PR技巧- 如何组织媒体专访V10版本

-1-管理培训文档如何组织专访I.流程图D日前7日D-1日D日1.专访主题确认（客户代表）3.专访媒体选择（客户助理+媒介主管+媒介总监）4.专访媒体邀请及沟通（媒介主管/客户助理）明确专访目的适合专访主题6.专访物品准备(客户代表)7.专访现场控制(客户代表、媒介代表）5.媒体手册准备（媒介主管/客户助理）媒体提供转放专访提纲小组提供媒体简介、Q&A客户确认专访提纲深度沟通影响权威把握性较强挖掘背景资料两遍电话邀请签到采访双方介绍主题引导、控制录音、照相、记录专访邀请媒体文字资料（新闻夹）会务资料专访费用签到用品客户确认客户确认7.D+1日向客户提供《总结(POSTMORTEM)》2．内部小组分工会制定专访进程表-2-II.细节说明1.采访前：a.明确专访目的：一是客户的目的，客户希望通过此次专访宣传什么主题，面向什么受众，达到什么效果；二是我们的目的，我们希望通过此次专访发出什么样的文章，多大的版面，什么样的版位，什么时间刊出。b.挖掘背景资料：需要准备的核心文字资料：对内部：进程表对客户：媒体名单、媒体手册(BRIEFINGBOOK)关于媒体：在业界的地位，读者中的影响。记者在报社的地位、影响，能力，稿件的质量，有无版面，以往接触中的印象（可多方查证或提早接触）。对媒体：公司简介、人物简介、产品简介关于客户：职位，擅长领域、（媒介经验，个人习惯）。注意：如果是第一次接触客户的媒体/记者，则应酌情预先介绍客户情况，协助其找准角度、完成提纲。如果是第一次面对媒体的客户，或有受访经验但首次接触某家媒体，则应酌情在收到提纲后、专访前给客户“吹风”，即向其简要介绍媒体、记者背景和采访话题，便于客户提前准备。c.专访媒体沟通（媒介代表）媒介代表应与专访记者充分沟通，详细介绍客户的情况，确保记者有兴趣参加专访,对专访的事件背景情况十分清楚;引导记者根据我们建议的方向来报道，重点媒体应该面谈;争取提前拿到记者的专访提纲;邀请应做到两遍以上;重要人物可以请摄影记者;d.专访物品准备（客户代表）租用场地（采访/用餐）会务资料：数码相机、录音笔/采访机电池（重大活动时可以请速记）专访费用（如无特殊安排，则500元/家）9.专访文章确认（客户代表）录音整理\现场照片提供记者成稿客户代表预审客户终审定稿8.专访反馈10.D日+4周内文章刊发剪报随出随传4周内提交总结报告（含剪报列表-3-签到用品（签到薄、签到表、签字笔、通联表）职业装如果双方需要翻译协助沟通，则应预订翻译人员，向其“吹风”，并提供有关资料（如客户简介、媒体手册、专访提纲等），使其有备而来。如果需要现场留影，则提前预订好摄影师或自带相机。新闻资料夹：标准新闻稿客户简介产品简介高层简介及照片存有以上资料的软盘2.采访中：a.签到：公关人员提前到场布置场地（如需要）b.介绍双方：引导记者与客户认识、交换名片，简短开场白c.采访正式开始后：录音（要随时检查采访机是否运转正常、单面结束后及时换面或换带）、记录（记下记者问题和回答要点即可）、照相（受访人或/和现场场景、双方合影）、把握整体氛围节奏和话题方向d.注意事项：记者跑题：要委婉地把话题牵引过来，不让记者感到尴尬。记者问到敏感问题：如果客户完美回答此问题，则在回答后引导记者回主题；如果客户感到为难，我们要主动解围。记者不在状态：如果记者心不在焉、思路停滞等不在状态，可问清原因，如熬夜、生病等，让客户理解。同时向客户申明我们会随后把相关详细资料发给记者，并深入沟通，跟进稿件。按照采访需要安排时间长短。不能太早或太晚。考虑到路途/进餐的时间。交通是否方便。环境是否够档次、安静、空间足够大。公关人员态度、穿着等礼仪。女士着淡妆。3.采访后：a.媒介代表应在第一时间向媒体提供当天专访录音整理、被访人物照片、资料;及时了解记者对专访的感受、计划写什么样的文章，引导记者的思路朝预期的方向发展。b.客户代表在专访结束后24小时内将客户经理/项目负责人确认的POSTMORTEM发给客户作为小结；及时了解客户的反馈：满意在哪，不满意在哪，采取适当的补救措施；如现场客户端出现纰漏，可建设性地提醒客户如何改进。c.媒体代表催促记者将成稿发回确认，并了解截稿、刊出时间，专访2天后提供专访反馈表（要求：大众媒体1000字以上;专业媒体2000字以上）;d.收到文章后，客户代表中根据媒体的截稿、刊出时间，先预审把关，修改后方可交客户确认（稿件处于修订模式）;e.客户确认文章返回媒体;-4-f.文章刊出后及时收集，并把样刊传递给客户。-5-附件一：媒体手册模版(briefingkit全文的中文使用华文细黑，小四/五号；英文使用Arial,12磅)（briefingkit封面首行为客户logo，如客户无法提供，可从客户网页下载）（客户logo与以下文字空1行）实达集团福州专访媒体手册（封面标题分两至三行，居中，每个单词的首个字母均大写，华文细黑/Arial,28磅）（封面右下侧为灵思logo,华文细黑/Arial,五号）北京灵思企业管理顾问有限责任公司提交北京2003年5月27日（最后一行与页边齐平）-6-（下文与上线保持1-2行距离，具体按本页宽松程度而定。全文除第一页外，页眉需有灵思logo和中英文对照名称。）（目录页全部黑体，单独成一页，如整个briefingkit页码较多，请在目录页标出页码）目录(目录标题为华文细黑/Arial,黑体，三号，靠左。)I.媒体沟通会日程安排II.新闻夹资料清单III.媒体名单IV.媒体、记者简介V.专访提纲Q&AVI.记者样稿-7-（小标题与页眉间留1至2行空行，具体视整个页面的宽松程度而定。）（小标题华文细黑/Arial,黑体，小三，居中。以下表中的正文小四/12磅。）I.媒体沟通会流程（小标题与以下表格间留1行空行）时间项目地点负责方/人5月28日08:00--08:40早餐福州大酒店餐厅实达、灵思09:00出发酒店门口实达、灵思09:30--11:00媒体沟通会实达科技城十层多功能厅实达、灵思11:00–12:30参观实达科技城实达、灵思12:30–14:00午餐牡丹大酒楼实达、灵思14:30–17:00游览福州鼓山景区实达、灵思17:00–19:00晚餐聚春园大酒店实达、灵思地点：名称，地址，电话（如果客户对场地生疏，最好附一幅地图以查找）联系人：灵思工作人员姓名及手机；客户端直接联系人（如公关经理）姓名及电话语言要求：是否需要现场翻译。如是，是同声翻译还是交互翻译。着装要求：如果有特殊着装要求，请注明。-8-（小标题与页眉间留1至2行空行，具体视整个页面的宽松程度而定。）（小标题华文细黑/Arial,黑体，小三，居中。以下表中的正文小四/12磅。）II.新闻夹资料清单（小标题与以下文间留1行空行）标准新闻稿实达集团简介实达集团产品简介实达集团高层简介及照片存有以上资料的软盘-9-III.媒体名单序号媒体名称记者1北京晚报黄天祥2北京青年报张念庆3成都商报张巍4广州日报周方5南方周末庞瑞锋6南方都市报卢轶男7搜狐陈拥军8中国计算机报赵海军9中国经营报杰雯10新财经任健-10-（小标题与页眉间留1至2行空行，具体视整个页面的宽松程度而定。）（小标题华文细黑/Arial,黑体，小三，居中。以下表中的正文小四/12磅。）IV.媒体介绍（小标题与以下表格间留1行空行，表格中遇中文用华文细黑，小四；英文用Arial，12磅。表格左栏均齐右，bold；表格右栏均齐左，普通正文。一个媒体一张大表，尽量控制在一页之内。）时间09:30–11:00am地点实达科技城十层多功能厅受访人实达集团总裁蔡晓军专访媒体搜狐网专访记者陈拥军原为北京青年报IT版记者，转到SOHU后曾写过多篇有关实达的稿子(如有可能，尽量提供专访记者的背景资料，如：职位、主管栏目、以前从事职业、毕业院校、对本客户的了解程度、采访风格、个性等)专访媒体简介是中国领先的新媒体、电子商务、通信及移动增值服务公司，是中文世界强劲的互联网品牌。搜狐公司从中国首家大型分类查询搜索引擎，发展成为受用户喜爱的综合门户网站。到现在为止，搜狐公司建立了以新闻中心、产经中心、生活中心、娱乐时尚四大版块为主体的丰富的内容频道体系。为广大网民提供网上社交、学习、生活和购物的理想场所，成为中国网络用户进入互联网的通道，搜狐公司全面完善的产品体系向企业客户和个人用户提供全面的网络服务平台。(单元格内部段与段之间空一行)读者构成：IT用户-69%;非IT用户-31%;其中：科研教育25%;金融银行23%;政府机关16%，以高文化层次读者为主(本栏与下栏间空一行)专访提纲（此部分为根据前期沟通记者可能会问到的问题，及灵思建议答案。）1)实达软件发展有限公司的成立表现了实达集团怎样的战略规划？将对实达集团的业务方向发展起到怎样的作用？2)实达原有的PC和外设业务发展情况如何？在实达集团中的地位是否会发生改变？3)您对实达集团此次进军软件领域的前景有何展望？将有哪些风险和机遇？（如果记者会问到敏感问题，一并列出，并与上文空1行。）敏感问题4)我们了解到，实达集团此前还出售了对实达电脑设备公司的65％的股份，请问，实达软件发展有限公司的成立和实达电脑设备公司的成立有着怎样的关系？是否意味着实达专注点的改变？5)实达集团是否还有其他成立新公司、股权变更等计划？（以下略。问题结束与表格底框间空1行）(本表格如一页不够，则需拆分表格，使表格进入下页。本表格与页脚间需空至少1行。)-11-（本表格与页眉间需空1行）时间09:30–11:00am地点实达科技城十层多功能厅受访人实达集团副总裁、实达软件公司董事长沈蒙利专访媒体中国计算机报专访记者赵海军要闻版记者，实达跟踪记者(本栏与下栏间空一行)专访媒体简介由信息产业部主管，中国电子信息产业发展研究院主办的中国IT行业综合大报，伴随中国信息产业的蓬勃发展，历经16年成长壮大，已牢固确立了在中国IT传媒领域的影响与地位。读者构成：技术服务业-8.5%;教育/文艺/广播电视业-12%;计算机业-17.8%;邮电通讯业-6.8%;工商税务/公检法-5.7%;房地产业-1.4%;金融保险业-11.3%;其他行业-36.5%.专访提纲此部分为根据前期沟通记者可能会问到的问题，及灵思建议答案。1)实达集团曾经进军软件业，并曾在一度辉煌之后又逐渐淡出，请问其原因何在？有哪些经验教训可供参考？2)实达再次进军软件业主要是基于哪些考虑？3)目前实达软件发展有限公司的组建进展如何？对原有实达科技的软件业务资源和人才资源做了怎样的整合？4)实达软件的主营方向是什么？为什么选择这种方向？5)实达软件在实达集团中处在什么地位？6)您认为实达软件公司的前景如何？下一阶段的目标是什么？敏感问题：7)实达软件将来会否上市？8)实达软件的股权结构如何？将来会否发生变更？（以下略。问题结束与表格底框间空1行）-12-V.媒体问答参考提纲（Q&A）（此部分为所有媒体会涉及的问题，以及一些基本、关键、敏感问题的答案，并给出灵思所建议的答案要点。可以按如下模块准备。小标题部分华文细黑，小四。问答部分华文细黑，五号。）A.公司层面1．问：答：2．问：答：B.产品层面1．问：答：2．问：答：C.人物层面1．问：答：2．问：答：+++(结束符与上文留1行行距)-13-VI.记者样稿南方周末庞瑞锋样稿一：实达ST报道：大股东要换总裁20010515庞瑞锋／文（样稿正文部分华文细黑，5号，段与段之间空一行。）麦肯锡重组方案失败后，大股东们的态度明显变了。代表大股东利益的董事会从开始基本上不插手企业的经营管理，转为直接介入。由于在背后发生的股权更迭，实达内部也产生了微妙的变化。总裁叶龙的职权受到削弱，下一步甚至帅位不保。有消息表明，叶龙可能将于实达股东大会前去职。一位实达实权派人物私下向记者表示：“如果不这样，开股东大会时怎么向股东交待。”大股东插手经营麦肯锡方案失败，直接后果是１９９９年上半年业绩明显滑坡，而且实达此前的一些投