建设项目文件归档要求与档案整理规范

1第一讲《重点建设项目档案工作应注意的几个问题》一、全国重点项目建设的基本情况及档案工作在其中所起的作用二、做好基本建设档案工作的基本要求三、纳入项目管理四、重点建设项目档案的登记工作2一、全国重点项目建设的基本情况及档案工作在其中所起的作用•第一阶段建国初期确定156项基础建设项目，涉及国防、钢材等行业，投资588亿元。•第二阶段60年代，为了备战的需要，大量投资三线的工业基础建设（军工厂），大三线集中在西部，小三线在各省较隐蔽的地方，涉及石油、火箭、卫星、原子弹。•第三阶段改革开放以后，经济建设掀起高潮，初期投入17万个亿，用于解决制约经济发展的瓶颈行业，如能源，交通等行业。3一、全国重点项目建设的基本情况及档案工作在其中所起的作用•第四阶段党中央提出西部大开发的战略以后，到2002年约520项，总投资20万亿，包括核电站等基础设施。•1998年前后我国出现一些豆腐渣工程，引起国家领导人的重视，1999年国务院下发16号令，第24条讲到要加强基建项目的档案管理工作。李瑞环对档案工作的题词“对历史负责，为现实服务，替未来着想”对基建档案工作也具有指导意义。近几年国务院领导曾培彦提到了重点建设项目的保密问题，也涉及到档案工作。•档案与项目建设实体的关系简单说就是“皮毛”关系，二者缺一不可。•档案工作在项目中的作用：评估、验收、改造、维护、借鉴等作用。项目档案既是竣工验收的内容，也是竣工验收的重要依据。4二、做好基本建设档案工作的基本要求1、项目的主管领导，档案人员应熟知有关基建档案工作的规章（政策性、操作性两类）陕西省档案局陕西省发展和改革委员关于转发〉国家档案局国家发展和改革委员会关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》的通知（陕档联发〔2006〕5号）《国家重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范》（DA/T28-2002）5二、做好基本建设档案工作的基本要求2、建立本项目档案管理的规章制度，统一企业内部的作法及规范是科学管理，有效协调的需要3、采取控制措施，控制档案的完整（齐全）、准确（真实）、系统（有机联系）。6二、做好基本建设档案工作的基本要求4、加大对项目（工程）档案工作的指导力度。5、做好档案的预验收工作6、有条件的项目要抓好现代化管理。7三、纳入项目管理1、纳入合同管理，依法开展档案工作。2、纳入工程进度管理，能保证档案管理，及时形成，按时收集。3、纳入工程技术管理，有效保证文件质量（内在质量、准确性）。4、纳入工程质量保证体系，监督档案制度的执行、落实情况。5、纳入合同的结算程序。档案不合格，财务不结算。8四、重点建设项目档案的登记工作•能动态了解重点建设项目的建设、管理情况，有针对性地进行检查、指导。•组织：是行业管理的项目由行业档案部门组织填写，是地方管理的项目由地方档案部门组织填写，国家档案局每年通报登记情况。•1、按时填报，年底以前填报。•2、动态表、初验表填得较好，表一、二、三。9第二讲：国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范•第一部分：制订《规范》的背景与目的•第二部分：《规范》的具体内容•第三部分：几个有关问题的说明10•第一部分：制订《规范》的背景与目的•1）为什么要制订《规范》•重大建设项目的重要性，要求我们必须管理好重大建设项目档案。•国务院提出的工程质量责任终身制，要求我们管理好建设项目档案。•在新的建设管理体制下，建设项目档案工作需要统一的标准规范。11•第一部分：制订《规范》的背景与目的2）《规范》与已有规章之间的关系•《基本建设项目档案资料管理暂行规定》•《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008•《重大建设项目档案验收办法》档发[2006]2号12•第一部分：制订《规范》的背景与目的•3）制订《规范》的目的和原则•明晰项目参建单位档案工作的责任；•规范和统一全国各类基本建设项目竣工文件的编制及档案整理要求，保证项目档案的完整、准确、系统；•为项目档案验收提供一个可以参照的标准。13第二部分：《规范》的总体框架和具体内容•《规范》的总体框架共八章116条•《规范》的具体内容•第一章范围包括内容、适用范围•第二章：规范性引用文件•第三章：术语和定义共13个14第四章：总则•4.1明确建设单位（项目法人）对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。15•4.2各建设项目要在合同中加入有关工程档案的条款，特别是涉外工程，一定要在中外签订的合同条款中，对归档文件提出具体要求和规定。•一方面在合同、协议中设立有关档案的专门条款，保障工程竣工档案的完整、准确和系统；另一方面，收集管理好合同档案，它是维护企业合法权益的有利凭证。第四章：总则16第四章：总则•《合同法》第274条规定：勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件（包括概预算）的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。•第275条规定：施工合同的内容包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期，双方相互协作等条款。•1999年建设部、国家工商管理局《关于印发《建设工程施工合同（示范文本）》的通知》第二部分“通用条款”的第九部分第32条规定：工程具备竣工验收条件，承包人按国家工程竣工验收有关规定，向发包人提供完整竣工资料及竣工验收报告。双方约定由承包人提供竣工图的，应当在专用条款内约定提供的日期和份数。17•第四章：总则•4.3项目文件的收集、整理、归档和项目档案的验收，要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。从源头开始做好收集工作。•完整：建设项目各阶段的文件、图纸，内容齐全，能反映建设项目活动的全过程。做到：施工有依据，检查有结论，现场有记录，试、化验有报告，预制构件和原材料有证件，修改图纸有手续，工程竣工有总结。•准确：文件材料如实记载项目建设的各项活动，竣工图真实反映工程的客观情况。•系统：按照建设项目程序形成的技术文件，分类、排列、组合具有逻辑性和整体性，并保持相互间的有机联系。18第四章：总则•4.4项目档案工作是一个系统工程，参建单位各司其职，相互协调配合才能做好。19第五章：项目文件的收集•5.1项目文件的形成和积累•项目文件产生与项目建设全过程，与项目建设环环相扣，断断相连，步步延伸，逐渐形成的。这些档案一旦形成，它的完整、准确、系统就已经是客观存在了，要保持这种客观性，其形成、积累和管理应列入建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准和岗位责任制，并有相应检查、控制及考核措施20第五章：项目文件的收集•5.2.1收集工作的要求•必须贯彻集中统一管理的原则，避免分散在业务部门和个人手中•收集工作要遵循项目建设档案的自然形成规律•收集工作要保证项目档案的完整、准确、系统。21第五章：项目文件的收集•5.2.2收集工作的主要方法•按制度接收•疏通和确定收集渠道，定向、定内容收•协作项目抓主持单位•一般项目抓建设单位•大项目抓指挥机构总承包单位22第五章：项目文件的收集•5.2.3做好收集工作的几个“结合”•接收归档与现场收集相结合•随时收集和集中收集相结合•收集工作和计划管理工作相结合•对内收集与对外收集相结合23第五章：项目文件的收集•5.2.4建设项目各阶段文件的收集及其责任•项目前期文件|项目建设文件（施工、竣工图）|项目竣工验收文件｜•1、可行性研究、立项、|5、施工（安装）文件+竣工图|10、生产技术准备｜•评估、报批、任务书||试生产文件｜•2、设计基础资料|6、监理文件、资料|11、财务、器材管理文件•3、设计文件|7、工艺设备文件|12、竣工验收文件｜•4、项目管理文件|8、科研项目文件|｜•|9、涉外文件|｜•—————————————————————————————————————》•准备阶段开建设施工（安装）阶段竣试生产（试运行）竣投•建设单位工施工单位工建设单位工产•设计单位｜监理单位｜（施工单位）验•｜建设单位｜收•｜｜｜•建设项目文件形成示意图24第五章：项目文件的收集–5.2.5监理单位对档案资料工作负有两方面的责任：一方面，是对项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，特别是对竣工图和竣工文件的完整、准确负有监督、检查、审核、签认的责任；另一方面，是项目监理单位负责收集、积累项目监理工作中形成的文件，并进行整理后，向建设单位移交。25第五章：项目文件的收集•5.3收集范围•确定项目文件归档范围的原则：•以能够反映项目建设全过程和整体面貌为基本原则；•根据建设项目文件材料的保存价值确定归档范围；•根据项目建设的责任主体确定归档范围。•《陕西省退耕还林工程档案管理暂行办法》（陕林发[2003]334号）26第五章：项目文件的收集•5.4收集的时间•各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；•引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。27第五章：项目文件的收集•5.5项目文件的质量要求•字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备•需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制•复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像清晰•录音、录像文件应保证载体的有效性•长期存储的电子文件应适用不可擦除型光盘28第六章：项目竣工文件的编制•竣工文件的编制：项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准及合同要求编制项目竣工文件•竣工文件主要内容：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）脊髓工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等29第六章：项目竣工文件的编制•《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》：•第一条规定：基本建设竣工图是真实地记录各种地下、地上建筑物、构筑物等情况的技术文件，是对工程进行交工验收、维护、改建、扩建的依据，是国家重要的技术档案。全国各建设、设计、施工单位和各主管部门，都要重视竣工图的编制工作。•第五条规定：工程竣工验收前，建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采取措施修改和补齐。竣工图要作为工程交工验收的条件之一。竣工图不准确、不完整、不符合归档要求的，不能交工验收。30第六章：项目竣工文件的编制•竣工图的主要内容：•按照国家规定，凡涉及建设项目的基础（包括地质）、地下建筑、管线、结构、井巷、峒室、桥梁、隧道、港口、水坝及设备安装等隐蔽部位时，均需按要求编制竣工图。31第六章：项目竣工文件的编制•归档保存的竣工图一般分为综合图部分和单位工程竣工图部分：•综合图，包括整个工程项目的总平面布置图、位置图、建筑用地范围内各种地下管线综合图、建筑群体的设计总说明书等；32第六章项目竣工文件的编制•单位工程竣工图，包括单位工程综合图和各专业竣工图。单位工程的综合图包括建筑平面布置图、室外（暖卫、燃气、给水、排水等）管线综合图、架空线路（电缆）综合图、土建专业及有关专业的设计说明等；各专业竣工图包括建筑竣工图、结构竣工图、暖卫和燃气竣工图、电气竣工图、通风和空调竣工图、电梯安装竣工图、工艺竣工图及标准图等。33第六章：项目竣工文件的编制•按图施工没有变更的情况，在施工图上加盖并签署竣工图章。•施工图有小变更的情况，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。•施工图有较大变动（图面变更面积超过35%）的情况,重新绘制的竣工图必须晒出兰图;•引进工程的竣工图，应在外商提供的最终版施工图上按实际修改，经审核加盖“竣工图”印章后作为竣工图；•重大改建、扩建工程涉及原有工程变更时，应将原有工程改变部分的竣工图统一整理，同时,增补必要的说明，加盖并签署竣工图章后，与新改建、扩建工程的竣工图一起归档；•施工中有加固补强或发生质量事故后经处理的，应绘制竣工图，并要附有相应的质量鉴定证书等技术资料与竣工图一并归档保存。34第六章：项目竣工文件的编制35第七章：项目文件的整理与归