EPC工程档案管理

-690-第十六章档案管理16.1目的为认真做好公司档案管理工作，规范管理程序，明确管理职责，界定工作界面，提高工作效率,促进档案信息资源的开发利用，更好地为公司安全生产、经营管理和科技进步服务。16.2档案管理职责16.2.1综合管理部档案室管理职责(1)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,制订本企业档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况,规划本企业档案工作;(2)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计企业各类档案及有关资料,并对各参建单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查和指导；(3)负责编辑档案参考资料，编制检索工具，做好档案信息资源管理利用;(4)负责申请上级档案管理部门对项目进行档案专项验收工作;(5)组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收;(6)贯彻执行国家档案管理关于“三纳入”“四参加”的规定，并进行指导和监督;（“三纳入”使之档案工作纳入到企业工作计划，纳入领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制。“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程验收会。）(7)参加档案工作协作、学术研究和交流活动;-691-(8)培训企业专（兼）职档案工作人员;(9)做好档案的查阅管理工作。16.2.2设计管理部职责负责项目建设过程中的设计档案归口工作。（1）负责验收项目竣工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图和监理文件），收集、整理项目前期文件、项目竣工验收文件等建设项目全过程档案资料工作；（2）负责项目前期的设计文件管理工作；（3）项目开工前，负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位和监理单位的相关技术人员进行档案管理业务培训和指导，明确归档要求；（4）项目建设过程中，随时到总承包单位、施工单位和监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件的收集、编制情况。（5）工程项目交接后，指导、检查、验收交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件。16.2.3公司其他部门职责负责与其相关的项目档案资料的验收，整编后向档案室移交。16.2.4监理单位监理单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包-692-单位完成交工技术文件的组卷工作。16.2.5承包单位承包单位按照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容和要求，完成承担的全部建筑安装工程，经工程交接后，在三个月内将装订成册的竣工文件正本、副本送项目指挥部项目组审核。项目组在收到竣工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督站对其完成审核、签章确认工作，经公司档案室验收合格后归档。-693-序号建设项目档案管理内容集团公司公司档案室、综合部、财务部、生产技术部、设计管理部、工程计划部、工程管理部、审计部、采购部、执行部门设计管理部财务部承包/总承包单位监理单位公司档案室1项目前期文件归档收集前期文件，整理移交归档收集前期文件，整理移交归档检查、验收前期文件并存档2项目竣工文件归档指导、检查承包/总承包单位编制项目竣工文件见公司档案室及指挥部验交办确认签章后办理支付资料保证金、付合同最后一笔款项编制项目竣工文件并移交归档组织、审核承包/总承包单位编制项目竣工文件并签章确认；编制监理文件并移交归档指导、检查、验收并存档3项目竣工验收文件归档组织集团公司重大建设项目档案专项验收；参加集团公司重大建设项目竣工验收完成消防、环境保护、安全设施、职业病防护设施、档案及竣工决算审计等专项验收；完成采购总结、引进工作总结、生产准备及试运考核总结组织项目竣工验收工作，收集完整的全套竣工验收文件，整理移交归档完成相关单项总结完成监理总结接收竣工验收报告（专项验收）、单项总结、竣工验收鉴定书等文件材料并存档16.3档案管理界面-694-16.4档案管理流程16.4.1前期文件归档流程16.4.1.1前期文件归档流程编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述1工程开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成文件集团公司、国家和地方政府相关部门、勘察、设计单位等相关岗位2收集整理并移交归档指挥部相关部门相关岗位3检查验收并存档设计管理部工程验交岗档案资料移交清册16.4.1.2前期文件归档流程步骤施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交监理单位、项目组、各职能部门验交办依次审核，审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，并加盖本人名章及单位公章，验收合格后由各职能部门填写资料移交清单，报分管领导签字后，至少交两套资料到档案室归档，使用部门需要时，可向档案室借阅或复制。16.4.1.3前期文件归档移交清单695档案材料移交清册交接性质移交部门：负责人：年月日经办人：年月日接收部门：负责人：年月日经办人：年月日监督部门：负责人：年月日经办人：年月日696档案材料移交清单种类：第页共页序号编号档案（材料）名称形成日期数量备注件（册）页（张）移交部门：（公章）分管领导：接收部门：（公章）分管领导：移交时间：年月日移交人：接收人：69716.4.2竣工文件归档流程16.4.2.1竣工文件归档流程外部单位工程管理部公司档案室开始组织编制竣工文件承包商组织审查竣工文件监理单位签审项目管理文件项目管理人员指导、检查、验收及归档档案管理人员16.4.2.2竣工验收文件归档流程步骤编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述01组织编制交工技术文件、竣工图等竣工文件，工程交接后三个月内移交归档承包商相关岗位02组织、审核交工技术文件的形成、收集和组卷工作，并及时对竣工文件编制进行检查、审核、签证、盖章监理单位专业监理工程师03签审项目竣工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图和监理文件）并整理项目管理文件移交归档工程管理部05指导、检查、验收并存档公司档案室工程交工资料移交目录69816.4.2.1竣工文件归档业务表单竣工文件归档业务表单项目名称：单项工程名称：单项工程编号：移交单位（公章）：接收单位（公章）：移交人：接收人：移交日期：接收日期：竣工文件归档业务表单序号文件编号工程名称竣工资料竣工图页数套册套册合计69916.4.3竣工验收文件归档流程16.4.3.1竣工验收文件归档流程工程管理部综合管理部外部单位开始组织专项验收工作完成专项验收工作相关部门相关部门组织编写单项总结项目负责人完成单项总结相关部门编写竣工验收报告竣工验收委员会收集竣工验收文件交验人员移交档案室档案管理人员70016.4.3.2竣工验收文件归档流程步骤编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述01组织专项验收工作HSE、公司档案室、财务部、审计部02完成消防、环境保护、安全设施、职业病防护设施、档案及竣工决算审计等专项验收HSE、公司档案室、财务部、审计部专项验收报告03组织编制单项总结工程管理部、工程计划部、设计管理部工程验交岗位04完成勘察设计、采购、引进工作、施工、工程总承包、监理、生产准备及试运考核总结勘察设计单位、采购部、设计管理部、承包商、监理单位、工程管理部、生产技术部、设计管理部相关岗位单项总结05组织编写竣工验收报告竣工验收委员会竣工验收报告06收集全套竣工验收文件，整理并移交归档综合管理部工程验交岗位07检查、验收并存档公司档案室档案收集岗建设项目归档文件移交清单16.4.4档案查阅制度及流程16.4.4.1档案查阅制度（1）查阅方式分为借阅和借出，本公司员工，因工作需要均可凭有效证件在指定档案查阅地点,登记查阅业务范围内的档案资料，每人每次最多可查阅二卷或一套（特别情况例外）；查阅业务范围以外的档案，按专业的不同性质，需办理查阅手续，经专业档案所属部门领导批准后，方可查阅。如需借出，须经综合管理部档案分管负责701人批准，办理借阅手续后方可给予借出复印件,原件任何时候不予借出档案室。若查阅属知识产权保护范围内的各类档案，需经总经理或档案分管领导签批；（2）借阅机密级档案资料，须由本人提出书面申请，经本部门领导和综合管理部档案分管负责人签字后报总经理签批后方可借阅；（3）借阅档案只限借阅者本人使用，不准转借、代借、不准涂改、撕页、不准带回家或公共场所；（4）借阅者应按时归还，借期最长不得超过十五天。确因工作需要过期不能归还时，必须带所借档案资料办理续借手续；逾期不还又不办理续借手续者，每超过一天罚款50-100元，将通知财务部扣除相应工资督促归还。通知其单位领导并取消其借阅资格；（5）外单位查阅一般档案资料，凭单位介绍信，经接待单位负责人签字同意，填写有关登记表。经综合管理部负责人批准后，只许查阅介绍信中所述范围内的档案资料，限在室内指定地点查阅，如需借出使用，须经综合管理部负责人签字同意，方可借出。属公司机密档案和知识产权保护范围内的档案一律不准查阅。（6）借阅者应爱护档案，保持档案资料的完整清洁，不得随意在资料上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴，对于损坏档案、丢失档案、涂改勾划档案者，将按原价的1—5倍赔偿。要责成本人写出书面材料，根据情节轻重并依法追究其责任。（7）借阅者在查阅保密资料时，必须签订保密协议，并严格履行保密规定。丢失资料的，应交纳技术转让费、工本费等全部费用。对造成失密的将按公司《保密制度》的规定进行处理。（8）借阅档案资料，一般不准复制，因工作需要对档案内容进行复制时，必须详细填写档案复印登记表，并按需要复制相应的份数。702必须经综合管理部负责人批准，并办理相关手续；档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，出具证明，方能生效。带有密级和比较重要的档案资料不准复制。外单位来我厂索取档案资料时，应持单位介绍信，按规定收取工本费。知识产权范围之内的图纸资料提供时，须与我厂签订技术转让协议后，可按技术转让合同规定提供。（9）归还档案时，要按档案资料的顺序排好，由档案人员当面清点，并按要求填写利用效果。借阅人员调出或调离原单位、出国、离退休时，必须将各类档案资料如数归还档案室，并按规定办理注销手续。（10）员工调离本公司，在调离通知单上应有档案室签字，方能办理离公司手续。70316.4.4.2档案查阅流程序号借阅人查阅方式审批部门本专业部门负责人非本专业部门负责人档案室负责人总经理/档案室分管领导档案室管理员1本专业借阅→→→→登记借阅借出→→审批→登记借出2非本专业借阅→审批→→登记借阅借出→审批审批→登记借出3外单位借阅→→审批审批登记借阅说明：1.只允许借出复印件；2.秘级文件须经总经/档案分管理领导审批。16.4.4.3档案借阅申请单档案借阅申请单借阅时间：编号：借阅人部室电话号码跨专业借阅是□否□限制借阅是□否□借阅期限归还时间档案号档案名称份数/页数正/副本库存份数备注用途：档案室经办人：审批意见部门负责人资料所在部室负责人档案室负责人档案室分管领导主管领导说明：本申请单一式两份，一份申请人持有，一份档案室留存。70416.4.4.4档案查阅登记表档案查阅登记表序号查阅时间部门查阅人查阅内容档案号/文件编号归还时间档案室经办人备注70516.4.5档案验收流程16.4.5.1档案验收流程图编号业务活动操作岗位/部门相关表格描述1编制档案验收申请报告，并填报《建设项目档案验收申请表》公司档案室建设项目档案验收申请表档案管理岗位2进行建设项目档案专项验收，分初步验收和竣工验收两个阶段进行，重点在初步验收阶段。公司档案验收组3组织档案验收。组织验收的建设项目，需将验收结果报集团公司备案。公司档案验收组档案验收报告4组织整改档案验收中提出的问题。凡国家重点建设项目填报《国家重点建设项目档案管理登记表》。公司档案室档案管理岗位16.4.5.2档案验收申请表重大建设项目档案验收申请表项目名称审批（核准）机关立项日期投资规模建设单位建设单位（法人）设计单位主要施工单位主要监理单位计划档案验收日期计划竣工验收日期联系人联系电话地址/邮编电子信箱706申请单位自检意见（单位盖章）年月日验收组织单位意见（单位盖章）年月日1