制造业采购管理制度

采购管理制度1目的为规范公司采购流程，明确各部门在采购活动各环节的职责、有效降低采购成本，确保采购到质优价廉的物资、设备、用品等资源，制订本制度。2范围本制度适用于公司生产、技术、研发等部门需求物资的采购,含设备、工具、原材料、辅材、劳保用品等。办公物资由行政部负责采购。样品或者资质认证/实验所需材料的采购由技术部或研发部自行完成。3定义3.1采购：是指公司为满足企业生产及经营活动的需要从供应市场获取产品或服务作为公司资源的过程。3.2应急采购：指因需求部门主观失误(如沟通失误或请购人遗忘等)或生产建设中的突发事件引起的为完成急迫任务而进行的采购。4职责采购一般由需求部门填写请购单，仓库负责核准请购物品的库存量，采购部门负责将物资采购到位，财务负责盖合同专用章并依据合同约定付款，验收小组负责检验，仓库管理员负责入库，公司领导负责各环节的最终审批。4.1请购部门：请购人需详细填写《请购单》诸要素，请购部门主管负责审核所请购物品的必要性和请购单诸要素的完整性，部门负责人审核签字后的请购单送分管领导审批。负责向采购部门确定到货的时间节点。在请购物品技术含量较高时，请购部门需配合采购部门完成采购工作的各环节。4.2仓库：仓库负责主料、辅料、工具、劳保用品等请购物品的收货、验收组织及保管。其中仓库管理员负责核对请购单、供应商送货单（销售单）与实物的一致性，凭验收单（验收报告）开具入库单。4.3设备中心：负责设备类物资的验收组织及保管、维护、维修等。4.4采购部门：负责收集供应商信息，并进行询价、比价、价格谈判、组织采购项目评审会、意向供应商实地考察、拟定采购合同等环节；需根据请购部门要求的时间通知供应商按指定的时间地点发货；对于验收中出现的品质问题，需与供应商沟通进行产品替换或售后服务，必要时进行退货。4.5财务部：负责审核请购单、合同会签表，加盖合同专用章，根据合同约定支付货款。4.6公司领导(分管领导)：负责审批请购单，负责审批比选方案并确定意向供应商，负责审批采购合同并签署，负责审批付款申请单/借支单/费用报销单。4.7验收小组：由需求部门、采购部、品质部、设备部/仓储中心等部门的相关人员组成。负责对采购到的物品进行品质鉴定并出具验收单（验收报告）。5流程图5.1生产原材料/设备首次采购流程图生产原材料/设备首次采购流程生产部验收小组财务部公司领导采购部请购部门开始01.填写请购单（请购人）02.请购部门审核（部门负责人）05.领导审批（分管领导）03.采购部审核（部门负责人）06.收集供应商信息（采购专员）07.询价及价格谈判（采购专员）08.比价（采购专员）10.采购项目评审会（部门负责人）11.拟定采购合同（采购专员）09.意向供应商考察（采购专员）13.领导审批并签署（分管领导）14.盖合同专用章（部门负责人）15.申请付款（采购专员）22.领用（请购人）结束18.确定发货时间（部门负责人）确认采购需求确定供应商签署采购合同付款交付使用21.入库（仓管员）12.审核采购合同（部门负责人）17.办理付款（财务会计）16.领导审批（分管领导）到货验收19.通知供应商发货(采购专员）20.到货验收（验收小组）04.财务部审核（部门负责人）1、请购单应按照要素填写完整、清晰；2、涉及的请购物品数量过多时以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；3、如果采购指定供应商或品牌的产品，请购部门必须作出书面说明；4、请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部；请购人填写完请购单后需由该部门负责人进行审核，部门负责人需对请购物品的必要性、用途、规格、数量等要素进行审核确认。采购部负责人对请购单的各要素完整性进行审核确认。财务总监对采购物品是否符合资金计划进行审核。请购人根据采购物品金额和各级领导授权请分管领导对请购单进行最终审批。1、采购专干在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照要求填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；2、接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等要素信息不完整不清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；3、对于技术要求较高的物资，采购部应要求请购部门提供技术人员配合采购，如因技术部门不配合导致采购物品不能满足技术部门要求时应由技术部门负责。4、采购专员对于所采购物品的供应商应选择最近年度排名靠前，选择至少3家性价比高的供应商收集信息。1、询价前应认真了解所购物资的品名、规格、数量、材质要求等，了解图纸及其技术要求。2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。3、所有采购项目优先向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过代理商或其他中介机构询价。1、比价所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；2、需对供应商的交货时间、成交条件及产品或服务质量进行确认；3、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否较其他厂商的报价性价比最高；4、有条件的情况下，需收集不同供应商的样品参与技术测试。1、采购部应对比价结果进行初步判定，根据判定结果对一个或多个意向供应商进行实地考察，以确认其资信及生产能力。2、对供应商进行考察的过程中应实地拍摄不少于10张照片，以如实反映其生产能力、规模、资信等状况，回司后需提交考察报告。对于采购金额超过10万元的项目必须召集相关部门负责人和公司领导召开采购项目评审会，由采购部汇报询价比价情况，经综合打分评定后报公司领导批准确定最终意向供应商。在确认了最终供应商后，采购部应尽快拟定采购合同，与乙方就合同条款达成一致。合同文本应使用经过我司律师统一评审后的框架合同，原则上不得使用对方提供的合同文本。与供应商就合同内容初步达成一致后，采购部负责人应审核合同条款，对于非通用性条款作出修改的还需交合作律师事务所审核，审核结果抄送需求部门、财务部、公司领导。合同文本经采购部审核通过后进行采购合同汇签，由相关部门负责人签字确认，由公司领导审批并签署采购合同（生产和技术口的采购合同签署领导为费总）。财务部审核合同会签的相关流程是否符合规定，确认无误后盖合同专用章。根据合同约定的不同，采购人员凭请购单、发票（收据）、合同复印件或借支单办理借支或付款申请。分管领导签批借支单或付款申请凭证财务部根据合同约定的条款在审核付款资料后办理付款手续并通知采购部领取打款凭证。需求部门负责人根据基建进度、生产需要或技术项目要求的时间节点，及时通知采购部到货的时间节点。根据合同约定的不同，在办理付款后，由采购部按需求部门确定的时间地点通知供应商发货。1、设备类物品到货后，由生产部设备中心负责人组织验收小组(含设备中心负责人、质检部负责人、请购人)对照请购单、购销合同、技术协议，对采购到的物品进行品质鉴定，并出具书面的验收单/报告。2、主材类物品到货后，由生产部仓储中心负责人组织验收小组(含仓库主管、质检部、请购人)进行验收。对于通过验收的原材料、设备、工具、辅料、劳保用品等，仓库管理员都应开具入库单并登记造册。设备类固定资产由设备中心负责管理维护。入库完成后仓储中心应及时通知请购人及时到仓库领用物品，仓库管理员应开具出库单。5.2工具/辅材/劳保用品采购流程图工具/辅材/办公用品/劳保用品采购流程仓储中心财务部公司领导采购部请购部门开始01.填写请购单（请购人）02.请购部门审核（部门负责人）06.领导审批（需求部门分管领导）04.采购部审核（部门负责人）12.办理付款（财务会计）10.领用（请购人）结束07.下订单（采购专员）确认采购需求到货及付款09.入库（仓管员/行政文员）08.到货验收（仓储中心负责人）11.申请付款（采购专员）03.核准请购物品库存量（仓库主管）05.财务部审核（部门负责人）1、请购单应按照要素填写完整、清晰；2、涉及的请购数量过多时以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；3、如果采购指定供应商或品牌的产品，请购部门必须作出书面说明；4、请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部；请购人填写完请购单后需由该部门负责人进行审核，部门负责人需对请购物品的采购必要性、用途、规格、数量等要素进行审核确认。1、仓库主管需对请购的辅料、工具、劳保用品进行库存量的确认，以提高物料的利用率采购部经理对请购单的各要素完整性进行审核确认。1、财务总监对请购物品是否符合预算进行审核确认。2、超预算部分由分管领导特批后进行采购请购人根据采购物品金额和各级领导授权请分管领导对请购单进行最终审批。采购部门针对工具/辅材/办公用品/劳保用品的需求开发协议合作供应商，当需求部门提交《请购单》后应向合作供应商下达生产或送货订单。在供应商送货后应由仓储中心负责人组织验收小组（含仓库主管、请购人、质检部）到场确认物品的规格、数量、质量等是否满足我方要求，并在验收单上签署确认。1、对于验收通过的工具、辅材、劳保用品等物资，仓库管理员应开具入库单并登记造册。2、对于办公类固定资产，行政部应登记造册。请购人根据使用需要到仓库管理员处申请领料并由仓库管理员开具《领料单》1、对于单次采购的物品，采购人员凭请购单、发票、入库单、供应商的销售单（或送货单）据实报销并与供应商结算。2、对于协议供应商，应在定期对账的基础上进行货款月结或定额结算。财务会计审核采购部提交的单据并按照相关规定办理付款。5.3应急采购流程图应急采购流程仓库财务部公司领导采购部请购部门开始01.填写请购单（请购人）02.审核请购单（部门负责人）03.领导审批（分管领导）04.询价及合同谈判（采购专员）确认采购需求签署合同并付款05.拟定采购合同并填写借支单（采购专员）06.审核采购合同和借支单（部门负责人）07.审批签署采购合同和借支单（分管领导）08.合同盖章并办理付款（部门负责人）09.通知发货（采购专员）10.领用（请购人）11.办理入库（仓库管理员）12.办理报账手续（采购专员）结束领用及补办必需手续1、请购单应按照要素填写完整、清晰；2、涉及的请购物品数量过多时以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；3、应急采购需在请购单上标注“应急采购”字样。请购人填写完请购单后需由该部门负责人进行审核，部门负责人需对请购物品的采购必要性、用途、规格、数量等要素进行审核确认。根据采购物品金额和各级领导授权请分管领导对请购单进行审批。采购专员在紧急采购中需根据请购单的要求一边询价、一边比价，同时进行价格谈判，在相对较短的时间内找到性价比高的物资供应商，并对合同条款进行确认。采购专员可在应急采购中现场拟定采购合同并将拟好的合同以电子版的方式发给采购部部长审核，同时通知采购文员填写借支单。采购部部长对合同电子版审核通过后，可通知采购专员由供应商先行签字盖章并将合同传真件发回公司。同时审核签署借支单。根据采购物品授权级别的不同，由采购部将合同会签单、采购合同传真件、借支单等资料一并提交分管领导签批。分管领导签批通过后，财务总监审核合同会签单、合同传真件、借支单等资料的合规性，盖合同专用章并办理付款。采购部将生效后的合同、付款凭证等以传真件或电子版的方式反馈给供应商，并通知供应商发货。对于应急采购的物资，在到货后可先行通知请购人领用，随后补办相关手续。仓库管理员根据请购单、供应商开具的销售单（送货单）在核对实物后办理入库手续，开具入库单。采购专员收集请购单、发票、合同、销售单（送货单）、入库单等资料后办理报账手续。6其他说明6.1请购的时间规定：6.1.1请购预留时间表：物资金额预算（单位：万元）设备类物资（单位：工作日）其他类物资（单位：工作日）＜1≥5≥3≥1&＜10≥15≥10≥10&＜50≥30≥15≥50≥60≥306.1.2以上时间是指请购部门需较到货时间提前相应工作日向采购部提交经领导审批通过的请购单的时间差。6.1.3请购单需求时间不符合以上规定的，采购部有权按以上周期延迟交付。6.1.4每周最后一个工作日（单休周六，双休周五）上午8-12点为各部门提交下周采购计划的时间段，每月25日为