客户文档管理细则

名称客户文档管理细则(试行)编号营销-指引-014版本A0第1页共3页编制裘晓燕审核钟益明签发姚笑君蔡云法生效期2006年7月31日客户文档管理细则1目的1.1加强客户文档管理，对房地产产权、立籍管理实施有效的指导和监督作用。2适用范围2.1地区公司各房地产项目客户文档的管理。3定义客户文档指客户从预约登记至房屋交付整个购房过程中所产生的资料和文件。4职责地区公司营销管理部负责本公司项目交付前客户文档的管理。地区公司综合信息部负责本公司已交付项目客户文档的管理。5工作要求5.1地区公司营销管理部需指定专人负责客户文档的归档、管理。5.2客户文档包括但不限于：客户资料卡（意向登记表）、预订协议书、签约通知书、催签通知书、商品房买卖合同、补充协议、客户联系单、更名申请审批单、折扣申请审批单、催款通知书、催办按揭通知书、设计变更通知书、终止（解除）认购协议通知书、终止(解除)商品房买卖合同通知书、入伙通知书、交房结算单。5.3衡量客户文档资料管理的原则：5.3.1准确：是指产权来源清楚，证件手续齐备，符合法律政策、记录与实际相符。5.3.2完整：包含两方面内容，一是各种表册项目无缺项；二是各种证件、证明材料无遗漏。5.3.3及时：客户文档随销售过程的进展不断更新，随时反映更新情况，使之符合现状。名称客户文档管理细则(试行)编号营销-指引-014版本A0第2页共3页编制裘晓燕审核钟益明签发姚笑君蔡云法生效期2006年7月31日5.4存放与归档时间的确定5.4.1客户资料卡（意向登记表）：5.4.1.1客户资料卡由客户及销售人员填制后于第一时间录入营销系统，销售人员录入无误后，存放于自己的专管客户文件夹中，待该客户签约后，将资料卡存于客户档案袋中。5.4.2预订协议书5.4.2.1客户在销售现场签订预订协议书后，由销售人员录入营销系统后交由销售内务按房号顺序暂存放于分页夹中，待客户签订商品房买卖合同后，将其装入客户档案袋中。5.4.2.2如客户退定，则按规定在办理完相关手续后，将预订协议书三联(盖章处)对半剪开，以示作废或加盖“已退房”章，连同退定手续审批单等资料存放于专用文件夹中，保存至项目交付。5.4.3商品房买卖合同：5.4.3.1客户在销售现场签订商品房买卖合同后，由销售人员录入营销系统后，按以下规定分别交客户、银行、物业公司并留存，移交时需做好相应的签收记录。5.4.3.2商品房买卖合同签订、移交、存档份数(以网上备案为准)(1)一次性付款：共签订4份。2份交客户(1份签约时交、1份交付时交)、1份交物业公司(交付后交)、1份公司存档。(2)商业按揭：共签订6份。2份交客户(1份签约时交、1份交付时交)，2份交银行(签约后交)、1份交物业公司(交付后交)、1份公司存档。(3)公积金及组合贷款：共签订8份。2份交客户(1份签约时交、1份交付时交)、4份交银行(签约后交)、1份交物业公司(交付后交)、1份公司存档。5.4.4补充协议、程序类文件、审批单5.4.4.1补充协议(一式三份)签订后，一份交客户，一份由销售内务存入客户档案袋中，一份由销售内务存入补充协议文件夹。5.4.4.2程序类文件(催签、催办通知书、终止函等)：经地区公司营销管理名称客户文档管理细则(试行)编号营销-指引-014版本A0第3页共3页编制裘晓燕审核钟益明签发姚笑君蔡云法生效期2006年7月31日部销售责任人审核，地区公司总经理批准后，一份寄发客户、一份由销售内务存入客户档案袋内(催签、催办通知书)或由内务存档(终止函)。5.4.4.3各类审批单完成审批手续后即时放入审批单专用文件夹中，待办结后存入客户档案袋内。5.5客户文档移交5.5.1项目交付前二个月内，地区公司营销管理部应将已签约客户的特殊档案资料包括补充协议、联系单、变更函等复制一份交地区公司客服中心。客户基本信息资料直接从营销系统转至客户信息系统。5.5.2项目交付后的三个月内，地区公司营销管理部须将客户文档连同档案袋、档案清册移交至地区公司综合信息部档案管理员统一存档、保管。6管理要求6.1文档存放方式：6.1.1为了使客户资料更加便于利用，防止丢失或破损；使出借，返还的管理变得容易；同时也更便于保存、保密，销售内务或档案管理员将整理好的档案（统一规定为档案袋）按照项目和房号的顺序，立架整齐排放于营销管理部资料柜或档案室立柜中。6.1.2客户文档为一户一档，需制作档案袋封面，列明档案清单、便于管理。例：序文档名称份数存档时间利用记录备注6.2建立健全档案管理制度：6.2.1建立查阅、借阅登记制度，公司人员调档查阅，必须统一进行登记，具体按《档案管理规定》执行。外单位人员查阅文档，必须出具公、检、法工作人员证件及协助调查通知书，经地区公司综合信息部门同意后，予以查阅。6.2.2严格遵守保密制度，客户档案资料非特殊批准，不允许外借，具体按《保密管理规定》执行。名称客户文档管理细则(试行)编号营销-指引-014版本A0第4页共3页编制裘晓燕审核钟益明签发姚笑君蔡云法生效期2006年7月31日6.2.3确保档案资料安全，营销管理部资料室或地区公司档案室除销售内务或档案管理员外，禁止他人入内。7总则7.1本细则由集团品牌营销部负责修订、解释。7.2本细则自签发之日起执行。