能适时适地推出，符合店面的需要。与店面的沟通更须要此种工作态度。（五）创新求进：商场如战场，不进则退，输家可能成为赢家，赢家也可能变成输家。零售业尤其需要采购人员能有创新（非标新立异）的思考力，力求突破现状，随时以新点子或创意来改善个人的工作方法与效率，同时在商品组合方面也应力求创新，如此成功才可确保。（六）适应性强：营运管理规范采购手册机密第12页共60页采购是个机动性很高的职位，对市场及供应商均须随时掌握，开发新的商品或供应商也是采购的重要职责之一，故东奔西走的适应性，能够适应不同的环境，不同的环境、地区、或国家，否则一直坐在办公室是不可能把工作做好的。身为采购对公司利润负全责，其压力可想而知，采购更必须能适应此压力。这是一项劳心劳力的工作，劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出，劳力指辗转各地体力之负荷，要做好采购的工作，须事先有此心理准备。（七）团结合作：表面上采购工作似乎是单独作业，但人不可能脱离群居而单独生活，采购人员也不可能脱离公司的整体作业，采购必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支援，采购工作才可无往不利，身为采购应去除本位主义或独善其身的意识，风事应以公司大局为重，待人处事，尤须注重团队的合作，并以公司的利益为前提。团结生力量，这是很容易懂的，我们应发挥公司整体的力量，与同竞争对手在市场上一争长短。覆巢之下无完卵，公司全体每一位同事都应有此忧患意识，公司才可以上七项成功的要素，请采购人员切记。营运管理规范采购手册机密第13页共60页第四章行销的基本要项一项商品经过市场调查、产品设计、制程规划、设备购置、人员招募与训练、原料或零组件采购、生产、包装、储存、运送、广告、促销、批发、零售到消费者手中，严格来说是一种很冗长的过程，然而所有的企业就是在这种冗长的竞赛中求生存，在这种竞赛中当然有赢家，也有输家，输赢的因素很多，但最重要的就是有没有掌握行销的5P，所谓行销的5P是：*商品（PRODUCT）*价格（PRUCE）*流通管道及销售地点（PLACE）*广告促销（PROMOTION）*人员（PEOPLE）采购经理必须对这行销的5P有深入的了解，才可能知已知彼，百战百胜，以下是这5P的简单介绍：（一）、商品：采购经理最重要的一件事就是经由各种管道了解市场的需要，选择客户所需要的商品，如果背离客户的需要，采购工作注定会要失败，公司必定库存堆积，而卖不出去。选择商品应考虑下列因素：*功能*包装营运管理规范采购手册机密第14页共60页*品质（性能及耐久性）*售后服务保证*知名度或吸引力*订货数量及交货期*设计、花色及尺寸*商品齐全度*流行性、新奇性或独特性*商品说明（二）、价格：本商场销售的商品最大的特色在于物美价廉，价格在行销上占了举足轻重的地位，在消费意识高涨，资讯发达的今日，价格的高低很快就会在消费者的心目中建立起一种形象。本商场的顾客均应为有忠诚度的客户，这些人对价格具敏感度，故采购人员必定要在价格的谈判中，确实去研究竞争者的价格，并为本公司求取最佳的进价，否则就不应轻易去采购该项商品。物超所值是本商场商品为广大顾客接受的基本因素。（三）、商场配置及陈列：本公司所属商场明确的配置及宽广明亮的货架间走道，为客户带来无比的便利与舒适