公司会议管理办法(试行)

公司会议管理办法（试行）第一章总则第一条为进一步加强我公司会务工作管理，规范会议组织服务程序，严肃会议纪律，提高会议质量，增强会议效果，降低会议成本，不断提高会务管理服务水平，结合公司实际，特制订本管理办法。第二条会议召开应遵循如下原则：（一）高效原则。会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经验交流会等。（二）精简原则。大力精简会议，尽量缩短会期和控制会议规模，减少与会人员。尽量控制大型会议召开；能合并召开的会议统筹合并召开；对可开可不开的会议坚决不开；对能会下协调解决或用其他方式解决问题的尽量不开会议。（三）节约原则。会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。第三条本办法适用于公司各类会议组织管理。第二章会议的组织管理及分类第四条办公室为各类会议工作的归口管理部门，负责指导和统筹协调公司各类会议工作，制定和修订会议管理有关规章制度并监督执行。第五条会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。第六条各项会议依据公司召开会议的性质由主办部门和协办部门共同完成。主办部门会议工作的主要负责部门，统筹完成会议各项工作；协办部门需在主办部门的指导下协助完成会议有关工作。第七条公司召开的会议主要分为以下几类：（一）省公司、集团公司到公司内视察、调研、检查、指导、接洽等召开的会议，由办公室负责召开；（二）省公司本部各部门、外省公司、兄弟地（市）公司在我公司召开的与公司经营业务有关的会议，由相关部门主要负责，办公室给予配合；（三）省公司、集团公司在我公司举办或由我公司承办的大型会议及交流研讨会，由相关部门主要负责，办公室给予配合；（四）公司组织召开的各类工作会、表彰会，由办公室负责召开；（五）专业研讨会、部门日常工作等内部各类会议，由各相关部门主要负责；（六）其它需要公司承办的各类会议，办公室具体负责，相关部门给予配合。第三章会议提拟与审批第八条为充分有效利用公司会议资源，公司各类会议的召开必须由主办部门提前提拟，履行审批程序，经批准后方可组织实施。（会议的提拟和审批详见《会议室、酒店管理办法》）第四章会议的计划与统筹第九条会议计划一经公司审批同意，如无特殊情况应如期召开。第十条凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前一天报请办公室调整会议计划。未经办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。第十一条会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第五章会议准备及总结工作第十二条会议通知遵照以下规定：（一）已列入月度会议计划表的会议，月中无需调整的，不再另行通知，由部门按月度会议计划表直接通知与会人；（二）属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：1.未列入月度会议计划而临时提拟的会议；2.虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；3.其它提拟人认为应另行通知的情况。（三）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；（四）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。第十三条会议的其它准备工作遵照以下规定：（一）会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；（二）会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。第六章会议组织第十四条会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。第十五条主持人须遵守以下规定：（一）主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；（四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；（五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。第十六条与会人须遵守以下规定：（一）应准时到会，并在《会议签到表》上签到；（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题；（三）遵循会议主持人对议程控制的要求；（四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；（五）遵守会议纪律；（六）做好本人的会议纪录。第十七条主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。第十八条会议记录（一）公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。（二）公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：1.各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员，名单报公司办公室备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。2.会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。3.公司总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议记录工作；公司总经理另有指定的，从集团总经理指定。（三）会议记录员应遵守以下规定：1.以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。2.会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。3.对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。4.会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。5.做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。第十九条会议纪要（一）下列情况下，应整理会议纪要：1.公司各类临时行政会议；2.须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；3.其它主持人要求整理会议纪要的会议。（二）会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。第二十条会议原始记录的备档按以下规定：（一）本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转办公室统一归档备查。（二）本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。（三）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第七章会议跟进第二十一条会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。第二十二条公司总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由办公室负责落实，总经理另有指定的，从集总经理指定。第二十三条会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。第八章会议纪律及奖惩第二十四条参会人员要严格按照会议通知要求，准时参加会议，不得迟到、早退，不能参加会议要及时向主管部门履行请假手续。参会时需按规定着装并按指定位置就座。第二十五条参会人员应提前进入会场，原则上提前十分钟，不准迟到、早退和中途退场（如有紧急事务处理，须经主持人批准后方可离场）。对迟到早退者处以50元/人次的罚款。无故缺席者处100元/人次的罚款第二十六条参会人员需带好笔记本，做好会议记录，积极发言，踊跃提出各种合理化的意见和建议，同时注意保持会场卫生，维持会场秩序，不得在会场内交头接耳，闲谈。第二十七条会议期间，一律关闭通讯工具或调为静音，不得频繁出入会场，不得大声喧哗、交头接耳。发言要有顺序，主动服从主持人安排，如有不同意见或建议，应以礼待人、协商解决或会后沟通交流。第二十八条会议期间不会客，不处理与会议无关的事物，不得带无关人员进入会场。第二十九条涉密会议一般不录音、不录像、不报道。会议涉密文件、材料要及时清理、如数收回，由会议主办部门进行销毁处理。不得随意对外泄露会议有关决策事项或涉及企业秘密的重要文件资料。第九章附则第三十条本办法由办公室负责解释。第三十一条本办法自发布之日起开始实施。