我对采购的初步认识

-1-我对采购的初步认识安笑宇[e-mail]-2-目录一、什么是采购？-----------------------------------------------------------------------------------------------P3二、采购员的职责（原料、配件采购员）--------------------------------------------------------------P3-P4三、采购员的岗位要求----------------------------------------------------------------------------------------P4-P5四、采购的具体业务流程-------------------------------------------------------------------------------------P5-P8五、采购过程中容易出现的问题---------------------------------------------------------------------------P8六、采购过程中的注意事项----------------------------------------------------------------------------------P8-P10七、怎样做好一名采购员1、必备能力-----------------------------------------------------------------------------------------------P10-P112、策略战术-----------------------------------------------------------------------------------------------P113、个人体会-----------------------------------------------------------------------------------------------P12-3-我对采购的初步认识一、什么是采购？在做任何一项工作之前，必须要了解自己做的是什么工作。实事求是的说，我在进入公司之前对采购员的工作了解的并不多，所以我通过网络查询了解采购这一职业。采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。采购对企业的动作是相当重要的。在制造企业中，产品成本中超过60%的部分来自外购零件和物料，在零售和批发企业的外购存货则更高。采购员则是企业执行采购任务的员工，他们的工作任务有三个方面：物料供应、库存水平控制和成本控制。他们的工作对企业经营成本的降低起着关键的作用。关于采购网络上有各种定义，我个人的理解就是“采集客户意见在正确的时间，正确的地点以正确的价格购入正确品质的正确物品。采购在公司内部扮演的就是一个服务于生产出货的职业角色。二、采购员的职责1．严格遵守公司的各项规章制度和有关规定，努力提高自身的业务水平，树立为生产服务的观点。2．负责对现有的供应商资料进行整理。并对供应商进行评估，寻找潜在供应商，确保供应渠道畅通和安全。3．根据公司的生产需求，制定采购订单。并通知各家供应商，要求其对订单上的采购数量及交货日期等相关信息进行确认。待供应商确认回传公司后，需要对采购订单进行存档保存。如果供应商对订单的交货时间或数量等相关信息存在疑问，需要更改采购订单，-4-在请示后，得到批准方可执行。4．采购订单如在执行期间需要变更，撤消，图纸更新时，必须和供应商及时沟通，确保供应商提供物料保证公司的需求。5．负责跟催采购订单的到货情况。6．负责物料的验收及入库。如果物料数量或型号不对及时和供应商联系，得到对方的确认，并修改相关单据。7．负责对质检不合格物料的处理8．负责对生产不良品的处理，及时退、换货，确保公司的生产需求。特别是物料在生产过程中出现重大质量时，首先是与生产部门了解生产现状，再与质检部门了解出现问题的详情，然后与供应商联系如何保证生产的正常进行。9．采购订单完成后，负责和供应商对账，并要求供应商及时开票。收到发票后，把采购订单和入库单据整理好一并交给财务人员。根据与供应商协商好的付款条件，要求财务人员及时把货款付给供应商。如果不能及时支付货款的，应该提前告知供应商情况和推迟的时间10.负责新的供应商的开发和培养在平时生产不是很忙的时候，寻找新的供应商。对新的供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息：交货周期、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件、付款方式、是否提供票据、退换货条件、可否提供样品等。待确认后，进行物料的试样，做好试样产品跟踪表记录。试样成功后，则把相关的资料整理成册，以确保供应渠道的丰富和宽阔的选择范围。11、办公用品及低值易耗品的采购12、工作日志的填写及相关资料的管理三、采购员的岗位要求1、思想品德a．认真遵守国家的法律、法规；b．遵守职业道德，严守公司的商业秘密；-5-c．认真做好各项工作，有较强的事业心；d．待客热情、礼貌，与同事能友好相处。2、知识水平a．熟悉行业的专业管理知识；b．了解公司的质量方针和目标，并善于将其分解为本部门的质量目标；c．熟悉本部门的工作范围和质量控制规范，能在实践中认真贯彻执行；d．熟悉《中华人民共和国产品质量法》，并善于运用于本部门的质量管理工作中；e．市场分析的知识。3、工作能力a．分析判断能力，能及时发现技术隐患，避免重大的质量事故b．组织协调能力，做好本部门与其它部门的工作交接及关系的处理。c．语言文字表达能力；d．熟悉计算机网络的应用。四、采购的具体工作流程1、制定采购计划。制定采购计划要做好充足的信息准备工作。定期确定需采购货物的名称、品牌、规格、数量、有关替代品的资料以及采购预算。在做第一项准备工作时，要定期到车间熟悉库房的物料，与技术人员以及质检人员沟通了解各种物料的使用进度、库存、需求量以及质量等问题。同时要及时搜索比对市场上的相关替代品以备不时之需。然后再做成本分析，拟定底价，设定议价目标。以此为基础核定采购预算再据此作出详细的采购规划。将采购申请表呈交给上级，领导批准后才可进行采购。2、选择正确的供应商。在选择供应商时，要懂得按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。供应商的选择有以下几个影响因素：质量因素、价格因素、交货准时性因素、品种柔性因素以及其他外-6-在因素。在这几项因素中，质量因素是最重要的，首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力。其次是成本与价格，要对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的价格谈判实现成本节约。在交付方面，要确定供应商是否拥有足够的生产能力，人力资源是否充足，有没有扩大生产能力的潜力。最后一点，也是非常重要的是供应商的售前、售后服务的纪录。评价供应商就要建立供应商评价指标。此项指标是企业对供应商进行综合评价的依据和标准。不同的行业、企业，不同产品需求和环境下的供应商的评价应是一样的，但供应商的评价标准应涉及以下几个方面：供应商业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、客户满意度、交货协议等。根据企业实际状况和供应商选择的时间跨度，对供应商的要求也有不同，按时间的长短分别有相应的短期标准和长期标准。供应商选择的短期标准商品质量合适、成本低、交货及时、整体服务水平好（安装服务、培训服务、维修服务、升级服务、技术支持服务）、履行合同的承诺和能力等。供应商选择的长期标准供应商质量管理体系是否健全、供应商内部机器设备是否先进以及保养情况如何、供应商的财务状况是否稳定、供应商内部组织与管理是否良好、供应商员工的状况是否稳定等。在与供应商合作的过程中，市场需求也将不断变化。要根据实际情况的需要及时修改供应商评选标准，或重新开始供应商评估选择。在重新选择供应商的时候，应给予新旧供应商以足够的时间来适应变化。3、采购谈判在向供应商询价时要注意：如果是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎，必须将所需采购物品的品名、料号、规格、品质要求等信息告知对方。因为完整-7-及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。另外，询价时要做到按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。学会与供应商周旋尽量将价格压低4、签订采购合同。向供应商发出采购订单签订采购合约。签订合约时要确定好采购价格、数量、规格、付款方式、交货时间、交货地点、交货方式等具体信息。签订合同之后要与供应商以传真的形式再确认合同信息。确认好信息以后对订单合同进行整理存档。5、对采购单进行跟催。临近交货期的前一个星期，要求供应商针对未交货的订单提供具体的交货安排，并把各家供应商的信息汇总成表，加注个人的看法，上交公司物料流通部门和生产部门。如果供应商不能按时交货的，则还需要供应商提供订单推迟交货的原因，和具体推迟交货的名称，数量和日期。并做好采购订单跟踪表。6、根据实际情况进行验收入库处理。物料到达公司后，可以直接入库的物料则下推入库单据；需要质检的物料，则下推请检单据，同时把物料放在待检区。并协助仓管员进行来料清点。如果物料数量或型号不对，及时和供应商联系，得到对方的确认。并修改相关单据。物料在质检部门检验不合格时，及时联系供应商。可以现场返工的，要求供应商尽快派人过来解决。必须退货的物料，及时退货，并要求供应商在最短的时间内提供后续的解决方案，在请示后，得到批准立即执行并进行跟踪。对生产不良品的处理，及时退、换货，确保公司的生产需求。特别是物料在生产过程中出现重大质量时，首先是与生产部门了解生产现状，再与质检部门了解出现问题的详情，然后与供应商联系如何保证生产的正常进行。7、货款结算。将核定的应付款预算上报，上级批准确认账目无误手续完备后再要求供应商开出发票，收到发票时要确认发票抬头及内容是否相符；发票金额与请购单价格是否相符。然后将采购订单、入库单据和发票一起交给财务人员并要求其按照合同的付款条件把货款付给供应商。如不能及时支付要提前告知供应商未能及时付款的原因及推迟付款的时间。报销票据完毕后填写每日电子采购金额明细表，对每天采购所涉及的物品金额进行分类记录。要做到了解每日采购了什么，物品多少钱。8、单据再确认。将所有单据整理归档。-8-对采购物品的票据存根进行整理、装订，每周将装订好的票据制作电子表格交给领导。9.处理日后售后问题以及所有违反合同事宜五、采购过程中容易出现的问题1.没有明确的采购计划，缺乏对采购需求的分析和对供应商的培养。采购上随意性很大，经常是这业务员刚采购了一样物品，第二天又有那个业务员采购同样的东西，采购上没有最基本的计划，并且缺乏同部门与相关部门之间必要的沟通与衔接，所有的采购都是急性的，其结果就是采购部门在疲于奔命地买东西，根本没有时间做详细的市场调查，并且导致采购部门整天忙忙碌碌的不知道做什么。2.没有一个长期供应商的关系管理,并未关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变,更没有从一味压价向建立双赢机制转变。使供应商与公司之间出现不想合作的状态之下。3.没有把采购管理上升到事关公司存亡的战略性高度来考虑，不重视采购管理，没有把采购策略和合作伙伴（第三方服务供应商）的选择评估标准应作为公司整体战略中的一部分,公司的低成本扩张和谋求更大