某服务股份公司销售合同管理规定

服务型公司合同管理办法包含下属分子公司及各事业部2011-4-132目录第一章目的及适用范围.................................3第二章定义.........................................4第三章公司、分公司及事业部的合同管理职责..............6第四章销售信息管理..................................10第五章合同的签定.....................................12第六章合同章的管理...................................26第七章合同文本及存档管理.............................28第八章合同执行.......................................33第九章合同台账.......................................35第十章附则.......................................36附表：《销售合同评审表》《合同立项申请表》《合同动作总结报告》《合同发放登记表》《分公司作业合同传递表》3第一章目的及适用范围1.为加强作业合同（协议）的管理，规范和约束本公司的经营行为，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）及有关法律法规，结合我公司实际管理模式，制定本规定。2.凡公司行政隶属范围内的各部门、分公司、事业部签订销售合同均遵守本规定。3.本规定内容涵盖销售信息、合同签定、合同移交与存档、合同执行等合同管理过程4第二章定义1.各市场营销部门：包括公司市场营销部，事业部市场营销部，分公司市场营销部以及事业部基地的市场营销岗位。2.公司市场营销部：公司职能部门维度上负责公司整体市场营销运做的部门3.合同信息：即销售信息，包括甲方发出的作业信息，合同以及标书等形式4.销售合同：与油田勘探和开发有直接关系的或营业执照上许可的、通过作业服务能够为公司带来收入的合同。4.1战略性合同：金额不限，但牵涉到新客户，新业务领域，涉外业务的合同。4.2重大金额合同：（建议）金额大于事业部去年合同金额总和30%的合同。4.3一体化合同：需要多个事业部共同进行的相关性业务合同。4.4松散型总包合同：牵涉到多个事业部，但不是完全相关性业务的合同。4.5限额以上单包合同：非战略性、非重大金额的事业部单包合同中金额超过去年本事业部合同金额总和10%的合同。（建议）4.6限额以下单包合同：非战略性、非重大金额的事业部单包合同中金额低于去年本事业部合同金额总和10%的合同。（建议）55.低价审查：分公司对属地内事业部负责的限额以上单包合同，事业部对基地负责的限额以下单包合同行使的职能，即控制合同金额不得低于公司底线价格，避免出现过多不正当低价合同损害公司利益。6第三章公司、分公司及事业部的合同管理职责1.公司市场营销部职责：1.1宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施公司合同管理的规章制度。1.2指导各分公司、事业部依据国家有关法律、法规及公司合同管理的规章制度建立本单位合同管理的规章制度，并监督事业部与分公司的合同管理工作1.3向公司法定代表人提出年度和单项授权委托人名单，并办理相关授权手续。1.4管理公司合同章。1.5负责公司所有销售信息的汇总与分析，并保管信息记录1.6负责对公司战略性、重大金额、一体化销售合同的评审、谈判、签约和履行的动态管理。1.7负责对事业部与分公司负责的销售合同进行指导，并依照权限进行审查与控制1.8制定必要的合同规范文本。1.9制定公司合同管理人员的培训计划，并检查监督事业部与分公司的培训工作。1.10对公司所签合同统一编号、登记台帐、分类归档，并指导分公司与分公司对其负责的合同统一编号、登记台帐、分类归档。71.11负责提供公司所签合同交印花税的台账并作好记录。1.12负责合同执行过程中的动态统计分析。1.13负责合同执行过程中。1.14公司规定的其它职责。2.事业部市场营销部的职责2.1依据国家有关法律、法规及公司合同管理的规章制度建立本单位合同管理的规章制度，并受公司市场营销部与分公司监督管理完成合同管理工作。2.2推行和使用公司的合同规范文本。2.3制定本事业部合同管理人员的培训计划。2.4搜集汇总本事业部的销售合同信息，及时向属地内分公司以及公司市场营销部传递信息。2.5在属地分公司的配合与支持下，负责完成本事业部承担的限额以上以及限额以下的单包合同的评审、投标、谈判等过程。2.6负责运做公司市场营销部委托的销售合同。2.7负责配合相关分公司完成其承担的松散型总包合同，并提供相应的支持。2.8负责合同中的规定义务的履行。2.9负责在合同执行过程中发生争议或安全故障时及时向公司市场营销部、分公司及有关领导汇报，及时提供处理争议或故障的有关证据；配合分公司办理合同纠纷或故障的协商、调解、仲裁或诉讼，提出8纠纷或故障解决的技术与实务操作部分；2.10负责向作业所在地区分公司和公司市场营销部按规定报送合同的动态履行情况。2.11负责本分公司承担的松散型总包合同执行过程中的动态统计分析。2.12收集整理本事业部合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料，建立台帐并归档。3.分公司市场营销部的职责3.1依据国家有关法律、法规及公司合同管理的规章制度建立分公司合同管理的规章制度，并受公司市场营销部监督指导完成合同管理工作。3.2搜集汇总本分公司属地内的销售合同信息，及时向公司市场营销部传递信息。3.3推行和使用公司的合同规范文本。3.4制定本分公司合同管理人员的培训计划。3.5负责组织本属地松散型总包合同的评审、投标、谈判、签约和履行及纠纷的处理。3.6管理分公司合同章，行使签署属地范围内事业部极其基地所负责的销售合同职能，并负责向客户传递销售合同或标书文本。3.7负责对属地范围内事业部承担的限额以上单包合同进行低价审查，以避免低于成本价合同出现损害公司利益。3.8负责定期向公司市场营销部汇报属地内事业部合同管理的相关内9容。3.9负责在属地内的合同执行过程中发生争议或安全故障时及时向公司市场营销部及有关领导汇报，组织相关事业部办理合同纠纷或故障的协商、调解、仲裁或诉讼，为事业部提出纠纷或故障解决的技术与实务操作内容提供支持。3.10对所签订合同按公司的要求进行统一编号，登记台帐和分类归档。3.11负责交纳并管理本分公司签署的销售合同印花税。3.12负责本分公司承担的松散型总包合同执行过程中的动态统计分析。3.13负责承办合同的签订、变更、终止、解除。3.14合同管理的其它职责。10第四章销售信息管理1.即时销售信息管理：1.1公司市场营销部：建立市场营销系统的信息系统并进行管理与维护，使得三维各市场营销部门的市场信息能得到最大限度地共享，提高信息传递效率，减少传递过程中的信息损耗。1.2三维各市场营销部门：负责将每日本部门搜集到的销售信息制作成《当日销售信息表单》。1.3事业部基地及其作业机构：负责把每日得到的销售信息汇总到基地（作业单位），由其形成销售表单，于当日分别向事业部与分公司传递。1.4事业部市场营销部：市场营销人员根据当日各自搜集到的销售信息制作本人的《当日销售信息表单》并提交事业部市场营销部，由专门信息管理岗位人员汇总本事业部市场营销部、基地与作业机构的销售信息表单向公司市场营销部传递。1.5分公司市场营销部：负责根据当日各自搜集到的销售信息制作本人的《当日销售信息表单》并提交给分公司市场营销部，由专门信息管理岗位人员汇总本分公司市场营销部、属地内基地的销售信息表单向公司市场营销部传递。1.6公司市场营销部：负责将公司高层领导以及职能部门人员提供的销售信息制作成为《当日销售信息表单》。111.7三维各市场营销部门：收到标书或合同文本时，如果不属于本部门负责范围内，必须根据公司合同的划分，向有权承担该合同的部门进行电话沟通，并迅速传递标书活合同文本至该部门。2.定期销售信息管理：2.1事业部市场营销部：负责在每月月底汇总本月的《当日销售信息表单》中的销售信息，形成《月度销售信息表单》，并配以《本月事业部销售分析》，提供给公司市场营销部。2.2分公司市场营销部：负责在每月月底汇总本月属地内的《当日销售信息表单》中的销售信息，形成《月度销售信息表单》并配以《本月分公司销售分析》，提供给公司市场营销部。2.3公司市场营销部：负责在每月月底汇总本部门的《当日销售信息表单》中的销售信息，在收到事业部与分公司的月度销售表单及销售分析后，于下个月5日之前作出《月度公司销售分析》并反馈给各事业部与分公司。12第五章合同的签定1.委托代理授权管理：1.1公司合同签订实行委托代理制，由公司法定代表人授权委托代理人签订合同。1.2被授权的年度委托代理人包括公司总裁、公司主管市场营销工作的执行副总裁，市场总监，总部市场营销部总经理，分公司总经理和根据工作需要由公司法定代表人直接授权的委托代理人。1.3单项合同被授权的委托代理人为各事业部总经理或根据工作需要由公司法定代表人直接授权的委托代理人。1.4授权委托按下列程序办理：1.4.1由公司市场营销部提出委托代理人建议名单；1.4.2公司法定代表人对名单进行审查批准，并签署委托代理证书。1.5委托代理人不得将委托代理证书转借他人或涂改。凡调离本单位或改做其他工作失去代理条件的，应主动向合同主管部门缴销证书。2.合同的分类：2.1公司合同运做根据是否参与客户招投标活动分为投标合同与非投标合同。2.2根据合同运做主体划分，合同分为战略性合同：公司市场营销部负责，包括本土战略性合同与涉外战略性合同。其中本土战略性合同可以委托相关事业部运做。13重大金额合同：公司市场营销部负责，可委托相关事业部运做。一体化合同：公司市场营销部负责。限额以上单包合同：相关事业部负责。限额以下单包合同：相关事业部负责，其基地负责运做松散型总包合同：相关分公司负责。以上六类合同运做当中可能是投标合同，也可能是非投标合同，在下面的分类合同的签定管理规定条款中，以15.2的分类为叙述标准，包括投标合同与非投标合同。3.分类合同的签定管理3.1.1战略性合同签定：3.1.1.1本土战略性合同：一般指客户或者作业范围在国内的战略性合同合同签定的主要负责部门是公司市场营销部，事业部与分公司以及相关职能部门进行配合，提供支持。公司市场营销部在收到标书或合同文本后，负责组织相关事业部，分公司，计划资金部，财务部，质量安全部等部门进行项目评审，决定是否开展合同运做，参与评审的相关部门必须根据自身相关的内容提出相应的资料以及评审意见以便于公司市场营销部做出最终判断。最终公司市场营销部结合相关部门以及高层领导的意见形成《合同评审表》14公司市场营销部作出合同运做的决策后，提交《合同评审表》给市场营销部经理审核向公司高层报批，视合同重要程度由分管副总或者首席执行官批准。在获得公司高层批准后，公司市场营销部负责组织相关部门完成标书/合同文本并提交部门总经理审核，通过后传递给客户。——相关事业部：完成技术方案，提出商务建议——公司市场营销部：完成商务方案以及认证、环保、安全等内容以公司市场营销部为主，组织与客户进行谈判，必要时相关事业部与分公司人员参与谈判，提供技术以及商务支持。在收到客户反馈后，无论合同签定是否成功，公司市场营销部负责进行合同运做总结，按照公司规定格式形成《合同运做总结报告》，并将反馈结果传递到公司其他相关部门。若是存在委托，则合同签定的管理办法如下：评审方法参看非委托时的制度规定。公司高层批准后，公司市场营销部授权事业部市场营销部组织完成标书/合同文本。——相关事业部：完成商务与技术方案——公司市场营销部：认证、环保、安全等内容15事业部市场营销部负责整合标书/合同文本后递交公司市场营销部，由公司市场营销部审核，在部门总经理审批通过后将标书/合同文本传递给客户公司市