国立成功大学行政业务研究发展计画

國立成功大學行政業務研究發展計畫期末成果報告計畫名稱：「國立成功大學研發處行事曆暨業務報告整合系統」執行期限：民國97年1月至民國97年12月計畫主持人：王蕙芬共同主持人：李玫慧、吳政璋、許儷耀、滕慧玲執行單位：國立成功大學研究發展處中華民國97年12月1目錄目錄.....................................................1前言.....................................................3壹、背景及目的...........................................6貳、現況分析.............................................82.1現有系統..........................................82.2主管行程調查......................................82.3業務報告需求......................................82.4系統建置構想......................................9參、計畫擬定及開會情形..................................113.1計畫進度管制表...................................113.2歷次工作會議.....................................12肆、系統說明............................................134.1「資料表」的簡單說明..............................134.2「個人(總表)行事曆」的簡單說明....................144.3「業務報告登記(整合)」的簡單說明..................164.4「活動時間調查」的簡單說明........................184.5「個人資料修改」的簡單說明........................204.6「歷次業務報告查詢」的簡單說明....................214.7資料表之相關性---資料庫關聯圖.....................224.8資料表的定義及內容...............................2324.9設計原理.........................................25伍、研究成果............................................315.1個人行事曆.......................................315.2行事曆總表.......................................315.3業務報告登記.....................................315.4活動時間調查.....................................325.5業務報告整合.....................................325.6歷次業務報告查詢.................................325.7使用手冊.........................................32陸、結論................................................33柒、成果自評............................................357.1功能性..........................................357.2實用性..........................................357.3創新性..........................................357.4整合性..........................................367.5推廣性..........................................367.6未來發展........................................36附件一操作手冊附件二行政電腦化需求申請及結果附件三歷次會議紀錄附件四全校說明會3前言在一所宏偉的大學學術殿堂中，教學、研究與行政三個單位堪稱一個大學的鐵三角，相輔相成，缺一不可；又，近年來，政府挹注了「五年五百億」的專款經費補助推動國內各頂尖大學邁向世界一流大學之列，於是，本校已將未來的發展定位為追求卓越之研究型綜合大學，如此一來，追求卓越就成了我們發展的終極目標。成功大學創立於西元1931年，漫漫77年的歷史將成大匯集成一個擁有九大學院，上百科系的龐大機構；若要邁向世界一流大學之列，除了挹注大量經費提昇教學單位與研究單位的質與量外，行政單位的服務效率更有著息息相關、休戚與共的緊密關係，在這場追求世界排名的戰役中，行政單位就像是後勤單位，既支援前線，也提供源源不絕的補給，使其無後顧之憂；套句企業界常用的術語，如何使成大這隻大象跳起舞來呢？也就是說，如何讓成大這個龐大的組織更有效率的運作起來？或者是能更游刃有餘的處理例行公事？於是，提升工作效率便成了行政單位刻不容緩的首要任務。本校研究發展處前身為研究發展委員會，成立於民國60年10月，於83年改制為研究發展處，其任務在於：規劃整合並推動本校學術及產學之研究合作及發展，故需辦理各項資料之統整，院系所各項經費之補助提昇4學術及產學能量之推動活動等等，在日常業務極為繁瑣艱巨，常常一個會議的前置準備，需要調查各個一級主管或委員的行程，或整理收集來自各一級行政單位，甚或是各院系所的資料，將資料轉成可用的資訊是耗時費力，常常不同的業務也需要同一份資料，於是又向其他單位索取，同樣的文件資料傳來遞去甚是浪費時間與人力，造成業務的負荷量甚大，經濟學之父亞當史斯密曾說：「資源有限，慾望無窮」，一語道破我們所面臨的困境，亦即如何在有限的人力、時間和資源的條件限制下完成既有和額外交辦的工作？因此，本處一直致力於簡化業務流程這項工作，例如：民國86年本處建教合作組為了有效管理國科會一年超過千件，金額超過10億的補助，曾自行開發「國立成功大學國科會計畫管理系統」，其系統不斷更新，除研提本項行政業務研發計畫外，於92年獲得全國法制再造銀斧獎的殊榮，就是一項明顯的案例，除提昇校譽，並為本校行政業務引入一股”研發”的動力。子曰:「工欲善其事必先利其器」，基於滿腔的服務熱忱，本校研發處雖人力單薄，仍戮力不懈，積極開發此「行事曆暨業務報告整合系統」，希冀本系統能成為我們辦理行政工作的一項利器，開創出屬於成大的行政藍海；本計畫除了行事曆的規劃及會議時間的調查登錄外，更提供了可上傳、下載的E化平台，期能逐步展現研發處資源平台共享的目標，畢竟寸金難買寸光陰呀！5在此特別感謝本處曾永華研發長及處內一、二級主管的熱心指導，有了您們的指正，讓我們的成品得以不斷進步，也要感謝本處的新生力軍陳怡君小姐主動的投入並提供許多“美學”方面的寶貴意見，謹此一併致謝。6壹、背景及目的隨著本校的迅速成長擴張，研發處的業務也隨著與日遽增，在傳統的模式下，只要會議將屆或繳交會議資料截止期限前，全處相關業務承辦人的電話聲便此起彼落，除了在電話中討論提供會議資料外，雙手亦馬不停蹄地在繕打著會議摘要或統整所需的資料，有時候不同業務承辦人也需要同一份資料文件，明明都是本處的需要，卻多次向其他單位索取同一份資料，自擾亦擾人，頗為人詬病；要了資料，又緊接著要調查開會時間，魚雁往返，耗時甚鉅，「國立成功大學行事曆暨業務報告整合系統」一石二鳥，同時解決這兩個問題。本計畫主持人因著過去的學歷（管理、COBOL…）、經歷（土地銀行、財團法人自強工業科學技術服務社高科技研究暨訓練所、清華大學研發會、成功大學課外活動指導組），及求新、求變、求好的工作態度驅使下，自願在繁瑣的業務中撥出時間，透過「團隊」的合作與無數次正式、非正式的腦力激盪，與同仁及研究生共同開發本系統，經由此系統平台可上傳下載各項會議資料，同時可調查開會時間並登錄到個人行事曆中，以達到提高工作效率，增進服務品質之效。簡而言之，透過本項系統的執行運作，將可獲致以下的成效：(1)儘量減少各項業務的承辦人行政的煩擾，以便專心致力於工作上，例如：可藉由線上系統平台上傳與下載各項業務會議報告，不需要7重複打電話或寫e-mail收集各項會議資料，可有效縮短所需時間，不須再叨擾其他的同事。(2)藉由線上調查開會時間，可同時登錄會議時間到個人行事曆，一石二鳥，既節省時間又可收提高行政效率之效。(3)提供本校在彙整各項會議資料的一個平台，無論是哪一個單位都可透過本系統搜尋其所需的會議資料，甚至可依會議日期、名稱等進行查詢，即時調閱文件，正確又方便，利人又利己。8貳、現況分析2.1現有系統本處目前有簡易行事曆可供使用，此行事曆系統僅提供行事之功能，未提供調查會議時間、個人業務報告之登記及整合相關之業務報告等功能，因此使用未普及，只有主管們將個人之行事登錄於系統上，同仁們均未使用。2.2主管行程調查本處主管均為教授兼任，於教學、研究、服務之行程緊湊，會議時間的調查更是困難，須以電話、E-mail及傳真等方式以確認相關行程，因此，行事曆調查時間的功能需求更益形迫切。2.3業務報告需求因經常要提供之各項業務報告資料（主管會報、行政會議、校務會議、各項評鑑…），由於次數頻繁且內容繁多，常因人為因素難免「掛萬漏一或二…」，令同仁不勝其擾。9基於上述之分析，現有系統功能已無法配合日益增加之業務，若能將行事曆、調查會議時間及業務報告等整合，經由一次的建檔，可隨時提供不同時間區間的行事曆、共用行事曆及業務報告資料，亦有助於會議時間的安排，並確保資料正確無誤，將大幅提昇校內的行政效率。2.4系統建置構想核心資料庫1.申請帳號2.個人預定行事曆3.調查活動時間4.業務報告登記5.業務報告整合2.4.1申請帳號：申請個人帳號及密碼2.4.2個人預定行事曆：預定個人的行程或會議2.4.3調查活動時間：尋找多人共通的活動時間102.4.4業務報告登記：描述個人行程或會議的結果2.4.5業務報告整合：將個人登記之業務報告彙整成各項可用之業務報告11參、計畫進度及開會情形3.1計畫進度管制表(詳下表)預定線---------實際線月次工作項目年月月月月月月月月月月月年月年月2月1.分析、規劃系統2.相關計畫擬定3.設計個人行事曆4.設計行事曆總表5.設計活動時間調查6.設計業務報告登記7.設計業務報告整合8.設計歷次業務報告查詢9.個人簽入權限10.簡易使用手冊11.辦理校內說明會12.業務報告資料備註:本計畫經審查委員決議，將系統推廣至校內2級以上主管使用，已於98年2月26日辦理校內說明會(附件四)。9719712234567891011981123.2歷次工作會議(一)工作會議於97年元月起預計每月召開一次，並視進度執行情形隨時召開臨時會議，以便隨時追綜及改善計畫執行成效(附件三)。(二)為使全校了解本系統功能，已於98年2月26日假本校雲平大樓四樓第一會議室辦理「國立成功大學研發處行事曆暨業務報告整合系統」校內使用說明會，進行現場示範及講解(附件四)。13肆、系統說明將本系統幾個重要部份—資料表、個人(總表)行事曆、業務報告登記(整合)、活動時間調查、個人資料修改及歷次業務報告查詢、設計原理等一一加以說明及圖解。4.1「資料表」的簡單說明：「資料表」是各項原始資料存放的地方，依存放內容之不同，分述如下。4.1.1report本資料庫是系統中最重要的資料表，裡面存放著所有使