01-深圳市城建档案业务工作指南

1深圳市城建档案业务工作指南一、地下管线报建查询和档案信息报建登记根据《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部第136号令），建设单位在申请领取建设工程规划许可证前，应当到城建档案管理机构查询施工地段的地下管线工程档案，取得该施工地段地下管线现状资料。建设单位和施工单位未按规定查询和取得施工地段的地下管线资料而擅自组织施工，损坏地下管线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。建设单位携带《办理燃气管道及设施安全保护协议的通知存根》、建筑总平面图蓝图及其CAD光盘到福田区福中三路深圳市行政服务大厅西厅63、64号窗口（市档案局地下管线报建查询和档案信息报建登记窗口）现场即时办理。业务办理联系电话：82105320。二、城建档案业务指导预约申请根据每年度重大建设项目计划和各月度工程档案报建登记，市档案局城建档案业务指导处以项目为单位安排指导任务。项目开工后，建设单位可通过电话办理业务咨询和预约指导；对重大建设项目，市档案局城建档案业务指导处将主动、定期地提供跟踪指导服务。业务咨询和预约指导联系电话：82105574。三、城建档案归档和移交进馆范围(一)城建档案归档范围2根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)，建设工程文件的归档范围主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、工程声像档案等六个部分。1、工程准备阶段文件主要包括：立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标及合同文件；开工审批文件；工程概预算等财务文件；建设、施工、监理单位机构设置、资质及人员任命文件等。2、监理文件主要包括：监理规划及实施细则；工程质量、进度、安全、造价控制文件；监理定期报告及专题报告等。3、施工文件主要包括：施工技术准备文件；施工现场准备文件；设计变更、工程洽商及施工联系文件；工程事故处理记录；施工原始记录及汇总；隐蔽工程验收记录和阶段性工程验收记录；施工试验记录及汇总；施工过程性观测记录；功能性试验记录；施工原材料、构配件、设备质量证明文件及抽样检测报告；竣工测量资料；工程质量检验评定文件等。4、竣工图：包括项目建设工程全套纸质竣工图及相应的CAD电子文件。国标或部委发布的通用图集不归档。经批准，部分行业工程和特种工程可提交PDF格式竣工图电子文件。5、竣工验收文件：包括工程竣工总结及评估报告、工程验收记录、工程交工验收报告、工程竣工验收报告及验收证书、决3算和审计文件等。6、工程声像档案：记录工程项目规划征地、勘探、设计、奠基、施工、竣工验收等方面的照片、录像带等音像材料。(二)城建档案移交进馆范围1、房建工程和市政基础设施工程产生和形成的档案，移交进馆范围依据市档案局发布的《建筑工程A类工程档案卷内目录》、《建筑工程B类工程档案卷内目录》、《市政基础设施工程档案卷内目录》执行。2、对于行业工程和特种工程，建设单位应在项目开工初期组织监理、施工等单位根据本行业行政主管部门的要求和相关的标准规范，制定本工程项目的归档细则，明确项目建设各阶段和各专业工程或分部分项（单元）工程应形成的工程文件材料以及使用的施工用表。归档细则由建设单位报市档案局确认，档案移交进馆范围按归档细则确定的内容执行。四、城建档案编制、立卷、整理编目质量要求(一)归档目录的确定和文件的组织排列1、房屋建筑工程和市政基础设施工程分别使用市档案局发布的《建筑工程A类工程档案卷内目录》、《建筑工程B类工程档案卷内目录》以及《市政基础设施工程档案卷内目录》。各份文件材料应采用卷内目录“文件题名”栏或“文件编号”栏确定的施工用表并按文件题名组织排列。2、行业工程和特种工程统一采用国标卷内目录的格式进行4编制。项目建设各阶段和各专业工程或分部分项（单元）工程应形成的工程文件材料以及应使用的施工用表需在本项目归档细则中明确。各文件在卷内目录的排列应充分考虑到各项管理程序或施工工序之间的联系以及主件和附件之间的联系。(二)归档文件材料的质量要求1、归档文件材料应是原件，要求字迹清楚、图样清晰、图表整洁，不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等）书写、绘制。2、归档文件材料应保证签字盖章手续完备，不能代签名。需使用项目章的，必须提交该项目部所属法人单位的授权书并在其中明确项目章的使用范围；开工报告、竣工验收以及结算文件必须加盖单位公章。需使用个人手签章的，应由本人所在单位向建设单位提出用章申请，经批准后方可使用。监理工程师和建筑、结构、造价等需要通过国家注册执业资格的人员在相关文件材料上签名时应同时加盖其注册章。3、竣工图应是新图并应确保完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。按施工图施工没有变更的，施工图加盖并签署竣工图章后作为竣工图；有变更但能在施工图上以杠改、叉改、划改或引线修改的方式修改完善的，修改后的施工图加盖并签署竣工图章后作为竣工图；涉及平面布置、结构形式、工艺、项目等较大改变，无法或不宜将变更内容在施工图上修改完善的，应重新绘制竣工5图，并加盖和签署竣工图章。在施工图上修改形成竣工图的，相邻修改部位的空白处应加盖修改索引章。重新绘制竣工图的，修改部位应加注云线；如果编制单位非原设计单位，应完整保留原设计单位图签栏和原设计人员信息，并在相邻原图签栏的左下或右上空白处增加竣工图编制单位的副图签并由编制、审核等相关人员签名。城建网站上工作人员关于该类问题的回答：竣工图纸的绘制单位图签栏的性质与竣工图章的性质不同，两者均有不同的责任。与竣工图章一致的人员、单位也要增做绘制单位图签栏，签字要求应完善。4、竣工图电子文件的数量、内容和版本应与纸质竣工图相符，各电子文件以其相应图纸所在的案卷号加页次命名，并编制Txt、Word或Excel格式的电子文件目录。设计变更的内容在电子文件中不采用杠改、划改等修改方式，直接在修改部位更新；重新绘制的竣工图修改部位应加注云线。CAD电子文件应为DWG格式，文件在模型空间窗口存储；使用外部引用块的，外部引用块须固定在各对应文件中。5、使用胶片拍摄的照片必须为原版原件，底片与照片相符并与照片一并归档。照片与底片应画面完整，图像清晰，不得有磨损、划伤和污渍。对于数码照片，必须使用500万像素或以上质量的相机拍摄，单张照片质量不得小于1M，归档时数码照片不得做任何修改变动。照片归档时要配有简洁的文字说明，包括时间、地点、内容、6人物、背景及拍摄者等。6、录像档案应使用数字摄像机（含硬盘、光盘为存储载体的摄像机）拍摄，拍摄时要求图像清晰、画面稳定、有同期声且声音清晰。归档时使用原版拍摄载体，录像内容不得作任何编辑改动；同时，应配有必要而简洁的文字说明，描述所拍录像记录的内容，包括时间、地点、内容、任务、背景及拍摄者等。(三)归档组卷和整理编目的质量要求1、项目的全部工程文件按文件类型分别由建设、监理和施工单位负责整理组卷。建设单位主要负责工程准备阶段文件和竣工验收文件；监理单位主要负责监理文件；施工单位主要负责施工文件和竣工图，其中施工文件包括施工管理文件和施工技术文件两个部分。各文件按照市档案局发布的房建和市政工程标准目录或按照经确认的行业和特种工程归档细则组织排列。2、建设单位负责的工程准备阶段文件和竣工验收文件以项目为单位集中整理组卷；大型市政基础设施建设项目可按工程阶段或文件类型分期分批整理组卷；分片区开发的房建项目可按备案批次整理组卷。监理单位负责的监理文件以监理合同为单位整理组卷。施工单位负责的施工文件和竣工图以施工合同（含专业分包合同）为单位整理组卷。3、档案整理标准依照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T750328-2001）执行。4、卷盒、卷皮等档案装具应选用市档案行政管理部门监制的标准产品。卷盒、卷皮的脊背以及“档号”、“密级”、“档案馆代号”、“保管期限”栏不必填写。项目档案案卷总数量统计时，文字材料以一本为一卷，竣工图以一盒为一卷，各卷页次独立编排，汇总后按案卷流水号装盒。卷内备考表的“立卷人”由立档单位档案员签名，“审核人”栏由立档单位的项目负责人或技术负责人签名。五、城建档案预验收建设项目竣工验收前，建设单位应组织设计、监理、施工等单位对项目建设的全过程文件材料进行检查。工程文件材料基本齐全、完整并初步分类整理后，建设单位提请市档案局进行工程档案预验收。除专业工程档案严重缺失外，市档案局在验收后的3个工作日内出具验收认可文件；发现有专业工程档案严重缺失的，责令整改并要求重新组织档案预验收。先期完工的场平、桩基础等工程或分标段施工的市政基础设施工程可按施工合同办理档案预验收；分区分片开发的房建项目可按备案批次办理档案预验收。档案预验收时，市档案局验收人员应将档案存在的各项问题一次性告知档案形成单位。通过预验收的由市档案局出具加盖“城建档案业务专用章”的档案预验收认可文件，并在“深圳档案网”（）公布。8档案预验收申报电话：82105574。六、城建档案移交进馆建设单位应在建设工程竣工验收后3个月内，向市城建档案馆移交一套符合建设工程档案预验收认可文件要求的建设工程档案。除先期完工的场平和桩基础工程、分标段施工的市政基础设施工程、燃气工程以及由建设单位负责整理组卷的建设项目准备阶段文件和竣工验收文件可单独办理移交之外，建设项目各合同工程档案应由建设单位汇总后集中移交。建设项目（工程）通过档案预验收后，市档案局验收人员负责对预验收存在问题的整改工作进行跟踪指导，并在工程档案移交前进行全面的质量检查，以保证工程竣工验收后3个月内档案按期移交。在第一次进馆前检查时，验收人员可对档案预验收阶段尚未形成或尚未完备的检查内容提出补充意见，但后续检查时不能提出新的整改问题。在馆内检查的，一律在市档案局八楼业务大厅（福田区福中三路市民中心B区红塔楼八楼）前台办理。进馆前检查合格的，验收人员向移交单位发出办理档案进馆手续的通知；同时向市档案局城建档案接收人员提出移交申请，接收人员对拟移交档案进行内部抽查，抽查工作在1～4个工作日内完成。案卷数量50卷以下（含50卷）的，收到申请后的1个工作日内办结；案卷数量100卷以下（含100卷）的，收到申请后的2个工作日内办结；案卷数量150卷以下（含150卷）的，收到申请后的3个工作日内办结；案卷数量150卷以上的，收到9申请后的4个工作日内办结。档案验收人员提交移交申请的当日不计入档案抽查工作日。接收进馆抽查合格的，接收人签署并发出移交书。抽查发现个别问题但对档案凭证作用和对档案利用影响不大的，接收人签署移交书并将抽查发现的问题注明在移交书封面上以告知移交单位。抽查发现问题并需整改的，接收人在抽查限定的工作日内向移交单位发出限期整改通知书。限期整改通知书一式两份，加盖“城建档案业务专用章”后由移交单位签收，档案馆和移交单位各执一份。自抽查工作日结束起一个月内移交单位未签收的，限期整改通知书将通过“深圳档案网”（）告知。移交单位应自抽查工作日结束起一个月内采取补充、替换和馆内现场改正的方式完成整改，拟移交档案不允许取走。在规定时限内不整改或未完成整改的，拟移交档案将以问题档案入库，档案移交书不向移交单位发出，移交单位提交完整、合格的后补整改档案后可申领档案移交书。已发出的档案移交书（含后补整改档案移交书）将在“深圳档案网”（）公布。城建档案移交进馆咨询电话：82105431；七、行政规范措施(一)信息公开1、公开办事程序，包括地下管线报建查询及档案信息报建登记、工程档案预验收、档案移交进馆等各项业务工作办理手续。102、公开业务规范标准，包括进馆范围、案卷质量标准、档案业务问题答疑咨询等。3、公开业务办理结果，包括已通过档案预验收、已办理档案接收、逾期未签收限期整改通知书的工