会议引导服务(1)

为你的会议增值——会议介入引导服务MeetingFacilitationHelpyourmeetingbemoreproductive当公司或部门有重大问题需要分析或决策时，当公司或部门有众多问题需要解决、需要确定轻重缓急并且指派任务、设立项目团队时，当问题长期悬而未决时，当需要综合各方面的智慧和经验分析问题的本质和核心时，当需要分析问题和故障的根源时，当会议的中立性和客观性十分重要时，当群体的共识十分重要时，当你必须保证会议成效，而团队成员尚不能有效合作当问题重要，但团队成员来自不同部门和背景当问题重要，但成员各有强烈主见此时，聘请中立的会议引导专家就是聪明的办法。外部会议引导者能够带来：帮助你客观分析问题提供四种讨论流程，针对最常见四种问题类型提供专业的提问技术，确保各个关键环节问对问题补充与会者的专业经验确保会议流程操作正确节约时间介入引导的过程了解情形，决定会议目的分析问题性质，选择适当会议流程实施介入引导形成行动计划第一步：了解情形，决定会议目的了解情形，决定会议目的分析问题性质，选择适当会议流程实施介入引导形成行动计划顾问与问题负责人以及重要利益相关方沟通：1.掌握背景和主要相关事实；2.确定利益相关方以及参加会议的人员；3.决定时间长度；第二步：分析问题性质，选择适当会议流程了解情形，决定会议目的分析问题性质，选择适当会议流程实施介入引导形成行动计划顾问与问题负责人以及重要利益相关方沟通：1.确定会议关键信息输入；2.确定会议的输出结果；3.确定会议采用何种流程；根据以下情形决定流程Choosetheappropriatefacilitationprocess我们面临的问题…•建立白沙大学为企业的战略目标服务•这个问题有什么特点？–宏观而不具体，因而难以把握；–涉及面广具有系统性，因而不能割裂处理•需要：分析本质、找到焦点我们面临的问题…•关于这个问题我们已经知道什么？–成为公共关系的平台–获取营销资源–成为企业文化的突破口常见陷阱•受情绪左右•各有各的理解•问题太空泛而无法界定后果•重要的问题长期悬而未决•随意抓到一个问题去尝试处理这类问题时候的困难…复杂而模糊的问题关注事项优先智慧方案智慧风险智慧根源智慧思维智慧一旦问题界定清楚了，我们…•还要对多个焦点：–确定轻重缓急–明确任务•这是另外一类问题处理这类问题时候的困难…常见陷阱•冲突：先处理什么问题•异议：什么才是重要的•主观性后果•重要问题被忽略•需要被处理或满足的愿望潜伏下来了关注事项优先智慧方案智慧风险智慧根源智慧思维智慧Kepner&Fouriethinkingtechnology…确定优先次序问题不同，采用的分析讨论方法也不同…•CharlesH.Kepner博士是全球公认的解决问题和决策大师。他出生于南加州。就读于美国新墨西哥大学，就职于建筑业，并作为摄影师参加二战。战后，他从事过管道工、某冰淇淋公司经理、就读过几个大学，并在密歇根大学获得博士学位。之后，曾担任兰德公司的高级研究员。1958年，他离开兰德公司，跟BenjaminTregoe博士创建Kepner-Tregoe（即KT公司），着手研究开发解决问题和决策流程和技术，并开始培训经理人。于1965年写作TheRationalManager一书，并为KT公司写作多篇文章。他还开发了AnalyticalTroubleShooting课程，并在1979年写作TheNEWRationalManager。1983年离开KT，创建了KepnerAssociates。1998年，他加入了Mat-thysFourie的ThinkingDimensionsInternational公司。他跟HirotsuguIikubo合著了ManagingBeyondtheOrdinary，跟Mat-thysFourie和HirotsuguIikubo合著了Innovation:TheFreeZoneThinkingExperience技术创始人…CharlesH.Kepner博士竞越公司是Kepner博士思维产品在中国的唯一代表CharlesKepner博士KEPNER博士进一步发现…1.不同人面对相同问题时候，思考路径大不相同；人和人思维程序的差异，是导致群体工作中常见的争吵和低效的主要原因；2.正确的思维程序能够极大提高解决问题或决策的质量；可以针对各类问题抽象出最佳思维流程；3.统一使用一致的流程，既可以提高会议效率同时明显提高群体工作的质量；五个思维流程：KEPNER博士一生的工作最重要成果1.面对众多问题，确定优先次序…2.复杂、模糊的多元问题….3.设备或系统失常…4.决定最佳方案…5.预估风险、提前准备…优先智慧思维智慧根源智慧方案智慧风险智慧类比：牛角梳子的诞生历程原料成品中间品加工过程的四大要素输入输出工具加工流程思考也具备四大要素•分析和解决问题•决策•预案通过批判式提问收集信息整理、评估、分析信息输入输出思维流程运用技术工具运用技术工具KF解决问题流程是信息在头脑中的加工过程工具：批判性询问技术、其他解决问题与决策技术输入信息输出决策：决定行动方案分析和解决问题：找到问题的根源决策：预防计划分析和解决问题：分解了的新焦点决策：优先次序优先智慧思维智慧根源智慧方案智慧风险智慧思维加工流程结果结果障碍障碍•复杂／模糊的问题•确定正确的焦点思维智慧•技术／绩效问题•找到真正的原因原因智慧•潜在风险•保护计划风险智慧•所需要的行动•找到最佳解决方案方案智慧•问题清单•确定优先次序优先智慧根据情形，选用适当引导流程我们今天的目标…•明确白沙大学项目的构成因素/成分/利益相关方•明确白沙大学对文化、营销、公共关系之间的相互关系•确定白沙大学项目的关键任务•对关键任务排序和制定行动计划我们的角色…•主持人：提供流程、提出问题、把握进度•信息提供者：根据主持人的问题回答问题•决策人：在分析结果面前做出决策•书记员：记录流程以及大家对主持人提出的问题的答案小组分配…•文化组•营销组•公关组第一步：分析问题讨论、研究和分析模糊问题或宏观问题怎么了？哪里不舒服？多久了？还有哪里不舒服？听诊沉默、思考开化验单、透视单思维智慧–自然思维形态陈述问题收集信息评价信息列出可疑原因或治疗方案如果你生病去了医院，医生会怎么进行诊断？陈述问题澄清信息提炼核心调整问题焦点思维智慧–自然思维形态陈述问题收集信息评价信息列出可疑原因或治疗方向如果你生病去了医院，医生会怎么进行诊断？思维智慧–基本思维形态目的：分析复杂状况，界定应解决的问题步骤：封闭开放澄清信息发散思维收敛思维调整焦点陈述问题提炼核心陈述问题目的：找出问题的起点方法:规则:提出具体的问题：•问题是什么？•我们面临什么事项？•有什么让我们担忧？1.尽可能具体。2.写下简短、精炼的陈述。思维智慧：澄清信息陈述问题调整焦点发散思维技能澄清信息•成分／因素／利益相关方分析•要求分析•因果分析收敛思维技能提炼核心思维智慧：澄清信息目的：澄清问题的事实详情，建立对问题的统一而全面的理解方法:规则:运用下列发散性思维执行本阶段任务：•成分／要素／利益相关方分析•要求分析•因果分析1.必须是事实性的、具体的信息2.不对信息加以评判，避免确定原因或责任思维智慧：提炼核心陈述问题调整焦点发散思维技术澄清信息•成分／要素／利益相关方分析•要求分析•因果分析收敛思维技术提炼核心•金线•归类•归纳结论／猜想根源规则:达成集体共识和统一理解调整焦点目的：改进问题焦点、获得对下一步的承诺方法:规则:提出下列问题：•我们对问题的共同理解是什么？我们的结论是什么？•下一步是什么？需要采取什么行动？•就学员在收敛性思维阶段要处理的问题达成一致•核查确保陈述正确•获得同意和承诺•明确责任•复查：新焦点所建议的行动是否针对大部分问题成分和问题元素？第二步：确定优先次序决定行动计划决定工作重点和优先次序优先智慧目的：从众多问题中确定优先问题／事项步骤：陈述情形罗列事项确定优先事项制定行动计划思维陈述情形目的获得分析所需要的出发点和焦点方法1.询问：咱们面临什么样的问题情形？我们应该怎么定义这个会议？紧迫/需要讨论的议题是什么？2.展开脑力激荡，就要关注的情形达成共识。规则1.尽可能具体。2.一次专注于一个领域。罗列事项目的：找出情形中需要关注的所有问题和事项。方法：规则：罗列具体、事实性的信息。1.列出利益相关方2.针对各个利益相关方提问3.你在这方面有哪些问题？（确保所列出的事项不太模糊。询问：还可以更具体些吗？(不要逼迫回答。)4.还有其他吗？罗列事项要点：1.写成顾虑/问题（WRITEASACONCERN）2.事实信息（FACTUALINFORMATION）3.具体信息（SPECIFICINFORMATION）4.针对因而不是果（ADDRESSCAUSES，NOTCONSEQUENCES)5.如果有异议就拆分（SPINOFFISSUESIFDEBATEARISES）确定优先事项目的：就须解决的最重要问题和事项达成共识方法:1.确定标准：开展脑力激荡，选择最适合于问题情形的标准：1.这些问题解决了，这个方面会出现什么状态？用什么衡量？2.如果只能选择两三项，我们用什么作为判断标准？3.我们考虑这些方面的短期还是长期问题？确定优先事项目的：就须解决的最重要问题和事项达成共识方法:2.针对各个标准评定影响1.针对这个标准，这些事项中，哪个或哪些事项是特别重要的？哪个或哪些是最不重要的？2.其余为中3.评定总体影响4.附加标准紧迫性、趋势、影响面制定行动计划目的：确保问题得到落实和解决方法:规则:1.指定负责人、团队成员／利益相关方2.为各项行动设定时限3.指明该运用哪个“智慧”•你需要罗列事项以排定优先次序吗？优先智慧•你需要更明确，更有重点吗？思维智慧•你需要找到偏差的真正原因吗？原因智慧•你需要采取纠正或创新行动吗？方案智慧•你需要避免潜在问题吗？风险智慧制定行动计划目的：确保问题得到落实和解决规则:1.时限须切合实际，应为解决问题的各个阶段设定时限2.不要透支资源。3.尽量获得利益相关方的认同