办公自动化最全教程13

办公自动化最全教程13第四章办公自动化——文字处理基础4.1办公自动化软件概述一、概述Office是Microsoft公司开发的一套现代办公套装软件，随着社会的需要技术也不断改进，现在出现了0fficexp。但并不是每个人都需要使用套件中的所有应用程序，因此Microsoft公司将该套件设计了5个版本(标准版、商业版、专业版、Premiere、开发版)，每个版本里主要包括6个应用软件和2组工具集的若干组合。二、定义所谓办公自动化：是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。（办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。）我们办公自动化主要学习Office2003版本主要包括3大项：文字处理软件Word电子表格软件Excel幻灯片制作软件PowerPointWord2003基本操作文档的基本编辑方法文档的排版表格的制作图文混排页面排版与打印文档4.2文字处理基础4.2.1Word2003基本操作Word2003有哪些基本操作呢？Word2003启动Word2003退出Word2003窗口基本组成1.Word2003的启动常规启动单击“开始”|“程序”|“MicrosoftWord”快捷启动双击桌面上的Word快捷方式图标通过已有文档进入Word20032.Word2003的退出①单击标题栏右侧的“关闭”按钮。②单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。③双击标题栏左侧的“W”图标。④单击“文件”菜单中的“退出”命令。⑤按组合键Alt+F4。Word2003基本操作3.Word2003窗口的组成标题栏菜单栏工具栏标尺状态栏文档窗口（文本区）Word2003基本操作Word2003窗口上的工具栏能不能隐藏呢？或者启动Word2003后，没有需要的工具栏，那么如何显示呢？除了工具栏可以隐藏显示外，菜单栏、状态栏等能不能隐藏显示呢？4.2.2文档的基本编辑方法每次启动Word2003都会建立一个新文档，并命名为“文档1”。单击“文件”菜单的“新建”命令。单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。在对文档进行编辑之前，需新建文档。文档的基本编辑方法文档输入选定文本内容编辑文档文档输入一、光标定位什么是光标？为什么要光标定位呢？光标表示录入文本时的插入位置。键盘定位在欲插入文本处单击鼠标左键。鼠标定位在当前文本范围以外的区域双击鼠标左键。4.3.1文档输入二、选择输入法①使用Ctrl+Shift组合键在英文和各种中文输入法之间进行切换。②使用鼠标单击任务栏右侧的语言指示器，在打开的输入法菜单中选择所需输入法。③用Ctrl+空格键在英文和系统首选中文输入法之间进行切换。英文/中文输入方式半角/全角状态中文输入法名称中/英文标点“输入法”状态栏3.3.1文档输入全半角有什么不同呢？软键盘有什么作用呢？除了软件盘可输入特殊符号外，还有什么方法呢？4.3.1文档输入4.3.1文档输入三、输入特殊符号单击“插入”菜单中的“符号”项，出现下图对话框，选择“符号”选项卡，单击“插入”，或者直接双击要插入的符号即可。4.3.1文档输入在输入一行容纳不下的较长的文本时，Word2003会在行末自动完成换行；只有在开始一个新的自然段时才需要按回车键。按回车键标志着一个段落的结束。当无须换段落，但是想新起一行时，可人工换行（Shift+Enter）。4.3.1文档输入我们经常看到一些非打印字符，例如空格等，那如何知道到底有多少个空格呢？4.3.1文档输入四、非打印字符的显示“常用工具栏”的右侧“显示/隐藏”按钮是用于控制非打印字符是否可以显示在屏幕上。我们编辑完文档后，必须保存。否则文档将清空。那么如何保存文档呢？保存之后可不可以修改名字或保存在其它地方呢？4.3.1文档输入4.3.1文档输入五、保存文档单击“文件”菜单中的“保存”项，或单击“常用工具栏”中形如软盘的图标。单击“文件”/“另存为”项，出现“另存为”对话框。当对新文档实行第一次保存操作时，也将会打开“另存为”对话框。我们保存过文档之后，需要打开文档进行查看或者修改。那么如何打开文档呢？4.3.1文档输入文档输入六、打开文档常用的两种方式：单击“常用工具栏”中左边第二个按钮，图标为一本打开的书。单击“文件”菜单中的“打开”选项。选定文本内容为什么要选定文本呢？如何选定文本呢？选定部分文本内容的效果1.基本的选定方法鼠标移到欲选取文本的开头，然后拖曳经过要选择的内容，松开鼠标按钮。光标移到欲选取文本的开头，然后同时按住Shift键和光标来选择内容。若要取消选定，在文本窗口的任意处单击鼠标或光标移动键。选定文本内容选定文本内容2.利用选定区在文本框的左侧有一向下延伸的长条形的空白区域，称为选定区。选定区选定文本的常用技巧选定文本内容编辑文档插入删除移动复制撤销与重复查找与替换1.插入只要将光标移动到想要插入字符的位置，然后输入字符即可。编辑文档插入和改写的不同。2.删除用BackSpace键或Delete键可逐个删除字符。但如果要删除大量的文字，首先选定要删除的内容，然后可以选择下述3种删除方法之一：(1)按BackSpace键或Delete键。(2)单击“常用工具栏”上的“剪切”按钮。(3)单击“编辑”菜单中的“剪切”命令。编辑文档编辑文档我们对文档进行修改时，经常要移动部分文字，甚至对部分相同文字进行复制。那么如何移动和复制文字呢？3.移动直接移动编辑文档选定后，鼠标变成左上箭头才能移动。利用剪贴板进行移动操作选择“剪切”按钮或命令，后“粘贴”。4.复制直接复制在移动文本的同时按住Ctrl键即可。可利用剪贴板来复制选择“复制”按钮或命令，后“粘贴”。编辑文档编辑文档我们编辑文档时，可能会出现误操作，那么能不能返回到前面的状态呢？5.撤销与重复单击“撤销”按钮（命令），使文本恢复原来的状态。单击“编辑”菜单中的“重复”项来恢复刚执行的“撤销”操作。“常用工具栏”上有一个“恢复”按钮，其功能与“撤销”按钮正好相反，它可以恢复被撤销的一步或任意步的操作。编辑文档编辑文档我们编辑文档时，想在一篇长文档中查找某段文字，或者想用新输入的一段文字代替文档中已有的且出现在多处的特定文字，怎么办呢？6.查找与替换在一篇长文档中查找某段文字，或者想用新输入的一段文字代替文档中已有的且出现在多处的特定文字，可以使用“查找与替换”功能。编辑文档4.2.3文档的排版字符的格式化段落排版项目符号和编号分栏样式使用模板上标着重号斜体下划线字符格式化是什么呢？字符的格式：指字符的字体、大小、粗细和各种表现形式。字符的格式化可通过下列方式：工具栏按钮字体、字号、字型“字体”对话框（如下页所示）段落排版首行缩进悬挂缩进左缩进段落排版是做什么的？段落对齐方式“格式工具栏”上有四个段落对齐按钮，从左到右依次为“两端对齐”、“居中对齐”、“右对齐”、“分散对齐”。段落缩进、首行缩进、悬挂缩进①首行缩进：第一行缩进。②段落缩进：整个段落都缩进。③悬挂缩进：除首行外，其余各行缩进。缩进设置：拖动水平标尺用“段落”对话框（见下页）项目符号和编号项目符号编号什么是项目符号？什么是编号？自动编号单击“格式工具栏”中的“编号”按钮，这时光标处出现“1.”数字编号，回车换行时，会自动出现“2.”数字编号如果想删除某一条内容，编号会自动重新排列改变编号顺序选择需要编辑的文字内容，在“格式”菜单中，选择“项目符号和编号”，选择标签“编号”的对话框：选择“重新开始编号”，可重新开始编号；选择“继续前一列表”，可继续前一列表的编号改数字编号为项目编号（见下页）分栏分栏需设置分几栏（栏数）、每栏的宽度（栏宽）等信息。那么如何设置呢？在“格式”菜单中选择“分栏”，打开“分栏”对话框。如何建立特殊的分栏效果？例如：单栏与多栏混排建立等长栏思考：我们常看到报刊、杂志上的长文档，其文档格式是一致的。但是，现在对于相同格式的文字和段落，我们仍然采用逐一设置的方法，太繁琐。有没有可以复制格式或者其他使文档格式保持一致的方法呢？样式样式样式：是系统或用户并保存的一系列排版格式。分类：从应用范围来说：段落样式和字符样式从定义形式来说：自定义样式和预定义样式查看和显示样式包括字符格式和段落格式思考：有一些特殊的文档，例如：邀请函、课程表等，它们内容的主体都是类似的。我们有没有简单的方法，只需输入不同内容，不用反复输入文字和编排格式呢？模板使用模板模板：是一种特殊文档，它具有预先设置好的、最终文档的外观框架。它可以包含：同一类型文档中相同的文本和图形。使用模板使用模板创建新文件创建模板保存模板使用模板创建新文件使用模板创建模板使用模板本节小结1.本节着重讲述了文档的排版方法，包括字符的格式化、段落排版、项目符号和编号、分栏、样式、模板等。2.文档中除了文本之外，还有什么特殊的格式呢？表格4.2.4表格制作表格的建立表格的编辑表格的格式化排序和数字计算表格的排版和转换表格的建立创建表格1.工具栏按钮的方法-直接插入表格①单击“常用工具栏”的“插入表格”按钮②按住鼠标左键并拖动到所需表格的行列格数③松开左键，这时窗口中会出现带虚线框的表格2.菜单的方法-按行列定制表格①单击“表格”/“插入表格”项②选择所需的行列数，单击“确定”补充表格线：上述方法可创建了规则表格，若需增添或删除表格线以满足不同的表格形状，可打开“表格和边框”工具栏。表格的编辑表格中的光标定位在表格中输入文本在表格中选择文本增加表格的行、列删除表格中的单元格、行、列表格行高、列宽的调整表格中文字的编辑拆分表格拆分及合并单元格格式化表格1.边框与底纹边框设置（菜单方法、工具栏按钮方法）注：更改线型时，操作顺序。2.居中表格居中表格中文字水平居中表格中文字垂直居中排序和数字计算1.表格的排序单击“表格和边框”/”降序”按钮或者“升序”按钮将光标定在表格中，点击菜单表格的“排序”，弹出“排序”对话框2.表格的求和列的求和：把光标定位到需要求和的“列”的下面的单元格，单击“表格和边框”工具栏上的“自动求和”按钮行的求和：先把光标定位到需要求和的“行”的右边单元格中，单击“自动求和”按钮3.表格的计算光标定位到显示答案的单元格表格”菜单中的“公式”对话框输入计算范围答案放哪呢？什么操作？+-*/哪些数进行计算呢？3.5.4排序和数字计算注Sum(b2:c2)是指什么？LEFTABOVE单元格:单元格单元格,单元格标点必须是英文半角。表格的排版和转换标题行重复表格和文字的转换调整表格的大小表格的复制和删除自动套用表格格式在表格之间加入间隙调整表格的大小（1）手动调整（2）自动调整4.2.5图文混排插入对象选中对象移动和缩放设置对象格式插入对象文档中插入的有哪些常用对象呢？图片简单图形自选图形艺术字体文本框公式艺术字剪贴画简单图形自选图形公式文本框1.图片样例3.6.1插入剪贴画操作步骤：①将光标置于要插入的地方②单击“插入”菜单中的“图片”，则在该项菜单的右边出现一个级联式子菜单，选择其中的“剪贴画”菜单项，将打开“Microsoft剪贴库”对话框。③在列表框中选择剪贴画，单击“插入”按钮。2.简单图形和自选图形样例3.6.2插入简单图形和自选图形简单图形自选图形1）简单图形2）自选图形3.艺术字体样例3.6.3插入艺术字体操作步骤4.文本框样例3.6.4插入文本框操作步骤①单击如上图所示按钮，鼠标变成十字型；②将十字型光标移到文档中要插入文本框的左上角，按住鼠标拖动完成插入操作③在文本框中输入文字。5.插入公式样例3.6.5插入公式操作步骤单击“插入”菜单中的“对象”命令选中对象将鼠