文职秘书类（行业通用）-业务部档案管理员职务说明书

业务部档案管理员职务说明书岗位名称档案管理员岗位编号所在部门业务部岗位定员直接上级业务部经理工资等级直接下级薪酬类型所辖人员岗位分析日期2005年3月本职：负责业务部的经营产品、供应商、生产企业、客户（经销商）的档案管理工作，以及建立部门内经营管理、质量管理、行政管理、信息化管理等档案管理体系职责及工作任务：职责一职责表述：负责档案的收集，分类管理工作任务负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存收集供应产品相关行业技术质量信息、市场供应信息并归档，为部门或公司供应决策提供建议负责将各类信息综合处理，并分类管理，建立业务部档案管理体系职责二职责表述：负责控制和监督供应合同履行工作任务根据公司年度采购供应计划，协助业务部组织产品采购供应依据合同条款，为供应合同的履行和产品采购供应实施的监督提供档案支持职责三职责表述：做好采购供应、商品销售产品信息收集。工作任务协助部门经理、质量部门以及相关组织对供应商（客户、生产企业）资质、质量文档的收集]整理协助供应商（生产企业）对来往账，库存商品的跟踪处理，负责建立档案管理关系负责对新产品上市、供应信息、产品信息的收集，并对管理国家政策、政府监管理部门的发布信息的收集，并归档为决策提供支持。建立采购供应（供应商、生产企业）与销售（客户）管理档案、质量档案、购进合同（结算）台帐管理等，提出供应管理改进方案职责四职责表述：建立档案管理体系工作任务做好公司立卷档案的鉴定和保存期限负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计；负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等负责建立档案借阅管理制度遵守国家和公司的保密规定及有关规程,负责保管档案系统完整和安全职责五职责表述：完成业务部经理交办的其他工作任务权力：部门信息的收集权档案管理的监督权对档案信息的反馈权对档案管理控制的建议权工作协作关系：内部协调关系质量部、行政人事部、事业发展部、财务部等外部协调关系供应商、生产企业、同行、行业协会、政府有关部门等任职条件：教育水平专科以上专业医药、营销等相关专业培训经历企业管理、采购供应管理、法律知识的培训、档案管理经验2年以上档案管理经验知识通晓医药知识具备采购供应、企业管理、法律、档案管理等方面的知识技能技巧掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识，熟悉公司应用信息管理软件本岗位操作。个人素质具有较强判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）工作环境办公室工作时间特征正常工作时间，偶尔需加班所需记录文档供应商相关资料案、采购供应合同、销售合同、借阅登记等考核指标：档案的完整性、供应商(客户、内部)满意度、重要任务完成情况等考勤、服从安排、遵守制度判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能备注：