从SAP看我国会计信息系统的集成化发展之路

1从SAP看我国会计信息系统的集成化发展之路[摘要]：SAP作为管理软件龙头老大，是ERP思想的倡导者，SAP以其强大的功能、高度的集成性、灵活性使其在实际应用中发挥了比较显著的作用。它不仅在财务子系统内部集成，同时也在系统内所有的模块之间集成，使会计信息系统与管理信息系统得到充分集成，从而使企业各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈，从而加强资金流的全局管理控制，实现财务一体化的管理系统。我国会计软件近年来虽然在财务一体化方面取得了明显的成就，但与国外ERP软件相比，还有很大的差距，针对这些差距，今后，国内的财务软件还需要加大与管理集成发展的力度，建立标准化、全球化的ERP系统，使企业在市场激烈的竞争中立于不败之地。关键词：SAP、会计信息系统、集成化、发展之路广州奇星药业有限公司是广药集团旗下的一间具备现代化厂房、设备、管理先进的中成药企业。近几年来其经济效益在医药行列中名列前茅，取得这样的成绩，主要重在加强各项管理，为了能在激烈的竞争中保持优势，进行信息流、资金流、物流的全局控制，在2000年引入了以财务管理为核心的SAP的管理信息系统。在启用SAP之前，奇星药业有限公司的信息化程度不高，由于缺乏有效的管理、协调手段，使整体资源得不到有效利用，造成重复劳动、效率低下等问题。如在采购管理上，不能实现集团采购，存货成本居高不下；在营销体系上市场资源不能整合，造成销售渠道紊乱、商品不能共享渠道、销售费用投入巨大而效果不明显；库存管理方面，物流流转不畅，有时商品不能及时送达客户，物料不能及时供应生产，缺货与库存积2压现象并存。仓储部门则不能及时掌握市场销售情况、可用库存情况，无法确定合理的安全库存量；同时，集团公司也难以从分散、孤立的会计信息中获取最新的管理分析数据以供决策，给管理造成困难。实施SAP后，从目前的情况看，各方面都发生了较显著的变化，主要表现在以下两方面：（1）对于企业内部而言：在使用SAP后，由于SAP具有强大的财务管理和成本监控功能，可以实现实时资金应用和成本报告，使财务会计子系统与其它模块间充分集成，这样，企业可准确无误地通过成本监控随时了解采购、销售、库存等各部门的运营情况，对市场的变化及时采取措施，并通过系统及时贯彻实行，使企业在激烈的竞争中处于不败之地。同时也能发现经营中各种问题，并通过系统的分析可立即追溯问题的症结，及时采取措施加以解决，确保企业在有效管理下向既定的目标全速前进，并取得显著的经济效益和社会效益：该公司在2001年销售收入达2.5亿，实现利润2700万元，比上年增长20%；在销售收入的增长下，加快资金周转，使应收账款得以及时回收；库存降低8%，从而使库存损耗减少；降低采购成本，提高采购效率；产品总成本下降2%，缩短产品生产周期；加强产销结合，提高市场竞争力。（2）对于集团公司而言：在启用SAP后，由于SAP能支持企业集团、跨国公司内不同类型企业的财务报到合并，使集团摆脱了滞后获取供管理分析的数据，可及时监控各子公司的运行情况及出现的问题，及时作出相应决策与有效的控制，加强集团公司的监控作用，避免因监管不力而造成的损失。自从实施SAP后，给集团公司带来了可观的经济效益，产值和销售收入近两年都增长10%以上，其中2001年销售收入达到28亿元，实现利润3.2亿元，大大增强了整个集团的经济实力，使医药发展充满了前景。3SAP何以有如此神奇的力量能产生如此明显的效益呢？让我们一起来加以详细的剖析。一、什么是SAP及SAP的管理理念SAP是德国爱思普公司(systemapplicationproducts,SAP)推出的企业资源计划（EnterpriseResourcesPlanning,ERP）大型系统集成管理软件。SAP系统提供包括所有业务领域的业务处理流程的集成的解决方案，它是基于三层（可扩至多层）的客户机/服务器系统结构，支持多币种（可同时使用多达三种货币作为记账和结算的本位币）、多语言（15种国家语言）的完整的企业管理解决方案。SAP产品以其强大功能、高度集成性、实时性、灵活性、开放性、可靠性以及国际普遍适用性得到了业界的广泛赞誉并占有了包括中国在内的广阔的ERP软件市场。SAP是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运作手段的管理平台。SAP系统集信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业信息化建设的运行模式，反映了企业对合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。SAP的主要宗旨是将企业的各方面资源(人力、资金、信息、物料、设备、时间、方法等方面)充分调配和平衡,为企业加强财务管理、提高资金运营水平、建立高效率供销链、减少库存、提高生产效率、降低成本、提高客户服务水平等方面提供强有力的工具,同时为高层管理人员经营决策提供科学的依据,最终全面建立企业竞争优势,提高企业的市场竞争力，有效地提高盈利。4二、SAP的功能特点1.功能性：SAP以模块化的形式提供了一整套业务措施,其中的模块囊括了全部所需要的业务功能，并把用户的技术性应用软件相联而形成一个总括的系统，用于公司或企业战略上和运作上的管理。2.集成化:：SAP把逻辑上相关联的部分连接在一起。重复工作和多余数据被完全取消，规程被优化，集成化的业务处理取代了传统的人工操作，大大提高了工作效率。3.灵活性：SAP系统中方便的裁剪方法使之具有灵活的适应性，从而能满足各种用户的需要和特定行业的要求。R/3还配备有适当的界面来集成用户自己的软件或外来的软件。4.开放性：SAP的体系结构符合国际公认的标准，使客户得以突破专用硬件平台及专用系统技术的局限。同时，SAP提供的开放性接口，可以方便地将第三方软件产品有效地集成到R/3系统中来。5.用户界面友好：图标与图形符号简化了人机交互时的操作。统一设计的用户界面确保了工作人员能够运用同样的熟悉的技术从事不同的工作。同时，可执行多个任务，大大节省时间。6.模块化：SAP的模块结构使用户既可以一个一个的选用新的实用程序，也可以完全转入一个新的组织结构体系。7.低成本高效益：信息处理是取得竞争优势的要点之一。当竞争加剧时，企业必须更加努力地获取其市场占有量。这就要使用高度集成化的数据处理软件，而SAP正是这种软件的优秀典范。8.国际适用：SAP支持多种语言，而且是为跨国界操作而设计的。R/3可以灵活地适应各国的货币及税务要求。5三、SAP系统结构及模块的剖析1．系统结构SAP系统是一种高级数据处理软件包，它为各种领域提供广泛商业应用解决方案。无论在软件的升级、或技术的更新，还是在资源共享方面都使企业节省了系统的开销，减少了维护的难度，同时使系统具有很强的可伸缩性和可扩展性SAP系统的组织结构和联机功能相结合而直接引入了具有三个层次的分布式数据处理概念。（1）数据库服务器中心数据库是存储所有数据和应用程序的，它掌握所有数据库功能。如更新、建库等等，通过修改数据库和进行批处理与应用逻辑层相联接。（2）应用服务器应用服务器通过读数据库和更新缓冲区，以及面向对象的不同时间的更新作业与数据库服务器相联接，同时为专门部门装入和执行应用程序服务，它是属于应用逻辑层。（3）用户服务器用户服务器联接应用服务器和用户的工作站、PC机和终端，它们是用来作为输入和显示数据的。62．SAP系统的模块SAP系统模块7SAP系统包含大量模块，这些模块共同发挥作用来执行公司的业务管理任务。简单的说是将企业的三大流：物流，资金流，信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。在企业中，这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接口，能够很好的整合在一起来对企业进行管理。在管理功能上，它共有12个系统模块：（1）财务会计模块(FI)，它可提供应收、应付、总账、合并、投资、基金、现金管理等功能，这些功能可以根据各分支机构的需要来进行调整，并且往往是多语种的。同时，科目的设置会遵循任何一个特定国家中的有关规定。（2）管理会计模块(CO)，它包括利润及成本中心、产品成本、项目会计、获利分析等功能，它不仅可以控制成本，还可以控制公司的目标，另外还提供信息以帮助高级管理人员作出决策或制定规划。（3）资产管理模块(AM)，具有固定资产、技术资产、投资控制等管理功能。（4）销售与分销模块(SD)，其中包括销售计划、询价报价、订单管理、运输发货、发票等的管理，同时可对分销网络进行有效的管理。（5）物料管理模块(MM)，主要有采购、库房与库存管理、MRP、供应商评价等管理功能。（6）生产计划模块(PP)，可实现对工厂数据、生产计划、MRP、能力计划、成本核算等的管理，使得企业能够有效的降低库存，提高效率。同时各个原本分散的生产流程的自动连接，也使得生产流程能够前后连贯的进行，而不会出现生产脱节，耽误生产交货时间。（7）质量管理模块(QM)，可提供质量计划、质量检测、质量控制、质量文档等功能。（8）工厂维修模块，可提供维护及检测计划、交易所处理、历史数据、报告分析。8（9）人力资源模块（HR），其中包括：薪资、差旅、工时、招聘、发展计划、人事成本等功能。(10)项目管理模块（PS），具有项目计划、项目预算、能力计划、资源管理、结果分析等功能。(11)工作流管理（WF），可提供工作定义、流程管理、电子邮件、信息传送自动化等功能。(12)行业解决方案（IS），可针对不同的行业提供特殊的应用和方案。这些功能覆盖了企业供应链上的所有环节，能帮助企业实现整体业务经营运作的管理和控制。四、财务子系统内部及与其它模块间的集成财务会计、管理会计等构成了整个SAP集成系统的核心部分--财会子系统（FI&CO）。SAP不仅在财务子系统内部集成，同时也在系统内所有的模块之间集成。通过信息集成，其它模块的数据可直接传入财务子系统，使企业各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈，从而加强资金流的全局管理控制，实现财务、业务一体化的管理系统。1．财务子系统内部各模块间的集成财务子系统包括总账、应收账款、应付账款、固定资产、现金管理、工资核算、成本管理及财务报表八大模块。总账模块是财务子系统的核心部分，它支撑和统帅着其它各部分。总账与应收账款、应付账款、固定资产、现金管理、工资核算、成本管理各个模块之间，通过记账凭证相联系。应收账款、应付账款、现金管理、固定资产、工资核算、成本核算等业务在相应模块中处理，并自动生成记账凭证传入总账模块。系统可快速审核与分析总帐，自动完成从凭证汇总到报表生成的一系列财务核算过程。财务部门任何时刻都能产生科目日记账、明细账、供应商应付账、客户应收账及总账，实时查询9科目余额。这样，大大缩短了财务处理业务量和财务结算周期，大大提高了财务工作效率，保证了财务数据的准确，加强了财务分析功能。同时，财务报表子系统还可以直接从财务子系统读取数据，完成表内和表间的数据运算，还可以通过定义将不同的财务数据合并生成报表，有利于集团公司的财务管理。加强资金流的全局管理和控制。2.财会子系统内部各模块与系统其它模块间的集成2．1财务子系统与采购管理模块间的集成。采购管理模块提供跟踪请购单和采购定单，定单收货确认与定单打印等一系列功能，同时采购和应付账款、收货和成本核算部门之间相互集成建立起有意义的信息通道，以保证企业的某一环节所提供的信息能在其它有关环节中反映出来。通过建立和维护采购订单方式，来实现采购合同跟踪，安排供应商交货进度和评价采购活动绩效等，从而帮助企业执行采购、安排生产计划、对于有效降低库存成本，保持产供销平衡，提高预测、决策的能力具有重要意义。2．2财务子系统与库存管理模块间的集成。库存管理模块具备库存与仓库管理的多种功能，提供各式库存报表及产品目录，其基本目标就是能帮助企业维护准确的库存数和最优的库存吞吐量，从而控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生产，但又最小限度的占用资本。同时它与销售管理模块、应收款管理模块、采购管理模块与应付款管理模块紧密结合，共享库存资料。这样可随时联机查询各种物品的库存状况、库存变化历史以及发展趋势及提供基本的库存分析报告，随时动态地调整库