采购业务处理教程--李志宏

2019年10月第四讲采购业务处理采购管理系统与其他系统的关系：采购计划单入库单采购发票生产制造管理采购管理系统应付款系统库存管理系统2019年10月案例：中山电机对MAT面板订货在100个以内，报价为3元，最高价格为4.5元采购管理系统—供应商价格设置2019年10月绿色单据为仓管人员所作采购申请单采购订单采购收料单外购入库单采购发票红字外购入库单采购退货通知单红字采购发票采购管理系统—基本业务流程图2019年10月日常采购业务流程:1.采购部采购员填制采购申请单2.分管理领导审批3.采购部采购员依据请购单编制采购订单4.授权人员审核采购订单并发出编制采购申请单审核申请单编制采购订单审核订单订货2019年10月日常采购业务流程:5.采购货物到货，采购员制作收货通知单6.收货通知单经主管审核后交库管员7.库管员验收产品入库,填制入库单8.仓库主管对入库单审核编制收货通知单审核收货单填制入库单审核入库单收货2019年10月日常采购业务流程:9.财务部门收到发票10.财务人员将收到的发票与入库单勾对11.分配采购费用12.制作采购入库会计凭证收到购货发票审核收货单分配费用制作凭证收到发票2019年10月采购管理系统—采购业务流程采购业务流程为什么会产生不同的采购业务流程？达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种应用流程。企业采购业务的三种主要单据及相关单据：（1）采购订单采购申请单（2）外购入库单收/退料通知单（3）采购发票2019年10月采购业务类型我们将采购业务流程归纳为下列几种：•货到单未到•单货同到和单先到货后到•退货业务•分次收货•代管物资•受托代销•暂估入库以下我们就按照这七种情况，用案例数据走完每个流程的全部操作2019年10月1.货到单未到案例：•采购部采购人员李勇于2004-3-2日向中山电机购买MAT面板100个，单价3元（不含税），MAT护镜500个，单价4元（不含税）。2004-3-3日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员陈力经检验合格后入库。2004-3-7日中山机电开出增值税发票和800元的运费发票。2019年10月业务处理流程采购申请单→采购订单→采购收料通知单→外购入库单→采购发票（自动传递到应付款系统）•绿色字体的单据为可省略不做2019年10月注意要点！•外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成•采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，但关联采购订单生成时可取到其中的单价信息，关联外购入库单时却取不到其中的价格信息•传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中生成凭证，只能在存货核算系统中做2019年10月2.单货同到和单先到货后到案例：•采购部采购人员李林于2004-3-15日向宁波泰信购买M200裸板100个，单价3元。2004-3-20收到宁波泰信开出的增值税发票。2004-3-25日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员陈力检验合格后入库（材料库）。2019年10月业务处理流程:•采购申请单→采购订单→采购发票→采购收料通知单（从采购发票获取,不可省略）→外购入库单如用户没有采购申请单的程序,则可以省略2019年10月3.退货业务案例：•仓库人员陈力发现2004-3-15日向宁波泰信购买入库的M200裸板10个有质量问题，采购人员决定与2004-3-25日从材料库退货。2004-3-30日宁波泰信开出红字增值税发票。2019年10月业务处理流程:•退料通知单→红字外购入库单→红字采购发票退料通知单可以省略2019年10月4.分次收到货物案例：•采购部李勇于2004-3-20向中山电机订购MAT面板500个，单价3元。2004-3-22收到中山电机发来MAT面板200个，同日通知仓库部门入库，经检验合格后入库（材料库）。2004-3-25再次收到中山电机发来MAT面板300个，检验合格后入库（材料库）。2004-3-28收到中山电机开来的增值税发票。2019年10月业务处理流程:•采购申请单→采购订单→采购收料通知单1→外购入库单1→采购收料通知单2→外购入库单2→采购发票采购申请单可以省略2019年10月5.代管物资案例：•2004-3-30收到德国MOT发来的代管物资M100手机100台，入代管库。2019年10月业务处理流程:•收料通知单（入代管库）2019年10月6.受托代销案例：•1、2004-3-3收到受托方德国MOT发来的M100手机200台，单价1000元。•2、2004-3-5代销给广东移动M100手机100台，单价1500元。•3、2004-3-31把未销售完的M100手机100台退回给受托方德国MOT。2019年10月业务处理流程:•收料通知单（入代管库）→外购入库单（入实仓）→采购发票→销售出库单→销售发票→退料通知单2019年10月7.委外加工案例：•在此增加一物料B4M80主板，是由MAT面板和M200芯片加工而成。2004-3-5日赵强领料MAT面板和M200芯片各100个，发送到宁波泰信加工。2004-3-15日将加工好的物料M80主板40个送回材料库。加工单位开来加工发票金额700元，以及发生运费400元。2019年10月业务处理流程:•委外加工材料的发出--》委外加工成品的入库--》委外加工费用发票--》委外加工发票--》钩稽--》委外加工入库核算2019年10月8.暂估入库案例：•采购部采购人员李林于2004-3-8日向德国MOT购买M200芯片200个，单价100元；M100主板100个，单价800元。2004-3-15日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员陈力经检验合格后入库（材料库），发票本月未到。2019年10月暂估业务处理流程:•采购申请单→采购订单→采购收料通知单→外购入库单→采购发票（下月做）2019年10月注意要点！对于暂估凭证有两种处理方法:•单到冲回即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估凭证•月初冲回即不管发票帐单是否到，结帐至下月后系统自动将上月暂估凭证作红字冲销2019年10月单到冲回操作步骤•当月将“外购入库单”作估价入帐处理并生成估价入帐凭证。•下月发票到后在采购系统补发票并审核。•在存货核算系统“生成凭证”中做暂估冲回凭证（红字冲回凭证）。•系统将自动生成“补差额外购入库单”。•在存货核算系统“生成凭证”中做外购入库凭证。2019年10月月初一次冲回操作步骤•当月将“外购入库单”作估价入帐处理并生成估价入帐凭证。•下月月初系统在存货核算系统中自动生成“红字冲回凭证”冲销估价入帐凭证。•如下月仍未收到发票，月末须在存货核算系统中做估价入帐凭证。•发票到后采购系统中做发票并审核生成凭证。•同时系统也会在采购系统中自动生成“补差额外购入库单”。