前程众和办公自动化系统解决方案

前程众合办公自动化系统方案-1-前程众合办公自动化系统方案一、系统概述随着当今社会的高速发展，借助计算机网络实现资源的共享，信息高速、适时的传递已成为提高工作效率和加强市场竞争力的有效手段。在这种环境和应用要求下，对办公过程的管理势必以高速、高效的办公网络及办公自动化系统作为支持与保障，整合了机构资源，加快了信息流通，规范了办公流程，提高了办公效率，为用户提供了一个先进的信息化工作平台。对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。办公自动化能够把前程众合的各个部门紧密联系在一起，强化了机构内部员工之间、部门之间的信息交流与协同工作，使得机构内部的办公、业务流程都能在互联网上进行，相互之间可以亲密地交流协作，具有很强的通用性和可移植性，将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的核心事务，整体提高了机构的办事效率和对信息的可控性，使机构管理趋于完善，满足社会发展需要，为前程众合营造具有综合信息处理能力的现代办公环境，真正实现办公现代化、信息集中化、传输网络化和决策科学化。二、办公自动化的特点图形界面的流程绘制基于网络的工作流程基于角色的工作流程流程跟踪与监控机制流转路径的智能化和其他系统的紧密集成三、办公自动化实现的功能1、建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。2、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，前程众合办公自动化系统方案-2-例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在机构内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解机构的发展动态。3、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个机构都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高机构协同工作的效率。4、实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个机构都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。5、辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。6、资源共享。我们机构中存在大量的业务系统，如组织机构代码、条码等各种业务系统，企业的信息资源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。四、办公自动化平台架构4．1系统总体结构前程众合办公自动化系统不仅要提供办公环境的信息自动化，而且还提供信息管理建设的基础平台。总体分为五大部分：日常事务、资源管理、信息交流、个人事务、系统管理。系统可装配性强，满足内部用户、外部用户的应用需求以及不断扩展的业务需求。4．2系统功能模块结构图前程众合办公自动化系统方案-3-4．3人员角色的使用权限该系统以岗位角色为核心，允许用户根据本机构的实际管理需要，灵活进行各类角色的定义，赋权工作。体现了现代管理中的定岗定员、对岗不对人的管理思想。同时支持操作用户身兼多职，极大降低了由于人员调动及岗位变动为系统设置带来的影响。五、办公自动化系统模块5．1信息发布中心信息发布中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享的公共平台。包括栏目管理、信息发布、信息浏览三大部分功能。在这里，用户可以根据本身实际情况自行定义信息栏目名称（如新闻、公告、大事记、机关介绍、规章制度、奖惩通报）、层次结构（可进行下级栏目设置，如按部门设置新闻公告栏目、按类别设置规章制度、按主题设置机构介绍、人员介绍），设置各个栏目的发布管理人员、修改删除人员，并可将指定栏目设置为默认栏目，即前程众合办公自动化系统方案-4-进入信息中心后的默认显示栏目；员工可以查看组织中的最新消息，各种规章制度等等。5．2文档管理文档管理是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理，使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。在文档管理中，管理员可对文档进行分类，对各个文档类别指定相应的发布权限和查询权限。包括：文档类别管理、文档发布、文档查询。5．3公文流转公文流转以用于处理日常工作中的机构内外部的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑，可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。功能包括：拟制公文、公文办理、公文登记、公文催办、公文跳转、归档销毁、公文查询、密级管理、模板维护、流程设置、公文类别设置。5．4审批管理审批登记是具有相关管理权限的人员对员工提出的各种申请进行审批、登记处理，对于已阅览的申请注明审批意见并盖章或签名。用户可以根据本机构的实际情况，自定义员工申请类别，并对其设置相应的审批流程，使工作流程的设置更加适应机构的实际情况及今后发展的需要。5．5工作计划工作计划管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。管理人员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或项目工作计划，同时将这些计划分解到具体的执行人员；并可以随时检查计划的执行情况。员工根据分配到的工作计划，可以定期上传相应的工作报告，填写工作日志，同时可以上传相应的附件。工作计划管理和报销管理相结合，可以使相关管理人员及时了前程众合办公自动化系统方案-5-解有关计划、项目的费用发生情况，便于对有关计划、项目的费用进行跟踪管理。功能包括：报告类别管理、计划类别管理、工作计划管理、填写工作日志、全体日志查询。5．6信息资源库信息资源库整合了机构中的所有信息，为机构集中管理各种信息提供了便捷有效的手段。信息资源库包括代码数据库、条码数据库、标准文献数据库和标准图书数据库，供用户浏览查阅。信息资源库中的资源可分为公开资源和保密资源。公开资源中存放的信息所有用户均可查询；而保密资源则只有具备相应权限的指定人员才能访问，相当于实际工作中的机要室。5．7内部论坛内部论坛是机构内部人员自由交流的天地，任何人都可以在这里提出自己对某些问题的看法和见解，也可以针对别人的言论提出自己的观点和意见。由于所有讨论均可采取匿名方式进行，使大家能够畅所欲言，从而为团队的内部沟通开辟了新的渠道。同时，内部论坛还可以成为一个开放式的网上信息集散地，每个人都可以将自己认为有价值的信息在这里与同事分享，也可以通过这里发出各种启事、求助信息等。为了方便信息的组织和浏览，内部论坛可以根据讨论的主题和性质分为若干个栏目，每个栏目由一个专人负责，称为版主。而整个论坛的负责人称为站长，由站长创建各个栏目并指定相应的版主。版主可以删除自己所负责的栏目中内容不恰当的文章；将优秀的文章收入栏目的精华区；也可以终止对一个论题的讨论。每个想参与论坛讨论的用户都必须先注册自己在论坛中的笔名，之后便可以在论坛中发表文章，或参与别人发起的讨论，论坛中的所有言论都署笔名。对自己已经发表的文章，还可以随时进行修改。系统会根据发表文章的顺序及被阅读的次数，自动生成最新讨论和最热讨论统计。用户可以通过对首页栏目的设置使其出现在首页上，从而方便地跟踪讨论情况。5．8资产管理本功能模块的主要功能是对机构固定资产（房屋、车辆、计算机等各类资产）前程众合办公自动化系统方案-6-的管理，包括固定资产的卡片维护、使用情况维护及相应的查询。功能包括：资产信息管理、资产使用管理、部门资产使用查询、全部资产使用查询、资产字典维护。5．9办公用品管理办公用品管理为管理人员提供了办公用品采购、领用的查询统计功能，办公用品的采购和领用申请在个人或部门办公申请中进行，在审批管理模块中完成。办公用品功能包括：用品管理、用品采购、用品统计、用品类别维护。采购管理：用户通过系统可在线填写采购申请，相关采购管理人员进行采购登记操作。领用管理：对于需要对办公用品进行领用的用户，通过在线查询、提交申请、相关领导审批、出库登记完成对办公用品领用的全流程管理。统计查询：各级管理者可通过部门、时间段、类别等条件进行相应的统计查询。对于办公用品库存情况、领用情况、采购情况进行管理。5．10车辆管理车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息、油耗信息等，用车申请和维修申请在审批管理模块中完成相应的审批登记处理。车辆管理功能包括：车辆信息维护、油耗登记、里程补贴、维修情况查询及用车情况查询。5．11会议管理会议管理是对机构内的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询显示会议室的相关信息，可以向参加会议的有关人员发送会议通知。功能包括：会议登记、会议通知、会议纪要、会议信息查询。会议登记：对于各类会议进行登记，根据参加范围自动发送会议通知邮件。打印会议通知等功能可以降低会议管理人员的工作强度。会议室管理：对于机构会议室安排进行预约申请，登记。使用情况查询。可以提高对于会议室资源利用的合理性。纪要管理：对于各类会议精神、决议的登记，相关文件的上传管理。可以使机构会议管理井井有条，便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。5．12人力资源管理前程众合办公自动化系统方案-7-5．12．1人事管理人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的调动分配、人员信息查询统计等。功能包括：人事信息管理、人员调动和分配、离职人员管理、人事信息统计查询、部门人事信息查询、全体人事信息查询、人事字典维护。5．12．2考勤管理考勤管理包括机构员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、机构考勤信息查询等。其中审批请假单、加班申请审批在审批管理模块里完成。功能包括：请假/销假、销假核准、加班/确认、加班核准、生成考勤统计、考勤统计查询、个人考勤信息查询、全部考勤信息查询、考勤参数维护、休息日设置、请假类别字典维护。5．13费用管理5．13．1用款管理用款管理是利用计算机网络，及时完成员工的用款申请、审批、登记的过程，提高员工用款过程的工作效率。用款的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。用款管理功能包括：用款登记、用款归还登记、个人用款查询、全部用款查询、用款统计、用款字典维护。5．13．2报销管理报销管理主要是实现费用报销运作的全过程，对于机构内部的各种用款进行在线提交、审批、报销登记的管理，降低日常报销管理工作的工作强度，提高工作效率。报销管理功能包括：报销领款登记、员工报销单据查询、全部报销单据查询、报销统计、报销类别维护。统计查询：支持用户按部门、款项类别、相关计划进行相应的统计查询。方便管理者进行各种分析决策。5．14个人工具个人事务模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。在这里，员工可以及时了解需要办理的各项事务，进行自己的工作日程安排，管理个人名片夹，收发电子邮件，同时可以进行自己的日常财务管理，修改个人的登录前程众合办公自动化系统方案-8-口令等。包括如下功能：实时短消息：用户可以在网上选择对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种通知、通告