费用报销标准及流程

第4章费用报销标准及流程审核制度为促进公司各项工作的顺利开展，明确费用报销的标准、程序和办法，特制定本规定。本制度所称费用指差旅费、业务费及其他费用。4.1费用报销基本原则4.1.1所有员工的费用报销，均应在出纳处填写统一的报销凭证，并将附件贴于报销凭证后，所有招待票据（交通票据）都应在发票后注明招待人员、时间（往返地点、时间），报销凭证必须内容完整，填写清楚准确，不得涂改，否则，会计可不予审核；4.1.2费用报销的审核流程为：经手人填写报销凭证并签字→部门负责人审核签字→会计审查签字→总经理核批→出纳处结款；若总经理不能及时签批的，可由报销人电话请示，总经理同意后电话指示出纳结款，再在最快的时间补办手续；前一次未结款的，财务不予办理下一次的费用报销；4.1.3各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法和实施细则》的规定。无发票或者收据，需提前同财务部协商是否可以用其他方式进行报销，若没有提前通知财务部，视同无据支出，不得报销。4.2差旅费报销基本原则4.2.1出差审批：因公出差须填写《出差申请单》，部门经理审核批准方可前往；需借支出差费用的，必须由本部门填写借款审批表，经总经理批准后，方可到财务办理借款手续。出差人员回单位后应5个工作日内办理报销手续，过期不办理者，扣发当月工资，直至费用结清后再发工资；4.2.2部门主管应确定好出差的日期、时间及业务联系人。出差人员的出差天数，由其主管在其出差之前根据工作需要来确定，出差者应按原定行程，非经核准私自变更行程，其所增加之一切费用均由出差人员自行负担；4.2.3员工出差回来后，应于五个工作日内持部门负责人审批的原始单据（根据差旅费报销标准计算出差费用），到财务部办理费用报销，不可滞留出差费用单据，超过5个工作日财务部门不予报销。过期不办理者，扣发当月工资，直至费用结清后再发工资；（1、所有费用报销都必须出具符合要求的正规发票，特殊情况无法提供发票的，经总经理批准可采用其他发票代替；2、发票丢失原则上不予报销，特殊情况且有公司其他人员证明的，经总经理批准可采用其他发票代替；）4.2.4出差人员在出差期间应遵守出差地区的法律及习俗。若出差人员有违反的行为，由出差人员自行负责，与公司无关。4.2.5出差人员可以报销的国内出差生活补助的天数将根据员工出发的时间来确定，具体如下：出发时间出发地→目的地中午12点之前（以车票时间为准）全天补助中午12点之后（以车票时间为准）半天补助到达时间目的地→出发地中午12点之前半天补助中午12点之后全天补助费用报销及补助地区分类4.2.9公司费用报销基本原则为根据不同类别地区采用不同报销标准，具体如下：A类地区：特区、北京、上海、深圳、广州、珠海、海口、厦门B类地区：除A类地区以外的省会城市或直辖市C类地区：其他省的地级市和省内的地级市交通工具4.2.10出差乘坐交通工具上限标准职务出差交通工具一般人员火车硬座、轮船四等舱、情况紧急或特殊原因乘坐飞机需报总经理批准部长硬卧、轮船三等舱情况紧急或特殊因乘坐飞机需报总经理批准副总经理硬卧、轮船三等舱、乘坐火车时间超过8小时的，可乘坐飞机总经理乘坐飞机、软卧、轮船二等舱注：硬卧仅包含普通火车的硬卧及硬座（不包括D&Z&G字头的火车）D&Z&G字头火车二等座等同于软卧标准；4.2.11公司所有员工出差原则上都按照本文件规定乘用相应交通工具，特殊情况下改乘较高级别交通工具必须经总经理同意方可报销；4.2.12符合乘坐卧铺改乘硬座者按硬座实际票价与硬卧中铺价格差额的50％补助；4.2.13公司人员出差从外地回公司不得购买高价票（春节、节假日或因工作需要的特殊情况可向总经理提出申请），但可以报销不超过20元的订票费（春节除外）；4.2.14市内及省内短途出差，凭票据实报销公交车费及大巴车费，公交车票除二人及以上同行外均不得连号。无特殊情况，不得报销出租车票。如有特殊情况需搭乘的士，需报上级领导批准并在车票后写明原因；住宿4.2.15员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。长途出差予以报销住宿费，报销标准如下：出差性质职务A类区B类区C类区港奥台及国外长途工厂售后人员1109090待定业务人员1109070部长160120100副总经理220150120总经理280180150注意：一同出差的人员，有两位及以上同性别的，要求两人住一个房间（标准间），财务报销住宿费用只按两个人一个房间的标准。4.2.16员工出差凭住宿发票在规定标准内予以报销；员工因工作需要确需超标准住宿的，需事先向本部门部长（部长、副总经理向总经理）申请，经审批后方可按不高于原标准20％的限额实报实销，如申请标准超出规定标准20％的则还需向总经理申请并经批准后方可按申请标准实报实销；4.2.17实际住宿费用未达到规定标准的，差额的50％作为住宿补助发放给员工；4.2.18无住宿发票的，按照规定住宿标准的50％作为住宿补助发放给员工（工厂售后人员不适用此条规定）；4.2.19由客户单位安排住宿的不再报销住宿费用，也不另外发放住宿补助（工厂售后人员不适用此条规定）；4.2.20工厂售后人员出去售后，由客户单位安排食宿的，可按60元/天给予食宿补贴，不再另外执行4.2.23条规定。4.2.21凡晚上八点到次日早晨七点之间，在火车上过夜六小时以上或白天在火车上乘车时间10小时以上，方可乘坐卧铺，在交通工具上过夜的，不再报销当日住宿费用，亦不再发放住宿补助。4.2.22同性两人一同出差的，按照享受较高标准的人员报销一人住宿费用。伙食补贴4.2.23伙食补贴按照出差实际天数发放，长途出差餐费报销参见以下标准；短途出差，发放误餐补助10元/人/餐（中、晚餐）；职务餐费报销标准工厂售后人员30元/人/天一般人员20元/人/天部长25元/人/天副总经理30元/人/天总经理40元/人/天4.2.23若发生宴请客户情况的，当日不再享受伙食补助。其他4.2.24员工节假日出差在外原则不计加班工资，但可酌情调休或抵减请假。4.2.25出差期间所发生的路费、住宿费等直接差旅费之外的其他费用，需单独办理报销手续，不可与差旅费票据混在一起报销；4.2.24财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如有虚假行为公司将按情节轻重处罚。4.3业务招待费报销规定招待费审批：因公招待须说明招待地点及理由，填写招待费“申请单”经本部门部长审核批准后方可招待；到财务部门报销时应提供招待费申请单给财务部门，以便与实际发生费用核查。4.3.1正常情况下应酬客户的招待费标准控制在项目销售额的2%左右；4.3.2公司因工作需要招待客户或赠送礼品，应事先填制特批单，报总经理审批同意；4.3.3客户业务招待或回扣佣金：A.需要向客户支付固定回扣的，应先将接受回扣的人员信息以及回扣计算的方法，以书面形式报本部门部长审核，再报公司总经理批准，以及交公司财务部留档；B.单一客户的回扣及招待费用总额不得超过该客户销售毛利润的10%（含前期费用），如遇特殊情况需超标，应报总经理特殊批准。4.4通讯费报销规定4.4.1通讯补贴按套餐标准，凭发票报销，报销上限标准见下表：职务报销标准职务报销标准国内营销代表100元/月技术副总66元/月营销支持专员110元/月生产副总96元/月营销部长150元/月生产部长66元/月采购专员46元/月总经理200元/月财务部长66元/月4.4.2以上所述标准只针对公司集团卡，非公司集团卡，话费不予报销。4.4.3因业务需要，话费超出该标准的，可根据话费申请报销。连续三个月超出标准的，可申请上调报销标准。4.5事务性费用审批因地方政府规定等必须支付的事务费、押金或其他费用，经办部门应提报相关的政府文件，说明资料，总经理批准方可办理。4.6办公用品的采购采购小额零星物资，由使用部门提交采购申请报该部门部长审核，交由采购部负责购置；物资购回后，交行政部验收保管，使用人员签字后方可领出，行政部做好出库登记。除规定人员外，其他人一律不得报销后勤物品含办公用品在内的一切费用。4.7资金支出原则公司每一笔资金支出必须由总经理签字批准。