SMARTQ_A-配销模组篇教材

1目錄壹、課程大綱................................................................................................................2貳、課程目標................................................................................................................3參、ERP整體流程說明...............................................................................................4一、一般企業流程........................................................................................................4二、配銷相關模組與各作業間的關係........................................................................7肆、訂單管理系統常見問題........................................................................................8一、日常作業篇............................................................................................................8二、流程應用篇..........................................................................................................17三、報表應用篇..........................................................................................................24伍、採購管理系統常見問題......................................................................................28一、日常作業篇..........................................................................................................28二、流程應用篇..........................................................................................................33三、報表應用篇..........................................................................................................36伍、庫存管理系統常見問題......................................................................................39一、日常作業篇..........................................................................................................39二、系統應用篇..........................................................................................................45三、報表應用篇..........................................................................................................50SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版2壹、課程大綱ŠERP整體流程說明Š配銷相關模組與各作業間的關係Š常見Q&AA.訂單管理系統9日常操作篇9系統應用篇9報表核對篇B.採購管理系統9日常操作篇9系統應用篇9報表核對篇C.庫存管理系統9日常操作篇9系統應用篇9報表核對篇SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版3貳、課程目標在課程結束時，您應該要了解：ŠERP之整體流程及配銷模組在企業營運當中所扮演的角色Š配銷模組相關作業與各模組之關係Š學會如何簡易排除操作上的常見問題及系統的應用。SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版4參、ERP整體流程說明一、一般企業流程報價單合約訂單訂單銷貨單生產計劃製造命令領料單生產入庫單託外進貨單託外退貨單結帳單收款單應收票據存款單應付憑單應付票據付款單提款單訂單變更庫存不足庫存不足(原物料)庫存不足(成品/半成品)退料單BOMBOM變更業務職能會計職能：含票據融資、會計總帳及固定資產廠務職能採購職能資材職能庫存異動單轉撥單借入/出單會計傳票n研發職能opq_成本計算管理系統請購單採購單進貨單採購變更退貨單成本職能財務職能財務職能銷退單rstsSMART超夯Q&A-配銷模組篇1版5各職能別之關聯說明：職能作業說明n業務Š首先客戶會請業務人員報價。Š雙方會根據需求簽定「合約訂單」或直接下「訂單」。Š若庫存數量不足應付訂單數量，可執行「生產計劃」（詳「廠務職能p」）。Š後續若雙方同意變更訂單內容可記錄「訂單變更」資料。Š於預交日出貨（銷貨單）。Š出貨後若客戶退貨或給予折讓，可記錄於「銷退單」。o研發Š執行「生產計劃」前，設定好成品及半成品之用料資料。Š若不執行「生產計劃」，亦可於開立「製造命令」時展開BOM用料。Š後續若用料有改變，則可以「BOM變更」記錄之。p廠務Š執行「生產計劃」後，若成品不足，可發放成「製造命令」（廠內自製/託外加工），若不執行「生產計劃」，亦可自行輸入至「製造命令」。Š正式生產時可於「領/退料單」（廠內自製/託外加工）記錄各製令用料。Š後續完工，若為廠內自製可利用「生產入庫單」記錄入庫資訊，若為託外加工則以「託外進貨單」記錄之。Š託外加工品入庫後有退貨需求，可以「託外退貨單」記錄之。q採購Š執行「生產計劃」後，若原物料不足，可發放成「請/採購單」。Š若非生產性請購或不執行「生產計劃」，亦可於「請購單」直接輸入。Š將與廠商議價完成後可透過「請購資料更新作業」產生「採購單」或直接下「採購單」。Š後續若雙方同意變更採購單內容可記錄「採購變更」資料。Š廠商於需求日進貨（進貨單）。Š進貨後若有退貨或廠商給予折讓，可記錄於「退貨單」。r資材Š資材人員在供應廠商進貨及品管驗收後收貨（進貨單），若後續有退貨則將資料記錄於「退貨單」（參「q採購職能」）。Š後續領料生產或退料，亦由資材負責記錄或點收（參「廠務職能p」）。當生產入庫（或託外進貨）、品管檢驗完畢後，亦由資材點收入庫，若遇有託外加工件退回廠商，則以「託外退貨單」記錄之（參「廠務職能p」）。Š後續出貨給客戶或由客戶處收到退件，資料會記錄在「銷貨/退單」（參「n業務職能」）。除上述單據會影響庫存帳外，資材仍會依其他需求（如：緊急入庫）輸入「庫存異動單」、或將料品轉撥至其他倉庫（轉撥單），或向廠商借貨或借貨給客戶（借出/入單、借出/入歸還單）。SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版6職能作業說明s財務Š此部份可紀錄銀行存提款與帳務管理。Š此部份涵蓋「n業務職能」之立帳、收款、「q採購職能」之立帳、付款、「廠務職能p」之託外加工費之立帳、付款。Š收到的客戶支票與支付給廠商的支票也能做票況的管理與追踪。t會計Š票據融資循環中與會計總帳有關的部份以及後續彙總至會計總帳的流程。Š包涵會計總帳中，可自行切傳票、處理立沖帳管理、利潤中心管理及預算與實際帳務比較，並可處理多套公司帳務。_成本Š此部份可以了解成本計算來源及邏輯，並可計算出產品的生產成本及單位成本。7二、配銷相關模組與各作業間的關係採購單採購管理系統訂單管理系統進貨單銷貨→庫存減少銷退→庫存增加退貨單庫存相關資料表借出單驗退件退回請購單庫存管理系統進貨→庫存增加退貨→庫存減少庫存相關資料表借入單庫存管理系統報價單合約訂單訂單銷貨單訂單變更銷退單採購變更庫存異動單轉撥單成本開帳/調整單庫存異動單轉撥單成本開帳/調整單SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版8肆、訂單管理系統常見問題一、日常作業篇Q1：我有一張98/06的銷貨單漏打了，為什麼不能補KEY呢？A1：因為要補的單據日期小於庫存現行年月。現行年月以前的資料都已經核對完畢而且也算完成本後，才會做月底結轉，若要補的異動單據會影響之前的庫存數量與庫存成本，那麼就必須要重算成本。Q2：訂單系統的報價單、客戶訂單、銷貨單、銷退單交易幣別若是美金，那麼匯率是那一個呢？又為什麼提供給客戶的報價單上的單價都會出現4位數的小數點呢？例如2.4500元。A2：匯率來源是「幣別匯率建立作業」中最接近單據日期的那一筆。而單價的小數點的呈現，也會抓取單頭的單價取位；金額的部份會抓取金額取位所做的設定。SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版9Q3：銷貨單存檔時會出現”庫存數量不足/批號量不足”的訊息，為什麼？SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版10A3：因為在『庫別資料建立作業』中，為了控管庫存正確性，所以勾選了「存檔時庫存量不足准許出庫」或「確認時庫存量不足准許出庫」，因此當單存檔時或確認時，會核對目前電腦帳上庫存數量不足。Q4：狀況1：為什麼在『銷貨單建立作業』輸入【客戶代號】後，系統會出現”業務人員不符或職務類別不正確”的訊息？狀況2：每一家客戶都有特定的業務人員負責，可不可以在KEY訂單或銷貨時就由系統直接把業務人員的代號帶出來，不要再由業助開窗挑選？A4：可以先在『職務類別建立作業』【職務分類】為業務的部份，先把公司的業務人員都先建立進去，再到『客戶資料建立作業』中把負責的【業務人員】設定好，那麼在KEY訂單或銷貨單時，只要輸入客戶代號就可以由系統自動帶出業務人員的代號。另外若是業務人員離職或者調部門，就會刪除業務的職務類別，那麼就有可能會出現業務人員不符或職務類別不正確的情況，只要把它調整成正確的業務人員就可以了。SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版11Q5：客戶的帳款是結帳後7天可以收現，那麼該如何設定付款條件呢？A5：可以在「客戶資料建立作業」裡設定每個客戶的付款條件。例如結帳日為11/25，則推算出來的預計收款日為11/25+7天=12/02。SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版12Q6：最近陳業務開發了一家新客戶，我要如何把這家新開發的客戶維護到系統中，再請財務人員來審核呢？A6：尚未成為公司正式客戶前，可以先將此客戶資料建立在『新客戶申請建立作業』裡，財務人員審核「確認」後即會回寫一筆正式資料至『客戶資料建立作業』，成為正式的客戶。SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版13Q7：『訂單管理系統』→『客戶資料建立作業』的【信用餘度管制】，如果選Y.依公司參數管制，跟y.依客戶資料管制，有什麼不同？A7：【Y.依公司參數管制】，表示這家客戶的信用額度管制是依我們設定的『信用控制參數設定作業』，通常不須特別審核的客戶，可通用這裡所設的管制方式。若是比較特殊的客戶，管制方式則在『客戶資料建立作業』這裡作設定。SMART超夯Q&A-配銷模組篇1版14Q8：銷貨單的單據性質有設定【直接結帳】，但為何我將『銷貨單』確認後卻沒有產生