合同台账档案管理制度

合同台账、档案管理制度台账管理第一条为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的管理，特制定本办法。第二条凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向公关法务部备案。第三条合同管理人员为签订合同的联系人和法务联络员，负责合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。第四条合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查，协助法务部对合同管理的工作进行指导和检查。第五条合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。第六条合同台帐应包括以下内容：（一）合同名称；（二）合同主体；（三）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；（四）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；（五）合同所附资料；（六）其他应当记载的重要内容。第七条合同台帐应附以下资料：1、合同正本或副本；2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件；3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明；4、补充合同、会议纪要、往来函电；5、有关的重要资料。第八条合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。第九条使用或借用合同台帐资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换；办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。第十条本办法由法务部制定并解释，自颁布之日起执行。档案管理为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。三、合同文档的管理办法1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。2、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。示例：TGB－201102－001（推广部2011年2月份第1号合同）3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。四、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。宁夏友厦建设集团有限公司2010年9月27日