基于LOTUS的办公自动化系统的设计与实现

1摘要一、绪论……………………………………………………………………………………………………31、办公自动化发展趋势.......................................................................................................................42、办公自动化系统的研究意义...........................................................................错误!未定义书签。二、需求分析…………………………………………………………………………………………………61、功能需求...........................................................................................................错误!未定义书签。2、办公自动化系统平台选择………………………………………………………………..…………8三、系统设计…………………………………………………………………………………………………91、系统结构...........................................................................................................错误!未定义书签。2、系统功能...........................................................................................................错误!未定义书签。3、功能模块设计...................................................................................................错误!未定义书签。(1)、公文管理子系统...................................................................................................................12(2)、通用信息子系统...................................................................................................................15(3)、个人办公子系统...................................................................................................................15(4)、系统维护子系统...................................................................................................................164、数据库设计.....................................................................................................................................16(1)、Domino/Notes数据库设计..................................................................................................16(2)、SQLServer数据库设计.......................................................................................................17四、系统实现………………………………………………………………………………………………201、概述...................................................................................................................错误!未定义书签。2、发文管理数据库.............................................................................................................................20(1)、表单设计...............................................................................................................................20(2)、视图设计...............................................................................................................................22(3)、其他元素设计.......................................................................................................................233、其他模块简介.................................................................................................................................242五、总结…………………………………………………………………………………………………错误!未定义书签。参考文献…………………………………………………………………………………………………错误!未定义书签。摘要随着信息技术的蓬勃发展，尤其是计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术、数据库技术及自动化技术的日新月异，为办公自动化的发展提供了广阔的空间。传统的办公模式中公文流转速度较慢，安全性不够，对公文信息的处理、统计、分析较烦琐，在沟通、协作和控制等方面存在不足。办公自动化在提高政府机关或企事业单位各部门的办公质量和办公效率，提高决策的科学性和正确性，提高领导者的管理水平，推动各单位的信息化建设等方面起着举足轻重的作用。本论文以基于LotusDomino的办公自动化系统的建设为背景，综合运用了Internet/Intranet的各种新的信息技术，针对办公自动化系统及其关键技术进行研究和开发。论文首先介绍了办公自动化的定义，国内外OA的发展现状和发展趋势，通过分析办公自动化系统的功能需求，结合对现有各种以开发平台和群件系统的对比，确定本以系统的最佳开发和运行平台为LotusDomino/Notes，文中简要介绍了LotusDomino/Notes的特点。接着提出了基于LotusNotes群件和Intranet的办公管理信息系统的体系结构，完成了公文管理、通用信息、个人办公、系统维护等模块的开发。最后，根据目前技术的发展和实际办公的需要，总结了当前的工作，并对办公自动化系统的发展进行了展望。关键词：办公自动化、工作流、表单、视图、大纲、LotusDomino/Notes3绪论办公自动化(OfficeAutomation，简称OA)于20世纪50年代提出，在80年代至90年代得到了飞速的发展[1]。办公自动化是以先进的科学技术、信息、技术、系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术。它以系统科学为理论基础，行为科学为主导，综合运用信息技术(包括微电子技术、计算机技术和通信技术等)完成各种办公业务，充分有效地利用信息资源，以提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，促进办公活动规范化和制度化，以达到既定的目标，获得更好的效果。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。1．办公自动化发展趋势从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲，办公自动化已经经历了从第一代发展到目前的第二代，并且正在向着第三代发展[1]，如图1.1所示。MIS办公自动化系统群件办公自动化系统知识管理办公自动化系统信息数据知识4图1.1办公自动化发展趋势从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。从20世纪90年代中期开始，随着以LotusNotes为代表的工作流群件技术的问世，以及网络通讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。第三代办公自动化则是从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心。以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，比如，本文提出的办公自动化系统就是以公文流转为核心，并且基于工作流的协同工作方式的第二代办公自动化系统；第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。综上所述，办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、直至构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。知识是企业网络上传递的最有价值的信息。对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。第三代OA帮助企业从HowTo的过程转变到KnowHow的过程，即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。2．办公自动化系统的研究意义应该说没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利，但是对现代的办公自动化而言，其目的己经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。在这种办公模式下，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。从这个意义上讲，在市场竞争日趋白热化的今天，办公自动化己经不再5是一种手段、一种工具，而成为决定企业生存发展的命脉。在传统的办公模式中，由于缺少重要的信息传递和工作流程环节，办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成，从而难以实现各个部门之间的高效协作。在日常的办公过程中，比较容易出现以下的差错：一是各部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错；二是上下级和部门之间无