档案业务培训教程讲义

第九章档案管理现代化与电子档案管理伴随着办公自动化的进程，增量档案电子化、存量档案数字化已迅速延伸到各部门档案室。我们似乎还没完全准备好，还被种种“难题”而困惑。可喜的是，在我们吉林、在我们身边，有全国推广的档案数字化“长春模式”；有全国最早的电子文件离线归档的“白城模式”；有长春市绿园区电子文件在线归档经验；有长春市财政局OA系统与档案管理系统一体化电子文件归档典型。所以，我们有理由相信，通过一段时间的努力，每个单位的档案信息化建设都能取得的实效。现代化已成为各行各业一个最时髦关键词，档案现代化也是如此。在google、百度里模糊检索“档案现代化”一词，相关网页分别为2540000篇和925000篇（10月7日查）。档案现代化已经得到档案部门、办公部门，理论工作者、实践应用者的普遍关注。所以，培训教程以最大的篇幅一章三节48页来论述档案现代化与电子档案管理，因为我们是实践工作者、是省直各部门文档人员，所以，我按照教程的结构体系结合实践体会来和大家学习这一章，但我更喜欢用互动式的对话来共同完成我们今天的任务。第一节档案管理现代化一、档案现代化的含义：档案现代化它是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通讯等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，其整体状态最佳效果。主要有四个特征：系统化（硬件、软件、人员、计划、目标等等相互关联的系统工程）、定量化（用计算机就需要定量化）、信息化（信息化是现代化的标志）、智力化（一切事都是人做的，智力化更重要）。二、档案现代化的目的档案现代化目的有两个：一是：最大限度地运用现代技术开发档案信息资源，迅速、准确、方便地提供一切可能的档案信息为社会进步和经济发展服务。二是：最大限度地保存保护好档案实体，延长档案寿命。三、档案现代化的内容教程把内容概括为互为联系的三个方面，也就是说档案现代化的内容是个整体，工作基础是有档案，利用前提是安全，网上利用是根本。一是：最大限度地运用现代技术开发档案信息资源，迅速、准确、方便地提供一切可能的档案信息为社会进步和经济发展服务。二是：最大限度地保存保护好档案实体，延长档案寿命。三是：增量档案电子化和存量档案数字化的各个环节工作。第二节利用计算机技术提高档案管理效率教程里有一句话“档案部门的一切业务及管理工作都可用计算机及其网络技术进行”。回想一下你们单位和你个人在工作中用了多少?一.计算机技术在档案部门的应用范围。（一）档案目录信息计算机管理。档案目录数据库分文件级目录数据库、专题数据库、全文数据库、案卷级目录数据库。（二）文件--档案一体化管理电子文件已成为多数归档文件第一稿，文档一体化是必然趋势。档案部门、档案人员参与计算机文书处理程序设计和使用，已得到普遍的关注并开始付诸行动。文档一体化省级安徽省电子文件中心项目、本地长春市档案局馆正参与长春市公务员驾驶仓软件电子文件归档功能设计，这样的文档一体化软件系统，除有完善的文件前期文书处理功能外，把归档及档案管理要求的每个细节都用计算机技术固化创新，实现无缝衔接，我们档案人员一定要、一定能在文档一体化过程中发挥作用，你准备好没有？（三）档案全文检索与存储通过计算机直接对档案全文处理并自动检索全文信息，是在档案目录计算机管理基础上档案应用计算机管理的深层次发展。是实现档案现代化方便、快捷服务目的基本要求。现阶段，档案信息资源库建设已成为档案现代化的核心任务，也就是说，存量（馆室藏）档案数字化，增量档案电子化（电子文件归档）是全文检索和存储的必由之路。（四）多媒体档案信息集中统一管理计算机多媒体技术是指对文字、图形、静态图像、动态影像、声音等信息进行集中统一处理。由此活动产生的档案，已成为档案管理的新任务，也是档案管理部门的新课题。现在，技术上已没有难题，只是业务工作的开展。能够管理多媒体档案的软件和试点工作已有成果，长春市档案馆正着手试验。（五）档案业务计算机辅助管理档案业务工作通常是指档案管理的各个环节。从收集、整理、鉴定、保管、利用等等，能用计算机管理的太多。长春市档案馆现在利用网络及档案管理系统的业务管理有：档案收进移出登记数据库、温湿度自动记录和分析数据库、借阅登记数据库、数据质量反馈数据库、责任管理数据库、数字化进度统计数据库、档案数量统计年报数据库、档案鉴定数据库等等，光盘管理数据库。总之，长春市档案馆现在有数据库近百个。档案业务管理数据库给工作带来了本质的变化，其乐无穷！！！利用登记、收进移出、责任管理。（六）档案编研计算机辅助管理)档案编研是档案馆（室）主动编辑档案史料、开发档案信息资源为社会进步服务和经济发展服务，深受社会各界欢迎。利用计算机辅助编研大有文章可作。除教程上讲的利用目录数据库选题、全文数据库摘录档案内容外，从自动提取档案内容、自动批量编辑档案成果以至达到数据挖掘、知识管理的程度，不但是档案部门研究的内容，而是整个信息界关注的问题。国家自然科学基金投巨资鼓励项目研究的深入。利用计算机辅助编研，必须先设计软件功能，95年我开始研究计算机自动提取技术为档案软件所用，97年利用电子档案数据，计算机自动编辑出版了白城市局级干部任职情况汇编，成为全国档案系统第一个利用计算机辅助编研的成果，98年获国家档案局科技进步奖。（七）计算机用于档案保护和库房管理到今天，任何一项管理，不用计算机管理就是传统管理方式的延续，不能说是低水平，但起码不是高水平的。档案保护方面字迹恢复技术、温湿度控制技术、监视报警系统等等都离不开计算机。在库房管理方面，长春市档案馆建立了档案存放位置数据库，每一件档案存放的库、列、架格、盒、件号一目了然，代替了库房墙上的档案存放位置索引。（八）档案部门办公计算机化档案局（馆）办公自动化与在座的各单位基本一样，各单位档案部门（室）办公自动化往往是与单位办公自动化同步的。计算机的配置有高一等的、有一般的、也有落后一点的，参差不齐。从长春市档案局（馆）办公自动化遵循凡是OA系统能做的、凡是档案管理系统能做的，用最快的速度强力推广实施，效率、效益、效果都很好，是全市机关信息化典型单位。二.档案信息计算机管理网络化、智能化（一）档案信息计算机网络管理单位内部的局域网、政府各部门间的专网、行业系统间广域网、互通互联的因特网。档案部门应用因档案保密的特殊性，在不同网络中应用需要严格的控制。所以，比图书等开放行业应用难度大一些。（二）计算机智能技术在档案部门应用当计算机智能技术在归档电子文件自动标识、保管期限自动区分、查找自动归类等智能化后，档案管理水平将是新的飞跃。三.计算机在档案部门应用的规划设想与实现方针（一）计算机在档案部门应用的规划设想纵向、横向发展规划：纵向：档案目录数据库建立、档案全文数据库建立、文件档案一体化管理、档案信息在不同网络中的应用。横向：从实体管理开始，利用计算机各种辅助管理。网络：不同网络的建立与连接。（二）实现规划设想应采取的方针找准突破口，起步要小，扩张要快，见效要早。第三节电子文件与电子档案管理一.电子文件的形成：(一)电子文件的定义：略(二)电子文件的形成1.计算机系统的建立。建立网络及配置计算机软硬件。2.电子文件的形成：用计算机写文件。(三)档案部门在电子文件的形成中的指导和监督作用根据电子文件生命周期的设计、形成、使用三个阶段,档案部门参与电子文件系统功能设计，指导各立档单位按归档要求形成电子文件，监督立档单位完成电子文件归档和利用。二.电子文件的特性（一）电子文件的特性1.电子文件是数字化的信息形态(0101代码)2.电子文件对设备的依赖性(离开机器不行)3.电子文件载体的非直读性(与白纸黑字相比)4.电子文件的信息与载体相分离性(文件与存储设备分离,不象白纸黑字分不开)5.电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性(储存位置是物理结构,文件编排格式等是逻辑结构)6.电子文件对元数据的依赖性(电子文件的后台有许多不显示有价值的数据)7.电子文件信息的共享性及不安全性(共享、安全各自又都有两面性）8.电子文件的高保真性（复制很清楚）9.电子文件的易修改性（可多层次修改）(二)电子文件特性给管理带来的方便与困难1.电子文件特性给管理带来的方便。记录密度大存储空间小；电子文件删改容易；在网络多用户同时共享；2.电子文件特性给管理带来的困难。一是电子文件收集、整理、归档还没有形成制度;二是存储电子文件载体长期还不确定;三是电子文件保管和利用安全非常困难;四是电子文件管理方法、标准、理论还不完善;五是电子文件管理还没有体系;六是电子文件管理人才问题。三.电子文件及电子档案的管理原则(一)确保电子文件及电子档案的真实性、完整性、有效性和安全（二）实行全过程管理（三）电子文件至电子档案的管理环节（见教程264页的电子档案管理示意图）（四）确保电子文件的质量（五）我国电子档案应采取集中管理模式四.电子文件管理和收集整理（一）电子文件的管理。1.确保电子文件的真实性和有效性。从法律、制度、技术、权限、责任等各方面保证。2.确保电子文件的完整性,主要文件的修改稿、定稿、附件等。3.电子文件的分类。文本文件、图形文件、表格文件、影像文件、声音文件。（二）电子文件收集整理1.电子文件的收集积累的范围。一般按国家有关文件规定执行。2.电子文件收集整理的要求。要定稿。文字型文件以XML、RTF、TXT为通用格式；扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。3.电子文件的收集积累的时间和方法适时预归档最好(通过软件功能设计自动实现)、阶段性归档、年末统一正式归档。方法有在线归档与离线归档。4.电子文件的审核.按归档要求做全面检查。5.电子文件的登记(正朝自动登记发展,而不是手工填表)。五.电子文件的归档(一)电子文件归档前的鉴定、检测1.电子文件归档前的鉴定主要是划分保管期限。2.电子文件归档前的检测.主要是可读检测。(二)电子文件的归档(1)逻辑归档不改变存储方式和位置。(2)物理归档即脱机归档,一式三份备份。六.归档电子文件的整理按归档文件整理规则规定进行,与纸质档案一一对应.电子文件目录录入项目(著录)按DA/T18(档案著录规则和自己的实际进行.七.归档电子文件的移交、接收与保管（1）归档电子文件的移交、接收与保管要求是按规定与协商的时间定期向档案室、档案馆移交。（2）移交、接收检验移交人员双方现场进行完好、病毒、数量、准确等检验。（3）移交手续填写移交清单一式两份双方保存备查。（4）保管要求四项（5）有效性保证，2年、4年抽查10%以上。八、电子档案的开发利用（一）电子档案提供利用前的准备。提供工具和看可读性。（二）电子档案提供利用的方法1.提供拷贝件。磁带、光盘。2.通信传输局域网、专网、互联网的档案网站。3。直接利用开放电子档案目录和公开的电子档案全文直接给利用者。馆内配备专门设备给利用者，远程档案网站设档案数据库。（三）电子档案利用的管理1.使用权限的审核电子档案利用权限审核要比纸质档案利用审核严格的多，应有单位决策者审批。2.提供利用拷贝件的管理及回收。与纸质档案不同的是电子档案复制更容易、传播更迅速，对有些档案提供电子档案拷贝件要考虑回收问题。3.利用中的安全措施一是因人而宜；二是因档案而宜；三是系统自动全程监督四是系统自动纠错功能避免误操作带来不可挽回的损失。（四）电子档案利用统计1．电子档案利用统计的信息采集分手工和自动两种，长春市档案馆已采用自动统计。2．电子档案利用统计的综合指标体系，统计内容的外延与组合。3．电子档案利用统计的结果分析。按不同需要进行不同的分析有助于电子档案管理水平的提高。九.电子档案的长期保存（一）电子档案存储载体寿命的对策保证当前备份、更新需要。依靠技术技术进步肯定能解决问题。（二）电子档案依赖的计算机软硬件更新的对策1.建立计算机软硬件技术馆2.依靠仿真技术制造软件3.迁移环境4.再生性保存技术（三）电子档案真实性维护，通过技术、法律、制度、控制等多种措施维护真实性。第四节数据库系统及网络技术在电子档案管理中的应用一、数据库系统在电子档案管理中的应用